2026-02-05 IC12 - Boardletter 2025 Gemeente Terneuzen - brief B&W aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 14 0115 | +31 115 455 000 terneuzen.nl

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: : : 822345 : Patricia van Damme : 06 - 83494718 : P.vanDamme@terneuzen.nl :

Terneuzen, 9 december 2025 Onderwerp: Boardletter 2025 Beste raad, Onze accountant Baker Tilly bracht de Boardletter 2025 uit. Hieronder leest u onze reactie. Opdracht accountant U gaf de accountant Baker Tilly opdracht om de jaarrekening 2025 te controleren. Het doel van de jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Als onderdeel hiervan voerde de accountant in oktober de interim-controle uit. Deze richt zich op het krijgen van inzicht in de kwaliteit van onze interne beheersing. Waaronder interne bedrijfsvoering en onze werkprocessen. Onze reactie op bevindingen accountant In 2024 formuleerden wij onze visie op interne beheersing. In deze visie beschrijven we onze ambitie voor de beheersing van onze organisatie en de randvoorwaarden waarbinnen we deze ambitie willen realiseren. Deze visie brengt structuur in de activiteiten die we al deden. Een duidelijke visie geeft richting aan ons gedrag en onze cultuur. Het helpt om het bewustzijn van een kwalitatief hoogstaande interne beheersing organisatiebreed te verankeren. We kijken naar zowel de hard controls (systemen en processen), als naar de soft controls (cultuur en gedrag).

Interne beheersing betekent dat: • we vooraf vastgestelde doelen realiseren (doeltreffend) • met de overeengekomen kwaliteit en inzet van middelen (doelmatig) • binnen de daartoe geldende regelgeving (rechtmatig) • waarbij we risico’s beheersen (risicomanagement) • en we waar nodig op tijd bijsturen (governance). De accountant onderschrijft het belang van deze visie als basis voor een verdere doorontwikkeling van onze interne beheersing.

Gemeente Terneuzen

In onze visie op interne beheersing hanteren we een verbeteraanpak. Hiermee geven we vorm aan een organisatiebrede verbetercultuur. En borgen we focus en aandacht voor continue verbeteren van onze werkprocessen en de kwaliteit van onze dienstverlening. De accountant constateert dat wij structureel aandacht besteden aan interne beheersing. Dit blijkt uit toepassing van onder meer het ‘3 lijnen model’, periodieke interne beheersingsdialogen en het M&O beleid dat uw raad op 11 november 2025 vaststelde. Ook werken we aan datagedreven sturing ten aanzien van de Jeugdwet. Actuele ontwikkelingen Wij houden rekening met wijzigingen in wet- en regelgeving: • Rechtmatigheidsverantwoording: goedkeuringstolerantie is gewijzigd naar 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan reserves (voorheen 1% fouten + 3% onzekerheden). Dit betekent dat we strenger moeten controleren om overschrijding van deze norm te voorkomen. • Cyberbeveiligingswet (NIS2): introduceert zorgplicht, meldplicht en bestuurlijke verantwoordelijkheid. Burgemeester en wethouders zijn persoonlijk verantwoordelijk boetes kunnen oplopen tot €10 miljoen. • BBV-wijzigingen: de controleverklaring komt voortaan in een aparte paragraaf 'Overige gegevens' in de jaarstukken. Daarnaast zijn regels voor grondexploitaties en rente aangepast, waardoor we onze berekeningen en beleid moeten actualiseren.

Status openstaande aanbevelingen Onze inspanningen leidden tot verbeteringen in de nog openstaande bevindingen. We rondden in 2025 3 bevindingen naar tevredenheid af. De accountant stelde tijdens de interim controle 2025 2 nieuwe bevindingen vast. Mede op basis hiervan stelt de accountant vast dat wij in 2025 opnieuw goede vervolgstappen zetten om de interne beheersing verder te verbeteren. Dit blijkt ook uit het volgende overzicht: Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren Waarvan opgelost in 2025 Aanbevelingen die overblijven uit vorige jaren Aantal nieuwe aanbevelingen Aantal openstaande aanbevelingen Waarvan onderhanden, en wel voortgang vergeleken met vorig jaar Waarvan onderhanden, en geen voortgang vergeleken met vorig jaar

5 3 2 2 4 1 1

Wij zijn blij met de aanbevelingen van de accountant. Hieronder leest u de status van de nu nog openstaande aanbevelingen. 1. Inkopen: beheersing van inkoopcontracten De accountant merkt op dat we niet alle inkoopcontracten centraal registreren. Hiervoor gebruiken we op dit moment 2 systemen. Hierdoor mist een integraal overzicht. Dit verhoogt het risico op niet-tijdige aanbestedingen conform Europese regelgeving. Wij werken aan een eenduidige registratie en starten in 2026 met de uitrol. Gemeente Terneuzen

2

Tot die tijd voeren wij aanvullende interne controles uit om de risico’s te mitigeren. Daarnaast werken wij aan duidelijke vastlegging van verantwoordelijkheden van contracteigenaar en hebben wij aandacht voor houding en gedrag van alle betrokkenen. 2. Omgevingsvergunningen: collegiale toetsing In 2024 stelden wij een plan van aanpak op om collegiale toetsing te borgen. Dit plan bevat afspraken over het vier-ogenprincipe en risicogerichte controles, alsook zichtbare vastlegging van collegiale toetsing. Het lukte ons niet de implementatie in 2025 af te ronden. Wij streven ernaar dit in 2026 te realiseren. Tot die tijd controleren wij de grootste posten bij de jaarrekening. 3. Participatiewet: collegiale toetsing beschikkingen De accountant adviseert om binnen het primaire proces een (risicogerichte) collegiale toets te implementeren. Door het ontbreken van een collegiale toets bestaat er een risico dat er onjuiste of onterechte uitkeringen worden verstrekt. Door het implementeren van een risicogerichte collegiale toets kunnen de tweede lijn (kwaliteitsmedewerkers) en de derde lijn (VIC) meer systeemgericht in plaats van gegevensgericht controleren. Dit betekent dat de preventieve werking van het 3 lijnen model optimaal functioneert. Wij voegen deze actie toe aan onze verbeteragenda en gaan hier in 2026 mee aan de slag. 4.

Digitale handtekeningen: gebruik en uitrol In 2025 realiseerden wij een koppeling tussen het zaaksysteem en Validsign. Dit is een belangrijke stap om het gebruik van digitale handtekeningen te borgen. De verdere uitrol naar andere applicaties en processen volgt in 2026. Gezien de grote hoeveelheid vraagt dit een langere doorlooptijd. Wij maakten hiervoor een planning en toetsen periodiek of de uitgangspunten voor gebruik worden nageleefd. IT-beheersing De accountant voerde in 2025 opnieuw onderzoek uit naar onze IT-omgeving. Waaronder het netwerk, Key2Financiën en de Suite voor het sociaal domein. Dit onderzoek richt zich op onderdelen die relevant zijn voor de accountantscontrole. Authenticatie en autorisatie blijven belangrijke aandachtspunten. Hoge rechten zijn niet altijd belegd bij onafhankelijke functionarissen. Wij treffen aanvullende maatregelen om risico’s te beperken en werken aan het implementeren van een autorisatiematrix. Deze matrix koppelen wij aan het vernieuwde instroom-, doorstroom- en uitstroomproces en zal naar verwachting in 2026 volledig operationeel zijn. Ten aanzien van authenticatie blijven wij inzetten op versterking van onze beveiligingsmaatregelen. Wij toetsen of onze huidige inrichting van 2 factor authenticatie voldoet aan de nieuw gestelde eisen en passen deze waar nodig aan. De verantwoording over informatiebeveiliging vindt plaats via ENSIA.

Door de komst van de NIS2/Cyberbeveiligingswet verandert deze zelfevaluatie. Het wordt nu toezicht door de Rijksdienst Digitale Infrastructuur (RDI) met een resultaatverplichting, zorgplicht en meldplicht. Wij bereiden ons voor op proactieve, steekproefsgewijze controles door de RDI die vanaf 2026 plaatsvinden. Ons doel is om bij elke audit aan te tonen dat onze basis op orde is. En dat wij voldoen aan de aangescherpte normen voor informatiebeveiliging.

Gemeente Terneuzen

3

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2025 We hebben aandacht voor de aanbevelingen die de accountant noemt. Wij kijken ernaar uit om net zoals vorige jaren de jaarrekeningcontrole in goed overleg met de accountant voor te bereiden. We hebben vertrouwen om ook over 2025 op tijd een kwalitatief product af te leveren. De verbeterkansen die hieruit naar voren komen, vormen de basis voor een nieuwe verbetercyclus in 2026. Daarbij houden wij rekening met de aangescherpte eisen rondom rechtmatigheidsverantwoording en informatiebeveiliging. Bespreking boardletter in Rekeningcommissie De Rekeningcommissie bespreekt de boardletter en onze reactie daarop in de vergadering van 20 januari 2026. De accountant en de portefeuillehouder met ambtelijke ondersteuning zijn hierbij aanwezig. Als de Rekeningcommissie dit wil, geeft de portefeuillehouder een uitleg op punten uit deze brief en/of beantwoordt eventuele vragen. Conclusie Wij blijven werken aan een sterke interne beheersing en een cultuur van continue verbeteren. De aanbevelingen van de accountant nemen wij op in onze verbeteragenda voor 2026. Op deze manier blijven wij voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een goede administratieve organisatie en risicobeheersing. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

Steven de Waal

Erik van Merrienboer

Gemeente Terneuzen

4