2024-09-26 IC17 - jaarverantwoording verslag informatie- en archiefbeheer 2023 - Brief BenW aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen 14 0115 | +31 115 455 000 terneuzen.nl

Gemeente Terneuzen Gemeenteraad Postbus 35 4530 AA TERNEUZEN

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: : : 300781 : Jack Karelse : 14 0115 : J.Karelse@terneuzen.nl :

Terneuzen, 20 augustus 2024 Onderwerp: jaarverantwoording / verslag informatie- en archiefbeheer Beste Raad, Jaarlijks leggen we verantwoording af over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. We doen dit op grond van de informatieverordening. Wij verstrekken deze brief, inclusief bijlagen, ook aan de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht. In 2023 hebben personele mutaties een belangrijke rol gespeeld in het informatie- en archiefbeheer van de gemeente. In juni vertrok de adviseur informatiebeheer en door krapte op de arbeidsmarkt kon de vacature in 2023 niet worden ingevuld. In 2023 zijn wel twee informatiebeheerders en een archiefmedewerker gestart. Hierdoor zijn flinke stappen gezet in het verwerken van papieren achterstanden en het gebruik van het zaaksysteem. Zeeuws Archief Recent ontvingen wij van het Zeeuws Archief de jaarverantwoording 2023. U treft deze in bijlage aan. In de Jaarverantwoording 2023 doet het Zeeuws Archief verslag van de werkzaamheden die zij, in de rol van onze archivaris en op grond van de dienstverleningsovereenkomst, hebben verricht. Inspectie en advies  Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie-overleggen hebben plaatsgevonden.  Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.

 Er is een aspectinspectie uitgevoerd op het gebied van informatiebeheer binnen het sociaal domein waarbij specifiek gekozen is voor de Jeugdwet.  Er is geadviseerd over de datamigratie in het ruimtelijk domein (van applicatie SquitXO naar RX.Mission). Archieven In 2023 is de bewerking van (onderdelen van) archieven van de voormalige gemeenten Koewacht, Axel, Sas van Gent en Terneuzen afgerond. De bijbehorende toegangen worden in 2024 gepubliceerd. Er is ook gewerkt aan het archief van de stad Axel 1289-1815, een belangrijk archief van de voorname frontierstad ín Staats-Vlaanderen waarvan de beschrijvingen veelal summier of incorrect zijn. Hierin is ook het archief van de stedelijke weeskamer aanwezig, dat moet worden geïnventariseerd.

Gemeente Terneuzen

De voorbewerking en beschrijving van het archief van de Stuurgroep gemeentelijke herindeling Midden-Zeeuws-Vlaanderen (periode 2001-2003) is afgerond. e-Depot In de tweede helft van 2022 is begonnen met de inrichting van de eigen Preservicaomgeving voor het Zeeuws e-Depot. In het eerste kwartaal van 2023 zijn hierin, van de gemeenten Terneuzen en Tholen, omvangrijke digitale archiefbestanden opgenomen. Van de gemeente Terneuzen is, onder tijdsdruk van het verdwijnen van zaaksysteem Alfresco/GreenValley, een groot bestand in het Zeeuws e-Depot opgenomen. Aan de medewerkers van de gemeente is een training gegeven voor raadpleging van de Preservica-omgeving. Infocentrum ln 2023 hebben drie bezoekers gebruik gemaakt van de studiezaal in Terneuzen. De studiezaal in Terneuzen was alleen op afspraak geopend op dinsdagen en woensdagen. De archieven van Terneuzen zijn in de studiezaal van Middelburg wel veelvuldig geraadpleegd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, secretaris,

burgemeester,

S.I.L (Steven) de Waal

H.J.A. (Erik) van Merrienboer

Gemeente Terneuzen

2