6.3 Dethon- Accountantsverslag 2024
Tekst van het document
ACCOUNTANTSVERSLAG 2024
Aan de directie en het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Dethon Meester F.J. Haarmanweg 33 4538 AN Terneuzen
Dordrecht, 7 mei 2025 Ref.: Geachte directie en bestuur, Overeenkomstig uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2024 van Gemeenschappelijke Regeling Dethon (verder genoemd: Dethon) gecontroleerd. In overeenstemming met artikel 213 van de Gemeentewet en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Controleprotocol WNT en het controleprotocol van Dethon, vastgesteld door het algemeen bestuur. Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 339.000. Ter informatie en ter identificatie vermelden wij de belangrijkste bedragen zoals die blijken uit de door ons gecontroleerde jaarrekening 2024 en het bedrag van de door ons gehanteerde materialiteit bij de planning en uitvoering van de jaarrekeningcontrole: Dethon (x € 1.000)
2024
2023
Balanstotaal
13.602
11.188
Eigen vermogen
761
1.487
Totaal lasten inclusief reservemutaties
36.929
30.932
Totaal baten inclusief reservemutaties
36.929
30.938
Resultaat (na mutaties in de reserves)
0
6
Materialiteit
339
-
Jaarrekening
Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid af te geven bij deze jaarrekening, mits de jaarrekening ongewijzigd wordt goedgekeurd door het bestuur. Dit leidt indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, via ons getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. Het is de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van Dethon om de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en de Wet normering topinkomens (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het bestuur heeft in de jaarrekening 2024 op pagina 39 de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en heeft in de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag op pagina 10 de belangrijkste bevindingen, afwijkingen en verbeterpunten nader toegelicht. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening te verstrekken. In het geval dat de door ons gecontroleerde jaarrekening nog wordt gewijzigd, verzoeken wij u om zo snel mogelijk contact met ons op te nemen over de dan ontstane situatie.
Onze bevindingen hebben wij op 17 april 2025 toegelicht aan uw organisatie. De bevindingen zullen wij vervolgens op 7 mei 2025 toelichten aan het dagelijks bestuur. Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend is bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Belanghebbenden kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportage(s) voor hun beoordeling van de financiële stand van zaken van Dethon en van de risico’s in haar bedrijfsvoering. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om het nader toe te lichten.
Hoogachtend, <Signer1>
drs. J. (Jaap) Schot RA
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 3
INHOUDSOPGAVE Dethon in beeld ................................................................................................................................ 5 Onze belangrijkste boodschappen aan Dethon................................................................................... 8 1.1.
Goedkeurende controleverklaring getrouwheid ......................................................................................... 8
1.2.
Rechtmatigheidsverantwoording ................................................................................................................ 8
Vermogen, resultaat en continuïteit .................................................................................................. 8 1.3.
Analyse resultaat en resultaatontwikkeling................................................................................................. 8
1.4.
Financiële positie en continuïteit................................................................................................................. 9
Jaarverslag ........................................................................................................................................ 9 Controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2024 ........................................................................... 9 1.5.
Rechtmatigheid .......................................................................................................................................... 10
1.6.
WNT-verantwoording ................................................................................................................................ 12
1.7.
Verwerking van geconstateerde afwijkingen rechtmatigheid en getrouwheid ........................................ 13
Overige onderwerpen ......................................................................Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.8.
Het verloop van onze controlewerkzaamheden ........................................................................................ 16
1.9.
Fraude ........................................................................................................................................................ 17
1.10.
Onafhankelijkheid ...................................................................................................................................... 17
1.11.
Duurzaamheid............................................................................................................................................ 18
Slot 18
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 4
Dethon in beeld In onderstaand overzicht geven wij een totaalbeeld van de financiële positie en interne beheersing van Dethon met verwijzingen naar de verdere uitwerking in dit verslag. De onder “Financiële positie” opgenomen signalering is uitsluitend een cijfermatige berekening en aansluiting en is geen kwaliteitsaanduiding. De gehanteerde normen onder “Norm” zijn algemene, bruikbare normen waaraan wij Dethon toetsen. Geen noemenswaardige bevindingen
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact
Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact
Beperkte tekortkomingen en/of bijzondere aandachtspunten
Onderwerp
Bevindingen 2024
Norm / paragraaf
Signalering 2024
FINANCIËLE POSITIE Saldo van baten en lasten
Saldo van baten en lasten (-/-€ 726.000) als % van totale baten (€ 36.929.000) is -/- 1,9%.
> 0% < 0% < -2%
Gerealiseerde resultaat
Vermogenspositie
> 0% < 0%
Resultaat na reservemutaties (€ -/726.000) als % van totale baten (€ 36.929.000) is -/-1,9%.
< -2% > 50% > 25%
Eigen vermogen (€ 761.000) als % van totale baten (€ 36.929.000) is 20,6%.
< 25% Vermogenspositie
> 30% > 10%
Eigen vermogen (€ 761.000) als % van totaal vermogen (€ 13.602.000) is 5,6%.
< 10%
FINANCIEEL BELEID EN BEHEER
Begroting en meerjarenraming
CONCEPT Accountantsverslag 2024
De begroting 2025 laat een sluitend beeld zien. Wij merken hierbij op dat in eerdere jaren de begroting structureel niet is behaald.
2.1
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 5
Onderwerp
Instrumenten resultaat- en liquiditeitsbeheersing
Bevindingen 2024
Norm / paragraaf
Signalering 2024
Begroting en financiële voortgangsrapportages geven voldoende retrospectieve informatie. Wij zien mogelijkheden voor verdere (door) ontwikkeling om de financiële rapportages.
3
Dethon kent een geformaliseerd risicobeheersings- en controlesysteem, inclusief frauderisicobeheersing. Risicobeheersingssysteem
Rechtmatigheidsverantwoording
Wij zien mogelijkheden voor de verdere (door)ontwikkeling van de processen rondom risicobeheersing.
5.2
Dethon heeft voldoende geacteerd op de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 1 januari 2023 geldt. Naar aanleiding van onze controle is de rechtmatigheidsverantwoording aangevuld en aangepast.
4.1
INTERNE BEHEERSING De concept-jaarrekening was bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole gereed en van goed niveau. Verslagleggings- en controleproces
De controle is volgens planning verlopen en is (nagenoeg geheel) binnen het overeengekomen controlebudget uitgevoerd.
8.1
Verbijzonderde interne controle (VIC)
Er is geen sprake van een VIC-functie binnen Dethon.
5.3
Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer)
De inkopen (inclusief betalingsverkeer) zijn in grote lijnen op orde. Wij zien in boekjaar 2024 wel aandachtspunten voor de (Europese) aanbestedingen.
4.1
Personeels- en salarisadministratie
Veel kennis en bevoegdheden bij 1 persoon, dit maakt de organisatie kwetsbaar.
6.2
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 6
Onderwerp
Memoriaalboekingen
Algemene IT-beheersingsmaatregelen
Bevindingen 2024
Norm / paragraaf
Signalering 2024
De controle van memoriaalboekingen vindt plaats op papier, wij hebben geconstateerd dat deze niet altijd tijdig wordt uitgevoerd. Het huidige IT-landschap wordt gedomineerd door Cloud- en SaaSoplossingen. Het zwaartepunt van ITbeheersing verschuift daardoor naar toegangsbeheer en het reduceren van het risico van cybercriminaliteit
7
Wij zien enkele aandachtspunten.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 7
1. Onze belangrijkste boodschappen aan Dethon 1.1.
Goedkeurende controleverklari ng getrouwheid Wij hebben de controle van de jaarrekening 2024 van Dethon afgerond. Wij geven bij de jaarrekening 2024 een goedkeurende controleverklaring af voor getrouwheid. Dit onder het voorbehoud dat deze jaarrekening ongewijzigd wordt goedgekeurd door het algemeen bestuur. De accountantscontrole over verslagjaar 2024 leidt hiermee indirect tot een oordeel over de rechtmatigheid van alle baten, lasten en balansmutaties, via een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording.
1.2.
Rechtmatig heidsv erantwoordi ng Op pagina 39 van de jaarrekening is de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur opgenomen. Het dagelijks bestuur heeft conform het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol een verantwoordingsgrens van 1% van de lasten als verantwoordingsgrens gehanteerd. Uit de rechtmatigheidsverantwoording blijkt dat er wel rechtmatigheidsfouten boven deze verantwoordingsgrens zijn geconstateerd. In de paragraaf bedrijfsvoering als onderdeel van het jaarverslag is een nadere toelichting opgenomen ten aanzien van de rechtmatigheid en zijn rechtmatigheidsfouten en/of onduidelijkheden boven de door het algemeen bestuur vastgestelde rapportagegrens van € 25.000 toegelicht. In paragraaf 1.5 van dit accountantsverslag hebben wij onze bevindingen bij de rechtmatigheidsverantwoording nader uitgewerkt. Op grond van onze controle zijn wij van oordeel dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft.
2. Vermogen, resultaat en continuïteit 2.1.
Analyse res ultaat en r esultaatontwikkeling Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor Dethon het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties in het eigen vermogen vinden plaats op basis van besluitvorming door het algemeen bestuur. De jaarrekening 2024 van Dethon is opgesteld in overeenstemming met het van toepassing zijnde model. De jaarrekening 2024 geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2024 van € 761.000 (2023: € 1.487.000) en een resultaat na mutaties in de reserves over 2024 van € nihil (voordelig resultaat 2023: € 6.000). Begroot was een resultaat van € nihil. De analyse van het resultaat 2024 ten opzichte van de begroting 2024 is toereikend toegelicht in het jaarverslag en de jaarrekening.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 8
2.2.
Financiële positi e en continuïteit Uitgangspunt bij de begroting van Dethon is dat de begroting ten minste sluitend is. Een positief of negatief resultaat wordt in beginsel verrekend met de deelnemende gemeenten. De jaarrekening is opgesteld op basis van de continuïteitsveronderstelling. Het bestuur van Dethon bevestigt dat er geen twijfel bestaat ten aanzien van de financiële omvang van het vermogen van Dethon om de continuïteit te waarborgen. Wij hebben de continuïteitsveronderstelling als basis voor de jaarrekening 2024 beoordeeld en wij kunnen ons verenigen met de toepassing van de continuïteitsveronderstelling in de jaarrekening.
3. Jaarverslag Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken 2024 andere informatie, die bestaat uit: Jaarverslag met daarin de programmaverantwoording en de paragrafen; Overige gegevens; Bijlagen. Wij hebben de overige informatie gelezen en vastgesteld dat de daarin opgenomen informatie niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720 Nadere Voorschriften Controlestandaarden en de verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het jaarverslag en andere informatie mag geen ander beeld oproepen bij de lezer dan de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat het jaarverslag 2024 van Dethon de vereiste informatie in voldoende mate weergeeft en niet strijdig is met de jaarrekening of onze controlebevindingen. Het jaarverslag voldoet aan de vereisten uit de BBV. Voor de leesbaarheid adviseren wij u om de presentatie te moderniseren. Dit kan onder andere door gebruik te maken van grafische elementen, een duidelijke structuur en een overzichtelijke lay-out.
4. Controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 202 4 Percentage opslag sociale lasten In de jaarrekening is een reservering opgenomen voor 'spaarverlof' ter waarde van € 120.000. Hierbij is een opslag voor sociale lasten van 15,49% toegepast. Gezien de verwachte afwikkeling van het spaarverlof, waarbij het verlof daadwerkelijk wordt opgenomen, dient een percentage van circa 50% te worden toegepast. Dit leidt tot een te lage reservering voor een bedrag van € 35.000. Dit verschil hebben wij aangemerkt als controleverschil. Reservering jubileum viering
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 9
Wij hebben geconstateerd dat onder de overige schulden een reservering wordt opgebouwd met € 10.000 per jaar. Er is hier echter geen sprake van een feitelijke of in rechte afdwingbare verplichting. Wij hebben met u besproken dat deze vanaf boekjaar 2025 zal worden gepresenteerd als bestemmingsreserve. Bestemmingsreserve vakantiegeld Er is sprake van een bestemmingsreserve voor de jaarlijkse uitkering van het vakantiegeld. Deze reserve is in het boekjaar niet gemuteerd. Wij bevelen u aan om deze jaarlijks te laten muteren met de werkelijke mutatie van de verplichting.
4.1. 4.1.1.
Rechtmatig heid Stand van zaken wetgeving Boekjaar 2023 was het eerste jaar waarin Dethon in lijn met adviezen van de commissie BBV een rechtmatigheidsverantwoording heeft opgenomen in de jaarrekening. Het wettelijk kader om dit te doen was de gewijzigde Gemeentewet. Het BBV en het BADO waren bij het vaststellen van de jaarrekening 2023 nog niet aangepast. Op moment van schrijven van dit accountantsverslag is dit nog steeds de situatie. De NBA heeft door middel van Alert 48 richtlijnen gegeven om hiermee om te gaan. Zolang BBV en BADO niet zijn aangepast is deze Alert van toepassing en kan Dethon de rechtmatigheidsverantwoording conform de jaarrekening 2023 vormgeven. De wijzigingen van BADO en BBV zijn ter advisering voorgelegd aan de Raad van State. Begin november 2024 heeft de Raad van State advies uitgebracht. Dit advies moet verwerkt worden in de toelichting van de wijzigingswet. Onderdeel van het advies van de Raad van State is overigens dat in de nota van toelichting ingegaan moet worden op de uitgebreide reactie van de Algemene Rekenkamer. Naar verwachting hebben de wijzigingen voor de verantwoording over het begrotingsjaar 2024 geen of een beperkt effect.
4.1.2.
Rechtmatigheidsafwijkingen 202 4 In de rechtmatigheidsverantwoording 2024 in de jaarrekening heeft u de rechtmatigheidsafwijkingen opgenomen en de afwijkingen die daarvoor in aanmerking komen nader toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hieronder hebben wij het kader van de gemeenteraad voor de (interne) rechtmatigheidscontrole en rechtmatigheidsverantwoording opgenomen waaraan Dethon moet voldoen. Het kader is uitgebreid met de normen waaraan de accountant moet voldoen. Onderwerp Totale lasten 2024 Realisatie volgens Jaarrekening 2024 Toevoegingen aan de reserves 2024 Realisatie volgens Jaarrekening 2024 Basis voor berekening goedkeuringstolerantie getrouwheid en verantwoordinggrens rechtmatigheid Accountant Materialiteit BADO voor getrouwheidsfouten
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Percentage/norm n.v.t.
Bedrag €36.929.000
n.v.t.
-
n.v.t.
€ 36.929.000
1%
€ 369.290
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 10
Materialiteit BADO voor onzekerheden in de controle Rapporteringstolerantie voor toelichting getrouwheidsfouten en onzekerheden in de controle in het accountantsverslag Rechtmatigheid Verantwoordingsgrens (regulier) voor de financiële rechtmatigheidstoetsing, vastgesteld door het bestuur Rapporteringsgrens voor individuele rechtmatigheidsfouten en rechtmatigheidsonduidelijkheden in de paragraaf Bedrijfsvoering
Rechtmatigheidsafwijking
4.1.3.
hebben
€ 1.089.870 € 3.692.900
3%
€ 1.123.395
10% van verantwoordingsgrens
€ 3.692.900
Rechtmatigheidsfout
Rechtmatigheidsonduidelijkheid
Waarvan acceptabel
Waarvan nietacceptabel
€ 1.441.497
N.v.t.
€ 1.441.497
€0
€ 877.879 €2.319.376
N.v.t.
N.v.t. € 1.441.497
N.v.t.
Begrotingscriterium Begrotingsoverschrijding Voorwaardencriterium EU-aanbesteding TOTAAL
Wij
3% 10% van materialiteit
vastgesteld
dat
de
rechtmatigheidsverantwoording
getrouw
is.
Begrotingsrechtmatigheid Onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording is begrotingsrechtmatigheid. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid beoordeelt Dethon de begrotingsafwijkingen per programma voor zowel de lasten en de baten als de afwijkingen op investeringskredieten. Over 2024 zijn de werkelijke lasten van Dethon € 1.441.000 hoger dan volgens de begroting 2024. Deze overschrijding is aangemerkt als acceptabel op basis van de door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. In de Kadernota Rechtmatigheid 2024 is een nadere duiding gegeven aan het begrip Begrotingsonrechtmatigheid: 1. Er is hiervan sprake als het dagelijks bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt. 2. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld voor het einde van het boekjaar. 3. Bij onderschrijdingen van lasten of investeringskredieten en ook bij lagere/hogere baten dan begroot is hiervan sprake als de begroting niet tijdig* met begrotingswijzigingen is aangepast. Het derde onderdeel is een uitbreiding van het begrip begrotingsonrechtmatigheid.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 11
*Hoe niet tijdig wordt geïnterpreteerd, wordt bepaald door de ‘spelregels’ tussen het dagelijks en algemeen bestuur. De spelregels met betrekking tot het informeren en vaststellen van begrotingswijzigingen bij onderschrijdingen van lasten en investeringsbudgetten (kredieten) en bij lagere/hogere baten ten opzichte van de begroting zijn veelal in de financiële verordening art. 212 Gemeentewet opgenomen.
Voor de toelichting op de begrotingsafwijkingen per programma verwijzen wij naar uw inhoudelijke analyses in de jaarrekening op pagina 37 (begrotingsrechtmatigheid en incidentele baten en lasten). De conclusie is dat de begrotingsonrechtmatigheden acceptabel zijn.
4.1.4.
Voorwaardecriterium Onderdeel van het vastgestelde normenkader van Dethon zijn regels en voorschriften ten aanzien van Europese aanbestedingsregels. Dethon controleert of juiste naleving van deze Europese (EU) aanbestedingsregels heeft plaatsgevonden. Deze controle is een belangrijk onderdeel van de (interne) rechtmatigheidscontrole en van de rechtmatigheidsverantwoording. Uit onze externe controle zijn onrechtmatigheden geconstateerd bij de aanbestedingen. Hier zijn de regels ten aanzien van EU-aanbesteding niet strikt nageleefd. Tijdens onze controle en de gesprekken met uw organisatie hierover hebben wij besproken dat het bewustzijn hierop moet worden verhoogd, het management onderkent dit. Wij adviseren u om bij het aangaan van nieuwe opdrachten te toetsen of er een Europese aanbesteding dient plaats te vinden en bij twijfel een aanbestedingsspecialist te raadplegen. Daarnaast adviseren wij u om bij lopende contracten te motiveren waarom deze eventueel niet aan de aanbestedingsregels hoeven te voldoen.
4.2. 4.2.1.
WNT-verantwoor ding Controlebevindingen en aanbevelingen Wij hebben de in de jaarrekening opgenomen WNT-verantwoording 2024 gecontroleerd overeenkomstig de door de minister vastgestelde Regeling controleprotocol WNT 2024. Daarbij zijn door ons geen afwijkingen geconstateerd.
4.2.2.
Beperkingen in de rei kwijdte van onze controlewerkzaamheden Het doel van het controleprotocol WNT is om vast te stellen of de bezoldiging van de directie en het bestuur overeenkomt met de bepalingen van de WNT en juist is gepresenteerd in de WNT-verantwoording.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 12
Het WNT-protocol voorziet niet in het uitvoeren van controlewerkzaamheden die zekerheid geven over de verantwoorde bezoldiging in relatie tot de bezoldigingsafspraak. Dat houdt in dat wij op grond van het protocol deze werkzaamheden niet hoeven uit te voeren en ook niet uitgevoerd hebben. Wij kunnen daarom niet uitsluiten dat er verschillen zijn tussen de uitbetaalde bezoldiging en de daarover gemaakte afspraken. Bijvoorbeeld omdat wij geen weet hebben van een separaat gemaakte bezoldigingsafspraak. Het kan daardoor voorkomen dat de WNT correct is toegepast, terwijl de bezoldiging afwijkt van gemaakte afspraken. Ons is bevestigd dat er naast de arbeidsovereenkomst met de directeur geen andere bezoldigingsafspraken bestaan. Als de in de WNT-verantwoording verantwoorde bezoldiging niet overeenkomt met uw beeld van de gemaakte afspraken of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons zo snel mogelijk daarover te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren.
4.3.
Verwerki ng van g econstateerde afwijkingen rechtmatig heid en getrouwheid Er hebben naar aanleiding van onze controle correcties plaatsgevonden in de jaarstukken, dit betroffen cijfermatige correcties en tekstuele aanpassingen, zoals aanpassingen met betrekking tot presentatie-, rubricerings- en toelichtingsvereisten van het BBV, begrotingsrechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording. Inhoudelijk zijn er over de jaarrekening 2024 en de doorgevoerde correcties geen meningsverschillen geweest met uw organisatie. Naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden resteren ongecorrigeerde getrouwheidsfouten en onzekerheden in de controle groter dan de rapporteringstolerantie van € 18.450. De onderstaande tabel geeft een samenvatting van de fouten en onzekerheden ten aanzien van getrouwheid.
Betreft
Fout (getrouwheid)
Opslag sociale lasten spaarverlof
Onzekerheid (getrouwheid)
€ 35.000
TOTAAL
€ 35.000
€0
Herstelbare getrouwheidsfouten werken volgens bijlage 6 ‘Beslisboom getrouwheid- en rechtmatigheidsbevindingen’ van de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV niet door als rechtmatigheidsfout voor de rechtmatigheidsverantwoording (voorwaardencriterium). Het totaal van de geconstateerde afwijkingen op het gebied van de getrouwheid blijft binnen de goedkeuringstoleranties. Hierdoor is de strekking van de controleverklaring 2024 goedkeurend voor getrouwheid.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 13
5. Interne beheersing 5.1.
Managementi nformatie en r esultaatbeheer sing Het management van Dethon wordt vanaf periodiek geïnformeerd over de financiële ontwikkelingen in relatie tot de begroting en enkele daarmee samenhangende financiële en niet-financiële kengetallen. Deze managementinformatie is bedoeld om het management te ondersteunen bij het sturen op/beheersen van de financiële resultaten. Wij hebben op hoofdlijnen kennisgenomen van de opzet en inhoud van de managementinformatie. Wij merken hierbij op dat de opzet en inhoud van de managementinformatie momenteel verder wordt ingericht. Bij de rapportages geven wij nog een verbeterpunt in overweging: verschillen in realisatie ten opzichte van de begroting en de impact op de begroting worden summier toegelicht, aanbeveling om bij deze verschillen de impact uitgebreider te rapporteren;
5.2.
Risicobeheersi ngs - en contr olesysteem (inclusief fraude) Er is sprake van een inventarisatie van de frauderisicofactoren door middel van een checklist. Deze checklist dateert uit 2023. Wij adviseren u om deze checklist regelmatig te actualiseren. Graag geven wij aanvullend de volgende ontwikkelpunten mee: Licht de (relevante) ontwikkelingen sinds de vorige rapportage toe. Is een risico toe- of afgenomen? Heeft zich een risico gemanifesteerd of niet en zo ja was de getroffen beheersmaatregel effectief? Een mogelijke vervolgstap is het implementeren van een structureel risicobeheersingssysteem waarmee de belangrijkste risico’s periodiek worden geïnventariseerd en geëvalueerd. Een aanvullende positieve ontwikkeling zou de structurele betrokkenheid van het algemeen- en dagelijks bestuur zijn, door bijvoorbeeld de risicobeheersing op te nemen als vast agendapunt.
5.3.
Verbijzonderde interne controle Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt van de directie/het dagelijks bestuur van Dethon verwacht dat ze zelf verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. Om dit onderbouwd te kunnen doen moet de directie/het bestuur een instrument hebben om zelf zekerheid te verkrijgen over de rechtmatigheid van het gevoerde beleid. Gebruikelijk is dat dit wordt gedaan door inrichting van een verbijzonderde interne controle (VIC). Dethon heeft deze functie nog niet ingericht. Wij adviseren om een VIC functie in te richten ingebed in het Three Lines of Model. Dit kan de directie en dagelijks bestuur van Dethon helpen bij het verder in control komen van de organisatie.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 14
5.4.
Procesbeschrijvingen Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie door middel van procesbeschrijvingen is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing. Dethon heeft haar werkprocessen (met financiële beheerhandelingen) nog niet allemaal beschreven. Wij adviseren daarom voor de belangrijkste processen procesbeschrijvingen op te stellen: 1. Planning & Control (begroting, tussentijdse rapportage en jaarrekening) 2. Omzet productie 3. Omzet detachering 4. Omzet buitendienst (groen en schoonmaak) 5. Personeels- en salarisadministratie 6. Inkopen (inclusief investeringen) en aanbestedingen 7. Memoriaalboekingen Wij willen u aanbevelen om procesbeschrijvingen op te stellen volgens het 6-W model (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel). En dit te onderbouwen door middel van ondersteunende documentatie. Hiermee kan vervolgens invulling gegeven worden aan het identificeren van risico’s en interne beheersingsmaatregelen waar vervolgens intern op getoetst kan worden. Verder is het voor de continuïteit van de bedrijfsvoering verstandig om de belangrijkste processen te beschrijven. Het is belangrijk om de relevante processen beknopt en overzichtelijk beschreven te hebben volgens het 6-W model (wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel) of de zogenaamde “kruisjeslijsten”.
Hiermee kan vooral invulling gegeven worden aan het identificeren van de belangrijkste risico’s per proces en de interne beheersingsmaatregelen als antwoord daarop. Ook voor de rechtmatigheidsverantwoording is inzicht door het management en het dagelijks bestuur in de administratieve organisatie en interne beheersing noodzakelijk.
6. Administratieve processen 6.1.
Algemeen Uit hoofde van onze controleopdracht voor de jaarrekening hebben wij – in samenhang met onze risicoanalyse – de interne beheersingsmaatregelen binnen de administratieve processen geëvalueerd. Onze bevindingen komen in de hiernavolgende paragrafen aan de orde.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 15
6.2.
Personeels- en sal arisadministr atie Met betrekking tot de personeelsadministratie en de verwerking van de salarissen merken wij op dat er sprake is van veel kennis en bevoegdheden bij 1 persoon, dit maakt de organisatie kwetsbaar. Wij merken hierbij op dat wij de overgang naar een nieuw systeem voor de personeels- en salarisadministratie als een positieve ontwikkeling hierin zien.
7. IT-beheersingsmaatregelen 7.1.
Contr olebevindingen Vanuit onze controle van de jaarrekening zijn geen aanwijsbare risico’s geconstateerd voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze werkzaamheden richten zich vooral op de IT-beheersingsmaatregelen die relevant zijn in het kader van onze opdracht voor het controleren van de jaarrekening. Wij benadrukken dat onze werkzaamheden zich niet richten op alle IT-risico’s en beheersingsmaatregelen, zoals bijvoorbeeld de risico’s en beheersingsmaatregelen die voortvloeien uit cybercriminaliteit. Onze belangrijkste aandachtspunten zijn: Dethon heeft nog geen gestructureerde aanpak voor het reduceren van het risico van cybercriminaliteit. Aanbevolen wordt om aanvullende maatregelen te treffen om risico’s op dit gebied te reduceren. Hierbij is ook aandacht voor maatregelen nodig als dit risico zich voordoet. Denk hierbij aan een adequate verzekering inclusief bijstand tijdens de calamiteit en een incident response plan. Wij merken hierbij op dat een groot gedeelte van het IT landschap in 2025 zal worden vernieuwd.
8. Overige onderwerpen
8.1.
Het verloop van onze control ewerkz aamheden Wij hebben onze controlewerkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de tussen de Dethon en Verstegen opgestelde opdrachtafspraken. Ter ondersteuning daarvan zijn vooraf risicoanalyses opgesteld, werkafspraken gemaakt en tussentijdse controlewerkzaamheden uitgevoerd. Met betrekking tot het controleproces 2024 constateren wij het volgende: De concept-jaarrekening was bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole gereed en van goed niveau. Het jaarverslag is voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole in concept aan ons opgeleverd ter verdere beoordeling. De analyses, specificaties en documentatie die wij hebben opgevraagd voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole zijn tijdig opgeleverd.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 16
Het gevolg van het vorenstaande is dat wij onze controlewerkzaamheden overeenkomstig onze opdracht hebben kunnen uitvoeren, rekening houdend met de gemaakte prijsafspraken. 8.2.
Fraude Wij betrekken bij onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende standaarden, de naleving van wet- en regelgeving en frauderisico’s. Daarbij richten wij ons op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. In het kader van onze jaarrekeningcontrole hebben wij onderzocht en geëvalueerd in hoeverre de jaarverslaglegging van Dethon vatbaar is voor materiële afwijkingen als gevolg van fraude. Vanuit algemene en branche-breed relevante frauderisicofactoren is in dat kader onder meer aandacht besteed aan het risico van: Het risico op het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management; en Het risico van frauduleuze financiële verslaggeving in de opbrengstverantwoording. Naast deze veronderstelde frauderisico’s frauderisicofactorengesignaleerd:
hebben
wij
nog
de
volgende
Frauderisico’s met betrekking tot de financiële verslaggeving. Bewuste beïnvloeding door het management van de presentatie van de jaarcijfers teneinde een ander beeld voor te stellen dan de werkelijkheid (tendentie); Frauderisico’s met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik van activa/ bedrijfsmiddelen (rechtmatigheid kosten en betalingen); Het bestuur heeft ons schriftelijk bevestigd dat de jaarrekening naar diens beste weten geen afwijkingen bevat die het gevolg is van fraude. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2024 zijn ons geen aanwijzingen van fraude gebleken die wij op grond van onze beroepsvoorschriften aan u zouden moeten melden.
8.3.
Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Daarvoor treffen wij – overeenkomstig onze standaarden en interne kwaliteitsprocedures – diverse maatregelen. Op basis van de uitvoering van deze maatregelen kunnen wij bevestigen dat wij de controleopdracht voor de jaarstukken van Dethon op onafhankelijke wijze hebben kunnen uitvoeren en afronden. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2024 hebben wij geen werkzaamheden verricht naast onze controlewerkzaamheden en de direct daaruit voortvloeiende ondersteuning en advisering. Tot slot bevestigen wij dat geen sprake is van een langdurige betrokkenheid (zeven jaar of meer) van één van de teamleden bij de controleopdracht voor Dethon.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 17
8.4.
Duurzaamheid Begin 2025 heeft de Europese Unie een belangrijke stap gezet richting de vereenvoudiging en harmonisatie van duurzaamheidsrapportage met de introductie van de eerste in een reeks van Simplification Omnibus-pakketten. Dit voorstel, bekend als de EU Green Omnibus, heeft tot doel de administratieve lasten voor bedrijven te verminderen en tegelijkertijd de hoge normen voor milieu-, sociale en governance (ESG) rapportage te handhaven. Wij blijven graag benadrukken dat duurzaamheid de komende jaren – in welke vorm dan ook – van toenemend belang zal zijn voor de bedrijfsvoering van overheidsorganisaties. Dit onderstreept het belang om duurzaamheid te betrekken bij alle facetten van de bedrijfsvoering, al dan niet afgedwongen door wet- en regelgeving of belangrijke contractpartijen in de keten.
Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen en u van dienst te zijn geweest met de vermelde ontwikkelingen en aanbevelingen.
CONCEPT Accountantsverslag 2024
Gemeenschappelijke Regeling Dethon
Pagina 18