2025-09-25 IC3 - Interbestuurlijk toezicht Archief en Informatiebeheer - brief BW aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 14 0115 | +31 115 455 000 terneuzen.nl

Gemeenteraad Terneuzen

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: : : 420665 : Jack Karelse : 14 0115 : J.Karelse@terneuzen.nl :

Terneuzen, 24 juni 2025 Onderwerp: Interbestuurlijk toezicht Archief en Informatiebeheer Beste Raad, De Provincie Zeeland fungeert als toezichthouder op diverse beleidsdomeinen, onder andere op het domein Archief en Informatiebeheer. Uiterlijk 15 juli 2025 moeten we informatie aanleveren voor het toezicht. Deze informatie moet bestaan uit: • verbeterplan, opgesteld op basis van de meest recente KPI-rapportage (zie bijlage) • kopie van deze brief aan u, waaruit blijkt dat u op de hoogte bent gesteld van de acties die worden ingezet. Andere werkwijze Tot vorig jaar informeerden wij u over het informatie- en archiefbeheer met een brief en de jaarverantwoording van het Zeeuws Archief. Deze stukken verzonden we ook aan de provincie voor het interbestuurlijk toezicht. Vanaf dit jaar verloopt het anders. Binnen het toezichtdomein Archief en Informatiebeheer ontbrak een nulmeting voor monitoring van de gemeente. Deze meting is er nu wel. De meting is gebaseerd op de methodiek die de Vereniging van Nederlandse Gemeenten gebruikt. Hierbij wordt gewerkt met 8 Kritische Prestatie Indicatoren (zogenaamde KPI’s). Onze gemeente ontving de score ‘goed’. We informeerden u over de beoordeling Interbestuurlijk toezicht 2023 in onze brief van 18 maart 2025 (lijst ingekomen stukken 5 juni 2025, IC4). In het verslag van de meting zijn aanbevelingen geformuleerd.

Deze aanbevelingen vormen de basis voor het opgestelde verbeterplan. Aanbevelingen en werkzaamheden Het is niet haalbaar om, naast de reguliere werkzaamheden, alle aanbevelingen op korte termijn op te volgen. Aan een aantal aanbevelingen werken we al. Zo zijn we bijvoorbeeld al actief bezig met • het afbouwen van de resterende papierstromen • inrichten van de digitale vernietiging • wegwerken van achterstand in vernietiging (archiefruimte) • bieden van ondersteuning Zaaksysteem en zaakgericht werken • vormgeven kwaliteitszorg informatiebeheer/vervanging/zaakgericht werken • aansluittraject e-depot, bewerking uitgeplaats archief e-depot (Alfresco)

Gemeente Terneuzen

De reguliere werkzaamheden bestaan verder o.a. uit: • het behandelen van informatievragen uit het archief (bouwtekeningen, bodeminformatie, Sociaal domein en Wmo) • afvoeren van dossiers en selecteren van de dossiers op bewaren en op termijn te vernietigen • regulier en ad hoc overleg met Zeeuws Archief en andere gemeenten over informatiebeheer en archief (bijv. over open overheid, MOOR platform, gebruik Teams) • ontwikkeling metadataschema (duurzame toegankelijkheid van informatie) • besluitvorming toetreden tot de GR Zeeuws Archief • implementatie van de Woo • gevolgen nieuwe Archiefwet en aanpassing van lokale regelgeving. Daarnaast oriënteren we ons op verandering in de werkzaamheden als gevolg van de verdergaande digitalisering. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

S.I.L. (Steven) de Waal

H.J.A. (Erik) van Merrienboer

Gemeente Terneuzen

2