2025-11-11 C10 - Opdrachtbevestiging controle jaarrekening 2025 (geanonimiseerd)

@

Accountants

bakertilly Baker

Tilly (Netherlands) Stationspark 8b Postbus 4460 AB

PERSOONLIJK Gemeente Terneuzen T.a.v. mevrouw (geanonimiseerd) 4 4531 GZ TERNEUZEN

T:

85 Goes

(0)113

24 20 00

goes@bakertilly.nl

www.bakertilly.nl

Stadhuisplein

Datum 24 september 2025

+31

B.V.

KvK:

Referentie

Behandeld

2508-0234311016041\v4.0

mw.

24425560

door

(geanonimiseerd)

Betreft

Opdrachtbevestiging Geachte In

mevrouw

Het doet

ons

Door middel

jaarrekening

2025

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

overeenstemming

te controleren

controle

met

het besluit van de gemeenteraad heeft u ons verzocht de jaarrekening de gemeente Terneuzen over het boekjaar eindigend op 31 december 2025. genoegen met deze brief de continuering van deze opdracht te bevestigen. van

opdrachtbevestiging worden de continuering van de opdracht, de omvang van de Baker Tilly (Netherlands) B.V. ten opzichte van uw gemeente en de wijze van verantwoordelijkheid rapportering vastgelegd en bevestigd. Wij verzoeken u een exemplaar van de opdrachtbevestiging te van

deze

van

ondertekenen

en

aan

ons

retour te sturen.

Opdracht Jaarrekening Als accountant van de gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening van de gemeente Terneuzen door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig met het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek geven wij weer in een controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening. Informatie ter ondersteuning

van

ons

het

oordeel

Controleaanpak Frauderisico’s Wij rapporteren, in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 700, in onze controleverklaring op welke wijze wij hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Naast Fraude zal door ons in de controleverklaring gerapporteerd worden over de wijze waarop wij hebben ingespeeld op de geschiktheid van het hanteren door het college van burgemeester en wethouders van de veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie bij het opstellen en presenteren van de financiële overzichten en op gebeurtenissen of omstandigheden, die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over de mogelijkheid van de gemeente om haar financiële risico's op te vangen.

Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met (Netherlands) B.V, waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560, In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.

Baker Tilly Baker

Tilly (Netherlands) B.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd, the members of which are separate and independent legal entities.

Accountants

Voor de informatie ter ondersteuning van ons oordeel zullen wij verwijzen naar eventuele toelichtingen in de financiële overzichten. Het is mogelijk dat naast de uitgevoerde werkzaamheden ook belangrijke waarnemingen en de uitkomsten van de werkzaamheden zullen worden gerapporteerd.

Onze controlewerkzaamheden worden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. De rapportering over fraude en de veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie wordt opgenomen ter ondersteuning van ons oordeel over de jaarrekening en houdt geen afzonderlijk oordeel of conclusie in over deze aangelegenheden.

Andere informatie Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie waaronder het jaarverslag en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen daarbij op basis van onze kennis en ons begrip te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins of de andere informatie: ▪ met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; ▪ alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten is vereist. ,

,

,

,

Dit om met deze werkzaamheden te voldoen aan de vereisten in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.

Onze verantwoordelijkheden met betrekking tot andere informatie op basis van de Nederlandse Standaard 720 gelden ongeacht of de andere informatie is verkregen voor of na de datum van de controleverklaring. Als de accountant concludeert dat er een afwijking van materieel belang bestaat in de andere informatie die verkregen is na de datum van de controleverklaring dient de ,

accountant: a.

als de andere informatie (adequaat) is gecorrigeerd de werkzaamheden uit te voeren die noodzakelijk zijn in de omstandigheden (afhankelijk van de vraag of de andere informatie voor de correctie al was gepubliceerd); of

b.

als de andere informatie niet (adequaat) gecorrigeerd is na communicatie met de personen belast met governance passende maatregelen te nemen rekening houdend met de wettelijke rechten en verplichtingen van de accountant en te streven naar het op passende wijze onder de aandacht brengen van de ongecorrigeerde materiële afwijking bij de gebruikers voor wie de controleverklaring is opgesteld.

,

,

,

Single information Single audit Ingevolge artikel 213 lid 3 (b) Gemeentewet onderzoeken wij of de baten en lasten alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 Financiëleverhoudingswet (hierna: de specifieke uitkeringen) rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de jaarrekening is verantwoordingsinformatie opgenomen over deze specifieke uitkeringen (de SiSa-bijlage). ,

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSa-website van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Goedkeuringstolerantie

De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt 2% van de werkelijke totale lasten (exclusief toevoegingen aan de reserves) volgens de jaarrekening 2025 van uw gemeente zoals bedoeld in artikel 213 derde lid van de Gemeentewet. ,

,

,

2

Accountants

Verantwoordelijkheid van de accountant voor de controle van de jaarrekening Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht waaronder de Nederlandse controlestandaarden het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) de Nota verwachtingen accountantscontrole 2025 het controleprotocol dat is vastgesteld door de raad en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2025. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften. Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening gedragsen beroepsregels accountants (VGBA) kunnen wij u die toesturen. ,

,

,

,

Wij zijn gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. ,

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming inclusief de inschatting van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. ,

Bij deze risico-inschattingen betrekken wij ook de interne beheersing die relevant is voor het door de gemeente opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. ,

Deze risico-inschattingen zijn gericht op het opzetten van passende controlewerkzaamheden en niet gericht op het geven van een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersing. Een controle omvat daarnaast het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving van de redelijkheid van de schattingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en ook het algehele beeld van de jaarrekening. ,

,

Wij wijzen u erop dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere inherente beperkingen van een controle plus de inherente beperkingen van elk systeem van interne beheersing er een onvermijdbaar risico bestaat dat er zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft. ,

,

Specifieke subsidieverantwoordingen Op grond van specifieke (wettelijke) regelingen of overeenkomsten nemen wij desgevraagd ook additioneel opkomende verzoeken om een controleverklaring bij afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen ter hand. Naast de in deze opdrachtbevestiging algemeen opgenomen voorwaarden rondom bijvoorbeeld verantwoordelijkheden fraude en onafhankelijkheid die ook gelden ten aanzien van de specifieke subsidieverantwoordingen geldt nog een aantal aanvullende aspecten. ,

,

,

Uw college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het juist tijdig en volledig opstellen van de specifieke subsidieverantwoordingen die ter controle aan ons worden aangeboden. De te controleren subsidieverantwoordingen worden controle gereed aangeboden. Dit wil zeggen voorzien van de relevante documentatie en voorafgaand aan onze controle onderworpen aan een adequate interne controle. Wanneer dit niet het geval is zullen wij dit aan uw college van burgemeester en wethouders terug melden. Wij wijzen u erop dat op basis van (wettelijke) regelingen/overeenkomsten onze controlewerkzaamheden voor specifieke subsidieverantwoordingen doorgaans met een grotere diepgang moeten worden uitgevoerd dan voor een reguliere jaarrekeningcontrole. ,

,

Wij zullen u verzoeken om mededelingen die zijn gedaan in het kader van onze controle van onze controle van specifieke subsidieverantwoordingen schriftelijk te bevestigen.

3

@

Accountants

bakertilly

Wanneer

ons specifieke subsidieverantwoordingen worden aangeboden die een hoog risicoprofiel dan zullen wij dit met u communiceren en hiervoor een afzonderlijke, door uw college van kennen, burgemeester en wethouders te ondertekenen opdrachtbevestiging doen toekomen. Bij reguliere subsidieverantwoordingen met een laag risicoprofiel zullen wij u een prijsopgave doen toekomen, waarin wij verwijzen naar de hiervoor genoemde voorwaarden.

Externe accountant De heer drs. BN (geanonimiseerd) RA is als externe accountant verantwoordelijk voor de uitvoering van de opdracht. Indien de omstandigheden of de uit te voeren werkzaamheden aanleiding geven tot aanpassing van het controleteam zullen wij daarover met u in overleg treden.

Onafhankelijkheid Op grond van Nederlands recht waaronder, de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), is vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze ‘'assurance-cliënten'. Deze regelgeving bevat onder meer controlecliënten kunnen verlenen.

beperkingen

ten

aanzien

van

de diensten, die

wij aan

Als

uitgangspunt geldt verder dat wij in het kader van onze dienstverlening niet participeren in besluitvormingsprocessen binnen uw gemeente en ook geen besluiten namens uw gemeente nemen. Voorts gelden aanvullende voorwaarden of beperkingen als wij of andere onderdelen van ons netwerk ook bepaalde non-assurance-diensten zouden gaan verrichten. In voorkomende gevallen bespreken wij deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u. Indien die de

wij gestart zijn met de uitvoering van de controleopdracht en daarna omstandigheden identificeren onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht in gevaar zouden kunnen brengen, moeten wij onze werkzaamheden ter uitvoering van de controleopdracht mogelijk met onmiddellijke ingang opschorten. In dat geval zullen wij trachten zo snel mogelijk een oplossing te vinden die ons in staat stelt de controleopdracht voort te zetten. Indien wij van mening zijn dat de situatie niet kan worden opgelost, zullen wij mogelijk genoodzaakt zijn de controleopdracht tussentijds te beëindigen. Als de ons of

bedreiging

voortvloeit uit een samenloop van de controleopdracht met een andere opdracht aan onderdeel van ons netwerk en een oplossing ons inziens niet mogelijk is, dan kan het noodzakelijk zijn dat een van de opdrachten tussentijds wordt beëindigd. Wij stellen u op de hoogte voordat wij een dergelijk besluit nemen. Voor schade die voortvloeit uit een dergelijke beëindiging zijn wij niet aansprakelijk. Het voorgaande blijft buiten toepassing indien sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van onze zijde. aan

een

Om

onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend te kunnen waarborgen informeert het college van burgemeester en wethouders ons over de juridische structuur van uw gemeente en ook van alle overige organisaties, waarmee uw gemeente direct of indirect is verbonden. (Voorgenomen) wijzigingen in de juridische structuur van de gemeente of in de samenstelling of structuur van de gemeente kunnen ertoe leiden dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen.

Wij bespreken

in voorkomende gevallen potentiële bedreigingen van onze Het kan in dat verband bijvoorbeeld gaan om de volgende onderwerpen: Langdurige betrokkenheid __ Geschenken en gastvrijheid _ Zakelijke relaties __ Werkrelaties (in dienst treden bij controlecliënt) =

»

»

»

onafhankelijkheid

met

u.

Accountants

Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten. Verder zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Meldplicht op grond van artikel 26 Wta Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van materieel belang handelen wij ook in overeenstemming met artikel 26 lid 2 Wta. Nadere voorschriften NOCLAR Voor ons gelden de Nadere voorschriften NOCLAR (non-compliance with laws and regulations) hierna NV NOCLAR. Hierin staat hoe wij moeten handelen ingeval van niet-naleving van wet- en regelgeving door uw organisatie. In voorkomend geval moeten wij mogelijk een relevante niet-naleving onmiddellijk melden aan een bevoegde instantie. Voor meer informatie over de NV NOCLAR verwijzen wij u graag naar de website van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (https://nba. nl). ,

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Door deze opdrachtbevestiging te ondertekenen erkent en begrijpt u dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijkheid is voor: ▪ het opmaken van de jaarrekening die de grootte en samenstelling van zowel de activa en passiva als de baten en lasten getrouw dient weer te geven in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten; ▪ de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving waaronder verordeningen opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader; ▪ het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording waarin opgenomen is: datum vaststelling normenkader; o het door de raad vastgestelde grensbedrag; o wel of niet voldoen aan de rechtmatigheidscriteria; o geconstateerde afwijkingen boven de verantwoordingsgrens; o ▪ een zodanige interne beheersing als het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of van fouten; ▪ het opstellen van de andere informatie waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het Besluit Begroting en

Verantwoording provincies en gemeenten; ▪ het onderbouwen van de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie en de afweging of de gemeente in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder; en voor ▪ het in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van het jaarverslag geven van een evenwichtige en volledige analyse zoals opgenomen in artikel 11 lid 2 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. ,

,

,

,

,

,

en verder voor het aan ons: ▪

toegang verschaffen tot alle informatie die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording zoals de vastleggingen documentatie en andere aangelegenheden; verstrekken van aanvullende informatie die wij vragen voor het doel van de controle; onbeperkt toegang verlenen tot personen binnen de gemeente noodzakelijk voor het verkrijgen ,

▪ ▪

van

,

controle-informatie.

5

Accountants

Het college van burgemeester en wethouders moet erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de gemeente op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Dit is met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Al bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden moeten ook op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. In verband hiermee verzoeken wij het college van burgemeester en wethouders om mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Verder zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening afzonderlijk en in totaal niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Een overzicht van deze posten wordt in de schriftelijke mededeling opgenomen of eraan gehecht. ,

,

Wij rekenen op volledige medewerking van uw ambtenaren in dienst van het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad van de gemeente en vertrouwen erop dat zij alle voor de controle benodigde vastleggingen documentatie en andere informatie beschikbaar stellen. ,

Publicatie van persberichten Wij hebben met u afgesproken dat het college van burgemeester en wethouders ons tijdig informeert voordat jaarcijfers en/of persberichten hieromtrent openbaar worden gemaakt. Het moment van publicatie in relatie tot de status van de jaarrekening is daarbij van belang: Persberichten ▪ Indien een persbericht met jaarcijfers wordt uitgebracht voordat de jaarrekening is opgemaakt is nog geen sprake van openbaarmaking in de zin van de wet. Het college van burgemeester en wethouders neemt in het persbericht op dat de cijfers nog niet zijn gecontroleerd en dat de jaarrekening nog niet is opgemaakt. ▪ Indien op het moment van publicatie al wel de jaarrekening is opgesteld maar wij hebben nog geen controleverklaring afgegeven wordt door het college van burgemeester en wethouders in het persbericht opgenomen dat de hierin opgenomen cijfers niet zijn gecontroleerd. ▪ Is al wel een controleverklaring afgegeven en de jaarrekening is vastgesteld door de gemeenteraad dan neemt het college van burgemeester en wethouders in het persbericht de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring op. ,

Publicatie op de website van de gemeente ▪ De jaarrekening wordt eerst op de website van de gemeente gepubliceerd nadat een controleverklaring is verstrekt. Op de website wordt tevens de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring vermeld. ▪ Bij publicatie op de website voordat wij een controleverklaring hebben afgegeven wordt door het college van burgemeester en wethouders op de jaarrekening vermeld dat sprake is van een conceptjaarrekening en de hierin opgenomen cijfers nog niet zijn gecontroleerd. ,

Gelet op de raakvlakken tussen de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en onze werkzaamheden als controlerend accountant zult u voorafgaand aan de openbaarmaking van persberichten over de jaarcijfers ons in de gelegenheid stellen daarvan kennis te kunnen nemen en waar nodig te kunnen voorzien van op- en/of aanmerkingen. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het college van burgemeester en wethouders onder toezicht van de gemeenteraad. Als accountant zijn wij niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. ,

6

Accountants

In dat kader zijn het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad verantwoordelijk voor (het toezicht op) de interne beheersingsomgeving die toereikend is opgezet en effectief werkt om het risico van materiële afwijkingen als gevolg van fraude te adresseren. Door de kenmerken van fraude is het mogelijk dat een controle ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden een fraude van materieel belang niet ontdekt. Vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie. ,

,

Omdat onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten richt deze zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien tijdens de controle aanwijzingen voor fraude blijken verrichten wij ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude aanvullend onderzoek. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen communiceren wij hierover met het college van burgemeester of wethouders en/of de gemeenteraad. ,

,

,

In het kader van de Nederlandse Standaard 240 'De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten' zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: ▪ het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude; ▪ het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het college van burgemeester en wethouders van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude; ▪ het college van burgemeester en wethouders heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de gemeente van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: • (leden van) het college van burgemeester en wethouders; • werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing; of • anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten; en ▪ het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de financiële

overzichten van de gemeente van invloed zijn en waarvan het kennis heeft verkregen via werknemers voormalige werknemers analisten regelgevers of toezichthouders of via anderen. ,

,

,

,

,

,

Naleving specifieke wet- en regelgeving Het college van burgemeester en wethouders onder toezicht van de gemeenteraad is verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Het interne beheersingsinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van wet- en regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Bado de Nota verwachtingen accountantscontrole 2025 de Beleidsregels WNT inclusief het Controleprotocol WNT alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de NBA. ,

,

,

,

,

,

Een controle leidt in het algemeen niet tot ontdekking van overtredingen van alle wet- en regelgeving. Bij ontdekking van overtredingen ongeacht de materialiteit overwegen wij de implicaties ervan voor de integriteit van het college van burgemeester en wethouders of de werknemers en het mogelijke effect hiervan op onze controle. Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet- en regelgeving waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. ,

,

,

7

Accountants

Rapportage Over de uitkomsten van onze werkzaamheden rapporteren wij in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een accountantsverslag. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen.

Onze controleverklaring bij de opgemaakte jaarrekening is bestemd voor de gemeenteraad en moet

worden opgenomen in de openbaar te maken stukken bestaande uit: de jaarrekening het jaarverslag en eventuele andere informatie. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt ons daartoe de concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag pas openbaar worden gemaakt na onze schriftelijke toestemming. ,

,

Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op de website het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd. Ook geldt dit voor het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan ,

derden. In al deze gevallen moet het college van burgemeester en wethouders ons tijdig een concept verstrekken voordat dit wordt verspreid. Het accountantsverslag aan de gemeenteraad heeft betrekking op de hoofdlijnen van de bevindingen uit ons onderzoek die wij voor hen noodzakelijk achten. Tussentijds brengen wij de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders mondeling op de hoogte van belangrijke zaken die om onmiddellijke aandacht vragen. Wij sturen uw college van burgemeester en wethouders een management letter met bevindingen en aanbevelingen. Hierin geven wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente aan. Dit geldt vooral voor de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen.

Communicatie met de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders over onze onderlinge relatie is ook een belangrijke waarborg voor onze onafhankelijkheid. In dat kader rapporteren wij jaarlijks aan u over de volgende aspecten: ▪ bevestiging van onze onafhankelijke positie ten opzichte van uw gemeente; ▪ in rekening gebrachte en te brengen honoraria gesplitst in controle en categorieën overige dienstverlening door onze organisatie; ▪ bijzonderheden over relaties tussen uw gemeente en onze organisatie die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid; ▪ geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die zijn ontvangen of verstrekt voor zover deze een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben; ▪ overige maatregelen ter waarborging van de onafhankelijkheid. ,

,

,

Optreden accountant in commissie- en/of raadsvergaderingen Op grond van de met uw gemeente gemaakte afspraken kunnen wij aanwezig zijn in de commissie-

vergadering dan wel raadsvergadering waarin de jaarrekening geagendeerd staat en daarin het woord voeren over onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval bespreken wij graag voorafgaand aan deze vergadering met de voorzitter van deze vergadering (en met de wethouder financiën secretaris en griffier) een aantal zaken met als doel inzicht te krijgen in: ▪ de wijze waarop de vergadering wordt voorbereid; ▪ de mogelijke inhoud van te verwachten vragen; ▪ de procedure die de voorzitter van de vergadering hanteert omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons worden doorverwezen. ,

8

Accountants

Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle de controleaanpak het toetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de gemeente en de accountant moeten in beginsel door de voorzitter van de vergadering worden beantwoord dan wel worden doorverwezen naar een lid van het college van burgemeester of wethouders. ,

,

,

,

Voor ons optreden in deze vergadering ontslaat u ons voor de duur van deze vergadering van onze geheimhoudingsplicht. Wij verzoeken u ons de conceptnotulen van de vergadering voor zover wij daarin geciteerd worden tijdig te doen toekomen. Dit om voldoende gelegenheid te hebben om de juiste weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan. ,

,

Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers andere materialen rapporten en zaken die als onderdeel van ons onderzoek zijn gecreëerd ontwikkeld of uitgevoerd zijn ons eigendom. ,

,

,

Wij kunnen op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften verplicht worden om aan derden bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD informatie of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen derden ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te geven in onze werkpapieren en dossiers.

,

,

Op grond van geheimhoudingsregels moeten wij in sommige gevallen hiervoor uw schriftelijke

toestemming verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt nemen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u op over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan. Ook de Belastingdienst kan voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage te verlenen in onze werkpapieren en dossiers. Een dergelijk verzoek wordt in eerste instantie aan u en/of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. ,

Wij zijn van mening dat het algemeen belang ermee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde controlewerkzaamheden. Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. Bij een dergelijk verzoek van de Belastingdienst nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden dan gaan wij op grond van onze gedrags- en beroepsregels de redenen na waarom u uw instemming niet geeft. ,

Het komt voor dat subsidiërende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage. Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren. Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten de frequentie van reviews niet zijn in te schatten zullen wij u hiervan in kennis stellen en u een prijsopgave doen toekomen wanneer dit aan de orde is. De kosten van eventuele reviews zijn derhalve niet opgenomen in de huidige prijsopgave. ,

9

Accountants

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Bij het uitvoeren van deze opdracht kunnen wij te maken krijgen met persoonsgegevens. Dan geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor deze opdracht zijn wij aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor meer informatie over de AVG verwijzen wij u graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens. nl/) Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdbesteding van ons controleteam inclusief te maken kosten. Devindividuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. ,

Ons honorarium voor de jaarrekeningcontrole 2025 bedraagt € 142.250 exclusief omzetbelasting en inclusief reis- en verblijfkosten. ,

Wij merken op dat bij de bepaling van dit bedrag geen rekening is gehouden met de effecten als gevolg van tussentijdse wijzigingen in wet- en regelgeving op de omvang van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Zodra wijzigingen van toepassing zijn zullen wij de consequenties van de toepassing voor de jaarrekeningcontrole en het hiervoor nu overeengekomen controlebudget nader bezien en over de uitkomsten hiervan in overleg treden met de organisatie. ,

Ons honorarium is gebaseerd op basis van de in het verleden gemaakte afspraken en bijbehorende weten regelgeving waaronder een materialiteit van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. Met ingang van boekjaar 2025 wijzigt de materialiteit naar 2% van de lasten voor mutaties in de reserves. ,

Fouten en onzekerheden worden hierbij bij elkaar opgeteld. In voorgaande boekjaren was de materialiteit wettelijk bepaald op 1% van de lasten na mutaties in de reserves voor fouten en 3% van de lasten na mutaties in de reserves. De omvang van de onzekerheden in het sociaal domein kunnen ertoe leiden dat op de overige onderdelen van de jaarrekeningcontrole diepgaandere controles noodzakelijk zijn. De daadwerkelijke impact van deze wijziging voor uw gemeente is momenteel nog niet bekend. Wij treden met u op een later moment in overleg om de impact van deze wijziging met u te bespreken en wat de effecten hiervan zijn op onze controlewerkzaamheden. De werkzaamheden ten aanzien van de SiSa-bijlage worden op basis van de met u overeengekomen tarieven in rekening gebracht. De kosten voor de accountantscontrole hangen mede af van de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle van uw gemeente. Wij hebben onderstaande raming gebaseerd op de uitgangspunten voor de accountantscontrole die hieronder zijn beschreven. Naast hetgeen wij in deze opdrachtbevestiging hebben verwoord gaan wij er daarbij vanuit dat: ▪ De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen normen. Dat wil zeggen dat uit de interim-controle geen bevindingen naar voren komen die zorgen voor additionele werkzaamheden tijdens de jaarrekeningcontrole.

▪ Nieuwe activiteiten zoals in het verleden de decentralisaties kunnen leiden tot een meerprijs ten opzichte van onze offerte. ▪ Wij gaan ervan uit dat de afspraken die wij met elkaar maken (tijdig) worden nagekomen. ▪ Bij aanvang van de controle is een volledige versie van het jaarverslag en de jaarrekening beschikbaar. ▪ In samenspraak met u leveren wij de stukken voor de jaarrekening in gedeeltes op (vergelijk voorgaande jaren). ▪ Selecties voor detailcontroles worden zo spoedig mogelijk na jaareinde gemaakt en maken tezamen met de in te vullen templates onderdeel uit van de op te leveren stukken ▪ De jaarrekening en rechtmatigheidsverantwoording is vrij van controleverschillen die groter zijn dan de rapporteringstolerantie. ,

,

,

,

,

10

G bakerti (ly

Accountants

Het niet tijdig opleveren van de benodigde documenten op basis van de lijsten met op te leveren informatie heeft een verhogend effect op de accountantskosten omdat dit leidt tot inefficiëntie in de uitvoering. Wij zullen in een dergelijk geval dan ook met u vooraf in overleg treden om nadere afspraken te maken over de verdere uitvoering van onze opdracht. Indien

tijdens de controle bevindingen worden gedaan die nader onderzoek vergen wordt dit met afgestemd en zullen daarna de kosten hiervan separaat in rekening worden gebracht. Geldigheidsduur

u

Algemene Voorwaarden opdrachtbevestiging blijft van kracht totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd door een vervangen andersoortige opdracht. Op onze dienstverlening zijn de voorwaarden van zoals toepassing tijdens de aanbesteding met elkaar overeengekomen. De inhoud

van

en

deze

of

Aanbestedingsdocumenten en rangorde Op deze opdracht zijn alle documenten die in het kader van de aanbesteding zijn gepubliceerd, onverkort van toepassing. Voor de rangorde van deze documenten wordt verwezen naar paragraaf 2.10 van het bestek. Deze opdrachtbevestiging wordt in die rangorde als laatste in aanmerking genomen. Arbeidsomstandigheden Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers. Wij verzoeken het college van burgemeester en wethouders dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten. Ten slotte Met groot genoegen continueren wij de opdracht. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij verzoeken u het bijgevoegde tweede exemplaar van deze brief te ondertekenen en aan ons te retourneren. Dit ter bevestiging dat deze brief een correcte weergave is van wat wij overeenkwamen.

Wij

verzoeken

Met

vriendelijke groet,

u

een

afschrift

van

deze brief ter

overleggen

aan

de

gemeenteraad.

(geanonimiseerd)

Partner Audit

Bijlage(n) Algemene *

te

Voor akkoord Gemeente Terneuzen

(geanonimiseerd) FS.

kennisgeving

voorwaarden

Datum:

Baker

Tilly (Netherlands)

B.V.

11