2026-02-05 IC11- Bijlage 1 Brief met rapport integrale inspectie (geanonimiseerd)

ZEEUWSARCHIEF Hofplein 16: Postbus 70, 4330 AB Middelburg (o118)67 88 oo info@zeeuwsarchief.nl -

Aan

het

van

de gemeente Terneuzen

college van burgemeester en

-

www.zeeuwsarchief.nl

wethouders

Postbus 35 4530 AA Terneuzen

Datum

:4 november

Onderwerp

:

Ons

Integrale archiefinspectie : A-283/2025

kenmerk

Bijlagen

2d

Behandeld door

:

Geacht

2025 2025

(geanonimiseerd) EN

college,

‘Integrale archiefinspectie 2025’ aan. In het kader van artikel 11 van de Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019 voerde het Zeeuws Archief een integrale archiefinspectie uit. De wettelijke grondslag is te vinden in artikel Hierbij

bied ik

32 van

de Archiefwet

u

het rapport

waarin

het toezicht door de gemeentearchivaris op het

informatiebeheer is geregeld. In het

rapport worden vijf hoofdaanbevelingen gedaan: 1. Actualiseer de lokale regelgeving en kom verantwoordelijkheden 2.

Het

na

het informatiebewustzijn

3.

Vergroot Implementeer

4.

Stel

een

kwaliteitszorg informatiebeheerplan vast met

aandacht

5.

Borg

het informatiebeheer bij verbonden

partijen

is van

belang

interne

dat de knelpunten

zo

snel

mogelijk

(geanonimiseerd)

voor

worden

prioritering

en

uitvoering

opgelost Desgewenst

Zaaknummer:

emeentearchivaris Ingekomen:

Afdeling:

—

6 NOV.

2025

Integrale archiefinspectie 2025 Gemeente Terneuzen

ZEEUWSARCH

I EF

COLOFON

Organisatie: Auteurs:

Zeeuws Archief (geanonimiseerd)

Datum:

4 november

Versie:

1.0

2025

Inhoudsopgave Inleiding

4

Aanbevelingen

4

1. 2.

Actualiseer de lokale regelgeving en kom verantwoordelijkheden na Vergroot het informatiebewustzijn

4 5

2. 1 Introduceer verplichte , periodieke trainingen 2. 2 Ga proactief de organisatie in 2. 3 Pak het informatiebewustzijn integraal aan 3.

Implementeer

4.

Stel een informatiebeheerplan vast met aandacht voor prioritering en uitvoering Borg het informatiebeheer bij verbonden partijen

5. Bijlage 1 Bronnenlijst

5 5 5

interne kwaliteitszorg

6 6 8 9

3

Inleiding De gemeentearchivaris voert in het kader van artikel 32 van de Archiefwet 1995 toezicht uit op het beheer van de informatie die nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Die bepaling is overgenomen in artikel 11 van de Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019. Het Zeeuws Archief is aangewezen als gemeentearchivaris. Het Zeeuws Archief hanteert een driejarige cyclus , waarin een integrale inspectie , deelinspectie(s) en opvolging van de uitgevoerde inspecties elkaar afwisselen. De voorgaande integrale inspectie dateert van 12 augustus 2021. Er zijn in september 2023 en in april 2025 deelinspecties uitgevoerd. Er staan verwijzingen naar deze eerdere inspecties in het rapport als ze overlappen met de huidige bevindingen. In dergelijke situaties adviseren wij om de aanbevelingen in onderlinge samenhang op te pakken. In dit rapport wordt verslag gedaan van de integrale inspectie , uitgevoerd in het derde kwartaal van 2025. De integrale inspectie heeft bijgaand rapport opgeleverd met hierin aanbevelingen voor geconstateerde knelpunten. Het rapport dient gebruikt te worden als bestuurlijk verantwoordingsinstrument aan de gemeenteraad. In het onderzoek is gebruik gemaakt van de KPI-methodiek (Kritische Prestatie Indicatoren) die door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is opgesteld , er is een bureaustudie uitgevoerd en er zijn interviews afgenomen.

Aanbevelingen 1. Actualiseer de lokale regelgeving en kom verantwoordelijkheden na De Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019 en het Besluit Informatiebeheer gemeente Terneuzen 2019 zijn onder meer vanwege organisatiewijzigingen niet meer actueel. Er staat in theorie een stevige governancestructuur , maar er wordt er in de praktijk onvoldoende uitvoering gegeven aan de uitwerking van die verantwoordelijkheden. Het is van belang om de Informatieverordening en het Besluit Informatiebeheer te actualiseren en vast te stellen zodra de nieuwe Archiefwet in werking treedt. Draag vervolgens zorg voor de communicatie en inbedding van de lokale regelgeving in de organisatie , zodat deze zich bewust is van de gemaakte afspraken. Deze aanbeveling valt onder KPI 1. 2 van de VNG. In de KPIrapportage Terneuzen 2021 is in paragraaf 1. 1 een vergelijkbare aanbeveling gedaan. Op managementniveau zijn in het Besluit Informatiebeheer verantwoordelijkheden vastgelegd voor de kwaliteit van informatie en zijn afdelingshoofden en teamleiders belast met de dagelijkse leiding , zodat informatie voldoet aan het afgesproken kwaliteitsniveau. Deze verantwoordelijkheden kunnen alleen genomen worden als afdelingshoofden en teamleiders daarvan op de hoogte zijn. Uit de interviews en de bureaustudie blijkt dat dit niet altijd het geval is , zie daarvoor ook aanbeveling 2.

Informatieprofessionals zijn verantwoordelijk voor het adviseren en controleren van processen en vervolgens voor de uitvoering en verbetering ervan. Uit aanbeveling 3 en 4 blijkt dat ook deze verantwoordelijkheid niet volledig wordt nagekomen. 4

Daarnaast is het van belang dat u de gemeenteraad altijd volledig informeert met het toevoegen van alle formele verslagen en/of adviezen van de archivaris (zie artikel 10 van de Informatieverordening gemeente Terneuzen 2019) en dat volgens de afspraken een mededeling aan de archivaris wordt gedaan (zie artikel 6 en 7 van het Besluit Informatiebeheer gemeente Terneuzen 2019). Dit wordt niet altijd in de praktijk gebracht , een voorbeeld daarvan is de invoering van het informatiesysteem Microsoft365. Het risico daarvan is dat er belangrijke archiefwettelijke componenten over het hoofd worden gezien , waardoor er achteraf herstelwerkzaamheden nodig zijn. Dat kan voor zowel de doorlooptijd als op financieel gebied negatieve consequenties hebben. 2. Vergroot het informatiebewustzijn Het Besluit informatiebeheer bevat verantwoordelijkheden voor management en informatieprofessionals. Daarnaast zijn behandelaars verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun digitale dossiers. De verantwoordelijkheden kunnen alleen genomen worden als leidinggevenden en behandelaars zich voldoende bewust zijn van het belang van de duurzame toegankelijkheid van informatie. In de KPI-rapportage Terneuzen 2021 is in paragraaf 1. 2 eveneens de aanbeveling gedaan om het informatiebewustzijn hoog op de agenda te houden. We bevelen aan om diverse maatregelen te nemen om het informatiebewustzijn te vergroten: 2.

1 Introduceer verplichte , periodieke trainingen Op dit moment zijn er alleen vrijblijvende trainingen op het gebied van het zaaksysteem. Het is van belang om medewerkers bewust te maken van de grote hoeveelheid informatie(stromen) waar zij verantwoordelijk voor zijn. Zorg daarom voor een bredere insteek van de trainingen dan alleen het gebruik van het zaaksysteem (denk aan archivering in vakapplicaties , Microsoft365 en het archiveren van e-mails). Daarnaast zorgt een verplicht en periodiek karakter ervoor dat kennis actueel blijft. 2. 2 Ga proactief de organisatie in Volgens het Informatiebeheerhandboek worden er kwaliteitscontroles uitgevoerd op gestarte en afgesloten zaken. Op dit moment worden deze kwaliteitscontroles echter niet uitgevoerd , waardoor er geen lerend effect optreedt. Als de informatieprofessionals de controles uitvoeren en de uitkomst van kwaliteitscontroles terugkoppelen aan leidinggevenden en behandelaars , kan er structureel een verbetering worden aangebracht in het opslaan van informatie. Zet de expertise niet alleen in bij kwaliteitscontroles in het zaaksysteem , maar ook voor andere informatiesystemen. Door proactief de organisatie in te gaan , kunnen de informatieprofessionals hun rol nemen zoals beschreven in artikel 4. 6 van het Besluit informatiebeheer. 2.

3 Pak het informatiebewustzijn integraal aan Op het gebied van privacy en informatiebeveiliging wordt al meer aan bewustwording gedaan. In het jaarverslag 2023 , paragraaf E bedrijfsvoering , Informatisering en automatisering wordt gezegd dat er een " bewustwordingsplan vastgesteld [is] voor het creëren van bewustwording 5

over privacy en informatiebeveiliging. " Sluit informatiebeheer daarbij aan , zodat op integrale manier de bewustwording van de organisatie vergroot wordt. Hetzelfde geldt voor de werkzaamheden van de I&A-adviseurs. Uit interviews en de bureaustudie blijkt dat zij de organisatie ingaan en vragen over bijvoorbeeld privacy wel ophalen , maar dat zij geen of in mindere mate een rol hebben in vragen en advisering rondom informatiebeheer. Door archivering integraal op te pakken met privacy en informatiebeveiliging , wordt het informatiebewustzijn van de organisatie in algemene zin vergroot.

3. Implementeer interne kwaliteitszorg De duurzame toegankelijkheid van informatie wordt op dit moment onvoldoende systematisch geborgd. Er wordt een applicatie (Key2Control) gebruikt als kwaliteitssysteem , maar deze toot wordt niet voldoende ingezet om als verbetercyclus te dienen. Er is in deze applicatie in kaart gebracht welke tekortkomingen opgepakt moeten worden , maar de prioritering , uitvoering , evaluatie en bijsturing van een verbeterde werkwijze worden nog niet gedaan. In artikel 5 van het Besluit Informatiebeheer gemeente Terneuzen 2019 staat dat de beheerder verantwoordelijk is voor het informatiebeheer conform het kwaliteitssysteem. Er worden acht aspecten genoemd , maar nog niet alle acht zijn uitgewerkt en vastgelegd. Neem in het kwaliteitssysteem deze aspecten mee , naast de kwaliteitscontroles die genoemd zijn in paragraaf 2. 2. Onderzoek of er mogelijkheden zijn om aan te sluiten bij andere vormen van interne kwaliteitszorg in de organisatie , omdat samenwerking met andere informatiedisciplines meerwaarde oplevert. Ook kan er gedacht worden aan de verbeteragenda van de concernstaf. In paragraaf 1. 4 van de KPI-rapportage Terneuzen 2021 is deze aanbeveling deels al gedaan en ook in aanbeveling 6 van de rapportage Aspectinspectie Informatiebeheer Jeugdwet (2023). Deze aanbeveling valt onder KPI 4 van de VNG.

Daarnaast is het hebben van een kwaliteitssysteem verplicht volgens artikel 16 van de Archiefregeling. 4. Stel een informatiebeheerplan vast met aandacht voor prioritering en uitvoering Er is een concept-informatiebeleidsplan. Voor de duurzame toegankelijkheid van informatie ontbreekt een geformaliseerd informatiebeleidplan. Daardoor worden veel losse werkzaamheden niet geprioriteerd of in samenhang uitgevoerd. In paragraaf 4. 1. 5 van het informatiebeleidsplan wordt er kort aandacht geschonken aan het aspect archiveren , maar het uitgangspunt om informatiestromen te digitaliseren biedt onvoldoende houvast. Zorg voor een informatiebeheerplan dat op managementniveau gedragen en geformaliseerd wordt. Onderstaande aanbevelingen dienen meegenomen te worden: a. Zorg voor grip op informatiestromen Er is onvoldoende grip op informatiestromen en in welke applicaties wordt gearchiveerd. Zorg voor een overzicht waar zowel permanent te bewaren informatie als op termijn vernietigbare informatie opgeslagen wordt. Er kan mogelijk gebruik gemaakt worden van overzichten die al

6

aanwezig zijn , zoals het verwerkingsregister. Controleer of de applicaties geschikt zijn om in te archiveren , bijvoorbeeld door gebruik te maken van het DUTO-raamwerk. Deze aanbeveling wordt ook gedaan in de rapportage Aspectinspectie Informatiebeheer Jeugdwet (2023) als het gaat om de vakapplicatie Suite4Jeugdzorg. Het is belangrijk om te weten waar informatie gearchiveerd wordt en of dit duurzaam toegankelijk gebeurt , omdat die informatie van cruciaal belang is voor efficiënte bedrijfsvoering , voor het nemen van besluiten op basis van volledige informatie en bijvoorbeeld het beantwoorden van Woo-verzoeken. b. Werk digitale vernietigingsachterstanden

weg

Er is een achterstand ontstaan bij het vernietigen van digitale informatie uit alle informatiesystemen (denk aan het zaaksysteem , Rx. Mission , YouForce en Centricapplicaties). De gemeente Terneuzen levert wel jaarlijks een vernietigingslijst aan voor analoge informatie , maar de vernietigingsplicht geldt ook voor digitale informatie. Informatie dient op tijd te worden vernietigd , want de maatschappij moet erop kunnen vertrouwen dat informatie daadwerkelijk

vernietigd wordt. lijst met beperkingen op de openbaarheid vast moeten digitaal gevormde archieven overgebracht worden. Ook bij digitaal gevormde archieven zal de gemeente beperkingen op de openbaarheid stellen. Op dit moment is dit nog niet ingericht in de informatiesystemen. Bij informatie in bijvoorbeeld het zaaksysteem en Rx. Mission is het van belang om al bij het afsluiten van de zaak na te denken over het stellen van beperkingen op de openbaarheid. De noodzaak is extra groot omdat behandelaars zelf verantwoordelijk zijn voor hun digitale dossiers. Als de nieuwe Archiefwet in werking treedt , is de overbrengingstermijn slechts tien jaar. Als er niet nu al wordt nagedacht over de beperkingen op de openbaarheid , loopt de gemeente het risico dat informatie na overbrenging onbedoeld openbaar wordt of dat op het moment van overbrenging veel inzet nodig is van de gemeente om deze beperkingen met terugwerkende kracht toe te voegen. Deze aanbeveling kan mogelijk geïntegreerd worden in de kwaliteitscontroles die genoemd worden in paragraaf 2. 2. c.

Stel

een

In de toekomst

d. Stel een metadataschema vast De gemeente heeft geen metadataschema vastgesteld. Dat is nodig om informatie vindbaar te houden en om informatie goed te kunnen vernietigen of over te brengen. Daarnaast verplicht artikel 19 van de Archiefregeling om een metagegevensschema vast te leggen. Dat geldt niet alleen voor informatie in het zaaksysteem , maar ook informatie in andere (vak)applicaties zoals Rx. Mission. Het MDTO-metagegevensschema kan daarvoor als basis dienen. Zie hiervoor ook aanbeveling 5 uit de rapportage Aspectinspectie Informatiebeheer Jeugdwet (2023). e.

Hanteer een lijst met voorkeursformaten

Er is geen interne richtlijn voor het gebruik van bestandsformaten. Onderzoek of in de organisatie minder goed toegankelijke bestandsformaten gebruikt worden. Het risico is dan dat informatie later niet te openen is. Daarmee is de toegankelijkheid van informatie minder goed geborgd. Artikel 26 van de Archiefregeling verplicht een overheidsorganisatie zich voor te

bereiden op toekomstige overbrenging van archieven in open en toegankelijke bestandsformaten. De landelijke norm Voorkeursformaten kan als basis dienen.

7

f. Zorg voor het publiceren en implementeren van de hotspotmonitor Een hotspotmonitor is een instrument om cultuurhistorisch waardevolle informatie over bijzondere gebeurtenissen blijvend te bewaren , die anders mogelijk vernietigd zou worden. De gemeente Terneuzen heeft voortvarend een hotspotlijst vastgesteld. Nu is het van belang om de hotspotlijst te publiceren , zodat de gemeente transparant is over haar selectiebeleid. Vervolgens moet de hotspotmonitor daadwerkelijk ingericht en toegepast worden in het uitzonderen van vernietigen van informatie. g. Implementeer aanbevelingen voor de routinematige vervanging Een van de beheerprocessen die de gemeente uitvoert is vervanging. Het Zeeuws Archief heeft begin 2025 een aantal aanbevelingen gedaan om het proces en het handboek te verbeteren. De gemeente Terneuzen heeft deze aanbevelingen ter harte genomen en is hier actief mee aan de slag gegaan. Prioriteer en voer ook deze aanbevelingen uit.

h. Actualiseer het calamiteitenplan De gemeente Terneuzen werkt grotendeels digitaal , maar de archiefruimte is nog in gebruik. Het huidige calamiteitenplan is verouderd. Dat kan zorgen voor vertraging of onjuist handelen bij incidenten , met het risico voor beschadiging of vernietiging van belangrijke informatie. Actualiseer daarom het plan en zorg dat het plan bekend is in de organisatie. 5. Borg het informatiebeheer bij verbonden partijen Gemeentelijke informatie waarvoor de gemeente verantwoordelijkheid draagt en die is ondergebracht bij een verbonden partij , vormt een risico als er geen afspraken zijn. Er ontbreken afspraken over de duurzame toegankelijkheid van de informatie bij verschillende verbonden partijen waar de gemeente deel van uitmaakt. Er is wel een kadernota gemaakt met betrekking tot verbonden partijen en in de begroting/verantwoording is een paragraaf opgenomen over verbonden partijen. Het is van belang om vervolgens afspraken te maken met die verbonden partijen over de duurzame toegankelijkheid van informatie en om die afspraken te monitoren. Neem de monitoring van de (naleving van de) afspraken mee in het kwaliteitssysteem uit aanbeveling 3. In het maken van de afspraken kan samengewerkt worden als er ook andere overheden deel uitmaken van de betreffende verbonden partij.

Ook bij het wijzigen of aangaan van nieuwe samenwerkingsverbanden is het belangrijk dat het informatiebeheer structureel geborgd wordt. In de rapportage Aspectinspectie Informatiebeheer Jeugdwet (2023) worden aanbevelingen gedaan met betrekking tot verbonden partijen Aan-Z en Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland (IJZ).

8

Bijlage 1 Bronnenlijst ➢20250717

Verslag intern overleg Informatiebeheer en Archief > 20250703 Verbeterplan IBT 2025 ➢20250703 Export verwerkingen verwerkingsregister gemeente Terneuzen ➢20250701 Raadsbesluit Overdracht VTH-archieftaken naar RUD Zeeland ➢20250701 Raadsbesluit Zienswijze toetreding tot en wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief ➢20250625 Lijst met bewaartermijnen per zaaktype uit zaaksysteem ➢20250624 Collegebesluit Verbeterplan informatie- en archiefbeheer ➢20250623 Verslag intern overleg Informatiebeheer en Archief > 20250520 Collegebesluit Zienswijze toetreding tot en wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief ➢20250430 Meting en gap analyse KIDO/v3 > 20241009 Verklaring van vernietiging voor 2023 ➢20240820 Collegebesluit Verslag en jaarverantwoording archief 2023 > 20240329 Verklaring van vernietiging verkiezingen 22 november 2023 ➢20240307 Raadsbesluit Zienswijze op voorgenomen besluit toetreding gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief > 20240229 Informatiebeleidsplan 2024-2028 > 20240206 Zienswijze op voorgenomen besluit toetreding gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief i- 20230822 Raadsinformatiebrief informatiebeheer > 20230808 Informatiebeheerhandboek Gemeente Terneuzen 2023 ➢20230101 Vernietigingslijst 2023 — Analoog archief > 20221220 Collegebesluit aanwijzing hotspots 2022 > 202211 Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Terneuzen 2023 tot

en met 2025 > 20220101 Vernietigingslijst Terneuzen (1) ➢20220101 Vernietigingslijst Terneuzen (2) > 20220101 Vernietigingslijst Terneuzen (3) ) 202104 Bedrijfsplan Informatisering en Automatisering (I&A) > 2018 Calamiteitenplan concept ➢Aanvraag nieuwe zaaktype > Overzicht applicaties > Rapportage Power BI Zaaksysteem ➢Verklaringen van overbrenging gemeentearchief Terneuzen > 20250409 Rapportage Audit Routinematige Vervanging Gemeente Terneuzen. > 20250116 Conceptverslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de Kritische Prestatie Indicatoren. Gemeente Terneuzen 20210812 KPI-rapportage Terneuzen 2021. Onderzoeksverslag over het informatiebeheer bij de gemeente Terneuzen 20230922 Rapportage Aspectinspectie Informatiebeheer Jeugdwet (2023)

9