2025-09-25 IC14 - jaarverantwoording ZA - brief aan de Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 14 0115 | +31 115 455 000 terneuzen.nl

Gemeenteraad Terneuzen

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: : : 746785 : Jack Karelse : 14 0115 : J.Karelse@terneuzen.nl :

Terneuzen, 5 augustus 2025 Onderwerp: Jaarverantwoording Zeeuws Archief Beste Raad, Ieder jaar ontvangen we van het Zeeuws Archief een verslag en verantwoording van de werkzaamheden die ze voor ons hebben gedaan. We ontvangen de stukken op grond van de dienstverleningsovereenkomst die we met hen hebben afgesloten. Wij zenden u de stukken op grond van de Informatieverordening van de gemeente. Het Zeeuws Archief is onze gemeentearchivaris en beheert de overgebrachte archieven van de gemeente. Het Zeeuws Archief brengt gevraagd en ongevraagd adviezen uit, voert inspecties uit en voert werkzaamheden uit aan voor het beheer en beschikbaar stellen van onze archieven. Daarnaast zijn we aangesloten op het e-Depot, de digitale archiefvoorziening, van het Zeeuws Archief. Voor een volledig overzicht van alle werkzaamheden die het Zeeuws Archief in 2024 heeft gedaan verwijzen we u naar het verslag en de jaarverantwoording. We noemen er hier enkele: • •

• • •

•

Op verschillende niveaus is overlegd tussen de gemeente en het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief heeft een inspectie uitgevoerd op het proces van de routinematige vervanging. Hierbij worden de papieren documenten gescand en nemen de scans de plaats in van het originele document. De papieren documenten worden vernietigd. Het Zeeuws Archief adviseerde over het digitaliseringsproject van de bouwdossiers. Dit is een groot project en zorgt ervoor dat de digitale bouwdossiers opgevraagd kunnen worden via het Zeeuws Archief. Dit project wordt in 2025 afgerond. Het Zeeuws Archief adviseerde bij de afhandeling van het overzetten van de digitale dossiers van Vergunningen en Handhaving van de softwareapplicatie SquitXO/IZIS naar de applicatie Rx.Mission. Het Zeeuws Archief werkte aan het toegankelijk maken van het overgebrachte archief van Stad Axel (periode 1492-1815). Daarbij is vastgesteld dat bij de overbrenging een aantal stukken niet is meegekomen. Het onderzoek naar de verblijfplaats van deze stukken is nog niet afgerond. De werkzaamheden aan de archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Terneuzen tot 1970 zijn aan het einde van 2024 afgerond.

Gemeente Terneuzen

Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

S.I.L. (Steven) de Waal

H.J.A. (Erik) van Merrienboer

Gemeente Terneuzen

2