2025-10-28 a. Toestemming voor toetreding tot gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief - Ontwerpbesluit

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 11 november 2025 Middelen - Informatisering & Automatisering zaaknummer: 42118

2025_Raad_00166 - Toestemming voor toetreding tot gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief Portefeuillehouder Jeroen de Buck Programma en/of paragraaf Paragraaf Bedrijfsvoering Besluit Besluitpunt 1 De raad besluit het college toestemming te geven om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Wat is de aanleiding? In een brief van 16 december 2022 vroeg het bestuur van het Zeeuws Archief ons om een uitspraak te doen over aansluiting bij de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. De aanleiding was de aankondiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) om op 1 januari 2025 uit alle gemeenschappelijke regelingen van RHC's (Regionaal Historisch Centrum) te treden. Dit geldt ook voor het Zeeuws Archief. Alleen de gemeenten Veere en Middelburg zouden dan nog overblijven in de gemeenschappelijke regeling (GR). We namen deel aan een werkgroep om de aansluiting te onderzoeken. In onze brief van 14 november 2023 (lijst ingekomen stukken 14 december 2023, IC9) informeerden wij u dat het college vanuit een positieve grondhouding meewerkte aan de verkenning tot uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling (GR) Zeeuws Archief. Op 7 maart 2024 besloot de Raad om geen zienswijze in te dienen op het voorgenomen besluit van het college om deel te nemen in de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief.

Op dat moment was de planning gericht op toetreding tot de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2025. Op deze datum zou ook de nieuwe Archiefwet in werking treden. De procedure tot vaststelling van de nieuwe Archiefwet en de gelijktijdige uittreding uit de gemeenschappelijke regeling door het Rijk, heeft vertraging opgelopen. We informeerden u over het verdere verloop in onze brief van 21 januari (lijst ingekomen stukken 11 maart 2025, IC2).

1/4

In uw vergadering van 1 juli besloot u geen zienswijze in te dienen op het voorgenomen besluit van het college om deel te nemen in de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Ook besloot u geen zienswijze in te dienen op de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2026 en de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2027. Wat willen we bereiken? Verbeterde positie van onze gemeente over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. En een bijdrage leveren aan de noodzakelijke kwaliteitsontwikkeling in de archief-/informatie verantwoordelijkheid van overheden. Argumenten De argumenten voor toetreding zijn niet gewijzigd. 1.1 Door toe te treden krijgen we zeggenschap over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. Meer dan nu het geval is bij de dienstverleningsovereenkomst (DVO) krijgen we de mogelijkheid om het beleid en de koers mede te bepalen. 1.2 Het zelf of bij een ander RHC organiseren van het archiefbeheer is geen optie. Door het afsluiten van een DVO hebben we vanaf het jaar 2018 het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van analoge (papieren) archieven overgedragen aan het Zeeuws Archief. Voor ons ‘digitaal geboren’ archief zijn we aangesloten op het e-Depot bij het Zeeuws Archief. Volgens de Archiefwet zijn we wettelijk verplicht zorg te dragen voor onze archieven.

We kunnen daar een Regionaal Historisch Centrum (RHC) voor inzetten. Omdat deze per provincie georganiseerd zijn is dat voor ons het Zeeuws Archief. 1.3 Het beheren van overheidsarchieven is een publieke taak die in een publieke omgeving moet worden uitgevoerd, volgens de Archiefwet. Het samen nemen van verantwoordelijkheid voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie in Zeeland, in een breed gedragen GR, is een belangrijke stap vooruit om te komen tot (nog) beter informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden. 1.4 Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner. Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met langdurige niet-veranderende taken waar we goed mee samenwerken. Omdat deze GR een relatief beleidsarme en beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige GR Zeeuws Archief in het jaar 2000 is de deelnemers nooit gevraagd een extra bijdrage te doen naast de reguliere bijdrage. 1.5 Het uittreden van het Rijk leidt niet tot bezuinigingen. De uittreding van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) uit de GR vindt plaats op het moment dat de nieuwe Archiefwet in werking treedt. De minister delegeert hierin taken en verantwoordelijkheden voor de analoge rijkscollecties in de provincies aan de RHC's en bekostigt die taken.

Vooruitlopend op de nieuwe wet wordt een bestuurlijk convenant met de staatssecretaris van OCW gesloten. Hierin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft voor een langdurige samenwerking en bekostiging van de RHC's op lange termijn.

2/4

1.6 De bijdrage aan de GR blijft vergelijkbaar met de huidige kosten. Uitgangspunt bij toetreding is dat de toekomstige jaarlijkse deelnemersbijdrage niet meer bedraagt dan de huidige betalingen voor de DVO (zie ook bijlage 3, financieel bijdrage overzicht). 1.7 Het voldoet aan het afwegingskader van onze kadernota verbonden partijen. 1.8 De tekst(en) GR Zeeuws Archief hebben we getoetst aan de Wgr en VZG normen. De GR-teksten zijn juridisch en financieel beoordeeld en sluiten aan bij de Wet gemeenschappelijke regelingen en sluiten voor een groot deel aan bij de afgesproken VZGnormen. Bij de bepalingen over de reservevorming is er een afwijking vergeleken met de VZG-normen. Het uitgangspunt is 5% volgens de VZG-norm, tenzij het (op basis van een jaarlijkse risicoanalyse) benodigde weerstandsvermogen een ander percentage vraagt. Dit laatste is een afwijking van de VZG-afspraken. Ook bij de indexering is sprake van een afwijking. Volgens het VZG-rapport bepalen we het indexeringspercentage voor een begrotingsjaar met de septembercirculaire van 2 jaar eerder. Dus voor de begroting 2027 doen we dat met de septembercirculaire van 2025. In artikel 16, lid 5 staat nu dat dit gebeurt met de septembercirculaire van het begrotingsjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar waarop het indexpercentage wordt toegepast. Dus met de septembercirculaire uit 2026.

In het overgangsjaar 2026 gelden deze normen niet voor de bijdrage van de minister. Die is namelijk gebonden aan de normen van het ministerie van Financiën. 1.9 De eerder gestelde vragen en opmerkingen zijn verwerkt. De door onze gemeente, andere gemeenten en de provincie ingebrachte vragen, zienswijzen en voorgestelde wijzigingen zijn besproken, beantwoord en verwerkt in de definitieve teksten. Kanttekeningen 1.1 Toetreding betekent toename in aantal deelnames gemeenschappelijke regelingen. Eerder was u terughoudend met deelname aan nieuwe gemeenschappelijke regelingen. Toetreding tot de GR Zeeuws Archief is ter vervanging van de huidige DVO. 1.2 Bij niet deelnemen in de GR is het onzeker of we de huidige DVO kunnen continueren. Tot nu toe bood de GR Zeeuws Archief de mogelijkheid tot DVO's. Het is op termijn onzeker of het Zeeuws Archief deze diensten op deze manier wil/kan blijven aanbieden. Wat mag het kosten? Vergeleken met de huidige situatie (dienstverleningsovereenkomst) verandert de bijdrage niet. Wel hebben we een financieel voordeel bij toetreding omdat we de BTW (21%) kunnen verrekenen. Daarnaast vervalt de risico-opslag in de bijdrage voor de e-Depotaansluiting en dat zorgt ook voor iets lagere kosten (€ 15.000).

Wat gaan we ervoor doen? Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) leggen we nu de definitieve tekst van de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2026 en per 1 januari 2027 aan u voor. We vragen u toestemming om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling. 3/4

4/4