2026-07-07 IC10 - Bijlage 1 Verbeterplan 2025 voortgang 2026 IBT

(sub)KPI Omschrijving probleem (knelpunt) / Aanbeveling NR

Risico

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Betrokkenen

Laag

Meenemen bij de verdere uitwerking en invulling van het informatiebeheerplan. Overleg met collega's / aanspreekpunten van de GR-en en andere partijen.

jan. 2025 (IBT), nov. 2025 (ZA)

adviseur informatiebeheer

Middel

Model-regelingen van de VNG op maat maken voor Terneuzen. Workshops opzetten voor teamleiders. Delen op InterNeuzen. Zie ook onder KPI 2.

nov. 2025

adviseur informatiebeheer, Communicatie

Hoog

Overzicht in nog resterende papierstromen.

jan. 2025

I&A-adviseur, functioneel applicatiebeheerders, projectleider Wmo

2.1, 2.2, Zorg dat de achterstanden in digitale vernietiging worden 2.3 weggewerkt;

Middel

We draaien mee in de test van de opschoonfunctionaliteit in de Suite voor het sociaal domein van Centric. We doen mee aan het project 'Vernietigen over applicaties heen' van de VNG. We hebben doorlopende machtiging tot vernietiging aangevraagd voor enkele zaaktypen. We zijn gestart met vernietiging in Zaaksysteem. Andere applicaties volgen vanaf 2026.

jan. 2025 (IBT), nov. 2025 (ZA)

functioneel applicatiebeheer SSD, adviseur informatiebeheer, informatiebeheerders, Zeeuws Archief

2.1, 2.2, Betrek medewerkers actief bij de digitale transitie en 2.3 implementeer een kennistraject om interne richtlijnen voor informatiebeheer uniform te laten toepassen (zie ook KPI 4.1);

Hoog

Maandelijkse trainingen/instructie Zaaksysteem en jan. 2025 zaakgericht werken, informatiepagina op interNeuzen, opzetten kwaliteitszorg, ophalen informatie voor informatiebeheerplan

informatiebeheerders, adviseur informatiebeheer

mrt.'26: Het nieuwe archiefbeleid (Archiveren bij de bron) is met alle teamleiders besproken; vervolgafspraken gemaakt binnen diverse teams. Zaaksysteem staat op de lijst van de onboarding. Kwaliteitszorg binnen zaaksysteem opgestart met zaaktype 'Beleid' en compleetheid zaaktype besluitvorming.

2.1, 2.2, Breng het kennisniveau over interne richtlijnen aangaande het 2.3 informatiebeheer bij de ambtenaren op voldoende niveau, met als uiteindelijk doel borging van naleving van diezelfde regelgeving.

Middel

Opzetten workshops, promotie interNeuzen. jan. 2025 Aansluiting zoeken bij privacy en informatiebeveiliging (IBT), nov waar mogelijk. 2025 (ZA)

adviseur informatiebeheer, P&O, ciso/po

dec.'25: Schuift gedeeltelijk op naar 2027 ivm inwerkingtreding Archiefwet per 1-1-2027. In Q1 van 2026 gestart met infosessies informatie/archief. Lopen door in Q2-3-4. In het verlengde en naast infosessies over de Woo. Ook op uitnodiging binnen de teams. Er is ingang om het onderwerp op de agenda te krijgen; positief.

Afspraken maken en ophalen informatie voor het informatiebeheerplan

jan. 2025

adviseur informatiebeheer

mrt.'26: Eerste ronde vullen informatiebeheerplan is afgerond. Alle informatie is opgehaald. Klein deel moet nog verwerkt worden, Q3.

1 Lokale regelingen 1.5 - 1.7 Onderzoek in hoeverre het mogelijk is om het contract met de relevante dienstverleners aan te passen met betrekking tot specifieke maatregelen, zoals inzake faillissement. 1.2 Actualiseren lokale regelgeving

2 Middelen en mensen 2.1, 2.2, Werk de resterende papierstromen weg, met bijbehorende 2.3 analoge documenten;

3 3.1 3.1

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zet de ontwikkeling voort die de gemeente in staat stelt om digitale vernietiging toe te passen; Actualiseer het overzicht van informatieobjecten en waardeer deze op behoud of vernietiging, waar mogelijk;

Voortgang in %

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

Periode juli 2025 - juli 2026 Geen acties. We volgen ontwikkelingen (incl. regelgeving).

Volgen ontwikkelingen en discussies over de impact van de nieuwe wet. Stappen volgen vanaf Q4 2026. Feb. '26 is het herziene archiefbeleid vastgesteld door het MT. Vooraf is het binnen alle teams/met alle teamleiders besproken. Mei '26 is het Informatiebeleidsplan vastgesteld.

2026 mrt.'26: Met beleid 'Archiveren bij de bron' op ingespeeld. Aanwas papier beperken en kluis zoveel mogelijk leeg maken ivm interne verhuizing en verbouwing. Apr. '26: verloopt stapsgewijs, per proces binnen het sociaal domein. Publiekszaken nog in beeld brengen. nov.'25: Kick-off op 3 november en test Centric loopt. Pilot Suite sociaal domein loopt. Mrt'26: 2-wekelijks voortgangsoverleg, planning: afronding in juni '26. Geen voortgang in project VNG. Archiveringsmodule RxMission is geïmplementeerd. Archiveringsmodule Notubizz is aangeschaft; implementatie vanaf september 2026. Afspraken gemaakt over vernietiging in Key2Financiën. Oriëntatie op archiefmodule Key2begraven.

Middel Middel

3.1

Monitor de archiefruimte structureel en stel drempelwaarden in Middel voor geautomatiseerde waarschuwingen bij overschrijdingen;

Archiefruimte wordt gemonitord

jan. 2025

Facilitair

3.3

Rond de aansluiting op het e-depot van het Zeeuws Archief af;

Middel

Quickscan uitvoeren en planning doorlopen met Zeeuws Archief

jan. 2025

informatiebeheerder, adviseur informatiebeheer, beleidsmedewerker informatie

3.3

Laat het Zeeuws Archief de herstelacties uitvoeren op digitale archiefbescheiden uit Green Valley, zodat deze openbaar en toegankelijk kunnen worden;

Middel

Bespreken voortgang, aanleveren informatie en input voor herstelacties (o.a. bewaartermijnen)

jan. 2025

informatiebeheerder, adviseur informatiebeheer

V

dec.'25: We werken aan zo klein mogelijke hoeveelheid fysiek archief (inhaalslag vernietiging, uitplaatsing/vervroegde overbrenging). feb.'26: Overeenstemming over quickscan. Apr.'26: aansluitplan in concept gereed, Q2 definitief maken.Vast 3-wekelijks overleg.

mrt.'26: Eerste aanvullingen verwerkt en besproken. Aanpak per zaaktype. Eerst de zaaktypes die 'in bulk' van bewaartermijn voorzien kunnen worden; daarna verfijnen.

3.5

Werk het calamiteitenplan bij en stel prioriteiten vast voor het veiligstellen van waardevolle archiefbescheiden. Stel het plan ook vast.

4. 4.1

Interne kwaliteitszorg en toezicht Borg de naleving van het vastgestelde kwaliteitssysteem

4.1

Verhoog het bewustzijn over verantwoordelijkheden in Middel informatiebeheer en implementeer een kennistraject voor uniforme toepassing van interne richtlijnen (zie ook KPI 2.1 – 2.2 – 2.3); Zorg dat het beheer van digitale archiefbescheiden voldoet aan Middel de vastgestelde eisen.

4.1

Middel

Mei 2025: check op actualiteit.

jan. 2025 (IBT), nov . 2025 (ZA)

teamleider Bestuur en interne zaken, adviseur informatiebeheer

mrt.'26: Maatregelen adequaat; namen en applicaties niet actueel. Ontwikkelingen archiefruimte ivm verbouwing stadhuis. Vanaf september 2026 werkzaamheden in de archiefruimte. Diverse mogelijkheden voor tijdelijke uitplaatsing of digtalisering zijn onderzocht. Nog geen definitieve keuze gemaakt. Plan in verband hiermee (nog) niet aangepast.

Middel

Training volgen, meting uitvoeren en vergelijking maken

jan. 2025 (IBT), nov . 2025 (ZA)

adviseur informatiebeheer

mrt.'26: opgeschoven naar Q2 2026. Meting uitgevoerd okt.'25.

5. 5.1

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Stel een actueel, compleet en logisch overzicht op van systemen Hoog en te bewaren archiefbescheiden;

5.2

Ontwikkel een metadataschema op basis van MDTO, implementeer dit in de i-Navigator en pas het toe in relevante systemen, zoals het zaaksysteem en vakspecifieke applicaties;

5.9

Stel een lijst met verplichte opslagformaten vast, bijvoorbeeld Laag gebaseerd op de voorkeursformatenlijst van het Nationaal Archief. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Voltooi de actualisatie van het Handboek Routinematige Middel Vervanging Gemeente Terneuzen Stel beleid vast voor toekomstige conversie en migratie van Middel systemen;

6. 6.1 6.2

6.4

7. 7.1

8.

Middel

Zie onder 2

We pakken dit Q1 2026 weer op.

informatiebeheerder

Langdurige uitval heeft gezorgd voor een tijdelijke stop. Nu weer opgepakt en bereiden communicatie over de resultaten voor. mrt.'26: weer opgepakt met tijdelijke vervanging. Zie ook onder 1.

Inventariseren en ophalen informatie binnen de teams jan. 2025 (IBT), nov . 2025 (ZA) Keuze maken, advies opstellen jan. 2025 (IBT), nov . 2025 (ZA)

adviseur informatiebeheer

feb.'26: nieuw aarchiefbeleid vastgesteld, waarbij uitgangspunt archivering bij de bron is. Zie ook bij 3.1.

adviseur informatiebeheer,

Besluit tot vaststelling is in voorbereiding.

Aansluiten bij bestaande lijsten voorkeursformaten NA, jan. 2025 ZA (IBT), nov . 2025 (ZA)

adviseur informatiebeheer

Besluit tot vaststelling is in voorbereiding.

Opstellen bijlage; volgen wijzigingsprocedure.

jan. 2025

adviseur informatiebeheer

We volgen de handreiking/leidraad van het Zeeuws Archief

jan. 2025

adviseur informatiebeheer, beleidsmedewerker IT

nov.'25: Voor nu afgerond. Bijlage is verzonden aan ZA. Begin 2027 check en aanpassen aan Archiefwet 20xx. dec.'25: besproken met ZA. Intern zijn er werkafspraken gemaakt (rol I&A-adviseurs, adviseur informatiebeheer). ZA heeft modellen/handreikingen beschikbaar gesteld, o.a. voor conversie/migratie. We hanteren deze handreiking.

Zorg dat alle digitale systemen archiefbescheiden kunnen Middel vernietigen. Werk met leveranciers van niet-conforme systemen aan een passende oplossing. Hotspots vaststellen en publiceren Hoog Overbrenging van archiefbescheiden Formaliseer de uitplaatsing van Green Valley zaaksysteembestanden Stel een lijst met beperkingen op openbaarheid vast Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Geen aanbevelingen.

jan. 2025

nov. 2025

Laag Laag

nvt

jan. 2025 (IBT), nov . 2025 (ZA)

adviseur informatiebeheer, ZA

jan. 2025 We hebben een lijst mbt bouw/omgevingsvergunningen

nov. 2025

jan.'26: Hotspotlijst vastgesteld en gepubliceerd.

jan.'26: Verklaring uitplaatsing archief Alfresco is getekend. informatiebeheer/archief