2025-09-25 IC14 - Jaarverantwoording Zeeuws Archief 2024

Zeeuws Archief Jaarverantwoording 2024

Middelburg, 14 april 2025

Inhoud Jaarverslag 2024 ...................................................................................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Programma Beheer ................................................................................................................................. 6 Programma Informatie en Kennis ......................................................................................................... 14 Programma Publieksbereik ................................................................................................................... 29 Overzicht algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................ 45 Overzicht overhead ............................................................................................................................... 46 Overzicht vennootschapsbelasting ....................................................................................................... 46 Overzicht onvoorzien ............................................................................................................................

46 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 47 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................... 49 Paragraaf Verbonden partijen ............................................................................................................... 51 Paragraaf financiering ........................................................................................................................... 52 Paragraaf bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 54 Jaarrekening 2024 ................................................................................................................................. 56

Jaarverantwoording 2024

2

Jaarverslag 2024

Jaarverantwoording 2024

3

Inleiding In het afgelopen jaar heeft het Zeeuws Archief weer veel gedaan aan digitalisering, toegankelijk maken, acquisitie van collecties en het op orde brengen daarvan, en aan nieuwe en reeds lopende eDepotaansluitingen. Natuurlijk was er ook het reguliere werk in het infocentrum en bij restauratie en behoud, en bereikte het Zeeuws Archief een breed publiek door een scala aan activiteiten en communicatie-uitingen. In 2024 werd het Meerjarenbeleidsplan 2025-2028 gepubliceerd met de doelen voor de komende vier jaar: Duurzaam bewaren, veilig beheren; Vinden wat je zoekt; Meer van en voor de Zeeuwen; Een stabiele organisatie: nu en in de toekomst. Ook werd in het afgelopen jaar het HR-beleidsplan 2024-2028 vastgesteld dat richting geeft aan de HR-strategie- en plannen; tevens werd gestart met een langlopend medewerkersonderzoek (MO). Het Beleidsplan inspectie en advies is vastgesteld en er is met verschillende partners gewerkt aan de ontwikkeling van handreikingen over vernietiging en datamigratie. Digitale bronnen en technieken blijven toenemen. Het ZA heeft een extra specialist e-Depot en een Datascientist geworven en in 2024 is begonnen met het ontwerpen van applicaties om het op orde brengen van digital born archieven te automatiseren. De Gemeente Borsele is per 1 oktober 2024 een DVO aangegaan voor de aansluiting op het Zeeuwse e-Depot.

Er hebben weer veel digitaliseringsprojecten plaatsgevonden, in totaal ruim 113 meter ofwel meer dan 425.000 scans. Om de processen bij grote digitaliseringsprojecten en voor scannen op verzoek efficiënter te laten verlopen wordt gebruik gemaakt van een speciale server die uitsluitend aan het Zeeuws Archief is toegewezen. Het Metamorfozeproject Zeeuwse Families is in 2024 afgerond alsook het project Zeeuwse Molukse Woonoorden voor het Programma Indisch Erfgoed Digitaal (PIED). Voor dit laatste is ook onderzocht hoe tekst met daarin de persoonsgegevens in de scans automatisch gedetecteerd kan worden. Scannen op verzoek blijft onverminderd populair. Het Zeeuws Archief prijst zich gelukkig met de hulp van veel vrijwilligers, die allerlei soorten werk doen. Ook voor hen verschuift steeds meer de taak naar digitale werkzaamheden. De vrijwilligers worden hierbij zo goed mogelijk begeleid. In 2024 was het 80 jaar sinds de bevrijding van vele delen van Zeeland en de open dag van het Zeeuws Archief in november werd derhalve gewijd aan de Tweede Wereldoorlog en de Bevrijding. Er kwamen veel belangstellenden op af. 2024 stond nog steeds in het teken van de gesprekken met overheden in het kader van het voornemen van het Rijk om uit de gemeenschappelijke regeling te treden.

Het bestuur van het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen om de gemeenschappelijke regeling zo mogelijk uit te breiden met een aantal nieuwe overheden, om de basis van het Zeeuws Archief te versterken. Helaas is er door de uitgestelde behandeling van de Archiefwet in de Tweede Kamer, vertraging in het proces opgetreden. Op het moment van opstellen van deze Jaarverantwoording (april 2025) is dat nu wel gebeurd en is daarom de verwachting dat de Archiefwet per 1 juli 2026 ingaat en dat het Rijk per 1 januari 2027 uittreedt.

Jaarverantwoording 2024

4

Het algemeen bestuur bestond in 2024 uit de heren drs. A.J. Koppejan (Rijk en voorzitter), drs. F.W. Weisglas (Rijk), mevrouw mr. M. Vermue-Vermue (Rijk), mevrouw drs. F. Schouwenaar (Veere), de heer mr. E. Smit (Middelburg) en de heer mr. ing. R. Schonis (Middelburg). Het dagelijks bestuur bestond in 2024 uit de heren Koppejan, Smit en mevrouw Schouwenaar. In december 2024 nam Dr. Hannie Kool-Blokland afscheid als directeur van het Zeeuws Archief. In de 14 jaar dat zij directeur was heeft het Zeeuws Archief een enorme groei ondergaan: in partners, in medewerkers en in te beheren archieven, en zijn er grote stappen gezet op het gebied van het Zeeuws e-Depot en digitalisering. De nieuwe directeur Dr. Anya Luscombe startte in de functie per 1 januari 2025.

Jaarverantwoording 2024

5

Programma Beheer Wat was het doel? Onder het programma Beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Ook in 2024 was het doel om alle stukken zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is.

Wat hebben we ervoor gedaan? Inrichting depot en klimaatbeheersing De depots van het Zeeuws Archief bevinden zich in Middelburg, Vlissingen, Zierikzee en Terneuzen. Dit jaar zijn als gebruikelijk voor ieder depot van het Zeeuws Archief kiemgetalmetingen uitgevoerd en is actie ondernomen indien dit nodig was. Tevens zijn alle depots elk kwartaal schoongemaakt, heeft er regelmatig een visuele controle plaatsgevonden en worden alle depots gemonitord op ongedierte. Nieuw binnengekomen archieven werden bemonsterd, waarbij nergens schimmelgroei is gevonden. Wel is er handmatig het nodige schimmelresidu verwijderd. Restauratie en behoud Om de diverse werkzaamheden uit te kunnen voeren is een aantal tijdelijke medewerkers ingehuurd. Samen met de restaurator, de twee behoudsmedewerkers en twee medewerkers eerstelijnsconservering is gewerkt aan onderstaande zaken. De populariteit van het scannen op verzoek blijft ook bij restauratie en behoud te bemerken. Via de Archiefbank komen veel digitaliseringsverzoeken binnen. Hiervoor is het nodige conserveringswerk gedaan om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. In totaal zijn hiervoor net als in 2023 150 stukken gerestaureerd of geconserveerd. In 2024 is er in totaal 511 m1 verpakt voor de diverse GR- en DVO-partners.

Bij het verpakken hoort ook het zeer bewerkelijke verwijderen van schimmelresidu en het herinrichten van kasten. Voor de provincie Zeeland is de verpakking van het deel van 1815-1910 en 1911-1939 van het archief Provinciaal Bestuur afgerond. Voor Waterschap Scheldestromen is verdergegaan met de verpakking van de archieven van de polders Walcheren en de Braakmanpolder. Voor de gemeente Middelburg is doorgegaan met het verpakken van het archief van gemeentewerken 1940-1991. Voor de gemeente Veere is gewerkt aan het verpakken van het archief van de gemeente Meliskerke en de gemeente Biggekerke. Voor de gemeente Schouwen-Duiveland is het archief van de Weeskamer Zierikzee herverpakt en is gestart met het verpakken van de handschriften. Voor de gemeente Terneuzen is het archief van de gemeente Koewacht en de gemeente Hoek verpakt. Voor de gemeente Vlissingen zijn de archieven van de dienst gemeentewerken, en wederopbouw gemeente Vlissingen verpakt. Daarnaast is het familiearchief Schorer verpakt en het archief van het Zeeuws Byzantijns Koor Sréteneije. Naast het verpakken zijn 22 De Waard kaarten geconserveerd. Deze zijn onderdeel van de oudste en mooiste kaartencollectie van het Zeeuws Archief.

Verder zijn 140 stukken van de stadhuiscollecties van Middelburg en Veere uitgelijst en vervolgens ontsmet, is een band van de Staten van Zeeland volledig schoongeveegd en is een dik pak van het archief Provinciaal Archief dat in elkaar gefrommeld zat, gevlakt.

Jaarverantwoording 2024

6

Verder werd een groot deel van de tijd besteed aan eerstelijnsconservering van de digitaliseringsprojecten Staten van Zeeland, Commissaris van de Koningin in Zeeland (1940-1969), Militair Gezag (1944-1946), gemeentelijke jaarverslagen en kadaster kaarten. Ook werd in 2024 gewerkt aan de Metamorfozeprojecten Ambachtsheerlijkheden en Delta Archieven, deel 1. Metamorfozeprojecten Met behulp van financiering van het landelijke programma Metamorfoze is het digitaliseringsproject Zeeuwse Families uitgevoerd. Dit project omvatte negen spraakmakende Zeeuwse regentenfamilies, waaronder de families Clijver en Mauritz uit Vlissingen, de familie Schorer, Matthias-Pous-Tak van Poortvliet en Van Doorn. De financiële eindafrekening heeft in 2024 plaatsgevonden. In 2023 is het Zeeuws Archief begonnen met het Metamorfozeproject Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden 1350-2003. Het doel van dit project is het conserveren en digitaliseren van 25 archieven van ambachtsheerlijkheden in Zeeland. Ook in 2024 is hier verder aan gewerkt. Het project loopt tot eind 2025. In 2023 is de voorlopige honorering toegekend voor het conserveren en digitaliseren van de archieven van de Deltadienst en aanverwante archieven zoals de Dienst Dijkherstel Zeeland. In 2024 is de planning en begroting opgesteld en goedgekeurd door Bureau Metamorfoze. In 2024 is gestart met de werkzaamheden. Het project loopt tot eind 2026.

In 2024 is een aanvraag ingediend voor het conserveren en digitaliseren van het tweede deel van de archieven van de Deltadienst. Eind 2024 is de aanvraag voorlopig gehonoreerd door Bureau Metamorfoze. De planning en begroting worden 2025 opgesteld. Programma Indisch Erfgoed Digitaal Het project Zeeuwse Molukse Woonoorden voor het Programma Indisch Erfgoed Digitaal is in 2024 afgerond. De digitale bestanden die aan de AVG voldoen zijn online beschikbaar via de website van het Zeeuws Archief en Onsland.nl. Het Zeeuws Archief heeft in 2024 gewerkt aan de ontwikkeling van methoden en technieken voor de publicatie van jonge archieven. Zie voor meer details, elders bij Nader toegankelijk maken. De oplevering heeft in 2024 plaatsgevonden. De financiële eindafrekening vindt in 2025 plaats. Ondersteuning Metamorfozeproject Streekarchief Goeree-Overflakkee Het Streekarchief Goeree-Overflakkee is in 2023 begonnen aan het Metamorfozeproject heerlijkheidsarchieven Goeree-Overflakkee (1259-1984). Het Zeeuws Archief heeft hierin een adviserende rol. Het project loopt tot eind 2025.

Stadhuiscollecties en relatiebeheer Veere en Middelburg Stadhuiscollecties Veere en Middelburg Het beheer en gebruik van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere heeft in 2024 in algemene zin geresulteerd in: • Het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; • Registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; • Het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; • Het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie; Jaarverantwoording 2024

7

• •

Het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collecties; Het onderhouden van contact met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen.

Er is regelmatig overleg gevoerd met de wethouders cultuur en de beleidsmedewerkers cultuur van de gemeenten Middelburg en Veere. Toezicht op het beheer Toezicht wordt uitgeoefend op het beheer van objecten die zijn opgesteld in de locaties: • Stadhuis aan de Markt in Veere • ‘De Schotse Huizen’ in Veere • Grote en de Kleine kerk in Veere • Oudheidkamer en dorpskerk in Oostkapelle • Gemeentehuis in Domburg • Museum ‘Het Polderhuis’ in Westkapelle • Streekmuseum in IJzendijke • Verenigingsgebouw in Koudekerke • Verenigingsgebouw in Vrouwenpolder • Museum Brandspuithuis in Serooskerke • Stadhuis aan de Markt in Middelburg • Zeeuws Archief in Middelburg • Zeeuws Museum in Middelburg • Vleeshal in Middelburg • Stadskantoor/gemeentehuis in Middelburg • Stadhuismuseum in Arnemuiden • Kerktoren in Arnemuiden • Dorpshuis in Nieuw- en Sint Joosland Incidenteel werd overleg gevoerd met de beheerders van deze locaties over bewaarcondities. Objecten die in 2024 niet geëxposeerd werden, berusten in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg. Het depot in het stadhuis van Middelburg is heringericht en voorzien van een schilderijenrek. Registratie, documentatie en plaatsing Registratie is een continu proces. In 2024 zijn in het beheerssysteem nieuwe taxatiebedragen, veranderende standplaatsen en nieuwe kennis over herkomst van objecten ingevoerd.

Publieksbereik In 2024 is in samenwerking met het Centrum Beeldende Kunst te Middelburg in het gemeentehuis in Domburg een expositie ingericht. Voor deze expositie met als titel ‘Tachtig jaar herdenken’ zijn voorwerpen met een betrekking tot de Tweede Wereldoorlog gecombineerd met objecten uit de collectie van kunstenaar Marijke Leertouwer. Een lezing werd gegeven over objecten uit de Tweede Wereldoorlog in de collectie van de gemeente Veere. Er werd een educatieve wandeling over de geschiedenis van het Huis van Oranje-Nassau in relatie met de stad Veere georganiseerd. Schriftelijke informatie werd onder andere gegeven over Middelburgse portretten, de goudschat van Serooskerke, de beker van Maximiliaan van Bourgondië, de markiezen van Veere, de kunstenaarskolonie van Domburg, buitenplaatsen op Walcheren, Schotse militairen, de grafstenen in de Grote kerk van Veere.

Jaarverantwoording 2024

8

Met medewerking van vrijwilligers van het Nationaal Archief van Schotland wordt een register uit het archief van de Schotse kerk van Veere ontsloten. Contact werd onderhouden met een werkgroep die zich bezighoudt met de geschiedenis van de rederijkers van Veere. Collectiebeheer In 2024 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het Instituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele particulieren en instellingen voortgezet. Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting Streekmuseum IJzendijke en Stichting ‘het oude brandspuithuis’ zijn voortgezet. Ten behoeve van tijdelijke exposities en manifestaties zijn objecten in kortdurende bruikleen gegeven aan het stadhuismuseum Zierikzee (expositie Zeeuwse stillevens) en Museum Veere (expositie over pelgrimsinsignes). Klokkenrestaurator Albert de Goeij uit Middelburg heeft de antieke klokken in het stadhuis van Middelburg nagezien.

Restaurator Stefan Schelling uit Kamperland heeft meubilair in het stadhuis van Middelburg nagekeken en kleine reparaties verricht. Zeeuws e-Depot In de loop van 2024 was het Zeeuws Archief door de groei van het aantal archiefstukken in Preservica genoodzaakt om de licentie van Preservica aan te passen. Hierdoor is het Zeeuws Archief zeker van een omgeving die de grote aantallen goed kan verwerken zonder dat dit de prestaties van het systeem beïnvloedt. Ook zal hierdoor de doorlooptijd van het opnameproces korter worden. Het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen om de opslag van het e-Depot binnen Preservica te verplaatsen van Dublin naar een datacenter in Frankfurt. Dit zodat de gegevens op het Europese vasteland staan. Sinds 1 januari 2024 is een tweede specialist e-Depot aangesteld om het technisch en functioneel beheer te kunnen borgen en de ontwikkelingen rondom het e-Depot te implementeren. Ook is sinds 1 juni 2024 de afdeling I&K versterkt met een Datascientist die de helft van zijn tijd aan het Zeeuws e-Depot besteedt. Hierdoor heeft het Zeeuws Archief meer slagkracht en ontwikkelcapaciteit om het Digitaal atelier te optimaliseren. Daarnaast is de kennis van het automatiseren met behulp van scripts en applicaties uitgebreid wat het herstructureren en (beter) doorzoekbaar maken van digitale archieven mogelijk maakt.

De werkwijze is verder verbeterd door de uitbreiding van de ITinfrastructuur. Gestart is met het onderzoek naar de mogelijkheid en wenselijkheid van een publicatieplatform vanuit het Zeeuws e-Depot voor WOO-publicaties van de overheden. In het kader hiervan zijn in samenwerking met de VNG bijeenkomsten voor de Zeeuwse overheden georganiseerd. Deze vinden begin 2025 plaats. In 2024 is het e-Depot gestart met het gebruik van de projectmanagementtool ClickUp die is ingericht zodat alle aangesloten zorgdragers en de activiteiten die binnen het aansluittraject plaatsvinden met de zorgdrager gedefinieerd zijn in een digitale applicatie. De activiteiten zijn gebaseerd op het 10-stappenmodel. Groot voordeel hiervan is dat rapportage en status vanuit één applicatie inzichtelijk zijn voor de eigen organisatie en voor de betreffende zorgdragers. Digitaal atelier Nadat op 5 december 2023 het MDTO is vastgesteld, is er in 2024 gewerkt aan de Zeeuws Archief MDTO-fundering. Hierin is naast het verplicht stellen van een aantal velden binnen het MDTO, ook gekeken naar het vastleggen van een ondersteunende begrippenlijst. Deze fundering ondersteunt Jaarverantwoording 2024

9

het beheer en de realisatie van een toegankelijke zoekfunctie. Het op orde brengen voor duurzame toegankelijkheid van digital born archieven vraagt om nieuwe methoden en technieken. In 2024 is het Zeeuws Archief gestart met het ontwerpen van applicaties om deze werkzaamheden te automatiseren. Hierdoor kunnen eerder verwerkte ongestructureerde archieven nu verder in goede en geordende staat worden gebracht en worden ze beter toegankelijk voor zorgdragers en toekomstige onderzoekers. Het Zeeuws Archief is in 2023 een onderzoek gestart naar de inzet van data science als mogelijke oplossing. Gewerkt is aan de bouw van een algoritme voor bestandsherkenning voor het identificeren van de inhoud van digitale archieven. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van de Archive Text Miner. De archieven van Middelburg, Tholen en Terneuzen zijn gebruikt voor het trainen van het algoritme om archieven die geen of beperkte metadata bevatten, met hulp van data science te verrijken. In samenwerking met de provincie Zeeland wordt deze ontwikkeling voortgezet. Het doel is om het bestaande algoritme voor bestandsherkenning verder te verbeteren in 2025 door meer bestandsformaten toe te voegen en inzichten uit andere projecten te integreren.

Hierbij wordt bijvoorbeeld gebruikgemaakt van persoonsnaamherkenning uit het project nader toegankelijk maken Indisch erfgoed en de ontwikkelingen binnen het ORI-samenwerkingstraject. De Records Management Tool (RMTool) van VHIC is een digitale gereedschapskist die het Zeeuws Archief gebruikt en waarin verschillende functies voor databewerking zijn gecombineerd: structuur aanbrengen, bestandsformaten controleren, beveiligde documenten detecteren, enz. Ook in 2024 is gebleken dat de RMTool een belangrijke tool is voor het digitaal atelier. Bitstop van Van Kaliber heeft aanvankelijk in 2024 de pre-ingestfase ondersteund, maar door veranderingen in de werkprocessen sloot deze tool niet langer aan op de behoefte. Daarom heeft het Zeeuws Archief hiervoor zelf een applicatie ontwikkeld. De aansluittrajecten Met de gemeenten Borsele, Kapelle, Reimerswaal en Sluis en met de Veiligheidsregio Zeeland zijn gesprekken gevoerd over de start van een aansluittraject. Gemeente Borsele Op 28 november is de DVO voor de aansluiting van de gemeente Borsele op het Zeeuws e-Depot gesloten, met 1 oktober 2024 als ingangsdatum. Dat brengt het totale aantal aansluitingen op negen van de vijftien Zeeuwse overheden. Gemeente Middelburg Als gevolg van langdurige vacatures bij de gemeente Middelburg lag het aansluittraject nagenoeg stil.

Wel heeft een proefexport vanuit Djuma inzicht gegeven in de status van het huidige zaaksysteem, dat ook door de gemeente Vlissingen wordt gebruikt. In samenwerking met het Zeeuws Archief sporen beide gemeenten de leverancier aan om de module te verbeteren zodat deze kan voldoen aan de wettelijke eisen m.b.t. duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Het uitgeplaatste Alfresco Archief is gemigreerd van het Nationaal Archief naar het pre-Depot van het Zeeuws Archief waarna er met bovengenoemde technieken gestart is met de uitvoering van een eerste ordeningsslag. Met behulp van deze ondersteuning kan de gemeente dit archief in goede, geordende en toegankelijke staat brengen. Gemeente Tholen In 2024 is een groot bestand opnieuw in het Zeeuws e-Depot opgenomen na omzetting van het toen geldende TMLO naar MDTO. De totale omvang van het archief is 67.426 dossiers, 322.793 Jaarverantwoording 2024

10

documenten, 710 GB. Op 5 december is de formele uitplaatsing beklonken met het ondertekenen van de verklaring van uitplaatsing. De gemeente Tholen werkt de komende jaren aan de goede, geordende en toegankelijke staat van dit archief zodat dit formeel kan worden overgebracht. Waterschap Scheldestromen Bij het waterschap is in 2024 de quickscan afgerond. Gezamenlijk zijn hieruit de prioriteiten bepaald, die als deelprojecten opgenomen zullen worden in het aansluitplan. Waterschap Scheldestromen zit in een vervangingstraject voor het zaaksysteem Corsa. De keuze voor het nieuwe zaaksysteem gaat bepalen hoe het scenario voor overbrenging van het archief dat nu in Corsa wordt beheerd, eruit gaat zien. Samen met het Zeeuws Archief werkt het waterschap aan eigen MDTO-schema’s die gemapt kunnen worden naar de standaard MDTO van het Zeeuws e-Depot. Gemeente Schouwen-Duiveland Met de gemeente Schouwen-Duiveland is intensief samengewerkt in twee langer lopende trajecten voor de realisatie van een exportmodule in Notubiz en het realiseren van een export vanuit het zaaksysteem zaaksysteem.nl. Deze projecten zijn verderop meer in detail beschreven. Daarnaast is een start gemaakt met de voorbereiding van de opname van een grote collectie luchtfoto’s. Ook is er gewerkt aan het opnemen van de WABO dossiers in de eigen Preservicaomgeving. In 2025 wordt dit afgerond.

Gemeente Terneuzen Als gevolg van langdurige vacatures bij de gemeente Terneuzen lag het aansluittraject aanvankelijk nagenoeg stil. Eind 2024 zijn de bezetting en de projectleiding geregeld en is er weer een start gemaakt. In het eerste kwartaal hebben een vijftal DIV-medewerkers bij het Zeeuws Archief een training voor raadpleging van het uitgeplaatste archief in Preservica gevolgd. Het uitgeplaatste Alfresco Archief is gemigreerd van het Nationaal Archief naar het pre-Depot van het Zeeuws Archief waarna er met bovengenoemde technieken gestart is met de uitvoering van een eerste ordeningsslag. Met behulp van deze ondersteuning kan de gemeente in 2025 dit archief in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en raadplegen. Gemeente Veere Als gevolg van langdurige vacatures bij de gemeente Veere lag het aansluittraject aanvankelijk stil, maar het is in het vierde kwartaal van 2024 opnieuw opgestart met de actualisatie van de quickscan van 2017. Ook Veere is betrokken bij het traject dat is gericht op de realisatie van een exportmodule in Notubiz. Dit project is verderop meer in detail beschreven. Gemeente Vlissingen In Vlissingen is in 2024 gestart met het aansluittraject. De quickscan is uitgezet binnen de organisatie en deze komt langzaam tot afronding.

Dit proces neemt meer tijd in beslag dan bij andere zorgdragers vanwege de complexe organisatie van het functioneel beheer bij de gemeente Vlissingen. Elke afdeling met eigen applicaties heeft een eigen functioneel beheerder, waardoor er met heel veel afdelingen moet worden samengewerkt om de quickscan te voltooien. Wel heeft een proefexport vanuit Djuma inzicht gegeven in de status van het huidige zaaksysteem, dat ook door de gemeente Middelburg wordt gebruikt. In samenwerking met het Zeeuws Archief sporen beide gemeenten de leverancier aan om de module te verbeteren zodat deze kan voldoen aan de wettelijke eisen m.b.t. duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie.

Jaarverantwoording 2024

11

Provincie Zeeland De Provincie Zeeland heeft 2024 verder benut voor de voorbereiding van de overbrenging van de bestanden die in Corsa zijn gevormd. De eigen exportfunctie is door de provincie doorontwikkeld zodat die aansluit op de MDTO-eisen. Tevens is er gestart met het project om de videotulen met bijbehorende vergaderdocumenten van Provinciale Staten op te nemen in het e-Depot. Voor dit traject is het Zeeuws Archief toegetreden tot een landelijke werkgroep waarin overheden, leveranciers en archiefdiensten samenwerken om open raadsinformatie te voorzien van specifieke metadata zodat deze duurzaam beheerd kan worden. Het gaat dan om gedetailleerde gegevens over de inhoud van de vergadering, zoals de combinatie van agendapunt, spreker, spreektijd en ondertiteling in de audio- en videobestanden. Opname van deze metadata in het MDTO is niet wenselijk, daarom wordt er een aparte standaard ontwikkeld: ORI. Samen met de provincie Zeeland is een informatiesessie georganiseerd voor de leden van Provinciale Staten over het Zeeuws e-Depot en de ontwikkelingen rondom het opnemen van deze vergaderinformatie. Aan medewerkers van de provincie zijn presentaties gegeven over de ontwikkelingen rondom MDTO en over de opname van de videotulen van Provinciale Staten in het Zeeuws e-Depot.

Samenwerking Dutch User Group Preservica Ook in 2024 was een medewerker van het Zeeuws Archief actief als bestuurslid van de Dutch User Group Preservica (DUGP). Doel van de DUGP is de nieuwe ontwikkelingen van Preservica te bespreken, kennis en ideeën uit te wisselen, met wensen en eisen samen op te trekken richting Preservica, maar ook het delen van kennis en ervaringen met het beheer van digitale informatie in het algemeen is hier van groot belang. Daarvoor worden zowel online als fysieke ontmoetingen georganiseerd. De contacten met Preservica zelf zijn ook van belang. Door deelname aan de internationale en landelijke bijeenkomsten leert men elkaar steeds beter kennen. Doel is de samenwerking met deze internationale leverancier te verbeteren. En het inzicht bij de leverancier in de Nederlandse situatie en de hieruit voortkomende wensen en eisen, te vergroten. RHC’s en Nationaal Archief De samenwerking met de andere RHC’s en het Nationaal Archief blijft belangrijk voor de ontwikkeling van e-Depotfunctionaliteit en -inrichting: kennisdeling, gezamenlijk opdrachtgeverschap jegens leveranciers, ontwikkeling van werkwijzen en standaarden en afstemmen van de dienstverlening. • Architectuurcommissie (AC). Ook in 2024 is deelgenomen aan de bijeenkomsten van de Architectuurcommissie van NA en RHC’s.

De AC staat voor onderhoud en ontwikkeling van architectuur als MARA, toepassing van standaarden als MDTO en kennisdeling. Ontwikkelingen als Common Ground en Bewaren bij de bron worden gevolgd. • Norm voorkeursformaten. Het Zeeuws Archief participeerde ook in 2024 in deze landelijke werkgroep waarin de ‘Handreiking voorkeursformaten’ wordt onderhouden. Dit is het overzicht van de bestandsformaten die kunnen worden opgenomen in het e-Depot. Begin 2024 is de nieuwe versie als Norm Voorkeursformaten gepubliceerd, waarbij belangrijke onderdelen nu gelden als norm voor alle overheidslagen. Ondersteuning leveranciersmanagement aangesloten overheden Het Zeeuws Archief ondersteunt de aangesloten overheden bij gesprekken met hun applicatieleveranciers om er voor te zorgen dat data goed in het Zeeuws e-Depot terecht komen. Dit kan gaan over bestaande applicaties, maar ook over nog aan te schaffen applicaties.

Jaarverantwoording 2024

12

Xxllnc: inrichting en ontwikkeling exportfunctie in Zaaksysteem.nl Met Provincie Zeeland, gemeente Schouwen-Duiveland, gemeente Tholen en gemeente Terneuzen is ook dit jaar samengewerkt ten behoeve van de realisatie van een exportfunctionaliteit in Zaaksysteem.nl van Xxllnc. De leverancier heeft eind 2024 aangekondigd dat de exporttool conform MDTO in 2025 wordt opgeleverd. Indien dit gebeurt, kan de voorbereiding van toekomstige overbrengingen vanuit dit systeem eindelijk worden opgepakt. NotuBiz: inrichting en exportfunctie NotuBiz Raadsinformatiesysteem De meeste aangesloten overheden maken gebruik van NotuBiz Raadsinformatiesysteem. Het Zeeuws Archief ondersteunt hen in de gesprekken met de leverancier over de ontwikkeling van een exportfunctie die al een aantal jaren wordt aangekondigd. De leverancier heeft ook in 2024 aangekondigd dat deze in 2025 wordt opgeleverd. Dan kan eindelijk gestart worden met de overbrenging van de raadsinformatie naar het Zeeuws e-Depot. MOOR: De voorbereiding van een formeel advies voor de aangesloten overheden op verzoek van inspectie en advies over de aanschaf van een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen en de bodem wordt beheerd, is gestart en zal begin 2025 worden uitgebracht.

Wat heeft dit gekost?

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2024 878.502 -58.413 820.090

2e wijziging Begroting 2024 932.940 -59.784 873.155

Realisatie 2023 820.294 -61.114 759.180

Realisatie 2024

2e wijziging Begroting 2024

Realisatie 2023

700.582

708.708

611.103

48.524 38.089 626 90.682 177.920

47.198 41.829 500 134.705 224.232

57.522 51.533 75 100.061 209.191

-16.689 -41.723 -58.413

-17.081 -42.703 -59.784

-17.461 -43.653 -61.114

0

0

0

820.090

873.155

759.180

Specificatie programma beheer

Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere

Bijzondere baten Saldo

Jaarverantwoording 2024

13

Programma Informatie en Kennis Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archief aangesloten overheidsorganisaties.

Wat hebben we ervoor gedaan? Inspectie en advies Beleidsplan Inspectie en Advies In 2024 is het Beleidsplan Inspectie en Advies vastgesteld waarin de uitvoering van de inspectie- en adviestaak bij de aangesloten overheidsorganisaties van het Zeeuws Archief wordt beschreven. Het beleidsplan biedt duidelijkheid over de periodiciteit en inhoud van inspecties en over de manier waarop advisering ingevuld wordt. Belangrijkste ontwikkeling in dat beleidsplan is de introductie van een driejaarlijkse cyclus: in het eerste jaar wordt een integrale inspectie uitgevoerd en in het tweede jaar een thema- of aspectinspectie. In het derde jaar wordt aandacht besteed aan de uitvoering van de verbeterplannen van de zorgdragers naar aanleiding van de eerdere inspecties. Ontwikkelingen en netwerk Het vakgebied is volop in beweging door landelijke ontwikkelingen, zoals de invoering van de Woo en de aanstaande invoering van de nieuwe Archiefwet. Tijdens bijeenkomsten met de collega’s uit Noord-Brabant en Limburg zijn ervaringen uitgewisseld en is gebruikgemaakt van elkaars expertise.

Belangrijk om op de hoogte te blijven van alle landelijke ontwikkelingen en voor de kennisontwikkeling zijn daarnaast de webinars ‘Grip op informatie’ die de VNG periodiek organiseert en het bijwonen van andere landelijke kennissessies, zoals de OD Kennisdag en de kennissessie over kwaliteitszorg binnen informatiebeheer bij de gemeente Den Bosch. Ook volgen we de ontwikkelingen binnen het vakgebied via diverse nieuwsbrieven, vaktijdschriften en discussieforums. Kennisdeling in Zeeland Gewerkt is aan de ontwikkeling van handreikingen over vernietiging en datamigratie. Deze zijn in concept voorgelegd aan enkele partners, die de stukken hebben voorzien van feedback. Doel is om de handreikingen in 2025 vast te stellen en te publiceren zodat we de overheden nog beter van advies kunnen voorzien. Daarnaast is er kennis gedeeld over archivering in Microsoft 365 door een kennisdag in Zaanstad te bezoeken en de kennis opnieuw te laten presenteren aan contactpersonen in Zeeland. Er is gewerkt aan een partneroverstijgende werkwijze voor het registreren van hotspots en de ontwikkelingen rondom exportfunctionaliteiten van diverse zaaksystemen en een raadsinformatiesysteem zijn gevolgd. En tot slot is het Zeeuws Archief vertegenwoordigd in de Zeeuwsbrede Woo-werkgroep en de Zeeuwse werkgroep Informatiehuishouding.

Verslag van het uitgevoerde toezicht per overheid Gemeente Kapelle • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is geadviseerd over het oplossen van achterstanden en het opstellen van de vernietigingslijsten. • Er is geadviseerd over de digitalisering van de bouwdossiers, zowel over de metadata als over de kwaliteitseisen die gesteld moeten worden bij de aanbesteding van dit project. • Er is geadviseerd over de aanschaf en instellingen van multifunctionals naar aanleiding van de audit op de routinematige vervanging. De advisering had betrekking op alle deelnemende Jaarverantwoording 2024

14

• • • • •

•

gemeenten van de GR De Bevelanden, omdat de multifunctionals via GR De Bevelanden gezamenlijk ingekocht worden. Er is geadviseerd over de archiefparagraaf in de tekst van verbonden partijen en de verantwoordelijkheden op het gebied van vervanging en vernietiging. De evaluatie van de lopende dienstverleningsovereenkomst is geïnitieerd. Er is geadviseerd over het gebruik van vertrouwelijkheidsfunctionaliteiten in het huidige zaaksysteem. Er is geadviseerd over de invulling van kwaliteitscontroles en richtlijnen voor het huidige zaaksysteem. De voorbereiding van een formeel advies over de aanschaf van een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen en de bodem wordt beheerd, is gestart. Het formele advies wordt begin 2025 uitgebracht. Er zijn voorbereidingen getroffen voor de overbrenging van de archieven van rechtsvoorgangers van de gemeente uit de periode t/m 1989.

Gemeente Middelburg • Het strategisch informatieoverleg, enkele tactische informatie-overleggen en reguliere maandelijkse overleggen hebben plaatsgevonden. • De integrale archiefinspectie is uitgevoerd. Afronding van het definitieve rapport vindt begin 2025 plaats. • De voorbereiding van een formeel advies over de aanschaf van een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen en de bodem wordt beheerd, is gestart. Het formele advies wordt begin 2025 uitgebracht. • De gemeente heeft het dossier over de burgemeestersbenoeming uit 2024 uitgeplaatst bij het Zeeuws Archief. • Er zijn voorbereidingen getroffen voor de overbrenging van de dienstarchieven uit de periode 1992-2004. • Er is een presentatie gegeven over het belang van adequaat informatiebeheer aan het managementteam van de gemeente. Waterschap Scheldestromen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatieoverleggen hebben plaatsgevonden. • Er is een integrale archiefinspectie uitgevoerd en de rapportage daarvan is opgeleverd. • Er is geadviseerd over de vervanging van scanners door multifunctional printers naar aanleiding van de audit routinematige vervanging. • Er is geadviseerd over de migratie van digitale personeelsdossiers. • Er is geadviseerd over de keuze voor een nieuw algemeen informatiesysteem, de ontsluiting van het digitale archief en een mogelijke migratie.

• Er is geadviseerd over de hotspotmonitor. • Er is geadviseerd over een vernietigingsverzoek op basis van de AVG. Gemeente Schouwen-Duiveland • Enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. Op verzoek van de gemeente is het strategisch informatieoverleg verplaatst naar begin 2025. • Er is een integrale archiefinspectie uitgevoerd en het rapport is aangeboden aan de gemeente. • Het definitieve rapport m.b.t. de audit van het informatiebeheer rondom de jeugdwet is aangeboden aan de gemeente.

Jaarverantwoording 2024

15

• De voorbereiding van een formeel advies over de aanschaf van een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen en de bodem wordt beheerd, is gestart. Het formele advies wordt begin 2025 uitgebracht. Gemeente Terneuzen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatieoverleggen hebben plaatsgevonden. • De concernstaf van de gemeente Terneuzen is op bezoek geweest bij het Zeeuws Archief. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers • Het Zeeuws Archief heeft niet ingestemd met het verzoek van de gemeente voor een doorlopende machtiging tot vernietiging. • Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het proces van de routinematige vervanging. De rapportage wordt begin 2025 opgeleverd. • Er is geadviseerd over de nieuwe versie van het handboek routinematige vervanging. • Er is geadviseerd over het digitaliseringsproject van de bouwdossiers. • De voorbereiding van een formeel advies over de aanschaf van een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen en de bodem wordt beheerd, is gestart. Het formele advies wordt begin 2025 uitgebracht. • Er is geadviseerd over de overbrenging van het secretariearchief uit de periode 1993-2002. • Er zijn bijeenkomsten geweest voor kennisoverdracht aan de nieuwe informatiebeheerders van de gemeente.

• Er is geadviseerd bij de afhandeling van de migratie van de VTH-dossiers van SquitXO/IZIS naar Rx.Mission/InProces. • Er is een kennismakingsgesprek gevoerd met Aan-Z. Gemeente Veere • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Wat betreft de vernietiging van informatie zijn de lijsten met de hiervoor in aanmerking komende dossiers getoetst. • De voorbereiding van een formeel advies over de aanschaf van een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen en de bodem wordt beheerd, is gestart. Het formele advies wordt begin 2025 uitgebracht. • Er is geadviseerd over de overbrenging van de archieven van voor 1966. De volgende archieven zijn in 2024 formeel overgebracht (uitgezonderd de bouwvergunningen): o Gemeente Aagtekerke, 1811-1966 o Gemeente Biggekerke, 1795-1966 o Gemeente Buttinge en Zandvoort, 1810-1815 (1917) o Stad en Gemeente Domburg, 1555-1966 (1990) o Gemeente Gapinge, (1797), 1810-1857 o Gemeente Grijpskerke, 1811-1966 o Gemeente Hoogelande, 1810-1815 (1917) o Gemeente Koudekerke, (1616) 1795-1966 (2006) o Gemeente Meliskerke, (1720) 1811-1966 (1985) o Gemeente Oostkapelle, (1778) 1810-1966 (1977) o Gemeente Serooskerke, (1756) 1810-1966 (1977) o Gemeente Veere, (1811) 1816-1966

Jaarverantwoording 2024

16

o Gemeente Vrouwenpolder, (1804) 1811-1966 (1977) o Stad en Gemeente Westkapelle, (1634) 1643-1944 (1964) o Gemeente Zoutelande, 1795-1966 • Er zijn voorbereidingen getroffen voor de overbrenging van de archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente uit de periode 1966-1996. Gemeente Vlissingen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Er is een integrale archiefinspectie uitgevoerd en de rapportage daarover is aangeboden aan de gemeente. • De voorbereiding van een formeel advies over de aanschaf van een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen en de bodem wordt beheerd, is gestart. Het formele advies wordt begin 2025 uitgebracht. • Medewerkers van team Administratie en Ondersteuning/Documentaire Informatievoorziening zijn samen met leidinggevenden en de bestuurlijk portefeuillehouder op bezoek geweest bij het Zeeuws Archief. • Er is geadviseerd over het digitaliseringsproject van de bouwdossiers, o.a. over opschoning en volgorde van het archief maar ook over de metadata. • Er is geadviseerd over diverse migraties en koppelingen tussen applicaties. Provincie Zeeland • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden. • Wat betreft de vernietiging van provinciale informatie zijn de lijsten met de hiervoor in aanmerking komende dossiers getoetst.

• Er is geadviseerd over het handboek routinematige vervanging. • Over de implementatie van een kwaliteitssysteem zijn diverse overleggen gevoerd. • Er is geadviseerd over de mogelijk vervroegde overbrenging van het provinciaal archief 19912016. • Er is geadviseerd over de hotspotmonitor. • Er is overleg geweest over de analyse met betrekking tot webarchivering. • Er is geadviseerd over de toepassing van MDTO. • Er is een informatiesessie over het Zeeuws Archief gehouden voor Provinciale Staten. • Er is deelgenomen aan de overleggen van de Kring Provinciearchivarissen. • BIJ12 is onderdeel van de vereniging IPO en is de uitvoeringsorganisatie voor de provincies, waaronder de provincie Zeeland. BIJ12 voert een groeiend aantal openbaar gezagtaken uit, tegenwoordig vooral onder de Omgevingswet. De provinciearchivarissen van Utrecht en ZuidHolland houden toezicht op de naleving van de Archiefwet bij BIJ12. Naast dit toezicht krijgt BIJ12 adviezen van het IPO Vakberaad Duurzame toegankelijkheid (DUTO) voor de inrichting van de informatiehuishouding. Het toezicht van de archivarissen op deze ontwikkeling is in de loop van 2024 aangescherpt, omdat de informatiehuishouding verbetering behoeft. Dit onderwerp zal worden geagendeerd in het strategische informatieoverleg van 2025.

RUD Zeeland • Het Zeeuws Archief werkt namens alle aangesloten partners mee aan de ontwikkeling van een aanpak voor het borgen van de duurzame toegankelijkheid van de dossiers van vergunningverlening, toezicht en handhaving van de deelnemers. Op dit moment zijn de archieftaken niet formeel belegd binnen de GR RUD Zeeland. Onderzocht is welke juridische

Jaarverantwoording 2024

17

vormen er zijn om dit te regelen. Daarmee samenhangend zijn de bestaande achterstanden in de archivering van de RUD onderzocht en is er gewerkt aan voorstellen voor het oplossen van die achterstanden en voor de toekomstige beschikbaarstelling van deze dossiers aan de deelnemers. Doel van de deelnemers is om hierover in de loop van het jaar 2025 aan het bestuur van de RUD een voorstel te doen. • Er is geadviseerd over de wijze waarop bestaande informatie inzake lopende zaken, van deelnemers wordt overgedragen aan de RUD. • De Staf van RUD Zeeland is op bezoek geweest bij het Zeeuws Archief. • Er is geadviseerd bij het ‘Schoon door de Poort’ project. Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) • Er is geadviseerd over het vervangingsproces. • Er heeft een gesprek plaatsgevonden over het maken van structurele afspraken op het gebied van Inspectie en advies. Orionis Walcheren • De uitvoering van de afspraken met Orionis ten aanzien van het toezicht is als gevolg van de langdurige ziekte van enkele medewerkers uitgesteld naar 2025. Acquisitie & Relatiebeheer Acquisitiebeleidsplan 2024-2028 In 2024 is het acquisitiebeleidsplan 2024-2028 vastgesteld.

Dit plan vervangt het vorige uit 2012 in verband met de toenemende digitalisering van de samenleving, de uitbreiding van het werkingsgebied van het Zeeuws Archief en maatschappelijke trends als toenemende individualisering en een minder sterke binding aan organisaties zoals verenigingen waardoor organisaties die decennialang hebben bestaan worden opgeheven en dat er nieuwe vaak meer vrijblijvende initiatieven worden ontplooid. Maar ook steeds meer ZZP’ers en klimaatbewustzijn zijn maatschappelijke ontwikkelingen. Dit alles heeft ook invloed op de archiefvorming. Het Zeeuws Archief kiest er voor om actief te acquireren aan de hand van een permanent actuele acquisitielijst die voortkomt uit een domeinanalyse. Organisaties en particulieren worden dus actief benaderd. Er blijft ruimte voor passieve acquisitie, maar deze worden kritischer beoordeeld dan voorheen. Aanwinsten Het aantal aanwinsten bedraagt 165. De schenkingen en inbewaargevingen van particuliere archieven en collecties vertegenwoordigen een breed scala aan onderwerpen zoals blijkt uit het volgende overzicht: • Het Rode Kruis bracht een aantal archieven over (ca. 1938-2019) als aanvulling op de reeds bij het Zeeuws Archief berustende archieven. • De Protestantse gemeente Philippine-Sluiskil-Sas van Gent gaf het complete archief (ca. 19232023) in bewaring.

• De Heemkundige Kring De Bevelanden schonk verschillende stukken over de Zeelandbrug (ca. 1962-1990) waaronder een aantal fraaie foto’s over de bouw. Aan het eind van het jaar werd het laatste deel van het archief van de inmiddels niet meer bestaande fabriek Vitrite Middelburg overgebracht. Het begin van dit archief gaat terug tot in de negentiende eeuw en is belangrijk voor de bedrijfsgeschiedenis en de industriële ontwikkeling van Middelburg. Overbrenging rijksarchieven • Een medewerker van het Zeeuws Archief is lid van de Aanwijscommissie van de Rechtbank Zeeland/West-Brabant, die in het verslagjaar één keer bijeenkwam.

Jaarverantwoording 2024

18

• Het Zeeuws Archief neemt deel aan het landelijke Relatiebeheerdersoverleg, dat bestaat uit vertegenwoordigers van het Nationaal Archief en alle Regionale Historische Centra. Dit overleg vond twee keer plaats. Primair toegankelijk maken Archieven Rijkscollectie De toegang op het archief van de Christelijke ULO te Yerseke, 1947-1990 is gereedgekomen. Archieven gemeente Kapelle In 2024 is aan de gemeente Kapelle advies gegeven over het digitaliseren en metadateren van de over te brengen bouwdossiers en is er een offerteaanvraag voor hen opgesteld. De gemeente Kapelle neemt de informatie in deze offerteaanvraag mee in de door henzelf op te stellen offerteaanvraag. Het archief van Auto- en fietsenzaak P. Louisse, 1903-1927 te Kapelle is geïnventariseerd. Archieven gemeente Middelburg Vrijwilligers van de Protestantse gemeente Sint Laurens hebben onder begeleiding van het Zeeuws Archief gewerkt aan het inventariseren van het archief van deze gemeente over de periode 18942018. Archieven Waterschap Scheldestromen Een twintigtal kaarten afkomstig van de Oudheidkundige Kring De Vier Ambachten met overzichten van de oever en oeverwerken van het calamiteuze waterschap Walsoorden zijn geacquireerd en toegevoegd aan de inventaris van het Waterschap Walsoorden. Archieven gemeente Schouwen-Duiveland De beschrijving van het stadsarchief Zierikzee wordt gedaan door een vrijwilliger.

Dit langlopende project nadert zijn voltooiing. In 2024 zijn aanvullingen verwerkt in de toegangen op de volgende archieven • Soroptimistenclub Schouwen-Duiveland, 1958-2021 • Stichting Unie van Vrijwilligers Schouwen-Duiveland, 1965-2011 • Stichting Goemanszorg Beheer, 1979-1993 Verder zijn de volgende archieven geïnventariseerd: • Stichting Vrouwen Advies Commissie voor de Woningbouw VAC Schouwen-Duiveland, 19722013 • Koninklijke Nederlandse Biljartbond KNBB, district Schouwen-Duiveland, (1948) 1954-2005 • Hockeyclub Schouwen-Duiveland HSD, 1969-2006 • Biljartvereniging Concordia te Zierikzee, 1942-1952, 1967-2017 • Korfbalvereniging All Ready te Zierikzee, 1969-2015) • Middenstandsvereniging Renesse, 1951-2005 • Stichting Muziek Monumentaal te Zierikzee, 1997-2014 • Havenkantoor Zierikzee, (1957) 1977-2002 Archieven gemeente Terneuzen • Aan het toegankelijk maken van het archief van Stad Axel, 1492-1815 is dit jaar verder gewerkt. Daarbij is vastgesteld dat bij de overbrenging naar het Zeeuws Archief een aantal stukken niet is meegekomen. Het onderzoek naar de verblijfplaats van deze stukken is nog niet afgerond.

Jaarverantwoording 2024

19

• Rechtsvoorgangers van de gemeente Terneuzen tot 1970: De bewerking van de Terneuzense archieven tot 1970 is aan het einde van 2024 gereedgekomen, tevens zijn de verklaring van vernietiging en een voorstel tot openbaarheidsbeperking voor deze archieven gereed. • Rechtsvoorgangers van de gemeente Terneuzen 1970-1991 (1993): De archieven van de gemeenten Axel, Sas van Gent en Terneuzen waren reeds voorzien van een inventaris met inleiding. In 2024 zijn de nagekomen stukken bij deze archieven geïnventariseerd. • Gemeenten 1991 (1993)-2002: In 2024 is de inventarisatie van de archieven van de gemeenten Axel (1991-2002), Sas van Gent (1991-2002) en Terneuzen (1993-2002) afgerond, tevens zijn de verklaringen van vernietiging gereed. Wel moet aan de inventarissen van de gemeenten Axel en Terneuzen nog de laatste hand gelegd worden. • De inventarisatie van de Hervormde gemeente te Sluiskil, 1946-1995 (1997) is gereed. Archieven gemeente Veere • De gemeente Veere heeft het voorstel tot openbaarheidsbeperking van een aantal inventarisnummers uit de archieven van de voormalige Veerse plattelandsgemeenten die tot 1 juli 1966 een zelfstandige gemeente vormden, goedgekeurd. De officiële overdracht van deze archieven heeft plaatsgevonden op 9 december 2024. De bouwvergunningen zijn eind 2024 afgezonderd van de overige archiefstukken, deze zullen in 2025 tot aparte toegangen gemaakt worden.

Zie Inspectie en advies voor een specificatie van de overgebrachte archieven • De bewerking van de archieven van de gemeenten Domburg, Mariekerke, Valkenisse, Veere en Westkapelle tot aan de gemeentelijke herindeling van 1996 is gereed. • De inventarisatie van het archief van de Stichting Badplaatsbelangen Domburg, (1949) 19501996 (1998) is afgerond. Archieven gemeente Vlissingen De bewerking vond plaats van de archieven van de • Stichting Protestants Christelijk en Rooms-Katholiek Kleuter- en Basisonderwijs te Vlissingen (1993-2001) • Stichting Stadsherstel Vlissingen (1969-2003) en het Dorpsplatform Oost-Souburg (2002-2011). Archieven Provincie Zeeland • Er is verder gewerkt aan de toegankelijkheid van het digitale archief van VVV Zeeland 20062021. Dit is een complex project wegens de grote hoeveelheid (beeld-) bestanden die zijn opgenomen vanuit een Google Drive-omgeving en die veelal niet (te) voorzien zijn van context. • De toegang op het archief van de Sociaal Economische Raad Zeeland (SER), 2009-2022 is afgerond. Bibliotheek en Bibliotheekcatalogus • In 2024 zijn de titelbeschrijvingen van de Bibliotheek Gemeentearchief Schouwen-Duiveland opgenomen in de algemene bibliotheekcatalogus van het Zeeuws Archief. Daardoor is de toegankelijkheid sterk verbeterd. De volgende stap is de opname van de bibliotheekcatalogus van Vlissingen. Dit wordt in 2025 opgepakt.

• In Zierikzee zijn op de studiezaal boekenkasten geplaatst zodat de daarvoor geschikte boeken uit het bibliotheekdepot in de open opstelling beschikbaar gesteld kunnen worden. • Er is een handleiding gemaakt voor het beschrijven in Mais-Flexis en plaatsen van boeken uit de bibliotheken Middelburg en Zierikzee. Jaarverantwoording 2024

20

• Elk jaar terugkomende werkzaamheden Bibliotheek zijn gedaan zoals tijdschriftenadministratie, kastcontrole, beschrijven nieuw aangekochte boeken en aanwinsten, het nakijken van schenkingen/ acquisitie voor geschiktheid voor opname in de bibliotheek of verkoop op de open dag (o.a. Genealogisch Centrum Zeeland, collectie Vader Biggekerke). Nader toegankelijk maken Bronnen Indisch erfgoed Het Zeeuws Archief heeft met steun van het Programma Indisch Erfgoed Digitaal (PIED) historische bronnen over de Indisch-Molukse gemeenschap in Zeeland gedigitaliseerd. Voordat de scans gepubliceerd kunnen worden, is onderzocht hoe persoonlijke gegevens kunnen worden afgeschermd zonder de documenten minder doorzoekbaar te maken. In 2024 is onderzocht hoe we automatisch tekst met daarin de persoonsgegevens in de scans kunnen detecteren. Zowel met DataMask (Xllnc) als OD-Solutions is hiervoor samengewerkt. Uiteindelijk is voorlopig gekozen voor de combinatie van Transkribus en een in eigen huis ontwikkelde tool voor het opsporen en indien nodig pseudonimiseren van de betreffende woorden. Naast persoonsgegevens worden ook andere gegevens opgezocht, zoals plaatsen en maatschappelijke organisaties. Het doel is om deze als linked open data te publiceren. Hiervoor is vanuit het landelijke programma een extra financiële bijdrage ontvangen.

De tussentijdse resultaten zijn gepresenteerd aan de collega’s in het veld. Na afronding in 2025 worden de resultaten opnieuw gedeeld. Daarnaast is er een koppeling gemaakt waarmee het platform Ons Land de scans direct na publicatie bij het Zeeuws Archief kan ophalen. In 2025 wordt dit werk voortgezet en eind 2025 zal de collectie worden opgeleverd. Indicering DTB Walcheren en Zeeuws-Vlaanderen Er wordt momenteel door twee vrijwilligers gewerkt aan het nader toegankelijk maken van deze registers, voor zover dit nog niet of niet volledig is gebeurd. Daarnaast is gekeken naar al eerder in Access gemaakte, maar nog niet in Mais Flexis geïmporteerde indices. Voor zover bruikbaar zijn (en worden) deze alsnog geconverteerd en geïmporteerd. Tot slot zijn nadere toegangen uit toegang 995, Verzameling Doop-, Trouw-, Begraaf- en Lidmatenregisters Zeeland (DTBL), overgezet naar toegang 345, Retroacta Burgerlijke Stand. Alle registers uit toegang 345 zijn eerder gedigitaliseerd en gepubliceerd via de website. In 2024 zijn op deze wijze doopregisters van Aagtekerke, Hoek en Koudekerke, trouwregisters van Arnemuiden en begraafregisters van Aardenburg, Hulst en Biervliet nader toegankelijk gemaakt en gepubliceerd.

Bevolkingsregisters Schouwen-Duiveland Ook in 2024 is verder gewerkt aan het restant bevolkingsregisters dat niet in het VeleHandenproject van enkele jaren geleden kon worden meegenomen. De bevolkingsregisters van Brouwershaven, Burgh, Dreischor, Duivendijke, Elkerzee, Kerkwerve, Nieuwerkerk, Noordwelle, Oosterland en Ouwerkerk zijn ingevoerd, gekoppeld aan de scans en gepubliceerd. Oude archieven Schouwen-Duiveland De vrijwilligers die werkzaam zijn op de locatie in Zierikzee werkten aan langlopende projecten: het maken van regesten op de Zierikzeese waarheidsboeken, van een index op de notulen van de regenten van de Weeskamer Zierikzee, de ingekomen stukken bij de notulen Zierikzee, de notariële archieven Zierikzee, de kadastrale leggers, de processen verbaal Franse tijd Renesse en de transportakten Zierikzee voor 1811 en een nieuw project, het nader toegankelijk maken van de ‘Voorwaarden voor openbare verkopingen voor de overman van onroerende goederen, schepen, aandelen in heerlijkheden, schepen en meestoven en van waardepapieren, 1756-1795, 1797-1804’.

Jaarverantwoording 2024

21

Charters Stad Zierikzee De charters omvatten Privileges, Gildebrieven en Schepenbrieven van de stad Zierikzee uit de periode 1275-1800. Van deze charters zijn losse bestanden met beschrijvingen, scans en transcripties beschikbaar die aan elkaar gerelateerd dienen te worden. Om dit project weer vlot te trekken is een stand van zaken gemaakt. Deze momentopname heeft geleid tot hernieuwde acties om de diverse onderdelen met elkaar te matchen en opname in het collectiebeheersysteem mogelijk te maken. Naar verwachting zal dit voor de Privileges in het eerste kwartaal van 2025 worden gerealiseerd, waarna de beschrijvingen verder aangevuld kunnen worden met ontbrekende gegevens. Burgerlijke Stand Zeeland Eind 2024 is gewerkt aan de openbaarmaking van de scans met ingang van 1 januari 2025 van de geboorteakten van 1924, de huwelijksakten van 1949 en de overlijdensakten van 1974. Bouwvergunningen Schouwen-Duiveland Bewerkingen van de metadata zijn uitgevoerd en de beschikbare scans zijn aan de beschrijvingen gekoppeld. Aan de verbetering van de metadata wordt nog gewerkt, zodat deze na overbrenging kunnen worden gepubliceerd. Bouwvergunningen Middelburg Van de gemeente Middelburg heeft het Zeeuws Archief in 2023 een groot aantal scans van bouwvergunningen/-tekeningen ontvangen.

In 2024 is een start gemaakt met het bewerken van de metadata en de scans zodat deze na overbrenging kan worden gepubliceerd. Transcripties in Word en Transkribus In 2021 zijn met Transkribus in het kader van het project ‘De IJsberg zichtbaar maken’ van het Nationaal Archief zo’n 40.000 door het Zeeuws Archief ingebrachte scans getranscribeerd, ze waren sindsdien toegankelijk via een extern platform. Deze transcripties zijn begin 2024 bij het Nationaal Archief opgevraagd, en ook op de website van het Zeeuws Archief gepubliceerd en doorzoekbaar gemaakt. Het betreft 60 getranscribeerde inventarisnummers uit de archieven van Zeeuwse notarissen uit de 19e eeuw. Drie vrijwilligers zijn in 2024 bezig geweest met het transcriberen van brieven in het archief van de Middelburgsche Commercie Compagnie. Twee vrijwilligers hebben deze transcripties in Word gemaakt. Een deel van de in Word aangeleverde transcripties is ingevoerd in een transcriptietoegang in MAIS-Flexis. Een van deze vrijwilligers is eind 2024 gestopt als vrijwilliger bij het Zeeuws Archief. De andere is eind 2024 ingewerkt in het programma Transkribus en zal in het vervolg voornamelijk transcriberen in Transkribus. De derde vrijwilliger maakt veel transcripties van brievenboeken van de MCC met behulp van Transkribus.

Naast de drie bovengenoemde vrijwilligers zijn drie andere vrijwilligers in 2024 bezig geweest met het transcriberen van notulenboeken van de Hervormde gemeente van Biggekerke (toegang 583) en Westkapelle (toegang 341), van een poorterboek van Westkapelle (toegang 2260) en van het Olipodigro (toegang 1753). De transcriptie van het poorterboek is afgerond. Een van de vrijwilligers helpt daarnaast met het corrigeren van ingevoerde transcripties in Transkribus. Voor de werkgroep Paleografie in Zeeland (PaiZ) zijn maandelijkse bijeenkomsten georganiseerd. Een deel van de door deze werkgroep in Word gemaakte transcripties is ingevoerd in een transcriptietoegang in MAIS-Flexis. Digitalisering Het Zeeuws Archief heeft in 2024 ruim 113 meter/ 4.291 inventarisnummers - aan archief gedigitaliseerd en hierdoor een totaal aantal van ruim 426.702 scans gemaakt. Dit is exclusief Jaarverantwoording 2024

22

scannen on demand voor de archiefbank. Bij de keuze voor deze archieven waren de maatschappelijke relevantie, raadpleegfrequentie en de materiële staat van de originelen het uitgangspunt. Veel van de archieven die in 2024 gedigitaliseerd zijn, zijn van relatief recente datum omdat is geanticipeerd op de herdenking van tachtig jaar bevrijding in 2025. Door toepassing van de methoden en technieken die in het kader van het programma Indisch Erfgoed Digitaal zijn ontwikkeld voor het pseudonimiseren van persoonsgegevens, komen deze gefaseerd online. Commissaris van de Koningin in Zeeland, 1940-1969 (1932) De omvang van dit archief is 18 meter en telt 685 gescande inventarisnummers. De 105.629 scans worden nog beoordeeld op privacygevoelige informatie voordat ze gepubliceerd worden. Het aantal scans is minder dan vooraf gedacht. Daarnaast was voor het project commissaris van de Koningin, stichting en dienst herbouw Middelburg uitgegaan van scans die door zowel OCR als HTR (handwritten tekst recognition) nader toegankelijk zouden worden gemaakt, Uuit tests is gebleken datHTR nog in de kinderschoenen staat, waardoor er vanaf is gezien Militair Gezag, 1944-1946(1948) De omvang van dit archief is 15 meter en het telt 996 inventarisnummers. In april 2024 is de digitalisering gestart.