2025-06-12 a. traject samenwerking en huisvesting GGD Zeeland en Veiligheidsregio Zeeland - Ontwerpbesluit

In de situatie dat alleen op de bedrijfsvoeringstaken wordt samengewerkt;

2.

In de situatie de beide organisaties samen worden gevoegd in één gemeenschappelijke regeling.

De huidige kwetsbaarheid per taakveld van de individuele organisaties, en de beoogde kwetsbaarheid per taakveld in de twee geschetste situaties is hierbij het primaire vertrekpunt geweest.

8.1 Scope van de bedrijfsvoeringsanalyse De bedrijfsvoering van de GGD en VRZ is in overleg met de managers bedrijfsvoering, en met de definitie van het BBV als uitgangspunt, verdeeld in de volgende taakvelden6: 0. Leidinggevenden. In de scope van deze business case betreft dit de hiërarchische leidinggevenden in de bedrijfsvoering, niet in het primair proces. Projectleiding en coördinatoren zijn geen leidinggevenden in dit kader. 1.

Financiën. Dit betreft onder andere financieel adviseurs en specialisten, financiële verantwoording en financiële administratie. Control valt buiten de scope van deze business case, controllers zijn dus niet meegenomen in de analyse.

2. P&O/HRM. Hieronder vallen alle functies met betrekking tot salarisadministratie, P&O / HRM advies, organisatie- en formatieadvies, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, recruitment, arbeidsvoorwaarden. Het is exclusief opleidingen door P&O gegeven en

6

Bestuurs- en managementondersteuning is geen onderdeel van de scope van de business case

98/191

73

gericht op de directe uitvoeringspraktijk. De ambtelijk ondersteuning van de OR is in deze business case geen onderdeel van de scope van het onderzoek. 3. Communicatie. Dit betreft zowel interne als externe communicatie. projectcommunicatie valt hier niet onder. Voor de analyse is hierin tevens de capaciteit op crisiscommunicatie (VRZ) opgenomen, hoewel dit type communicatie traditioneel als onderdeel van het primaire proces wordt beschouwd. 4. ICT (informatisering & automatisering). Het betreft alle medewerkers informatisering en automatisering, systeem-en netwerkbeheer, werkplekondersteuning, helpdesk, ontwikkeling ICT projectmanagement,

5.

6. 7.

8. 9.

technisch applicatiebeheer en functioneel applicatiebeheer dat door bedrijfsvoering medewerkers wordt gedaan (het is exclusief functioneel beheer ten behoeve van primaire proces systemen). ICT (Informatieveiligheid & privacy). Hieronder vallen CISO, privacy officers en dergelijke functies belegd met de verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging, gegevensbescherming en naleving van relevante wet- en regelgeving. Facilitaire zaken en gebouwbeheer. Betreft receptie, beveiliging en catering en gebouwenbeheerders DIV. Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren. Inkoop. Dit is inclusief aanbesteding en contractmanagement Juridische zaken. Dit betreft alle werkzaamheden ten behoeve van het leveren van juridisch advies, met uitzondering van de onder privacy / AVG / FG genoemde werkzaamheden.

8.2 Huidige situatie bedrijfsvoering GGD en VRZ Beide organisaties zijn kwetsbaar op bedrijfsvoeringstaken en starten vanuit een andere uitgangspositie. GGD Zeeland is sinds 2023 bezig met versterking van de bedrijfsvoering naar een minimaal niveau (Basis op Orde). Een extern onderzoeksbureau (Lysias Advies) heeft eind 2024 geconcludeerd dat de GGD op de goede weg is maar dat de cadans nog gevonden moet worden. VRZ kent andere problematieken, samenhangend met kleinere teams. Daar waar aard en complexiteit van taken de komende jaren verder zullen toenemen (denk bijvoorbeeld aan wet- en regelgeving en informatievoorziening/ICT) kunnen we stellen dat de kwetsbaarheid bij beide organisaties structureel van aard is. Kwaliteit, 99/191

74

continuïteit en slagkracht van onze dienstverlening hangt in hoge mate samen met een goede uitvoering van onze ondersteunende bedrijfsvoeringstaken. Vanuit deze structurele kwetsbaarheid is het toekomstgericht noodzaak voor beide organisaties de samenwerking te zoeken. In de onderstaande tabel is uitgewerkt hoeveel formatie (per 1 januari 2025, zowel absoluut als relatief ten opzichte van het primaire proces) er bij de GGD en VRZ op de genoemde taakvelden is vastgelegd7. Daarbij zijn ook de personele kosten per taakveld weergegeven, gebaseerd op de huidige, toebehorende cao’s. Tevens is de situatie waarbij de bedrijfsvoeringscapaciteit van de GGD en VRZ één op één wordt samengevoegd, weergegeven.

B2025 Taak

GGD

GGD

VR

VR

TOTAAL

TOTAAL

Formatie

P-kosten

Formatie

P-kosten

Formatie

P-kosten

(fte)

(x€ 1000)

(fte)

(x€ 1000)

(fte)

(x€ 1000)

0. Leiding

2,00

€ 258

4,00

€

521

6,00

€

779

1. Financiën

4,47

€

401

5,40

€

513

9,87

€

913

2. P&O/HRM

6,83

€ 639

9,15

€ 850

15,98

€ 1.489

3. COM

2,78

€

227

5,58

€ 505

8,36

€

4. ICT (I&A)

9,69

€

794

9,00

€

734

18,69

€ 1.528

5. ICT (IV&P)

1,00

€

84

3,10

€

326

4,10

€

6. FAC + GB

7,74

€

507

7,38

€

537

15,12

€ 1.044

7. DIV

-

€

-

1,53

€

108

1,53

€

108

8. INK

1,00

€

59

1,00

€

89

2,00

€

148

9. JZ

-

€

-

0,90

€

108

0,90

€

108

€ 2.969

47,04

€ 4.291

82,55

€ 7.259

TOT BDV

35,51

TOT PRIMAIR

200,99

220,90

421,89

TOT

236,50

267,94

504,44

732 411

Tabel 8 Formatie en kosten bedrijfsvoeringsfuncties in scope

In de tabel is te zien, dat de begrote capaciteit voor de bedrijfsvoeringstaken in de scope 35,51 f.t.e. is voor de GGD en 47,04 f.t.e is voor VRZ. Het grootste deel van deze capaciteit wordt ingezet voor het taakveld ICT (informatisering en automatisering), facilitair en gebouwbeheer en P&O/HRM. In de vergelijking van de beide organisaties valt op dat de GGD een iets kleinere formatie (zowel absoluut als relatief) op HRM/P&O heeft dan VRZ. Dit komt omdat de GGD de salarisadministratie heeft uitbesteed, de VRZ voert de salarisadministratie zelf (met eigen mensen) uit. Dit kan het verschil verklaren, 7

De gegevens zijn exclusief de inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland. Dat komt voort uit het feit dat IJZ een beperkt

aantal taken van bedrijfsvoering GGD-zeeland afneemt.

100/191

75