2024-10-30 a. vaststellen extra budget voor onderhoud gebouwen - ontwerpbesluit

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 14 november 2024 Realisatie & Beheer - Techniek zaaknummer: 380834

2024_Raad_00144 - Extra budget voor onderhoud gebouwen Portefeuillehouder Jurgen Vervaet Programma en/of paragraaf Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen Besluit Besluitpunt 1 De raad besluit een nieuw investeringskrediet vast te stellen van € 1.660.000 voor de beweegbare bodems zwembaden van Sportcentrum de Vliegende Vaart. Besluitpunt 2 De raad besluit een nieuw investeringskrediet vast te stellen van € 1.500.000 voor het vervangen gebouwbeheerssysteem. Besluitpunt 3 De raad besluit de kredieten van verbouwing Meulengat met € 21.000 en voor de verbouwing publiekshal met € 76.000 te verhogen. Besluitpunt 4 De raad besluit de onderhoudsbudgetten te verhogen met € 1.099.000 en te dekken en te verwerken in de juiste jaarschijven volgens dit voorstel. Wat is de aanleiding? De gemeente Terneuzen is eigenaar van veel verschillende soorten gebouwen en objecten. Op dit moment zijn er 196 vastgoedobjecten. Op 20 april 2023 stelde de raad het beleidsplan vast voor het onderhoud hiervan. Op basis daarvan hebben we jaarlijks bijna € 3,2 miljoen budget voor onderhoud. Bijna € 1 miljoen hiervan is voor allerlei onderhoudscontracten en klein onderhoud. Daarnaast is er een wisselend budget voor groter onderhoud. Helaas lopen we tegen grote tegenvallers aan.

Dat zijn tegenvallers in kosten voor maatregelen, tegenvallers in staat en omvang van benodigde ingrepen, en tegenvallers omdat sommige installaties niet goed in de inventarisatie van het beheersysteem zaten. Conform de opzet van het beheerprogramma hebben we dit jaar de bestemmingsreserve, die we de afgelopen jaren hiervoor gebruikten, al uitgeput. 1/6

De omvang van het tekort voor 2024 en 2025 is vooral eenmalig. Maar we constateren ook dat er structurele effecten zijn. In de inspecties voor de nulmeting voor het gebouwenbeheerplan heeft ons extern bureau een aantal installaties niet volledig opgenomen. Dat is een gevolg van het geheel opnieuw opbouwen van de database. Om dit op te vangen hadden we bij de vaststelling al opgenomen dat we ieder jaar 1/3e van de gebouwen opnieuw in detail opnemen. Op die manier kunnen we de gebreken uit de nulmeting in drie jaar wegwerken. Beweegbare bodems Sportcentrum Vliegende Vaart Beweegbare bodems bieden de mogelijkheid om de diepte van onze baden aan te passen en zo te voldoen aan verschillende activiteiten en behoeftes. In het onderhoudsplan is opgenomen dat we deze bodems in 2026 vervangen. Bij de voorbereidende inspectie bleek dat de technische staat van deze bodems inderdaad slecht is. De kosten voor deze vervanging zijn helaas ruim twee keer zo hoog als de € 490.000 die het externe bureau hiervoor geraamd had. Voor 2026 hadden we voor de beweegbare bodems in de exploitatie € 490.000 opgenomen, conform de raming van het externe bureau hiervoor. We stellen voor om € 1.660.000 op te nemen als nieuwe investering. De €490.000 blijft dan beschikbaar om eventuele structurele effecten op te vangen. Gebouwenbeheerssysteem Dit systeem beheerst de installaties in onze grote gebouwen.

Het systeem speelt daarmee een cruciale rol in het efficiënt functioneren hiervan. Onze installaties en het beheerssysteem verouderen. In het beheerplan waren hiervoor alleen kleinschalige vervangingen bedacht in 7 van de 15 grote locaties. Maar we zien dat het systeem niet meer wordt ondersteund en minder betrouwbaar is en gevoelig is voor storingen. Daarnaast is het systeem niet in staat om nieuwe technologieën en innovaties te ondersteunen. Met oog op verduurzaming en efficiënt beheer is de investering van €1.500.000 voor de vervanging van het totale beheerssysteem nodig. Verbouwingen 't Meulengat en Publiekshal gemeentehuis Tijdens de werkzaamheden in 't Meulengat zijn technische mankementen geconstateerd die niet vooraf waar te nemen zijn geweest. Het is in het kader van veiligheid en gezondheid van belang om de onvoorziene werkzaamheden mee te nemen in de verbouwing. Ook bij de verbouwing in een deel van de publiekshal zijn zaken aan het licht gekomen die we nu extra moeten aanpassen. Het gaat dan om installaties, vloeren en plafond. De verbouwing is nodig voor de werkplekken van externe partijen die gebruik maken van de publiekshal. Deze partijen hebben zelf ook een financiële bijdrage geleverd ten behoeve van deze werkplekken. Onverwachte onderhoudskosten 2024 Naast deze grote onderhoudsinvesteringen zijn er ook in onze exploitatie tegenvallers.

Denk daarbij aan de tegelvloer in de Vliegende Vaart, de roeden van de molen in Hoek, meerdere dakreparaties of installaties op de gedeelde werklocatie op de Koegors. De grootste is de lekkage in de publiekshal en de vergaderkamers. Na lang zoeken menen we de oorzaken van de lekkages gevonden te hebben. Hiervoor moeten we het dak tussen het gemeentehuis en stadskantoor voor een groot deel vrijmaken en delen van de dakbedekking vervangen.

2/6

Wat willen we bereiken? Een doelmatig en efficiënt onderhoud van ons vastgoed zoals opgenomen in ons beleidsplan onderhoud gemeentelijk vastgoed. Argumenten 1.1 Vervangen beweegbare bodems is nodig voor veiligheid en brede aanbod activiteiten. Als opleidingscentrum moeten we alle doelgroepen een veilige omgeving kunnen bieden. De veiligheid wordt mede gewaarborgd doordat we met de bodem de diepte per doelgroep kunnen aanpassen. Met de tijdige vervanging van de bodems behouden we een veilige omgeving. 1.2 De bestaande bodems hebben het einde van hun levensduur bereikt. Recent onderhoud heeft uitgewezen dat bodems hun technische levensduur hebben bereikt. De bodems dateren van 2005 en hebben een levensduur van gemiddeld 20 jaar. Het gehele oppervlak van de bodems staat bol en heeft beschadigingen. Ook is op diverse plaatsen de constructie verslapt. Vanuit de onderhoudende partij is er dan ook het advies gekomen deze te vervangen. 1.3 Het verwijderen in plaats van vervangen van de bodems is duur. Wanneer we de beweegbare bodems niet vervangen maar verwijderen moeten we ook hoge kosten maken. De zwembadbakken onder de beweegbare bodem bestaan uit kale betonconstructies en zijn niet afgewerkt met tegeltjes, dus niet geschikt voor gebruik. De installaties die bij de bodems horen, gaan op verschillende plaatsen door de betonbakken.

Deze installaties moeten we verwijderen en de sparingen moeten we afdichten. De kosten voor het aanbrengen van vloer en wandtegels en het verwijderen van de installaties worden geraamd op € 410.000. En daarna resteren baden die niet geschikt zijn voor de vele verschillende activiteiten. 2.1 Gebouwbeheerssysteem is verouderd. Dit geeft risico’s op bedrijfszekerheid door meer storingen, geen nieuwe ontwikkelingen die nodig zijn voor energiebesparing, verduurzaming en beveiliging tegen cyberaanvallen. 3.1 Het uitvoeren van de bijkomende werkzaamheden zorgt voor kwalitatief goede en bruikbare kantoorruimten. De gemeente heeft toezeggingen gedaan aan verschillende gebruikers en daarvoor ook bijdragen ontvangen. De bijkomende werkzaamheden zijn nodig om aan onze verplichtingen te voldoen. Daarnaast zijn de kantoorruimten niet bruikbaar bij het niet uitvoeren van de werken. Het uitvoeren van de bijkomende werkzaamheden draagt bij aan een toekomstige voorziening van kantoorruimten die voldoen aan alle huidige bouweisen en gewenste kwalitatieve standaarden die wij als gemeente hanteren. 4.1 De meerkosten waren vooraf niet door ons in te schatten. Het overzicht in de tabel bij 'Wat mag het kosten?' geeft een overzicht van veel, relatief kleinere, onderhoudsposten die duurder uitpakten.

3/6

Kanttekeningen 1.1 Kunnen we onze doelgroepen niet bedienen zonder beweegbare bodems? Nee, de bodems zijn nodig omdat niet alle disciplines uit de voeten kunnen met een diep bad. Zo wordt er bij een groot deel van de zwemlessen en waterpolo de bodem naar een voor de doelgroep benodigd niveau gebracht. Tevens is de temperatuur van het instructiebad hoger waardoor het niet geschikt is voor het uitvoeren van actieve sporten. 1.2 Kunnen we niet alleen de bewegende bodem van het instructiebad behouden? Als we alleen de bodem in het instructiebad behouden en die in het wedstrijdbad laten verwijderen kunnen we deel van onze doelgroepen niet meer bedienen. Zo zouden o.a. de waterpolo, zwemvereniging en reddingsbrigade hun trainingen/wedstrijden niet meer in het wedstrijdbad kunnen houden. Enkel de capaciteit van het instructiebad is niet voldoende om deze doelgroepen te faciliteren en de tempratuur van het instructiebad is te hoog voor activiteiten die in het wedstrijdbad plaatsvinden. 2.1 Kunnen onze gebouwen niet functioneren zonder gebouwbeheersysteem? Het gebouwbeheerssysteem is ons gereedschap om het binnenklimaat van onze gebouwen in te regelen en aan te passen naar de wensen van de huurders/gebruikers. Ook zouden bij het vervallen van het systeem de meldingen bij storingen zoals water op de vloer niet meer in een vroeg stadium bij ons binnenkomen.

De kans op gevolgschade neemt hierdoor aanzienlijk toe. 3.1 Kunnen de verbouwingen afgerond worden zonder deze werkzaamheden? De verbouwingen kunnen niet opgeleverd worden zonder het uitvoeren van de bijkomende werkzaamheden. Het Meulengat wordt voor ons en de andere gebruikers onbruikbaar. Het met spoed huisvesten voor lange termijn van deze organisaties elders in Sluiskil is niet mogelijk. Ook voor de publiekshal geldt dat het niet afronden van de verbouwing niet mogelijk is. Er zouden dan onveilige en niet bruikbare ruimten opgeleverd worden. Daarmee kunnen wij geen kantoorruimte aanbieden aan de externe partijen waarvoor deze bedoeld zijn. 4.1 Kunnen we de onverwachtse kosten dekken uit beschikbaar budget voor de komende jaren? Wanneer we budgetten die bedoeld zijn voor de uitvoering van het geplande onderhoud gaan inzetten om de onverwachte kosten van dit jaar te dekken, komen we later alsnog geld tekort. De conditie van ons te onderhouden vastgoed zal verslechteren wat zal resulteren in hogere kosten voor het uitvoeren van het benodigd onderhoud of het niet meer voldoen aan de conditiescore 3. 4.2 Lukt het om dit extra budget wel uit te geven? Uit het verleden weten we dat we te positief planden, waardoor werkzaamheden later afgerond werden dan gepland.

Door een betere sturing op onze planning (bijvoorbeeld de voorbereiding op de bodems in 2026 die we dit jaar al startten), betere informatie uit onze beheersystemen en extra formatie lukte het ons in 2023, en nu in 2024, weer om een deel van onze werkvoorraad in te lopen. Dus we hebben er vertrouwen in dat dit extra budget volgens planning besteed kan worden.

4/6

Wat mag het kosten? Beweegbare bodems Voor de vervanging was in de exploitatie een bedrag in 2026 gereserveerd van € 490.000. De accountant geeft aan dat er sprake is van een belangrijke vervanging die ervoor zorgt dat de levensduur verlengd wordt of de kwaliteit van het item verbeterd wordt. Daarmee is in het kader van het BBV geen sprake van (groot) onderhoud en moeten deze kosten geactiveerd worden. Omdat we deze kosten moeten activeren nemen we nu een bedrag van € 1.660.000 als investeringskrediet op. Volgens de kaderbrief 2025-2028 hebben we vanaf het jaar 2026 een begrotingstekort. De afschrijvingslasten van deze investering komen ten laste van het begrotingsresultaat in 2024. We voegen dit bedrag toe aan de bestemmingsreserve kapitaallasten. Gebouwbeheerssysteem De accountant geeft aan dat er ook hier sprake is van een belangrijke vervanging die ervoor zorgt dat de levensduur verlengd wordt of de kwaliteit van het item verbeterd wordt. Omdat we deze kosten moeten activeren nemen we voor een bedrag van € 1.500.000 een investeringskrediet op. Volgens de kaderbrief 2025-2028 hebben we vanaf het jaar 2026 een begrotingstekort. De afschrijvingslasten van deze investering komen ten laste van het begrotingsresultaat in 2024. We voegen dit bedrag toe aan de bestemmingsreserve kapitaallasten.

Verhoging kredieten ’t Meulengat (21.000) en verbouwing publiekshal Stadskantoor (€ 76.000) Het krediet van verbouwing ‘t Meulengat (€ 21.000) en verbouwing publiekshal (€ 76.000) te verhogen en de hieruit volgende kapitaallasten te dekken uit het meerjarig begroting resultaat. Deze aanpassing mee te nemen in de volgende actualisatie van de kapitaallasten. Onverwachte onderhoudskosten 2024 Door onverwachte uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden in 2024 is het tekort op het budget onderhoud gebouwen € 680.000. In reserve onderhoud gebouwen is nog € 390.000 beschikbaar, waardoor het extra benodigd budget uitkomt op € 290.000. Omschrijving

Bedrag

Vliegende vaart : Tegelvloer wedstrijdbad, vervangen balie Vliegende vaart, vervangen douche installatie VV

€

230.000

Vervangen roeden molen Hoek

€

73.400

Herstraten schoolplein de Statie

€

26.500

Diverse kleine tegenvallers

€

150.000

Meulengat hydrofoberen

€

34.000

Dak Geuzennest

€

35.000

5/6

Hogedrukinstallatie OPD

€

54.000

Dakbedekking Triangel

€

25.000

Herstellen vloer/wand Pit

€

37.000

Aanpassingen grijswater

€

15.100

Totaal

€

680.000

Bestemmingsreserve onderhoud gebouwen

€

-390.000

Extra benodigde middelen

€

290.000

We voorzien nog meer werkzaamheden die hoger uitvallen dan geraamd. Voor werkzaamheden die in 2024 starten voorzien we een bedrag van € 430.000 (o.a. dak publiekshal € 349.000, vervangen buitenverlichting OPD € 56.000 en diverse kleine tegenvallers € 25.000). Voor werkzaamheden die starten in 2025 € 379.000 (betonbakken Vliegende Vaart € 151.000, technische installatie stortplaats € 102.000, diverse kleine tegenvallers € 126.000). We dekken de totale kosten van € 1.099.000 uit het begrotingsresultaat 2024. Het bedrag van 2025 (€ 379.000) hevelen we over van 2024 naar 2025. Wat gaan we ervoor doen? We ronden de geplande onderhoudswerkzaamheden en de verbouwingen in 't Meulengat en de Publiekshal af in 2024 en 2025. In de 2025 starten we met het vervangen van ons gebouwbeheersysteem, naar verwachten zal dit zo'n twee jaar in beslag nemen. Ook geven we in 2025 opdracht voor het vervangen van onze beweegbare bodems van Sportcentrum de Vliegende Vaart. De voorbereidingstijd van deze werkzaamheden zal ongeveer 1 jaar in beslag nemen. De daadwerkelijke vervanging van de bodems vergt zo'n 12 weken en proberen we in 2026 zo veel mogelijk buiten het seizoen uit te voeren. Ook inspecteren we conform onze planning ieder jaar 1/3e van ons gebouwenareaal om de kwaliteit van data en de betrouwbaarheid van de prognoses te verbeteren.

6/6