2025-02-06 IC14 - Bijlage 2 Participatieplan omgevingsvisie Terneuzen

Participatie- en communicatieplan voor de omgevingsvisie van Terneuzen 1. Inleiding Dit participatieplan hebben we opgesteld in overeenstemming met de Verordening participatie en inspraak gemeente Terneuzen 2024. Het doel van dit plan is om de betrokkenheid van inwoners, bedrijven en belanghebbenden bij het maken van de Omgevingsvisie te waarborgen en te bevorderen. Met de participatie rondom de omgevingsvisie willen we de omgeving betrekken door de voorlopige versie, te gebruiken. De voorlopige versie noemen we de houtskoolschets. We maken een onderverdeling in groepen. We zien de gemeenteraad, inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, medeoverheden en vertegenwoordigende organisaties als belangrijke groepen om te consulteren. Daarbij willen we speciaal aandacht besteden aan jongeren, want de omgevingsvisie geldt voor de langere termijn. We zijn ons ervan bewust dat het een abstract onderwerp is. Daarom willen we werken met mogelijke scenario’s of beelden om de verre toekomst te bespreken. De visie kijkt immers tot 2075 en zal voor een deel abstract blijven, Het gaat om de grote lijnen die richting gaan geven. Het betrekken van de omgeving doen we in het eerste kwartaal van 2025. Dan kunnen we de definitieve omgevingsvisie eind dat jaar vaststellen. 2. Doelstellingen Transparantie. Zorgen voor een transparant besluitvormingsproces.

Dat wil zeggen dat we communiceren als er een besluit is of een stap is afgerond, maar ook als een bepaalde stap om verlenging of uitstel vraagt. Begrijpelijk en toegankelijk. We communiceren op B1 niveau over de visie. Dat wil zeggen actieve en duidelijke communicatie. Betrokkenheid. Verhogen van de betrokkenheid van inwoners en belanghebbenden. Kwaliteit. Verbeteren van de kwaliteit van gemeentelijke besluiten door gebruik te maken van lokale kennis en expertise. 3. Participatieproces 3.1 Voorbereiding Identificatie van belanghebbenden: gemeenteraad, college van B&W, managementteam, ambtelijke organisatie, vertegenwoordigende organisaties, medeoverheden, maatschappelijke organisaties, ondernemers en inwoners. 3.2 Communicatie Met de communicatie over de Omgevingsvisie Stroomopwaarts willen we inwoners en ondernemers informeren over en betrekken bij de op te stellen omgevingsvisie. Dat doen we door ze mee te nemen in de stappen van het proces en ze te wijzen op de rol die ze hier zelf in kunnen

hebben. We sporen ze aan mee te doen als er een rol voor hen is weggelegd. Na elke stap informeren we ze steeds over de stand van zaken en de vervolgstappen. Communicatiemiddelen - terneuzen.nl - Projectpagina terneuzen.nl/omgevingsvisie - Doemee.terneuzen.nl. - Hoplr - Social media: Facebook, Instagram, Linkedin (ook gesponsorde berichten) - Persberichten - Zeeuwsch Vlaams Advertentieblad - Nieuwsbrief ondernemers 3.3 Uitvoering Informatiefase Verspreid informatie over het beleidsvoornemen en het participatieproces via verschillende kanalen (website, sociale media, lokale kranten). Raadpleging. Om inwoners, ondernemers en belanghebbenden te raadplegen. Worden er in diverse bijeenkomsten meningen en ideeën te verzameld. Ook halen we door enquêtes en online consultaties meningen en ideeën op. Er is extra aandacht voor jongere inwoners tussen de 20 en 30 jaar. Het raadplegen en consulteren vindt plaats in het eerste kwartaal van 2025. Adviesfase: In de adviesfase vormen we adviesgroepen met vertegenwoordigers van verschillende belanghebbenden om verdiepende input te verkrijgen. Dit doen we met het college van burgemeester en wethouders, met de gemeenteraad en met het managementteam. Coproduceren: Daarnaast werken we in de coproduceren-fase samen met het projectteam aan de ontwikkeling van beleidsopties.

3.4 Afronding Eindverslag: We stellen een eindverslag op met een overzicht van het participatieproces, de inbreng van deelnemers en de uiteindelijke besluiten. Dit eindverslag voegen we toe aan de omgevingsvisie die naar de gemeenteraad gaat. Terugkoppeling: We informeren deelnemers over de uitkomsten van het proces en over de manier waar we de input hebben verwerkt. 4. Methoden 4.1 Flexibiliteit en diversiteit van gespreksvormen We maken gebruik van een breed scala aan gespreksvormen die kunnen worden aangepast aan verschillende fasen van het beleidsproces en aan de behoeften van verschillende doelgroepen. Dit doen we door verschillende vormen in te zetten, waaronder straatinterviews, online consultatie, korte interviews, groepsgesprekken en bestaande vergaderstructuren.

4.2 Vier sleutels van participatie De vier sleutels van participatie omvatten; 1) het doel van het gesprek, 2) ruimte voor inbreng, 3) de participatievraag en 4) de benodigde publiekgroepen. Het doel van het gesprek is om de betrokkenheid van inwoners, bedrijven en belanghebbenden bij de omgevingsvisie te waarborgen en te bevorderen. Ruimte voor inbreng betekent dat er voldoende gelegenheid is voor deelnemers om hun meningen en ideeën te delen. De participatievraag richt zich op specifieke onderwerpen waarover input wordt gevraagd. De benodigde publiekgroepen omvatten alle relevante belanghebbenden, zoals de gemeenteraad, inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, medeoverheden en jongeren. 4.3 Ondersteuning Projectgroepleden trekken het participatieproces en informeren en instrueren anderen om actief te participeren met inwoners en belanghebbenden. Voor de straatinterviews maken we gebruik van een gespecialiseerde aanbieder. Voor de bespreking van de voorlopige omgevingsvisie in bestaande overlegstructuren praten we collega’s of wethouders bij of sluiten kerngroepleden aan bij een overleg. Voor de korte interviews van 15 minuten met belanghebbenden, zoals maatschappelijke organisaties en medeoverheden, maken we een onderlegger. . 4.4 Participatietrap In het eerste kwartaal van 2025 consulteren we inwoners en belanghebbenden.

Dit doen we door de voorlopige uitwerking van de omgevingsvisie aan hen voor te leggen en hun mening en advies te vragen. We gebruiken vanuit de participatietrap het niveau 'consulteren'. Dit betekent dat we deelnemers uitnodigen om actief mee te praten, ideeën uit te wisselen en discussies aan te gaan. Dit communiceren we aan deelnemers, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten. Dat verbetert de transparantie en het verwachtingenmanagement. Consulteren gaat verder dan informeren en inspraak; het draait om het daadwerkelijk betrekken van mensen in het overlegproces en het verzamelen van meningen, adviezen en standpunten om tot een weloverwogen besluit te komen. 4.5 Continue evaluatie en feedback We gaan de evaluatie van het participatieproces integreren in het werkproces. Hierdoor kunnen we voortdurend verbeteringen aanbrengen op basis van ervaringen en suggesties van deelnemers. 5. Kaders en randvoorwaarden Beïnvloedingsruimte: Inbreng in het eerste kwartaal kan (deels) opgenomen worden in de definitieve omgevingsvisie. Tijdsplanning: Stel een gedetailleerde tijdsplanning op voor elke fase van het participatieproces. Budget: We zetten budget in om het participatietraject onder de aandacht te brengen. Voor het uitvoeren van de straatinterviews door een externe partij is budget nodig. 6. Evaluatie Procesbeoordeling: We evalueren het proces in de kwartaalrapportage.

Feedback We gaan tijdens het proces feedback van deelnemers verzamelen om toekomstige participatieprocessen te verbeteren.

Bijlagen: Participatievormen in schema Vorm Doelgroep

Digitale enquête

Inwoners

Het stellen van vragen rond omgevingsvisie

Website gemeente Terneuzen, doemee.terneuzen.nl, Hoplr, social media en ZVA

Ondernemers

Het stellen van vragen rond omgevingsvisie

Nieuwsbrief/flits naar netwerken

Agendapunt bij diverse overleggen via samenvatting van houtskoolschets door bedrijfsfunctionarissen

Maatschappelijke organisaties

Nieuwsbrief/flits naar netwerken

Agendapunt bij diverse overleggen via samenvatting van houtskoolschets

Mede-overheden, ook binnen NSPD

Nieuwsbrief/flits naar netwerken

Teams kwartier door burgemeester en wethouders n.a.v. samenvatting van houtskoolschets

Vertegenwoordigende organisaties zoals kernraden, ASD etc.

Nieuwsbrief/flits naar netwerken

Agendapunt bij diverse overleggen door collega’s via samenvatting van houtskoolschets

Gemeenteraad

Op de hoogte houden via rapportage

College/MT

Informatie

Participatiebijeenkomst

Denktank

Op diverse plekken korte bevraging: bezoek basisscholen, met inzet van HZ, de Reuringsdienst en college

RIB in Q1 (maart) met houtskoolschets In Q1 met houtskoolschets (MT leden vertegenwoordigen gehele organisatie)

Tijdsplanning participatie- en communicatie-activiteiten Q1 2025 Wanneer 10 - 31 januari 10 januari

13 januari 15 januari 20 - 24 januari 20 januari 27 januari 29 januari ? 6 februari

12 februari Februari/maart Februari/maart Februari/maart -

Middel Participatiemoment - enquête omgevingsvisie Persbericht Website Doemeeterneuzen.nl Hoplr Joplr Sociale media Flyer huis-aan-huis Nieuwsbrief ondernemers ZVA Participatiemoment - studenten HZ NRG Sociale media Sociale media ZVA Participatiemoment - denktank jeugd Democracity Website en sociale media

ZVA Participatiemoment - interviews collegeleden - ondernemers Participatiemoment - Teamskwartier met mede-overheden Participatiemoment - interviews Reizende Ruimte Website, sociale media, ZVA

Evaluatie van participatieproces

Boodschap

Wat houdt de omgevingsvisie in en uitnodiging enquête

,, ,, Herinnering enquête Laatste herinnering enquête Laatste herinnering enquête

Terugblik enquête, infographic resultaten, proces verder ,,

Besluit college en vervolg

1. Bereik en Inclusiviteit • •

Aantal en diversiteit van deelnemers: Hoeveel mensen hebben deelgenomen en hoe divers was de groep (leeftijd, buurt)? We streven naar 1000 mensen. Bereik van communicatiekanalen: Hoe effectief waren de gebruikte communicatiekanalen in het bereiken van verschillende doelgroepen?

2. Transparantie • •

Duidelijkheid van informatie: Was de verstrekte informatie duidelijk en begrijpelijk voor alle deelnemers? Transparantie van het proces: Wisten de deelnemers wat ze konden verwachten en hoe hun input zou worden gebruikt?

3. Betrokkenheid en Interactie • •

Mate van betrokkenheid: Hoe actief waren de deelnemers tijdens het proces (inbreng in gesprekken, invullen van enquêtes)? Kwaliteit van interactie: Hoe goed waren de interacties tussen de deelnemers en de organisatoren? Was er ruimte voor dialoog en discussie?

4. Kwaliteit van Inbreng • •

Relevantie en bruikbaarheid van input: Hoe relevant en bruikbaar was de input die werd verzameld? Diversiteit van perspectieven: Werden verschillende perspectieven en meningen verzameld en meegenomen in het proces?

5. Effectiviteit van Methoden • •

Geschiktheid van gebruikte methoden: Waren de gebruikte methoden (zoals straatinterviews, online consultaties) geschikt voor het doel en de doelgroep? Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: Kon het proces worden aangepast op basis van feedback en veranderende omstandigheden?

6. Terugkoppeling en Verantwoording

• •

Terugkoppeling aan deelnemers: Werd er tijdig en duidelijk teruggekoppeld aan de deelnemers over hoe hun input is verwerkt? Verantwoording: Was er een duidelijke verantwoording over de gemaakte keuzes en de uiteindelijke besluiten?

7. Tevredenheid van Deelnemers • •

Tevredenheid met het proces: Hoe tevreden waren de deelnemers met het participatieproces? Tevredenheid met de uitkomsten: Hoe tevreden waren de deelnemers met de uiteindelijke uitkomsten en besluiten?

8. Impact en Resultaten • •

Invloed van participatie op besluitvorming: In hoeverre heeft de participatie daadwerkelijk invloed gehad op de uiteindelijke besluiten? Bereikte doelen: Zijn de doelstellingen van het participatieproces (zoals verhoogde betrokkenheid en verbeterde kwaliteit van besluiten) behaald?