2025-09-25 IC3 - IBT Verbeterplan Raad

VERBETERPLAN Nummer KPI (kritische prestatie-indicator)

1.

2.

3.

AANBEVELINGEN

Risico

VERBETERACTIES / Stand van zaken

Aanpak op hoofdlijnen

Laag

Op korte termijn geen actie.

Bij de verdere verfijning van het informatiebeheerplan adviseur informatiebeheer plannen we overleg met collega's / aanspreekpunten van de GR-en en andere partijen.

Middel

Eind 2025 zijn alle nog resterende processen digitaal. Vanaf 1-1-2026 worden procesbeschrijving, testen koppelingen, instructie en geen papieren documenten met datum na 31-12-2025 ter archivering werkafspraken SSD en Wmo aangeboden. De planning van I&A, SSD en Wmo is onderling afgestemd.

I&A-adviseur, functioneel applicatiebeheerders, projectleider Wmo

Zorg dat de achterstanden in digitale vernietiging worden weggewerkt;

Middel

Verschillende acties lopen. Voor de planning zijn we mede afhankelijk van leveranciers en de VNG.

We draaien mee in de test van de opschoonfunctionaliteit in de Suite voor het sociaal domein van Centric. We doen mee aan het project 'Vernietigen over applicaties heen' van de VNG. We hebben doorlopende machtiging tot vernietiging aangevraagd voor enkele zaaktypen. We zijn gestart met vernietiging in Zaaksysteem. Andere applicaties volgen vanaf 2026.

functioneel applicatiebeheer SSD, adviseur informatiebeheer, informatiebeheerders, Zeeuws Archief

Betrek medewerkers actief bij de digitale transitie en implementeer een kennistraject om interne richtlijnen voor informatiebeheer uniform te laten toepassen (zie ook KPI 4);

Hoog

Informatiebeheer wordt stap voor stap onder de aandacht gebracht bij management, teamleiders en collega's waardoor eind 2026 beter (juiste zaaktypen, cpmpletere zaken) gebruik wordt gemaakt van het Zaaksysteem. Kwaliteitszorg is opgezet per 1 januari 2026.

Maandelijkse trainingen/instructie Zaaksysteem en zaakgericht werken, informatiepagina op interNeuzen, opzetten kwaliteitszorg, ophalen informatie voor informatiebeheerplan

informatiebeheerders, adviseur informatiebeheer, I&A-adviseur, beleidsmedewerker informatie

Breng het kennisniveau over interne richtlijnen aangaande het informatiebeheer bij de ambtenaren op voldoende niveau, met als uiteindelijk doel borging van naleving van diezelfde regelgeving. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Zet de ontwikkeling voort die de gemeente in staat stelt om digitale vernietiging toe te passen; Actualiseer het overzicht van informatieobjecten en waardeer deze op behoud of vernietiging, waar mogelijk;

Hoog

In het eerste kwartaal van 2026 organiseren we 5 workshops over de nieuwe Opzetten workshops, promotie interNeuzen Archiefwet en daaruit voortvloeiende interne regelingen. Vanaf Q2 2026 organiseren we een maandelijkse workshop informatiebeheer, incl. gebruik van MS Teams.

Middel

zie hiervoor, onder 2

Middel

We hanteren de gemeentelijke selectielijst en brengen deze informatie onder Afspraken maken en ophalen informatie voor het in het informatiebeheerplan in 2025. Zie ook bij 5. informatiebeheerplan

adviseur informatiebeheer

Monitor de archiefruimte structureel en stel drempelwaarden in Middel voor geautomatiseerde waarschuwingen bij overschrijdingen;

Afgerond

Archiefruimte wordt gemonitord

Facilitair

Rond de aansluiting op het e-depot van het Zeeuws Archief af;

Middel

Aansluittraject wordt Q1 2026 afgerond

Quickscan uitvoeren en planning doorlopen met Zeeuws Archief

informatiebeheerder, adviseur informatiebeheer, beleidsmedewerker informatie

Laat het Zeeuws Archief de herstelacties uitvoeren op digitale archiefbescheiden uit Green Valley, zodat deze openbaar en toegankelijk kunnen worden; Werk het calamiteitenplan bij en stel prioriteiten vast voor het veiligstellen van waardevolle archiefbescheiden. Stel het plan ook vast. Interne kwaliteitszorg en toezicht Borg de naleving van het vastgestelde kwaliteitssysteem

Middel

Activiteit loopt; in het 3-wekelijks overleg met Zeeuws Archief bespreken we Bespreken voortgang, aanleveren informatie en input de voortgang en uit te voeren activiteiten voor herstelacties (o.a. bewaartermijnen)

Lokale regelingen Onderzoek in hoeverre het mogelijk is om het contract met de relevante dienstverleners aan te passen met betrekking tot specifieke maatregelen, zoals inzake faillissement. Middelen en mensen Werk de resterende papierstromen weg, met bijbehorende analoge documenten;

Betrokkenen

Voortgang in %

25%

Middel

Middel

Verhoog het bewustzijn over verantwoordelijkheden in informatiebeheer en implementeer een kennistraject voor uniforme toepassing van interne richtlijnen (zie ook KPI 2);

Middel

In 2025 volgen van training over het kwaliteitssyteem zodat meting kan worden uitgevoerd, inclusief prioritering en planning. In overeenstemming met Verbeterplan en inspectierapportage zie hiervoor, onder 2

Zorg dat het beheer van digitale archiefbescheiden voldoet aan de vastgestelde eisen.

Middel

2030

adviseur informatiebeheer, communicatie

informatiebeheerder, adviseur informatiebeheer

Mei 2025: check op actualiteit.

teamleider Bestuur en interne zaken

Training volgen, meting uitvoeren en vergelijking maken

adviseur informatiebeheer

op dit moment geen actie

50%

75%

100%

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Stel een actueel, compleet en logisch overzicht op van systemen Hoog Het informatiebeheerplan is december 2025 in eerste opzet geactualiseerd: Inventariseren en ophalen informatie binnen de teams adviseur informatiebeheer en te bewaren archiefbescheiden; processen en proceseigenaren zijn verwerkt, gebruikte applicaties per proces en Woo-acties (openbaar/publiceren) Ontwikkel een metadataschema op basis van MDTO, implementeer dit in de i-Navigator en pas het toe in relevante systemen, zoals het zaaksysteem en vakspecifieke applicaties;

Middel

Q1 2026 is het metadataschema vastgesteld

Stel een lijst met verplichte opslagformaten vast, bijvoorbeeld Laag op dit moment geen actie gebaseerd op de voorkeursformatenlijst van het Nationaal Archief. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Voltooi de actualisatie van het Handboek Routinematige Middel In Q3 van 2025 is een bijlage toegevoegd aan het Handboek waarin Vervanging Gemeente Terneuzen wijzigingen zijn opgenomen Stel beleid vast voor toekomstige conversie en migratie van Middel Eind 2025 is er een overzicht van de wijze waarop recente migraties hebben systemen; plaatsgevonden. Zorg dat alle digitale systemen archiefbescheiden kunnen Middel vernietigen. Werk met leveranciers van niet-conforme systemen aan een passende oplossing. Overbrenging van archiefbescheiden Formaliseer de uitplaatsing van Green Valley Laag zaaksysteembestanden Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Geen aanbevelingen.

zie bij 2.

Geen prioriteit. Zie ook onder 3.

Keuze maken, advies opstellen, mappen met applicaties

adviseur informatiebeheer, archiefmedewerker

Opstellen bijlage; volgen wijzigingsprocedure.

adviseur informatiebeheer

Plannen overleg met beleidsmedewerker IT

adviseur informatiebeheer, beleidsmedewerker IT