2025-06-26 a. Zienswijze toetreding tot en wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief - Ontwerpbesluit

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 1 juli 2025 Middelen - Informatisering & Automatisering zaaknummer: 42118

2025_Raad_00085 - Zienswijze toetreding tot en wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief Portefeuillehouder Jeroen de Buck Programma en/of paragraaf Paragraaf Bedrijfsvoering Besluit Besluitpunt 1 De raad besluit geen zienswijze in te dienen op het voorgenomen besluit van het college om deel te nemen in de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Besluitpunt 2 De raad besluit geen zienswijze in te dienen op de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2026 en de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief per 1 januari 2027. Wat is de aanleiding? In de brief van 14 november 2023 (lijst ingekomen stukken 14 december 2023, IC9) informeerden wij u dat wij vanuit een positieve grondhouding meewerken aan de verkenning tot uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling (GR) Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief is het Regionaal Historische Centrum (RHC) van Zeeland. Ze beheren en bewaren de archieven en collecties van Zeeuwse overheden – waaronder die van de gemeente Terneuzen – en van particulieren en bedrijven en stellen die beschikbaar. Dit gebeurt zowel analoog als digitaal. Op dit moment hebben wij een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het Zeeuws Archief. De bedoeling was om per 1 januari 2025 toe te treden tot de regeling, gelijk met de uittreding van het Rijk. Maar het Rijk treedt uit per 1 januari 2027.

Dit is het gevolg van de vertraging in de behandeling en vaststelling van de nieuwe Archiefwet. Hierdoor treedt de Archiefwet niet eerder dan 1 juli 2026 in werking. Het is onze wens en de wens van andere gemeenten en de provincie om per 1 januari 2026 toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling. Dit lijkt nog haalbaar. We informeerden u 1/4

hierover in onze brief van 21 januari 2025 (lijst ingekomen stukken 11 maart 2025, IC2). We leggen nu twee teksten aan u voor: •

GR-tekst met deelname van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), de toetreding van nieuwe partners en gebaseerd op de geldende Archiefwet (voor de periode 1 januari 2026 tot 1 januari 2027, zie bijlage 1. Dit is een overgangsjaar.);

•

GR-tekst waarbij de nieuwe situatie geldt: uittreding van OCW, met de nieuwe én bestaande partners en gebaseerd op de nieuwe Archiefwet (vanaf 1 januari 2027, zie bijlage 2).

Beide teksten kunnen in één procedure -voor zienswijze en vervolgens besluitvorming- aan u worden aangeboden. Wat willen we bereiken? Verbeterde positie van onze gemeente over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. We willen een robuuste en toekomstbestendige zorg voor onze archieven waarborgen. Daarom hebben we het voornemen om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling. We doen dit samen met andere gemeenten, de provincie en het waterschap. We dragen bij aan de noodzakelijke kwaliteitsontwikkeling in de archief- en informatieverantwoordelijkheid van de Zeeuwse overheden. Argumenten De argumenten voor toetreding zijn niet gewijzigd. 1.1 Door toe te treden krijgen we zeggenschap over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. Meer dan nu het geval is bij de dienstverleningsovereenkomst (DVO) krijgen we de mogelijkheid om het beleid en de koers mede te bepalen. 1.2 Het zelf of bij een andere RHC organiseren van het archiefbeheer is geen optie. Door het afsluiten van een DVO hebben we vanaf het jaar 2018 het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van analoge (papieren) archieven overgedragen aan het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief heeft ook de verantwoordelijkheid voor ons ‘digitaal geboren’ archief. Hiervoor zijn we aangesloten op het e-Depot.

Het Zeeuws Archief is daarmee voor de gemeente Terneuzen de wettelijke archiefdienst voor analoge en digitale informatie. Volgens de Archiefwet zijn we wettelijk verplicht zorg te dragen voor onze archieven. We kunnen daar een Regionaal Historisch Centrum (RHC) voor inzetten. Omdat deze per provincie georganiseerd zijn is dat voor ons het Zeeuws Archief. 1.3 Het beheren van overheidsarchieven is een publieke taak die in een publieke omgeving moet worden worden uitgevoerd, volgens de Archiefwet. Het samen nemen van verantwoordelijkheid voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie in Zeeland, in een breed gedragen GR, is een belangrijke stap vooruit om te komen tot (nog) beter informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden. 1.4 Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner. Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met langdurige niet-veranderende taken waar we goed mee samenwerken. Omdat deze GR een relatief beleidsarme en beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige 2/4

GR Zeeuws Archief in het jaar 2000 is de deelnemers nooit gevraagd een extra bijdrage te doen naast de reguliere bijdrage. 1.5 Het uittreden van het Rijk leidt niet tot bezuinigingen. De uittreding van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) uit de GR vindt plaats op het moment dat de nieuwe Archiefwet in werking treedt. De minister delegeert hierin taken en verantwoordelijkheden voor de analoge rijkscollecties in de provincies aan de RHC's en bekostigt die taken. Vooruitlopend op de nieuwe wet wordt een bestuurlijk convenant met de staatssecretaris van OCW gesloten. Hierin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft voor een langdurige samenwerking en bekostiging van de RHC's op lange termijn. 1.6 De bijdrage aan de GR blijft vergelijkbaar met de huidige kosten. Uitgangspunt bij toetreding is dat de toekomstige jaarlijkse deelnemersbijdrage niet meer bedraagt dan de huidige betalingen voor de DVO. 1.7 Het voldoet aan het afwegingskader van onze kadernota verbonden partijen. De kadernota verbonden partijen biedt een afwegingskader. We hebben de GR-tekst hier aan getoetst en dat levert een positief beeld op (zie bijlage 3) 1.8 De concept-tekst(en) GR Zeeuws Archief hebben we getoetst aan de Wgr en VZGnormen. De concept GR-teksten zijn juridisch en financieel beoordeeld en sluiten aan bij de Wet gemeenschappelijke regelingen en de afgesproken VZG-normen.

In het overgangsjaar 2026 gelden deze normen niet voor de bijdrage van de minister, zie artikel 16 lid 5 in bijlage 1. Die is namelijk gebonden aan de normen van het ministerie van Financiën. 1.9 De eerder gestelde vragen en opmerkingen zijn verwerkt. De door onze gemeente, andere gemeenten en de provincie ingebrachte vragen, zienswijzen en voorgestelde wijzigingen zijn besproken, beantwoord en verwerkt in de definitieve teksten. Kanttekeningen 1.1 Toetreding betekent toename in aantal deelnames gemeenschappelijke regelingen. Eerder was u terughoudend met deelname aan nieuwe gemeenschappelijke regelingen. Maar toetreding tot de GR Zeeuws Archief is ter vervanging van de huidige DVO. 1.2 Bij niet deelnemen in de GR is het onzeker of we de huidige DVO kunnen continueren. Tot nu toe bood de GR Zeeuws Archief de mogelijkheid tot DVO's. Het is op termijn onzeker of het Zeeuws Archief deze diensten op deze manier wil/kan blijven aanbieden. Wat mag het kosten? Vergeleken met de huidige situatie (dienstverleningsovereenkomst) verandert de bijdrage niet. Wel hebben we een financieel voordeel bij toetreding omdat we de BTW (21%) kunnen verrekenen. Daarnaast vervalt de risico-opslag in de bijdrage voor de e-Depotaansluiting en dat zorgt ook voor iets lagere kosten.

3/4

Wat gaan we ervoor doen? We sturen geen zienswijze in. We sturen een brief over het besluit aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief. Zie bijlage 4. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) leggen we in een latere vergadering opnieuw de tekst van de gemeenschappelijke regeling aan u voor. We vragen u dan om toestemming om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling.

4/4