2025-06-05 B5 - Uitleg proces besluitvorming inzake huisvesting en ondersteuning bedrijfsvoeringstaken - brief DB en directie RUD Zeeland - (Geanonimiseerd)
Tekst van het document
Zi
AN
SD Provinciale
statenleden Zeeland ons
Gemeenteraadsleden
deelnemende
kenmerk
document
gemeenten
nr.
:
tel.
RUD-Zeeland
- 27-03-2025
verzonden
Terneuzen, 27
maart
2025,
Betreft:
Uitleg proces besluitvorming Algemeen ondersteuning bedrijfsvoeringstaken (PIOFAC)
Geachte
Zoals
Raads-
Bestuur RUD-Zeeland
inzake
huisvesting
nieuwe
ondersteuning
en
Statenleden,
en
is de RUD
u weet
2025-000032
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) 06, (geanonimiseerd)@rud-Zeeland.nl
contactpersoon
Zeeland
bedrijfsvoeringstaken Personeel,
op zoek
naar
huisvesting
en
Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie
(PIOFAC). Op dit moment is sinds de oprichting in 2014 ondergebracht bij de gemeente Terneuzen. —
-
deze
en
op de Communicatie
gemeenschappelijk regeling
Gemeente Terneuzen heeft de periode van het huurcontract en de ondersteuning eerder verlengd tot 1 januari 2026. Zij heeft daarbij ook aangegeven dat nog een verlenging niet mogelijk is, omdat Terneuzen de ruimte zelf nodig heeft en de RUD ook gaat groeien. Om die reden is het nodig dat de RUD vanaf 1 januari 2026 op een andere wijze ondersteund wordt en elders gehuisvest. In 2023
2024 is een verkenning gedaan naar samenwerking en eventuele gezamenlijke met GGD en VRZ, maar dat bleek in juli vorig jaar voor de RUD met de opgave om robuust te worden niet haalbaar. Vervolgens is onderzocht of er alternatieven zijn. Hiertoe is aan en
huisvesting
deelnemers
alle
de GR gevraagd om een aanbod te doen om de PIOFACH taken voor de RUD te De Provincie Zeeland bleek de enige deelnemer van de GR die hiertoe bereid was. Daarop verzorgen. is in de AB-vergadering van juli 2024 besloten om aan de Provincie Zeeland te vragen om aanbod te doen
voor
van
huisvesting
moest worden
daarvan
had
om
ondersteuning. Het was al langer bekend dat de ondersteuning versterkt op goede manier invulling te kunnen geven aan de PIOFACH taken. De uitwerking en
voeten
meer
in de aarde dan verwacht.
Het Algemeen Bestuur is in de vergadering van maandag 24 maart 2025 akkoord gegaan met het voorstel om een huurovereenkomst voor 5 jaar in Middelburg aan te gaan en een overeenkomst aangaande ondersteunende taken met Provincie Zeeland eveneens voor 5 jaar. Dit besluit betekent dat de totale kosten
stijgen
met € 1.836.720
in 2026.
moeten
Dit komt onder andere doordat
robuust worden meer werkplekken worden ondersteund moeten worden. Ook zijn de eisen die aan van
afgelopen
10 jaar
significant zwaarder
er
in het kader
gerealiseerd en ook meer medewerkers de dienstverlening worden gesteld in de geworden in verband met o.a. informatiebeveiliging, privacy
)
waarborgen
en
andere
wettelijke eisen.
Deze
wijzigingen
in
huisvesting
en
structurele meerkosten voor alle deelnemers (de 13 Zeeuwse gemeenten Deze worden verwerkt in de begroting van de RUD Zeeland voor 2026. Het aanbod
ondersteuning leiden tot de provincie Zeeland).
en
de Provincie is conform planning en afspraak opgeleverd en geagendeerd in de AB 27 januari. In die vergadering is geen besluit genomen omdat er verduidelijkende vergadering vragen zijn gesteld. Vervolgens kwam het besluit op 24 maart opnieuw aan de orde. Gezien de van
van
financiële impact van dit besluit was een zienswijze procedure dat was niet meer mogelijk omdat de Provincie in april aan de
langs raden en staten benodigd, maar slag moet met het voorbereiden (denk contracten aan regelen van en aanbestedingen) om de ondersteuning vanaf 1 januari te garanderen. Het was een worsteling voor alle bestuurders van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zeeland om zonder zienswijzeprocedure een dergelijk besluit te moeten nemen. Het belang van de continuïteit van de dienst en de zorg voor de medewerkers heeft het AB doen besluiten dit voorstel aan te nemen zonder zienswijze procedure. Wat hierbij ook een rol speelde was de positieve zienswijze van de
begeleidingscommissie. Ook rechtmatig genomen worden Als
Dagelijks
Bestuur
vanuit
juridisch perspectief kunnen
en
directie betreuren
en
directie willen benadrukken
deze
besluiten door het AB
en
DB
wij de wijze waarop het proces is verlopen en de positie volksvertegenwoordiging zijn gebracht. Het traject van huisvesting en we eerder moeten starten (parallel aan verkenning samenwerking GGD/VRZ). Dan hadden we impact en meerkosten eerder in beeld gehad, zodat een reguliere procedure gevolgd had kunnen worden. In de bij deze brief gevoegde bijlage kunt u meer lezen over de ontstaansgeschiedenis van de RUD Zeeland en de belangrijkste AB besluiten in de afgelopen 10 jaar. waarin
bestuurders en ondersteuning hadden
Het
veilig
Dagelijks
Bestuur zeeland hebben
dat we vanuit het belang
gehandeld.
Hoogachtend,
Namens
Dagelijks
(geanonimiseerd) Voorzitter
Bestuur
en
directie
RUD-Zeeland,
van
een
schoon
en