2025-06-11 a. Zienswijze overdracht VTH archieftaken naar RUD Zeeland - Ontwerpbesluit

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 1 juli 2025 Omgeving & Economie - Vergunningen en Handhaving zaaknummer: 661533

2025_Raad_00082 - Overdracht VTH-archieftaken naar RUD Zeeland Portefeuillehouder Laszlo van de Voorde Programma en/of paragraaf Paragraaf Verbonden partijen Besluit Besluitpunt 1 De gemeenteraad besluit een negatieve zienswijze uit te brengen op het voorstel voor overdracht van de VTH-archieftaken voor de extra benodigde financiële middelen (bijlage 8). Wat is de aanleiding? Het dagelijks bestuur van de RUD Zeeland biedt het conceptvoorstel ‘overdracht VTH archieftaken’ aan de deelnemers van RUD Zeeland aan voor het inbrengen van een zienswijze. (bijlage 6) De colleges (B&W en GS) zijn verantwoordelijk voor de archivering en het beheer van de dossiers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De vorming van de dossiers gebeurt door de RUD-Zeeland voor de taken die zij op VTH-gebied voor de gemeente Terneuzen uitvoeren. Vanaf de start van de RUD Zeeland in 2014 was de archivering van VTH-dossiers niet op een duurzaam toegankelijke manier. De afspraken hierover waren niet duidelijk. De werkgroep Archivering RUD Zeeland heeft onderzoek (bijlagen 1 t/m 5) gedaan en is van mening dat de urgentie om tot een oplossing te komen groot is. In samenwerking met deze werkgroep is het voorstel tot stand gekomen om dat alle deelnemers de archieftaken mandateren aan de RUD Zeeland. Dit voorstel moet zorgen dat de archivering op juiste en uniforme manier gebeurt.

Ook maakt het voorstel inzichtelijk wat de gevolgen zijn voor de deelnemers. Het voorstel houdt in: •

Het Zeeuws e-Depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD/VTH dossiers. Alle deelnemende colleges deden een principe-uitspraak om (op termijn) aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. Het is daarom logisch bij het Zeeuws e-Depot het toezicht te beleggen.

1/5

•

De rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. Het Zeeuws Archief is reeds voor de helft (6 van de 12) deelnemende colleges de archivaris.

•

De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie.

•

De inhoudelijke kennis van de RUD-dossiers ligt bij de RUD en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het best een keuze maken over deze VTH-dossiers. Daarnaast levert het voor zowel de RUD als de colleges efficiency op aangezien het uitvragen van toestemming voor de vernietigingslijsten van de deelnemers via één proces verloopt.

•

Voor uitvoering van deze taken, moet extra personeel bij de RUD Zeeland in dienst komen. Daarnaast moeten er kosten gemaakt worden voor een aansluiting bij het Zeeuws Archief e-Depot en voor ondersteuning van de archivaris Zeeuws Archief.

Wat willen we bereiken? Wij willen onze zienswijze op dit voorstel uitbrengen. Argumenten 1.1 Het gevraagde extra budget vinden wij niet terecht We brengen een negatieve zienswijze in voor de extra kosten die dit voorstel met zich meebrengt voor de benodigde fte. We zijn van mening dat dit een onderdeel is van de PIOFAC-taken waarvan de uitvoering vanaf 1 januari 2026 bij de Provincie Zeeland ligt. Hiervoor is geen extra budget nodig. Het onderbrengen bij de Provincie Zeeland geeft sowieso een synergievoordeel. In het AB van 24 maart is door de leden ingestemd om een dienstverleningsovereenkomst af te sluiten voor de Piofac-taken met de Provincie Zeeland. 1.2 De onderbouwing van de extra benodigde 3 fte is onvoldoende Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht, blijkt 3 fte wellicht niet nodig. Er is een inhaalslag nodig. Maar daarvoor zijn tijdelijk extra fte's nodig, niet structureel. 1.3 Als de extra kosten toch komen is de impact niet duidelijk. Er is geen begrotingswijziging toegevoegd aan het voorstel. We hebben de financiële consequenties niet in beeld. Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging worden ondergebracht. We willen dit inzichtelijk hebben.

Kanttekeningen 1.1 Betekent dat door het uitbrengen van een negatieve zienswijze we het niet eens zijn met de overdracht van deze taken? We zijn het wel eens met de overdracht van de archivering VTH-taken naar de RUD Zeeland én het Zeeuws Archief als archivaris aan te wijzen. De inhoudelijke kennis van de RUD-dossiers ligt bij de RUD Zeeland en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het best een keuze maken over deze VTHdossiers. Daarnaast levert het voor zowel de RUD als de colleges efficiency op. Het uitvragen van toestemming voor de vernietigingslijsten van de deelnemers loopt via één proces.

2/5

De overdracht ontzorgt de deelnemers en draagt bij aan toekomstbestendig en robuust informatiebeheer van VTH-dossiers. Het duurzaam toegankelijk archiveren van de dossiers is nodig voor een efficiënte bedrijfsvoering. Daarnaast spelen het afleggen van verantwoording én een goede en betrouwbare dienstverlening aan burgers en bedrijven een grote rol. Recente ontwikkelingen die van belang zijn voor goed informatiebeheer zijn de Wet open overheid (Woo) en de Omgevingswet. De overdracht en invulling daarvan geeft vervolg aan het onderzoeksrapport van de commissie van Aartsen en aan het Rapport Informatiehuishouding Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland van het Zeeuws Archief uit 2020. Het niet voldoen aan Archiefplicht kan leiden tot niet (snel) kunnen raadplegen van documenten. 1.2 Betekent dat door het inbrengen van een negatieve zienswijze de overdracht niet doorgaat? Het is afhankelijk van de zienswijzen en stemgedrag van andere deelnemers of het voorstel wordt aangenomen in het Algemeen Bestuur (AB). Het kan dat onze zienswijze niet leidt tot aanpassing en het AB in meerderheid besluit om toch in te stemmen met het voorliggende voorstel. Wat mag het kosten? Bij het voorstel zit een tabel met de kosten. Een voorstel van begrotingswijziging is echter niet aanwezig. Als het voorstel wordt aangenomen in de huidige vorm zijn de totale kosten € 414.693.

Voor Terneuzen stijgt de deelnemersbijdrage met € 40.267. In de Ontwerpbegroting 2026, welke in het verzamelvoorstel Gemeenschappelijke Regelingen wordt aangeboden, zijn deze kosten nog niet verwerkt. De extra kosten moeten worden aangeboden via een begrotingswijziging. Wat gaan we ervoor doen? We brengen een negatieve zienswijze in met onze bedenkingen bij het dagelijks bestuur van de RUD Zeeland.

Bijlagen 1. Bijlage 8 Zienswijze overdracht VTH archieftaken zienswijze (geanonimiseerd)

3/5

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 140115

Terneuzen

ESS tav secretaris

brief van kenmerk zaaknummer uw uw

_

dagelijks bestuur

T.a.v. de heer WAJ

Jochems

1

:

(geanonimiseerd)

tiefer

140115 k

(geanonimiseerd)(geanonimiseerd)

juli 2025

Onderwerp: Zienswijze overdracht Geacht

___

16 april 2025 2025-000040 :661533 :

Van

TERNEUZEN

Terneuzen,

115 455 000

contactpersoon

e-mail

Postbus 35 4530 AA

[+31

terneuzen.nl

VTH

archieftaken

bestuur,

Wij ontvingen van u het voorstel Overdracht VTH Archieftaken. In deze brief stelt u de gemeenteraad in de gelegenheid om voor 25 juli 2025 een zienswijze in te dienen. Zienswijze De gemeenteraad besloot op voorstel e e

e

voor

overdracht VTH

1

juli 2025 een negatieve zienswijze in te dienen tegen het Archieftaken. Dit om de volgende redenen:

De onderbouwing van de financiële consequenties is onvoldoende. De synergievoordelen door de werkzaamheden anders te organiseren onderzocht. Onderbouwing van de benodigde fte's is onvoldoende onderzocht.

zijn niet

Toelichting zienswijze De gemeenteraad snapt nut en noodzaak van het beleggen van VTH Archieftaken bij de RUD Zeeland. Er zijn echter keuzes gemaakt in het voorstel die leiden tot onduidelijkheid. Wij lichten dit hieronder verder toe. Het voorstel omvat de e

volgende onderdelen: Het Zeeuws e-Depot aanwijzen als archiefbewaarplaats

voor

de

digitale RUD/VTH-

dossiers. e e

De rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. De RUD volledig mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals

overbrenging

en

vernietiging,

conversie/migratie/emulatie.

Voor uitvoering van deze taken moet extra personeel bij de RUD Zeeland in dienst komen. Daarnaast moeten er kosten gemaakt worden voor een aansluiting bij het Zeeuws Archief eDepot en ondersteuning van de archivaris Zeeuws Archief. De intentie

om de mandatering van de archieftaken naar de RUD-Zeeland te brengen, is niet De RUD-Zeeland is inhoudelijk beter van de dossiers op de hoogte dan de onlogisch. deelnemers. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten. Informatie wordt direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost.

Gemeente

Terneuzen

4/5

Het is ons echter onduidelijk waarom de archivering van VTH-dossiers geen onderdeel uitmaakt van de PIOFAC-taken waarover een dienstverleningsovereenkomst met de Provincie Zeeland is aangegaan. De dienstverlening die de Provincie Zeeland levert gaat over bedrijfsvoeringstaken op gebied van Personeel Informatie Organisatie Financiën Administratie en Communicatie ,

,

,

,

,

(PIOFAC).

Naar onze mening valt archivering onder Informatie(voorziening) en moet het daardoor onderdeel uitmaken de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot PIOFAC-taken. De Provincie Zeeland heeft daarnaast ervaring met archiveren én is aangesloten bij het Zeeuws Archief als archiefbewaarplaats. We zijn van mening dat deze optie met haar synergievoordelen verder moet worden onderzocht. Daarna gaan we tot besluitvorming over. Daarnaast vragen wij ons af of het noodzakelijk is om structureel 3 fte in dienst te nemen voor uitvoering van de archieftaken. De onderbouwing hiervan is onvoldoende. Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht blijkt dit wellicht ook niet noodzakelijk. Anderzijds is er wellicht tijdelijk extra personeel nodig in verband met het maken van een inhaalslag. Maar dit is dan geen structureel personeel. ,

Bij het voorstel is geen begrotingswijziging toegevoegd. Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging zouden worden ondergebracht.

Met vriendelijke groet

,

Burgemeester en Wethouders van Terneuzen gemeentesecretaris

,

burgemeester

,

S. I. L. (Steven) de Waal

Gemeente Terneuzen

,

H. J. A. (Erik) van Merrienboer

5/5 2