2025-06-11 - Bijlage 8 Zienswijze overdracht VTH archieftaken zienswijze (geanonimiseerd)

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 140115

Terneuzen

ESS tav secretaris

brief van kenmerk zaaknummer uw uw

_

dagelijks bestuur

T.a.v. de heer WAJ

Jochems

1

:

(geanonimiseerd)

tiefer

140115 k

(geanonimiseerd)(geanonimiseerd)

juli 2025

Onderwerp: Zienswijze overdracht Geacht

___

16 april 2025 2025-000040 :661533 :

Van

TERNEUZEN

Terneuzen,

115 455 000

contactpersoon

e-mail

Postbus 35 4530 AA

[+31

terneuzen.nl

VTH

archieftaken

bestuur,

Wij ontvingen van u het voorstel Overdracht VTH Archieftaken. In deze brief stelt u de gemeenteraad in de gelegenheid om voor 25 juli 2025 een zienswijze in te dienen. Zienswijze De gemeenteraad besloot op voorstel e e

e

voor

overdracht VTH

1

juli 2025 een negatieve zienswijze in te dienen tegen het Archieftaken. Dit om de volgende redenen:

De onderbouwing van de financiële consequenties is onvoldoende. De synergievoordelen door de werkzaamheden anders te organiseren onderzocht. Onderbouwing van de benodigde fte's is onvoldoende onderzocht.

zijn niet

Toelichting zienswijze De gemeenteraad snapt nut en noodzaak van het beleggen van VTH Archieftaken bij de RUD Zeeland. Er zijn echter keuzes gemaakt in het voorstel die leiden tot onduidelijkheid. Wij lichten dit hieronder verder toe. Het voorstel omvat de e

volgende onderdelen: Het Zeeuws e-Depot aanwijzen als archiefbewaarplaats

voor

de

digitale RUD/VTH-

dossiers. e e

De rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. De RUD volledig mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals

overbrenging

en

vernietiging,

conversie/migratie/emulatie.

Voor uitvoering van deze taken moet extra personeel bij de RUD Zeeland in dienst komen. Daarnaast moeten er kosten gemaakt worden voor een aansluiting bij het Zeeuws Archief eDepot en ondersteuning van de archivaris Zeeuws Archief. De intentie

om de mandatering van de archieftaken naar de RUD-Zeeland te brengen, is niet De RUD-Zeeland is inhoudelijk beter van de dossiers op de hoogte dan de onlogisch. deelnemers. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten. Informatie wordt direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost.

Gemeente

Terneuzen

Het is ons echter onduidelijk waarom de archivering van VTH-dossiers geen onderdeel uitmaakt van de PIOFAC-taken waarover een dienstverleningsovereenkomst met de Provincie Zeeland is aangegaan. De dienstverlening die de Provincie Zeeland levert gaat over bedrijfsvoeringstaken op gebied van Personeel Informatie Organisatie Financiën Administratie en Communicatie ,

,

,

,

,

(PIOFAC).

Naar onze mening valt archivering onder Informatie(voorziening) en moet het daardoor onderdeel uitmaken de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot PIOFAC-taken. De Provincie Zeeland heeft daarnaast ervaring met archiveren én is aangesloten bij het Zeeuws Archief als archiefbewaarplaats. We zijn van mening dat deze optie met haar synergievoordelen verder moet worden onderzocht. Daarna gaan we tot besluitvorming over. Daarnaast vragen wij ons af of het noodzakelijk is om structureel 3 fte in dienst te nemen voor uitvoering van de archieftaken. De onderbouwing hiervan is onvoldoende. Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht blijkt dit wellicht ook niet noodzakelijk. Anderzijds is er wellicht tijdelijk extra personeel nodig in verband met het maken van een inhaalslag. Maar dit is dan geen structureel personeel. ,

Bij het voorstel is geen begrotingswijziging toegevoegd. Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging zouden worden ondergebracht.

Met vriendelijke groet

,

Burgemeester en Wethouders van Terneuzen gemeentesecretaris

,

burgemeester

,

S. I. L. (Steven) de Waal

Gemeente Terneuzen

,

H. J. A. (Erik) van Merrienboer

2