2026-02-05 IC12 - Bijlage 1 Boardletter gemeente Terneuzen 2025
Tekst van het document
Boardletter Gemeente Terneuzen Boekjaar 2025
Aanbiedingsbrief Aan de raad van de gemeente Terneuzen Stadhuisplein 1 4531 GZ Terneuzen Onderwerp: Boardletter 2025 Datum: 26 november 2025
Geachte leden van de raad, Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole van boekjaar 2025 van de gemeente Terneuzen rapporteren wij u onze bevindingen uit de interimcontrole. In deze boardletter rapporteren wij de bevindingen naar aanleiding van onze controle, de belangrijkste risico’s, ons beeld van de interne beheersing, relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en indien van toepassing andere veranderingen die voor u relevant kunnen zijn. In de bijlage hebben wij een gedetailleerd overzicht opgenomen van onze bevindingen en aanbevelingen. De bevindingen komen voort uit onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole en zijn opgenomen voor zover wij het van belang achten om deze met de gemeente te communiceren. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college om de interne beheersing van de gemeente Terneuzen continu te blijven (door)ontwikkelen. Deze boardletter is door ons opgesteld voor uw informatie en mag niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking worden gesteld. Wij danken het college en de medewerkers van de gemeente voor de samenwerking en zijn graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting.
Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) B.V. Was getekend drs. A.R.M. Peelen RA Partner
2
Inhoud 1. Management Samenvatting 2. Kwaliteit interne beheersing & IT 3. Voorbereiding jaarrekeningcontrole 4. Actualiteiten
3
Management Samenvatting
1. Management Samenvatting
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
4
1. Management Samenvatting Algemene conclusie over interne beheersing
Rechtmatigheidsverantwoording
Onze algehele conclusie is dat de interne beheersing van gemeente Terneuzen in de basis op orde is. Dat blijkt onder andere uit het beperkte aantal bevindingen in onze boardletter. Wel geven we in deze boardletter een aantal aanbevelingen om processen verder te optimaliseren.
De wet- en regelgeving aangaande de rechtmatigheidsverantwoording is in april 2025 definitief geworden. Belangrijk is dat de goedkeuringstolerantie (materialiteit) voor zowel de controle van de accountant als de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt. De goedkeuringstolerantie voor het totaal van fouten en onzekerheden bedraagt nu 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. De gemeente Terneuzen heeft haar financiële verordening en haar controleverordening hierop tijdig aangepast.
Opvolging en versterking van interne beheersing We hebben vastgesteld dat de gemeente Terneuzen in het afgelopen jaar een drietal detailbevindingen uit voorgaande jaren heeft opgevolgd. Zo constateren we dat onze bevindingen omtrent de volledigheid van de verplichtingenadministratie, de collegiale toets binnen het subsidieproces en de vastlegging van de prestatielevering van inkopen opgevolgd zijn. Daarnaast heeft de gemeente stappen gezet om overige punten op te volgen. Zo heeft de gemeente ten aanzien van digitale handtekeningen een koppeling tussen het zaaksysteem en de applicatie Validsign gerealiseerd. Wij constateren dat de gemeente Terneuzen structureel en continu aandacht besteedt aan het versterken van de administratieve organisatie, interne beheersingsmaatregelen en controleprocessen. Dit blijkt uit de toepassing van het ‘three lines of defence’-model, de periodieke interne beheersingsdialogen en het M&O-beleid dat op 11 november 2025 door de gemeenteraad is vastgesteld.
Tweetal nieuwe bevindingen In 2025 hebben wij twee nieuwe aandachtspunten geïdentificeerd. Ten eerste heeft de gemeente geen eenduidig en integraal overzicht van inkoopcontracten, waardoor de beheersing van inkoopcontracten in het kader van de Europese aanbestedingswetgeving verder aangescherpt kan worden. Daarnaast constateren we dat beschikkingen inzake de Participatiewet niet structureel collegiaal getoetst worden door consulenten. We merken daarbij op dat kwaliteitsmedewerkers de afgegeven beschikkingen wel achteraf toetsen. Wij adviseren om binnen het primaire proces een (risicogerichte) collegiale toets te implementeren.
IT-omgeving In het kader van onze jaarrekeningcontrole hebben we de interne beheersing rondom de IT-omgeving in kaart gebracht. Wij hebben het netwerk, de financiële applicatie Key2Financiën en de Suites voor het sociaal domein onderzocht. Onze belangrijkste bevinding ziet toe op ingeregelde autorisaties in Key2Financiën. Ten aanzien van autorisaties stellen we vast dat hoge rechten niet volledig belegd zijn bij onafhankelijke functionarissen. Wel toetst de gemeente per jaareinde het gebruik van accounts met hoge rechten. Wij adviseren om deze controle niet alleen aan het einde van het jaar, maar periodiek gedurende het boekjaar uit te voeren.
Actuele ontwikkelingen Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie hebben we in deze boardletter een bijlage opgenomen met actuele ontwikkelingen. Wij vragen de gemeente hier indien noodzakelijk rekening mee te houden bij het opstellen van de jaarrekening 2025.
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Op voorhand identificeren we een aantal onderwerpen met verhoogde aandacht in onze controle. Dit betreffen met name de investeringen in de Campus Terneuzen, de grondexploitaties, de prestatielevering bij inkopen en het betalingsverkeer.
Management Samenvatting
Kwaliteit interne Beheersing & IT
2. Kwaliteit interne beheersing & IT Dit hoofdstuk bevat onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing (inclusief de IT-omgeving). Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie willen wij bijdragen aan verbetering van de bedrijfsvoering van de gemeente, onder andere door het analyseren van de IT-omgeving en de bedrijfsprocessen. Onze observaties en aanbevelingen koppelen we in dit hoofdstuk aan de gemeente terug.
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
6
Management Samenvatting
2. Kwaliteit interne beheersing 2.1 Algemeen beeld
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Onderwerp
Omschrijving
Timing van de werkzaamheden
Deze boardletter bevat onze bevindingen die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2025.
Doel en reikwijdte
Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij of de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming en geven wij geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferanalyses, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel.
Risicoanalyse & controleaanpak
Op basis van onze kennis van de gemeente Terneuzen worden de belangrijkste specifieke risico’s in kaart gebracht, die mogelijk een afwijking van materieel belang veroorzaken in de jaarrekening van de gemeente Terneuzen.
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
Onze controlewerkzaamheden focussen zich op die jaarrekeningposten, schattingen, processen of transacties waarvan wij van mening zijn dat het grootste risico bestaat op een afwijking van materieel belang in de financiële overzichten, hetzij als gevolg van fouten hetzij als gevolg van fraude. We houden hierbij rekening met de effecten van de huidige risicofactoren in de sector en leggen ook de nadruk op die gebieden die door het management subjectieve beslissingen vereisen. We zullen tijdens onze controle voortdurend aandacht houden voor wijzigingen van interne en externe factoren die onze initiële risico-inschatting kunnen beïnvloeden.
7
Management Samenvatting
2. Kwaliteit interne beheersing 2.1 Algemeen beeld Onderwerp
Omschrijving
Algehele conclusie
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college in het afgelopen jaar stelt hogere eisen aan het interne beheersingssysteem. De aanwezigheid van een adequaat intern (financieel) beheersingssysteem is daarbij een essentiële randvoorwaarde om te kunnen bijsturen en de betrouwbaarheid van financiële informatie en verslaglegging is van groot belang om dit tijdig en goed te kunnen doen.
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Onze algehele conclusie is dat de interne beheersing van de gemeente in de basis op orde is. Dat blijkt onder andere uit het beperkte aantal bevindingen in onze boardletter. Wel geven we in deze boardletter een aantal aanbevelingen mee om processen verder te optimaliseren. Daarbij rapporteren we nieuwe aandachtspunten op het gebied van contractbeheersing en collegiale toetsing voor het verstrekken van beschikkingen inzake de Participatiewet. Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
Visie op interne beheersing & ontwikkelingen op het gebied van interne beheersing
De gemeente Terneuzen heeft in 2024 haar visie op interne beheersing beschreven aan de hand van een drietal bouwstenen, namelijk: Sturingsfilosofie en verdedigingslinies, Integraal risicomanagement en Lerend vermogen & verbetercultuur. Hiermee heeft de gemeente haar visie op interne beheersing gedetailleerd beschreven, waarmee de administratieve organisatie en interne beheersing de komende jaren verder doorontwikkeld kan worden.
Interne beheersing binnen het Sociaal Domein
De gemeente Terneuzen heeft tevens een externe partij een QuickScan laten uitvoeren op de bedrijfsvoering van Jeugdwet en Wmo om inzicht te krijgen in stijgende kosten en beheersingsvraagstukken. De scan toont ontwikkelpunten ten aanzien van het gebruik van data, de invulling van de financiële functie door bijvoorbeeld een business controller, contractbeheer en integraliteit in het sociaal domein. In de QuickScan wordt geadviseerd om datamanagement en business control te versterken, beleid te concretiseren met KPI’s en de organisatorische inrichting te herzien voor meer grip.
Daarnaast hebben we vernomen dat de gemeente in 2026 een nieuw controleplan zal opstellen. Daarbij onderzoekt de gemeente in hoeverre software kan bijdragen aan het vormgeven en vastleggen van (interne) controles.
We hebben vernomen dat de gemeente momenteel acties onderneemt om meer datagedreven te werken. Met het project ‘Data en Duiten’ streeft de gemeente ernaar om de kwaliteit van data binnen het sociaal domein (Jeugdwet) te verbeteren. Daarnaast wil de gemeente via dashboards meer inzicht krijgen in het sociaal domein om de interne beheersing te versterken. Dit achten we een positieve ontwikkeling. 8
Management Samenvatting
2. Kwaliteit interne beheersing 2.1 Algemeen beeld
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Onderwerp
Omschrijving
Beheersing van inkoopcontracten
Uit de tussentijdse aanbestedingsanalyse van de gemeente blijkt dat niet alle contracten centraal geregistreerd worden. De gemeente gebruikt momenteel twee verschillende applicaties voor contractbeheer (Topdesk en T-Blox), waardoor een integraal en actueel overzicht van aangegane contracten ontbreekt. Dit verhoogt het risico dat contracten niet tijdig conform de geldende Europese aanbestedingsregels worden aanbesteed, wat kan resulteren in rechtmatigheidsfouten. Wij adviseren om beheersmaatregelen te treffen die een volledige registratie van contracten waarborgen binnen één systeem. Daarnaast adviseren we om de ingestelde procedures en richtlijnen middels interne controles te blijven monitoren. We adviseren daarbij ook aandacht te hebben voor houding en gedrag om het belang van een effectief werkende beheersing van contracten te benadrukken. Het is daarbij van belang dat de verantwoordelijkheden van contracteigenaren helder worden vastgelegd en gecommuniceerd.
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Collegiale toetsing omgevingsvergunningen
Actualiteiten
We hebben geconstateerd dat er geen structurele (zichtbare) collegiale toetsing plaatsvindt op de toekenning van omgevingsvergunningen, de volledigheid van vergunningsdossiers en de berekening van de legesbedragen. In 2024 is een plan van aanpak opgesteld waarin het vier-ogenprincipe is opgenomen, maar we hebben vernomen dat dit plan in 2025 nog niet is geïmplementeerd. Hierdoor bestaat het risico dat vergunningen ten onrechte worden verstrekt of niet alle voorwaarden bevatten. Daarnaast kunnen bouwkosten verkeerd worden vastgesteld, waardoor legesbedragen onjuist berekend worden. Wij adviseren om het plan van aanpak zo tijdig mogelijk te implementeren en de collegiale toetsing op zowel inhoud als berekening van leges zichtbaar vast te leggen. Indien systeemtechnische afdwinging niet mogelijk is, adviseren wij om periodiek (interne) controles uit te voeren om naleving van richtlijnen te monitoren.
9
Management Samenvatting
2. Kwaliteit interne beheersing 2.1 Algemeen beeld
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
Onderwerp
Omschrijving
Collegiale toetsing Participatiewet
Uit de verbeteragenda 2025 van de gemeente Terneuzen blijkt dat beschikkingen in het kader van de Participatiewet niet structureel collegiaal worden getoetst door consulenten. Kwaliteitsmedewerkers voeren wel achteraf controles uit op deze beschikkingen. Door het ontbreken van een collegiale toets bestaat echter een verhoogd risico dat onjuiste of onterechte uitkeringen worden verstrekt. Wij adviseren om binnen het primaire proces een (risicogerichte) collegiale toets te implementeren. Daarmee kunnen de tweede lijn (kwaliteitsmedewerkers) en de derde lijn (VIC) meer systeemgericht in plaats van gegevensgericht controleren. Indien dit systeemtechnisch niet mogelijk is, adviseren wij om procesafspraken vast te leggen de naleving daarvan actief te monitoren.
Gebruik van digitale handtekeningen
De gemeente Terneuzen maakt gebruik van digitale handtekeningen. In het verleden hadden medewerkers toegang tot een kopie van de handtekening van een leidinggevende. In 2023 zijn uitgangspunten voor het gebruik van digitale handtekeningen vastgesteld en in 2024 is het implementatietraject gestart. In boekjaar 2025 is een koppeling tussen het zaaksysteem en de software Validsign gerealiseerd om de authenticiteit van handtekeningen te waarborgen en misbruik te voorkomen. Daarnaast werkt de gemeente aan verdere uitrol naar andere applicaties. Wij adviseren om de uitrol van digitale handtekeningen voort te zetten en periodiek te toetsen of de uitgangspunten voor gebruik van digitale handtekeningen worden nageleefd.
Zelfstandige uitvoering interne controles
Wij constateren dat de gemeente Terneuzen geen externe medewerkers meer inhuurt voor de uitvoering van (verbijzonderde) interne controles. Deze controles worden vanaf boekjaar 2025 volledig door het eigen personeel uitgevoerd. Wij zien dit als een positieve ontwikkeling, omdat het bijdraagt aan de doorontwikkeling van interne beheersing en de continuïteit van het interne controleproces.
ICT-omgeving
Als onderdeel van onze werkzaamheden hebben wij de ICT-omgeving onderzocht. De uitkomsten hieromtrent zijn opgenomen in hoofdstuk 2.
10
Management Samenvatting
2. Kwaliteit interne beheersing 2.2 Kernpunten in de controle
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Onze risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico’s die voor de gemeente relevant zijn in onze controle meenemen. De risicoanalyse is een continu proces en stellen wij gedurende de controle indien nodig bij. De belangrijkste onderkende risico’s / kernpunten in de controle zijn: •
Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet bij de gemeente op voorhand toe op de jaarrekening als geheel en niet op een specifieke post
•
De verwerking, de classificatie, waardering en de kredietrechtmatigheid van de investeringen in de Campus Terneuzen in verband met de complexiteit en verslaggevingsregels. We hebben vraagstukken hieromtrent tijdens de interimcontrole al met de ambtelijke organisatie besproken, zodat deze investeringen correct worden verantwoord in de jaarrekening 2025.
•
De waardering van de grondexploitaties
•
De prestatielevering van de inkopen
•
De betalingsorganisatie binnen de gemeente
•
De getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording
•
De verantwoording van de Wet Normering Topinkomens
•
De betrouwbaarheid van de geautomatiseerde beheersomgeving
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
In ons accountantsverslag rapporteren wij naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole over bovenstaande punten.
11
Management Samenvatting
2. Kwaliteit interne beheersing 2.3 Belangrijkste aanbevelingen
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
In onderstaand overzicht zijn de belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Wij hebben per bevinding een beknopte omschrijving opgenomen. De kleur van het symbool geeft de status van de constatering aan.
#
Proces
Bevinding
1
Inkopen
2
Status
Prioriteit 2025
Prioriteit 2024
Beheersing van inkoopcontracten
Midden
-
Omgevingsvergunning
Collegiale toetsing omgevingsvergunning ontbreekt
Midden
Midden
3
Participatiewet
Collegiale toetsing voor afgifte beschikking
Midden
-
4
Algemene beheersomgeving
Digitale handtekeningen
Laag
Midden
-
Inkopen
Borging volledigheid verplichtingenadministratie
-
Laag
-
Inkopen
Vastlegging prestatielevering inkopen
-
Midden
-
Subsidie
Collegiale toetsing subsidieverstrekking/subsidievaststelling ontbreekt
-
Midden
Opgelost Toelichting prioriteit Prioriteit hoog: Prioriteit midden: Prioriteit laag:
Actie ondernomen, maar nog niet afgerond
Geen actie ondernomen
Nieuwe bevinding
Bevinding op korte termijn opvolgen / impact hoog Bevinding op middellange termijn opvolgen / impact gemiddeld Bevinding op lange termijn opvolgen / impact laag
12
Management Samenvatting
2. Kwaliteit interne beheersing 2.4 IT General controls - Detailbevindingen Als onderdeel van onze controleaanpak hebben wij werkzaamheden uitgevoerd om inzicht te krijgen in de toepassing van de IT systemen in de bedrijfsprocessen en de daarbij (eventueel) behorende risico’s.
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Tijdens onze interim-controle voeren wij controlewerkzaamheden uit op relevante IT-beheersingsmaatregelen die de gemeente heeft genomen in de ITprocessen; beheersen van de IT-operatie (IT-continuïteitsmaatregelen en uitbestede diensten), beheersen van updates (ontwikkelen en implementeren van nieuwe functionaliteit), beheersen van de identiteit van gebruikers (opzetten passende beveiligingsinstellingen) en beheersen van de bevoegdheden van gebruikers (verlenen en onderhouden van toegang). Afhankelijk van het belang van de IT-applicatie voor de jaarrekeningcontrole en de gemeente hanteren wij een bepaalde scope waarbij wij de uitkomsten van de IT-inrichting toetsen. Voor boekjaar 2025 zijn het netwerk, de financiële applicatie Key2Financiën en de Suites voor het sociaal domein in scope. Veel handelingen die binnen organisaties plaatsvinden worden geregistreerd via automatisering. Daarbij zijn diverse interne beheersingsmaatregelen steeds vaker geautomatiseerd in softwarepakketten. Wij onderzoeken daarom de beheersing van de IT-omgeving en rapporteren daarover in deze boardletter. In de tabel hieronder hebben wij onze bevindingen opgenomen. IT-proces IT-applicatie Netwerk
Actualiteiten
Key2Financiën (financiële applicatie)
Authenticatie
Autorisatie
Legenda
Wijzigingsbeheer n.v.t
Verbetering benodigd op (korte) termijn Adviespunt, verdere aanscherping mogelijk Op dit moment voldoende
Suites voor het sociaal domein
13
Management Samenvatting
3. Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Om aan de behoeften van de gemeente te kunnen voldoen en om het proces voor de jaareinde controle efficiënt te laten verlopen vinden wij het belangrijk om vooraf afspraken te maken, het proces regelmatig te evalueren en onze bevindingen met de gemeente te delen. Om achteraf verrassingen te voorkomen willen wij de volgende werkafspraken met de gemeente maken.
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
14
Management Samenvatting
3. Voorbereiding jaarrekeningcontrole 3.1 Voorbereidingen jaarrekeningcontrole
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Wij starten in het voorjaar van 2026 met de jaarrekeningcontrole, waarbij o.a. testwerkzaamheden conform voorgaande jaren eerder zullen worden opgepakt. Om de jaarrekeningcontrole efficiënt te laten verlopen is het belangrijk dat voor de start van de jaarrekeningcontrole een conceptjaarrekening inclusief sluitende brugstaat en controledocumentatie aanwezig is. Voor de benodigde controledocumentatie (het balansdossier) zullen wij een aparte op te leveren stukkenlijst aanleveren, inclusief deadlines voor de aanlevering van de documentatie. Specifieke aandachtspunten die bijdragen aan een soepele controle voor 2025 hebben wij in onderstaande tabel samengevat.
Onderwerp
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Deelwaarnemingen en gegevensgerichte werkzaamheden
Toelichting Voor aanvang van de jaareindecontrole zullen wij de belangrijkste deelwaarnemingen uitzetten. Hiervoor is het noodzakelijk dat de gemeente tijdig de administratie(s) afsluit en de auditfile(s) aan het controleteam verstrekt. Het vooraf uitzetten van onze selecties heeft als bijkomend voordeel dat medewerkers de benodigde controledocumentatie op een geschikt moment (voor aanvang van de controle) kunnen verzamelen. Wij constateren dat tijdens de interimcontrole reeds een goede start is gemaakt met deze werkzaamheden en dat de communicatie en aanlevering vlot en adequaat zijn verlopen.
Kwaliteit van cruciaal belang
Voor een efficiënte controle en korte doorlooptijd is het van cruciaal belang om een interne kwaliteitscheck uit te voeren op de door de medewerkers aangeleverde stukken. Dit voorkomt onnodige vragen en uitzoekwerk gedurende de jaarrekeningcontrole.
Onze verwachtingen
Om een kwalitatief goede en efficiënte controle uit te voeren verwachten wij van de gemeente: • Complexe vraagstukken worden vooraf met ons afgestemd op basis van een eigen standpunt; • Tijdige aanlevering van de (volledige) jaarrekening aansluitend met de administratie en het concept jaarverslag; • Maximaal twee versies van de jaarrekening (concept en definitief); • Tijdige en volledige aanlevering van het balansdossier volgens de op te leveren stukkenlijst; • Medewerkers zijn voldoende beschikbaar om vragen (tijdig) te beantwoorden; • Na het opmaken van de jaarrekening wordt niet meer geboekt in de administratie van het te controleren boekjaar.
Actualiteiten
Bijlagen
15
Management Samenvatting
3. Voorbereiding jaarrekeningcontrole Aanpassing BADO en BBV leidt tot wijziging in o.a. financiële verordening
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
In de aanpassing van BADO op 16 april jl. is een belangrijke wijziging opgenomen: de maximale goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden (dus samen 4%) wijzigt met ingang van dit boekjaar 2025 in een maximale goedkeuringstolerantie van 2% voor afwijkingen. Met afwijkingen worden zowel fouten als onzekerheden bedoeld. Daarnaast wijzigt ook de grondslag voor de goedkeuringstolerantie van lasten inclusief toevoegingen aan de reserves naar lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt dat deze met ingang van 2025 maximaal 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves mag bedragen (in 2023 en 2024 nog maximaal 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves).
Gevolgen onzekerheden sociaal domein De hiervoor genoemde aanscherping van de tolerantiegrens naar 2% voor afwijkingen heeft mogelijk gevolgen voor gemeenten waarbij sprake is van een hoge omvang van onzekerheden in het sociaal domein. Onder de nieuwe normering kunnen deze onzekerheden sneller leiden tot een overschrijding van controletoleranties (en de diepgang van onze werkzaamheden en strekking van de verklaring raken). Om onzekerheden binnen het sociaal domein zoveel als mogelijk te beperken vragen we de gemeente om zelfstandige werkzaamheden op de prestatielevering van PGB-lasten uit te (blijven) voeren. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een tevredenheidsonderzoek onder zorgcliënten.
Gemeente Terneuzen heeft deze aanpassingen tijdig doorgevoerd in haar beleidsdocumenten.
Bijlagen
16
Management Samenvatting
3. Voorbereiding jaarrekeningcontrole Controleverklaring in aparte paragraaf ‘Overige gegevens’
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
Met ingang van het boekjaar 2025 is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) aangepast, waarbij de controleverklaring van de accountant voortaan wordt opgenomen onder het onderdeel ‘Overige gegevens’ van de jaarrekening. Deze paragraaf Overige gegevens moet in de jaarstukken worden opgenomen ná de jaarrekening en dus niet als onderdeel van de jaarrekening. Voor het proces van opstellen, goedkeuren en publiceren van de jaarstukken betekent dit dat de Raad een versie van de jaarstukken goedkeurt waarin de definitieve controleverklaring van de accountant is opgenomen. De publicatie van de jaarstukken op de website omvat voortaan de opgestelde versie inclusief de paragraaf Overige gegevens, met daarin de controleverklaring van de accountant.
Notitie grondbeleid (en rente) in jaarstukken De wijzigingen hebben met name invloed op de verslaggevingsregels: 1. Voor het faciliterend grondbeleid zijn de verhaalsmogelijkheden van kosten uitgebreid. Tevens is de kostensoortenlijst uitgebreid, waardoor ook meer kosten verhaald kunnen worden. 2. De voorwaarden voor warme gronden zijn gewijzigd. Deze voorwaarden gelden met ingang van de nieuwe notitie ook voor bedrijventerreinen. 3. Gemaakte voorbereidingskosten mogen na 5 jaar ook worden voorzien in plaats van te worden afgeboekt. Hierdoor wordt het mogelijk gemaakt om in een later stadium alsnog deze kosten op te voeren. 4. In een gemengde grondexploitatie mag het resultaat gesaldeerd worden indien de deelgebieden in ontwikkeling onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. 5. Winstneming door middel van POC methode, kan alleen plaatsvinden als de looptijd van een grondexploitatie 10 jaar of korter is. 6. Belangrijkste wijziging is dat toerekening van rente aan grondexploitaties ook conform de gemeentelijke omslagrente zal plaatsvinden. We vragen de gemeente om bovenstaande wijzigingen mee te nemen in de actualisatie van de grondexploitaties.
Bijlagen
17
Management Samenvatting
4. Actualiteiten Kwaliteit interne Beheersing & IT
Afgelopen jaar heeft het Rijk enkele wijzigingen op het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) voorgesteld voor toekomstige jaren. Samenvattend zijn in dit hoofdstuk de belangrijkste voorgestelde wijzigingen opgenomen.
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
Bijlagen
18
Management Samenvatting
4. Actualiteiten Wethouderspensioen
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
De nieuwe pensioenwet geldt vanaf 1 juli 2023, maar niet voor politieke ambtsdragers zoals wethouders. Zij vallen onder de aparte Apparegeling, die zoveel mogelijk aansluit bij de ABP-regeling voor overheidswerknemers. Sinds juli 2022 zijn de verschillen tussen Appa en ABP grotendeels gelijkgetrokken. Gemeenten betalen nu nog pensioenen rechtstreeks, maar het is de bedoeling dat deze pensioenen via een collectieve waardeoverdracht worden ondergebracht bij het ABP. Hierdoor vervalt ook de pensioenvoorziening voor wethouders op de gemeentelijke balans. Gemeenten hebben de mogelijkheid om mee te doen aan onderzoek uitgevoerd door Montae & Partners naar de verwachte overdrachtswaarde van de APPA-pensioenen naar het ABP per 1-12028. Er hebben 240 gemeenten meegedaan aan het onderzoek en overige gemeenten kunnen hieraan nog deelnemen. Commissie BBV komt in november met een standpunt over hoe om te gaan met het feit dat nu al duidelijk lijkt te zijn dat de meeste voorzieningen lager zijn dan de benodigde overdrachtswaarde.
Wet DBA Actualiteiten
De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) stelt gemeenten verplicht om zorgvuldig om te gaan met de inzet van zelfstandigen. Wij geven enkele praktische aandachtspunten om naleving te borgen en risico’s op schijnzelfstandigheid te voorkomen. • Gebruik goedgekeurde modelovereenkomsten: Werk met door de Belastingdienst goedgekeurde contracten en zorg dat de feitelijke werkwijze overeenkomt met wat in de overeenkomst staat.
Bijlagen
• Documenteer afspraken en naleving: Leg afspraken duidelijk vast en toets periodiek of deze in de praktijk worden nageleefd. Dit voorkomt dat schijnzelfstandigheid ontstaat door afwijkingen in uitvoering.
• Voorkom gezagsverhouding Zorg dat ingehuurde zzp’ers zelfstandig werken: zij bepalen zelf hun werktijden, werkwijze en gebruiken geen interne instructies alsof zij in loondienst zijn. • Voer een DBA-check uit: Gebruik een scan of checklist om te beoordelen of de samenwerking DBA-proof is. Dit helpt om risico’s op naheffingen en juridische complicaties te voorkomen.
Notitie structurele en incidentele baten en lasten De Commissie BBV heeft eind 2024 een vernieuwde notitie gepubliceerd over hoe gemeenten moeten omgaan met structurele en incidentele baten en lasten. Deze notitie geeft extra uitleg en nieuwe afspraken, vooral over het gebruik van geld uit de algemene reserve. Belangrijkste wijziging: inzet van de algemene reserve Vanaf begrotingsjaar 2025 is het toegestaan voor gemeenten om maximaal 10% van het overschot (surplus) van de algemene reserve te gebruiken om structurele uitgaven te betalen. Dit mag alleen als: • De solvabiliteit (de verhouding tussen eigen vermogen en totaal vermogen) minimaal 20% is en blijft. • Er een goede risico-inventarisatie is gemaakt. • Het weerstandsvermogen voldoende is om de risico’s op te vangen. Wat moeten gemeenten doen? • Zorg voor een duidelijke begroting. Laat in de begroting en de jaarrekening zien of er sprake is van een structureel evenwicht. Gebruik hiervoor het voorbeeld uit de notitie. • Maak onderscheid tussen incidenteel en structureel. Neem in de financiële verordening een grensbedrag op: vanaf welk bedrag moeten incidentele lasten en baten apart worden toegelicht? Licht deze incidentele baten en lasten toe in de jaarrekening. Dit zorgt voor duidelijkheid en consistentie. • Controleer het weerstandsvermogen.
Zorg dat het weerstandsvermogen groot genoeg is om de geïnventariseerde risico’s te kunnen opvangen.
19
Management Samenvatting
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
4. Actualiteiten NIS2 / Cyberbeveiligingswet
Aandachtspunten cyberbeveiligingswet
De Cyberbeveiligingswet (Cbw), die de Europese NIS2-richtlijn implementeert, is op 17 juni 2025 ingediend bij de Tweede Kamer. De beoogde inwerkingtreding is het tweede kwartaal van 2026. De wet heeft als doel de digitale weerbaarheid van vitale en essentiële organisaties te versterken, waaronder gemeenten. Gemeenten gaan rechtstreeks onder de Cbw vallen, omdat ze worden aangemerkt als essentiële overheidsentiteiten.
De wet introduceert de volgende verplichtingen voor gemeenten:
Hoewel de wet nog niet van kracht is, hebben sommige bepalingen uit de NIS2-richtlijn al directe werking. Gemeenten kunnen zich nu al vrijwillig registreren bij het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) en gebruik maken van de dienstverlening van dit centrum. De informatiebeveiligingsdienst heeft ook al diverse kennisproducten en hulpmiddelen voor gemeenten uitgewerkt. Vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Cyberbeveiligingswet geven wij een aantal concrete aandachtspunten mee.
Actualiteiten
1. Zorgplicht: gemeenten moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om hun netwerk- en informatiesystemen te beveiligen. De BIO2 normering biedt hiervoor de beoogde uitwerking. 2. Meldplicht: Ernstige cyberincidenten moeten worden gemeld aan de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI), het CSIRT en de Informatiebeveiligingsdienst (IBD). 3. Bestuurlijke verantwoordelijkheid: Burgemeesters en wethouders zijn persoonlijk verantwoordelijk voor naleving. Zij moeten een verplichte training informatiebeveiliging volgen. Bij nalatigheid kunnen boetes oplopen tot €10 miljoen voor de organisatie en €25.000 voor individuele bestuurders. 4. Toezicht van de Rijksdienst Digitale Infrastructuur (RDI): De RDI houdt toezicht op de naleving van de cyberbeveiligingswet door gemeenten. Dit toezicht omvat onder andere: •
Inspecties en onderzoeken naar de naleving van de wettelijke zorgplicht, meldplicht en registratieplicht.
•
Handhaving bij overtredingen, waaronder het opleggen van boetes.
•
Informatieverzoeken en verplichtingen tot medewerking: gemeenten moeten alle voor het toezicht relevante informatie tijdig verstrekken en medewerking verlenen aan onderzoeken van de RDI.
Bijlagen
20
Management Samenvatting
4. Actualiteiten Notitie verbonden partijen Op 24 juni jl. heeft commissie BBV de aangepaste Notitie Verbonden partijen gepubliceerd. Wijzigingen volgen met name uit de per 1 juli 2022 aangepaste Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De belangrijkste wijzigingen die in de notitie verder worden uitgewerkt zijn:
Kwaliteit interne Beheersing & IT
Voorbereiding Jaarrekeningcontrole
Actualiteiten
Versterking van de positie van gemeenteraden • Zienswijze indienen: Gemeenteraden krijgen meer invloed én verantwoordelijkheid doordat ze zienswijzen mogen indienen bij belangrijke besluiten zoals de begroting, jaarrekening en beleidsnota’s.
Introductie van aanvullende controle-instrumenten raad • Recht van enquête: Recht om onderzoek te doen naar mogelijke misstanden binnen een GR. Dit omvat het recht van enquête.
• Adviescommissie: De mogelijkheid om een gemeenschappelijke adviescommissie in te stellen, die gemeenteraden ondersteunt in hun taak, is geïntroduceerd.
• Onderzoek door rekenkamers: Rekenkamers kunnen o.a. onderzoek doen naar het gevoerde bestuur van een GR. Omdat meerdere gemeenten en rekenkamers betrokken zijn bij GR's, worden audits waarschijnlijk vaker en grondiger uitgevoerd.
• Informatieplicht: Colleges van burgemeester en wethouders moeten proactief de gemeenteraden op de hoogte houden van relevante ontwikkelingen binnen de GR’en.
• Evaluatie van de regeling: Gemeenteraden kunnen nu afspraken maken over de frequentie en focus van evaluaties van de GR.
Verbetering van governance-structuren • Uittreding uit een regeling: Het maken van duidelijke afspraken over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon bij uittreding uit een GR. Dit omvat zaken als personeel, contracten, huisvesting en investeringen. • Begrotingscyclus: De termijnen voor de indiening van de kadernota, de ontwerpbegroting en de begroting zijn aangepast om een betere afstemming op de besluitvorming van de gemeenteraad te waarborgen.
Bijlagen
De nieuwe verplichtingen en controle-instrumenten kunnen leiden tot een hogere ambtelijke en bestuurlijke capaciteitsdruk. Wij adviseren de gemeente interne processen te evalueren en waar nodig aan te passen. Daarnaast is het van belang om vast te stellen of de capaciteit binnen de gemeente voldoende is om te kunnen voldoen aan de mogelijk aanvullende belasting.
21
Contact Rutger Peelen Partner Audit r.peelen@bakertilly.nl Robert-Jan Buijze Manager Audit r.buijze@bakertilly.nl
Kantoorgegevens Baker Tilly Stationspark 8b Postbus 85 4460 AG Goes T +31 (0) 113 24 20 00