2026-07-07 IC7 - rapportage 213a onderzoek - Brief BenW aan raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 14 0115 | +31 115 455 000 terneuzen.nl

Raad gemeente Terneuzen Rekenkamer gemeente Terneuzen

zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: 831219 : Aron van Westen : : A.vanWesten@terneuzen.nl :

Terneuzen, 26 mei 2026 Onderwerp: rapportage 213a onderzoek Beste raad, beste rekenkamer, Met onze brief van 6 januari 2026 informeerden wij u over ons onderzoek naar de manier waarop we contracten beheren en regelen. Dit onderzoek is klaar. Hieronder leest u meer over de uitkomsten. En de stappen die het college neemt om contractbeheer en contractmanagement (CBM) verder te verbeteren. Onderzoek op grond van artikel 213a van de Gemeentewet De gemeente voert periodiek onderzoek uit naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het eigen handelen. Na afronding van het MOR (meldingen openbare ruimte) onderzoek in 2025, voerden wij in 2026 een onderzoek uit naar CBM. Dit onderwerp kozen wij vanwege: • • • • •

de toenemende omvang en diversiteit van gemeentelijke contracten; de groeiende wettelijke eisen op het gebied van rechtmatigheid; de wens om professioneel opdrachtgeverschap verder te versterken; de aanbeveling vanuit de accountant over beheersing van contracten; signalen uit de organisatie dat uniformering en beter inzicht gewenst zijn.

Het onderzoek laat zien dat in de organisatie al veel inzet en betrokkenheid aanwezig is bij het beheren van contracten Tegelijkertijd zijn er duidelijke kansen voor verdere professionalisering en standaardisatie. De belangrijkste bevindingen: • Contractinformatie is momenteel verspreid over meerdere systemen en mappen. Dit biedt kansen voor standaardisatie en overzicht. • Teams vullen rollen zoals contracteigenaar, contractbeheerder en contractmanager verschillend in. Dit biedt ruimte voor heldere rolafspraken. • We monitoren, signaleren en bewaken de prestatie. Door verdere digitalisering richten we dit nog effectiever en eenduidiger in. • De gemeente beschikt over een goede basis. En kan door standaardisatie nog beter sturen op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. Het onderzoek bevestigt dat de gemeente zich in een groeifase bevindt En klaar is voor de volgende stap in de ontwikkeling van CBM. De huidige werkwijze voldoet deels aan de verwachtingen. En biedt verbeterkansen.

Gemeente Terneuzen

De kansen voor doorontwikkeling zijn er op de volgende punten: • informatie betrouwbaarder en toegankelijker te maken; • rollen en processen eenduidiger te organiseren; • risico’s beter te beheersen; • sturing en interne rapportage te versterken. Door de voorgestelde verbeteringen ontstaat een professionele, uniforme en toekomstbestendige CBM-werkwijze. Dit past bij de ambities van de gemeente Terneuzen. We versterken het CBM langs een aantal sporen • • • • • • •

Invoering van een samenhangende Purchase-to-Pay (P2P)-keten. Hierdoor sluit het proces van inkoop tot betaling volledig op elkaar aan. Eén centraal contractregister. Voor overzicht, uniformiteit en betrouwbare informatie. Heldere rolverdeling. Iedere medewerker weet welke verantwoordelijkheid hij of zij heeft. Risicogestuurd contractmanagement. Gericht op strategische en financieel significante contracten. Meer digitale ondersteuning. Dashboards, signaleringen en eenduidige formats. Structurele borging via de planning- en controlcyclus. Inclusief periodieke interne rapportage. Professionalisering en training van medewerkers. Gericht op rechtmatigheid en opdrachtgeverschap.

Deze aanbevelingen nemen we op in onze verbeteragenda. Met het uitvoeren volgen we een aanbeveling uit de managementletter van onze accountant op. Wij zien het onderzoek als een waardevolle stap in de verdere professionalisering van onze bedrijfsvoering De bevindingen bevestigen dat: • de basis op orde is; • medewerkers betrokken en gemotiveerd zijn; • er duidelijke ontwikkelkansen liggen die haalbaar en realistisch zijn; • wij vanuit de verbeteragenda gerichte stappen zetten om CBM te versterken. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

Steven de Waal

Franc Weerwind

Gemeente Terneuzen

2