7.3a Verslag begeleidingscie 18 maart 2024 geanonimiseerd

Aan: leden begeleidingscommissie CVV

Bijlage 2a.

Van: X Betreft: verslag/afspraken d.d. 18 maart 2024 Aanwezig: X, X, X, X, X, X, X, X, X. Aanwezig voor behandeling punt 8 agenda: X Afwezig (zk): X

1.

Opening/agenda. X opent vergadering om 10.00 uur en heet deelnemers welkom. Voor de behandeling van agendapunt 8 schuift X vanuit Terneuzen aan gezien kennis voortraject binnen RMS. Zelfde uitnodiging is ook gedaan aan Sluis en Hulst. X geeft aan dat reden aanwezigheid X aan einde vergadering wordt aangegeven met nog één andere belangrijke mededeling. Tot slot geeft X door dat X wegens overige werkzaamheden niet aanwezig kan zijn. Vervolgens wordt de agenda door de vergadering vastgesteld.

2a.

Verslag begeleidingscommissie 9 november 2023 Ten aanzien van de openstaande actiepunten deelt X het volgende mede: • Contact opnemen X: Niet meer nodig • Ontsluiting data: Gezien gestelde bij agendapunt 8; inrichting Data-analyse-functie op structurele basis zijn verkennende activiteiten hiervoor gestaakt. Vergadering snapt en onderschrijft dit. • Meerijden BC-leden: Meerderdeel BC-leden heeft hier gehoor aan gegeven en weerslag hiervan zal worden toegevoegd aan het onderhavige verslag van de Begeleidingscommissie. • Invoegen extra bijeenkomsten Begeleidingscommissie: Insteek hiervoor was de stukken, geagendeerd onder punt 8, te bespreken. Deze stukken werden pas 8 maart 2024 vrijgegeven waardoor tijd tekort was voor inplannen bijeenkomsten. Vandaar nu ter bespreking. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld.

2b.

Vanuit X X dankt de Gemeenten voor hun medewerking bij de, tijdelijke, procedure omtrent indicaties Jeugdzorg. Hierdoor is de problematiek aangaande de benodigde capaciteit weer beheersbaar geworden.

3.

Contractverlenging Citax Kern (X): • Evaluatie plaatsgevonden 28/11/23 en 29/02/2024 met oog op verlenging • Uitkomst positief • Punt van zorg financiële positie Citax (waren al eerdere signalen) • Signaal ook: Overeenkomst voor Citax nu wel verlieslatend. Moet echter wel in samenhang worden gezien met overeenkomst Regiotaxi waarin marges wel afdoende zijn. Signaal echter wel duidelijk dat nieuwe aanbesteding waarschijnlijk zal leiden tot hogere prijs. • Voorstel aan DB: Verlengen met, hands-on, volgen financiële positie Citax. • Voor het overige aandacht gevraagd voor tijdslijnen evaluatie/aanbesteding vervoersovereenkomsten tweede helft 2024 Op enkele tekstuele aanpassingen na (die door X worden verwerkt) geen inhoudelijke opmerkingen. Vergadering adviseert het DB akkoord te gaan met het voorstel.

4.

Rechtmatigheidsverantwoording Kern (X): • Aanleiding: Accountantsverslag 2022 waarin aangegeven • Rechtmatigheidsverantwoording niet langer standaard onderdeel accountantscontrole. Advies accountant hier: • Verordening financieel beleid, - beleid en organisatie (ex artikel 212 Gemeentewet) aan te passen; hierin wordt verantwoordingsgrens DB vastgelegd; • Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 Gemeentewet) aan te passen; hierin wordt de controle op de verantwoordingsgrens geregeld • En het normenkader (set regelgeving die van toepassing is) ieder jaar door het AB te laten vaststellen. In voorstel zijn aangepaste verordeningen en normenkader terug te vinden die in zeer nauwe samenwerking met de accountant zijn opgesteld. Hierbij wordt voorgesteld de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid op 1% te stellen. De vergadering adviseert het DB akkoord te gaan met het voorstel.

5.

Financiën Conceptbegroting 2025 Kern (X): • WMO-/Jeugdzorgvervoer gebaseerd op ontwikkeling 4e kwartaal 2023 • LLV-ontwikkeling maand januari 2024 teruggerekend naar schooldagen 2025 • Vervoerskosten en eigen bijdrage WMO-pashouders geïndexeerd met verwachte NEA-index van 4% voor 2025 • Overige kosten VZG-indexatie 3,9% Bijzonderheden: • Kosten Westerscheldetunnel per 01-01-2025 er uit • Voor kosten begeleiding aanbesteding LLV € 25.000 begroot • Voor het nieuwe contract LLV, per 01-08-2025, uitgegaan van een prijsstijging van 15% • In 2025 is uitgegaan van een lager renteniveau dan in 2023. Totaalniveau: • + ca. € 0,2 mio in vergelijking met raming 2024 • + ca. € 0,6 mio in vergelijking met realisatie 2023 (vooral effect 2x indexatie) De vergadering inhoudelijk akkoord met de opgestelde concept begroting 2025 en stelt deze voorlopig vast. Procesmatig 2 opmerkingen: X vraagt om, in de aanbiedingsbrief richting de raden, voor alle drie de gemeenten deze bovenstaande opsomming van uitgangspunten

voor de begroting 2025 mee te nemen. Dit na voorlopige vaststelling in het AB van 11 april aanstaande (actie). Verder geeft X aan dat bij de besluitvorming BC aangaande de begroting bepaalde formats moeten worden gevuld. Hierover hebben X en X deze week contact en het format zal als onderliggend document worden toegevoegd bij de positieve besluitvorming BC (actie). Concept jaarrekening 2023 Kern (X): • De kosten CVV ZVL 2023 onderschrijden de (gewijzigde) begroting met ca € 0,2 mio middels • Lagere kosten binnen het programma Leerlingenvervoer als gevolg van minder kinderen met een indicatie voor taxivervoer bij start van het schooljaar 2023/2024, • Lagere kosten overhead door meevallende rentebaten, • Een toename van de vervoersvraag WMO-gerechtigden (grotendeels inhaaleffect Corona), • Een (niet te voorziene) scherpe daling van het aantal indicaties Jeugdzorgvervoer en • Een (ongewenste) stijging van de vervoerskosten per klantkilometer waarvoor een nadere analyse wordt gevraagd met voorstellen ter verbetering. Ten aanzien van de accountantscontrole: Accountant nu bezig met controle; X ontvangt 27/3 mondelinge terugkoppeling bevindingen; het accountantsverslag wordt 3 april aanstaande aangeleverd.

De vergadering heeft geen op-/aanmerkingen en stelt de concept jaarrekening 2023 vast en adviseert het DB het voorstel voor een nadere analyse van de vervoerskosten per klantkilometer te volgen. 6.

Voorstel aanpassing GR CVV Kern (X): • Wijzigingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) per 1 juli 2022 en consequenties hiervan aangegeven • Inhoudelijk getoetst bij voorzitter juridische werkgroep VZG • Werkgroep en Provincie onderschrijven “uitstel” conformatie aan Wgr voor GR CVV met oog op mogelijk toekomstige ontwikkelingen gezien • Lange doorlooptijden aanpassing GR en de mogelijke inrichtingskeuzes Geen op-/aanmerkingen van de vergadering. BC is akkoord met voorstel.

7.

Conceptagenda DB-CVV 28 maart 2024 De agenda wordt zonder aanvulling akkoord bevonden.

8.

Rondvraag/overig en sluiting X deelt mede dat hij, wegens familiaire omstandigheden, zijn dienstverband per 1 mei beëindigd. Dit verklaart de aanwezigheid van X; X wordt de nieuwe secretaris CVV. Verder emigreert X, binnenkort, met gezin naar X. Naar verwachting zal X nog tot rond medio mei beschikbaar zijn. De vergadering wenst X veel succes/plezier bij deze grote stap.

Niets meer aan de orde zijnde sluit X de vergadering om 12.00 uur.

Bijlage:

Beknopte beschrijving ervaringen BC-leden tijdens dagdeel mee in regiotaxi

Bijlage: Ervaringen leden Begeleidingscommissie dagdeel mee met regiotaxi

Aanleiding: In december 2023 heeft een vijftal leden van de Begeleidingscommissie, afzonderlijk, een dagdeel meegereden met de regiotaxi. Met als doel meer gevoel te krijgen met de dienstverlening die wordt geleverd, maar ook om te inventariseren wat hen tijdens dit dagdeel is opgevallen.

Uitkomst: Zonder uitzondering, hebben alle vijf de leden een zeer positief gevoel overgehouden aan de dienstverlening die momenteel wordt geleverd. Hierbij zijn, op hoofdlijn, de volgende zaken opgevallen: ➢ De chauffeurs zijn zeer sociaal. En is ook gewenst want er moeten soms nogal wat hand- en spandiensten worden verricht voordat een cliënt in de taxi heeft plaatsgenomen, c.q. de taxi heeft verlaten (boodschappen, rolstoel vastzetten, moeilijker ter been, etc). En mochten bijvoorbeeld cliënten niet op ophaalpunt aanwezig zijn wordt er echt wel een dubbelcheck gedaan. ➢ De combinatiegraad van de ritten is laag; veel ritjes waren met één persoon. ➢ Bij de chauffeur wordt de eigen bijdrage van de WMO-pashouder afgerekend. Naast dat dit best veel tijd kost (wellicht ook sociaal aspect?) is door de mogelijkheid van “cash”- betalen een liquiditeits “beheersprobleem” ontstaan. Dit loopt nu via het salaris van de chauffeur. Vraag is of dit wenselijk is. En soms moet er zelfs een ritje langs een pinautomaat worden gemaakt (bij niet werken pin in taxi). ➢ Systemen haperen (of niet alle belangrijke informatie staat er in) soms waardoor, vooral bij grote complexen, het ophaalpunt of de wegbrenglocatie niet altijd helder is. Dit kost soms ergernis en tijd.

➢ Ten aanzien van bellen naar cliënt dat taxi er aan (doet chauffeur zelf): Vaak staat er alleen een huistelefoonnummer waardoor bellen vaak minder heeft.

Overwegingen: • •

Sociale karakter van de dienstverlening kost natuurlijk ook tijd. Dit zou best wel eens tot problemen kunnen leiden bij (in de toekomst mogelijk) combineren met flextaxi. Het overstappen op automatische incasso van de eigen bijdrage van WMOpashouders in ZVL is, om meerdere redenen, zeker te adviseren.