2025-02-06 IC8 - reactie college boardletter 2024 - Brief B&W aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 14 0115 | +31 115 455 000 terneuzen.nl

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: 17 december 2024 : : 468616 : Patricia van Damme : 06 - 83494718 : P.vanDamme@terneuzen.nl :

Terneuzen, 17 december 2024 Onderwerp: Boardletter 2024 Beste raad, Onze accountant Baker Tilly heeft de Boardletter 2024 uitgebracht. Hieronder leest u onze reactie. Opdracht accountant U heeft de accountant Baker Tilly opdracht gegeven om de jaarrekening 2024 te controleren. Het doel van de jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Als onderdeel hiervan voerde de accountant in oktober de interim-controle uit. De interimcontrole richt zich vooral op het krijgen van inzicht in de kwaliteit van onze interne beheersing. Het gaat om onder meer onze interne bedrijfsvoering en onze werkprocessen. Deze zijn belangrijk voor de oordeelsvorming over de jaarrekening. Onze reactie op bevindingen accountant Vorig jaar introduceerden we een verbeteraanpak. We gingen organisatiebreed aan de slag met een verbetercultuur. Hiermee borgen we de focus en aandacht voor continue verbeteren van onze werkprocessen en de kwaliteit van onze dienstverlening. Onze inspanningen hebben geleid tot belangrijke verbeteringen in de nog openstaande bevindingen. Daarbij rondden we in 2024 vijf bevindingen naar tevredenheid af. De accountant heeft tijdens de interim controle 2024 geen nieuwe bevindingen vastgesteld. Mede op basis hiervan stelt de accountant vast dat wij in 2024 weer goede vervolgstappen hebben gezet om de interne beheersing verder te verbeteren.

Dit blijkt ook uit het volgende overzicht:

Gemeente Terneuzen

Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren Waarvan opgelost in 2024 Aanbevelingen die overblijven uit vorige jaren Aantal nieuwe aanbevelingen Aantal openstaande aanbevelingen Waarvan onderhanden, maar wel voortgang vergeleken met vorig jaar Waarvan onderhanden, maar geen voortgang vergeleken met vorig jaar

10 -5 5 0 5 5 0

Onlangs formuleerden wij onze visie op interne beheersing. In deze visie beschrijven we onze ambitie voor de beheersing van onze organisatie en de randvoorwaarden waarbinnen we deze ambitie willen realiseren. Deze visie brengt structuur in de activiteiten die we al deden. Een duidelijke visie geeft richting aan ons gedrag en onze cultuur. Het helpt om het bewustzijn van een kwalitatief hoogstaande interne beheersing organisatiebreed te verankeren. Dit betekent dat we niet alleen naar de hard controls (systemen, processen enz.) kijken, maar ook aandacht geven aan de soft controls (cultuur en gedrag). Onze verbetercultuur is integraal onderdeel van onze visie op interne beheersing. Interne beheersing betekent dat: • we vooraf vastgestelde doelen realiseren (doeltreffend) • met de overeengekomen kwaliteit en inzet van middelen (doelmatig) • binnen de daartoe geldende regelgeving (rechtmatig) • waarbij we risico’s beheersen (risicomanagement) • en we waar nodig op tijd bijsturen (governance). De accountant onderschrijft het belang van deze visie als basis voor een verdere doorontwikkeling van onze interne beheersing. Wij zijn blij met de aanbevelingen van de accountant. Hieronder leest u de status van de nu nog openstaande aanbevelingen.

Inkopen: borging volledigheid verplichtingenadministratie en vastlegging prestatielevering inkopen Technisch is vastlegging van de verplichtingenadministratie en prestatielevering mogelijk en in onze organisatie uitgerold. De borging vraagt om een gedragsverandering die de betrokken medewerkers afleidt van hun kerntaken. We blijven aandacht vragen voor het belang van een volledige verplichtingenadministratie en de vastlegging van de prestatielevering. In 2024 zien we een verbetering van het percentage vastgelegde verplichtingen. In 2025 benutten we de aanbevelingen van de accountant om de stijgende lijn te continueren. Subsidies: collegiale toetsing subsidieverstrekking / subsidievaststelling We namen ons voor om in 2024 te onderzoeken of collegiale toetsing systeemtechnisch mogelijk is. Conclusie is dat we het bestaande zaaksysteem kunnen gebruiken. We startten met het inregelen van dit systeem. Tijdens de interim controle vonden testen plaats. De accountant heeft daardoor nog niet kunnen beoordelen of deze openstaande actie voltooid is.

Gemeente Terneuzen

2

Wij streven ernaar om uiterlijk vanaf juni 2025 de collegiale toetsing bij het verstrekken van subsidies systeemtechnisch te laten plaatsvinden. Tot die tijd toetsen we met steekproeven of we subsidies rechtmatig hebben verstrekt. Collegiale toetsing omgevingsvergunning In 2024 stelden we een plan van aanpak op om de collegiale toetsing op omgevingsvergunningen te borgen. Dit plan bevat een werkproces met afspraken die ook over het vier-ogen principe gaan. Het proces bevindt zich in de implementatiefase. We verwachten dat we dit in 2025 kunnen afronden. Tot die tijd toetsen we met steekproeven of we vergunningen rechtmatig hebben verstrekt. Digitale handtekeningen In 2023 stelden we de uitgangspunten voor het gebruik van digitale handtekeningen vast. In 2024 besteedden we de software aan om digitale handtekeningen mogelijk te maken. We startten met de uitrol van deze software. Door de grote hoeveelheid unieke situaties (meer dan 800) is de implementatie van deze nieuwe werkwijze een tijdrovend proces. Het dwingt ons om gefaseerd te werken. IT-beheersing IT-auditoren van BakerTilly hebben een onderzoek uitgevoerd naar onze automatiseringsomgeving. Dit onderzoek beperkt zich tot de IT-omgeving welke relevant is voor de accountantscontrole. Authenticatie en autorisatie zijn al enkele jaren verbeterpunten.

Onze huidige wijze van 2 factor authenticatie voldoet niet aan de eisen van de accountant. Wij streven ernaar om het komende jaar wel te voldoen aan de door de accountant gestelde eisen. Autorisatie betreft het toekennen van rechten op basis van een autorisatiematrix. Zo’n autorisatiematrix gebruiken wij nu nog niet. Door een wijziging van het Instroom-, Doorstroom- en Uitstroom proces verwachten wij in 2025 een autorisatiematrix te implementeren. De verantwoording over de door de overheid opgestelde beveiligingsmaatregelen vindt elk jaar plaats met een zelfevaluatie via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Deze zelfevaluatie wordt door de komst van Europese regelgeving (NIS2) in 2025 omgezet naar een resultaatverplichting, met een Zorgplicht, Meldplicht en Toezicht. Wij willen voorbereid zijn op de proactieve, steekproefsgewijze controles die vanaf 2025 plaats gaan vinden. Bovendien willen wij bereiken dat we bij de jaarlijkse verantwoording over informatiebeveiliging, via welke audit dan ook, aan kunnen tonen dat ook op dat gebied onze basis op orde is. Vooruitblik richting jaarrekeningcontrole 2024 We hebben aandacht voor de aanbevelingen die de accountant noemt. Wij kijken ernaar uit om net zoals vorige jaren de jaarrekeningcontrole in goed overleg met de accountant voor te bereiden.

Inmiddels lijken wij over en weer voldoende kennis te hebben van onze werkwijzen. Dit geeft vertrouwen om ook over 2024 op tijd een kwalitatief product af te leveren. De verbeterkansen die hieruit naar voren komen, vormen de basis voor een nieuwe verbetercyclus in 2025.

Gemeente Terneuzen

3

Bespreking boardletter in Rekeningcommissie De Rekeningcommissie bespreekt de boardletter en onze reactie daarop in de vergadering van 21 januari 2025. De accountant en de portefeuillehouder met ambtelijke ondersteuning zijn hierbij aanwezig. Als de Rekeningcommissie dit wil, geeft de portefeuillehouder een uitleg op punten uit deze brief en/of beantwoordt eventuele vragen. Conclusie We stelden een visie op interne beheersing op. Hierin komen al onze inspanningen om te voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een goede administratieve organisatie samen. Onderdeel hiervan is continue aandacht voor onze verbetercultuur en (fraude)risicomanagement. Op deze manier blijven wij werken aan een goede beheersing van onze werkprocessen. De aanbevelingen van de accountant nemen wij op in onze verbeteragenda en in onze planning voor 2025.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

S.I.L. (Steven) de Waal

H.J.A. (Erik) van Merrienboer

Gemeente Terneuzen

4