2024-06-20+27 - Bestuur en Middelen - actiepunten - afwerking 10-09-2024 definitief

ACTIEPUNTEN COMMISSIE BESTUUR EN MIDDELEN van 20 juni 2024 + 27 juni 2024 Nr. 34

√

Datum Onderwerp 20-06-2024 Vaststellen wensen en bedenkingen tijdelijk regionale opvang locatie Handelspoort 1 Terneuzen

Opmerking Dhr. Begijn komt terug op het aanbod van dhr. Vullings van het COA tijdens de ronde tafelbijeenkomst om met de eigenaar van het voormalige belastingkantoor te bellen over de mogelijkheid om daar 100 asielzoekers te vestigen.

Actie Burgemeester Van Merrienboer R&B

√ = afgewerkt

Afhandeling/termijn Dhr. Van Merrienboer zegt toe, dat hij aan dhr. Vullings zal vragen om dit telefoongesprek alsnog te plegen en de opbrengst terug te koppelen. Daarnaast zegt hij toe, dat het college ook het Rijksvastgoedbedrijf zal raadplegen. 20 juni 2024 heeft het COA via de mail contact gezocht met de eigenaar van het voormalige belastingkantoor. Na mailverkeer heeft het COA op 21 juni 2024 contact met hem gehad via Facetime. De eigenaar was niet bereid om in prijs te zakken. De businesscase voor 200 vluchtelingen komt met deze bedragen al zeer negatief uit. Een nog kleinere opzet met 100 bewoners is daarmee nog minder haalbaar voor het COA. Het contact met het Rijksvastgoedbedrijf is er conform de toezegging geweest. Dit levert geen nieuwe inzichten op. Het voormalige belastingkantoor blijft dus onhaalbaar als opvanglocatie.

35

√

20-06-2024 Vaststellen wensen en bedenkingen tijdelijk regionale opvang locatie Handelspoort 1 Terneuzen

Dhr. Van Valderen vraagt nogmaals om een chronologisch overzicht van de onderhandelingen tussen het COA en de vorige eigenaar/makelaar van Handelspoort 1. Hij vindt de beantwoording van zijn technische vraag daarover niet voldoende. Dhr. Van Merrienboer zegt, dat het COA deze vraag heeft beantwoord tijdens de ronde tafel bijeenkomst.

Burgemeester Van Merrienboer R&B

Dhr. Van Merrienboer zegt toe, dat hij dhr. Vullings vraagt om een schriftelijke reactie te geven op de vraag van dhr. Van Valderen. In aanvulling op onze eerdere reactie op de vragen voorafgaand aan de commissievergadering ontvingen wij de volgende tijdlijn van het COA van de acties en onderhandelingen om tot een overeenkomst te komen: 1. december 2021: eerste contact met de toenmalige huurder.

ACTIEPUNTEN COMMISSIE BESTUUR EN MIDDELEN van 20 juni 2024 + 27 juni 2024 Nr.

36

Datum

√

Onderwerp

20-06-2024 Vaststellen wensen en bedenkingen tijdelijk regionale opvang locatie Handelspoort 1 Terneuzen

√ = afgewerkt

Opmerking

Actie

Afhandeling/termijn 2. februari 2022: contact met Axivate, de toenmalige eigenaar van Handelspoort 1. 3. september 2022: papieren schouw van Handelspoort 1 door het COA. 4. oktober 2022: eerste bezoek aan het gebouw Handelspoort 1 door het COA. 5. november 2022: start businesscase fase 1 (budgetaanvraag voor het doen van diverse onderzoeken en taxaties). 6. maart 2023: taxatie Handelspoort 1 door taxateur. 7. juli 2023: start maken van een businesscase fase 2 voor het intern proces bij het COA (besluit directie en bestuur). 8. december 2023: onderhandelingen/bieding aankoop Handelpoort 1 op basis taxaties en onder de volgende ontbindende voorwaarden: • Een bestuurlijke overeenkomst met gemeente Terneuzen • Een omgevingsvergunning • Besluit bestuur COA en Ministerie van Justitie en Veiligheid. 9. januari 2024: pand is verkocht aan een derde partij, die koopt voor dezelfde prijs, maar vrij van ontbindende voorwaarden. 10. februari 2024 – april 2024: onderhandelingen over een huurcontract.

Op de technische vragen van mevr. Warnier over het aantal mensen die voorheen werkten in het pand aan de Handelspoort en hoe de verkeersveiligheid destijds was geregeld heeft dhr. Van Merrienboer niet direct antwoord.

Burgemeester Van Merrienboer R&B

Dhr. Van Merrienboer komt hier schriftelijk op terug.

2

1. 360 mensen 2. Er waren geen specifieke verkeersveiligheidsmaatregelen. De voormalige huurder gaf aan altijd de wegenverkeerswetgeving te volgen, waarbij ze wel een intern voorschrift

ACTIEPUNTEN COMMISSIE BESTUUR EN MIDDELEN van 20 juni 2024 + 27 juni 2024 Nr.

Datum

37

√ Aanvullen-

38

39

Onderwerp

26-06-2024 Vaststellen wensen en bedenkingen tijdelijk regionale de vraag opvang locatie Handelspoort PVV 1 Terneuzen

√ Aanvullen-

√

√ = afgewerkt

Opmerking

Actie

Afhandeling/termijn hebben om altijd achteruit in te parkeren. Daarnaast monitorden ze ook in het algemeen het verkeersveiligheidsgedrag van de medewerkers door middel van observaties. Dat leverde geen relevante punten op.

Mevr. Zandman wil nog de contactgegevens ontvangen van de locatiemanager van het COA in de oude bibliotheek.

Burgemeester Van Merrienboer R&B

Dhr. Van Merrienboer komt hier schriftelijk op terug. De opvang in de voormalige bibliotheek is op dit moment nog in beheer van de gemeente. Er is daarom nog geen locatiemanager van COA. Ons is ook nog niet bekend wie de locatiemanager wordt.

26-06-2024 Vaststellen wensen en bedenkingen tijdelijk regionale de vraag opvang locatie Handelspoort PVV 1 Terneuzen

Mevr. Zandman wil nog de landelijke cijfers van de incidenten in AZC's in heel Nederland over 2023.

27-06-2024 Vaststellen zienswijze financiele stukken gemeenschappelijke regelingen en BGTS aanz

Op de vraag van mevr. Mulleman om een specificatie te leveren van de externe inhuur bij Sabewa zegt dhr. Van Hulle toe om hierover een verslagje te sturen.

Burgemeester Van Merrienboer R&B

Dhr. Van Merrienboer komt hier schriftelijk op terug. De landelijke cijfers over incidenten en misdrijven waarbij bewoners van COA-locaties betrokken waren, zijn woensdag 26 juni gepubliceerd.

Wethouder van Hulle Middelen

Dhr. Van Hulle zal een verslagje sturen. Hieronder treft u een specificatie aan van de externe inhuur in 2023 door Sabewa Zeeland voor een totaalbedrag van afgerond € 1.308.000. Externe inhuur voor: • Niet ingevulde vacatures ad € 485.000. Het gaat om inhuur voor diverse niet ingevulde vacatures, zoals een informatie-adviseur, juridisch adviseur, teammanager Aanslagoplegging en

3

ACTIEPUNTEN COMMISSIE BESTUUR EN MIDDELEN van 20 juni 2024 + 27 juni 2024 Nr.

Datum

Onderwerp

Opmerking

Actie

√ = afgewerkt

Afhandeling/termijn voor medewerkers van bezwaar en beroep en taxateur. •

Werkstudenten ad € 5.000.

•

Plan versterking organisatie ad € 459.000. Conform het vastgestelde Visiedocument 2023-2027 is in 2023 een start gemaakt met stap 1: de basis op orde brengen. Met behulp van externe inhuur zijn achterstanden weggewerkt, data op orde gebracht en is geïnvesteerd in robotisering van de bezwaarafhandeling.

• Afhandelen extra hoge aantal bezwaarschriften ad € 153.000. Het gaat om inhuur voor de juridische en taxatietechnische afhandeling van de hoge aantallen bezwaarschriften. • Overig ad € 206.000. In 2023 is er extern ingehuurd voor onder andere het ontwikkelen van een module voor versnelde bezwaarafhandeling, aanbesteding van het belastingpakket en het afhandelen van kwijtscheldingsverzoeken. 40

√

27-06-2024 Vaststellen zienswijze financiele stukken gemeenschappelijke regelingen en BGTS aanz

Dhr. Hessing heeft op zijn schriftelijke vraag over de gestegen kosten van de accountant bij O.L.A.Z. over het jaar 2023 gekregen als antwoord gekregen,

4

Wethouder Vervaet R&B

Dhr. Vervaet komt schriftelijk terug op de toename van de accountantskosten over 2023. Er was nog geen overeenkomst voor het uitvoeren van de controle van 2023 met de

ACTIEPUNTEN COMMISSIE BESTUUR EN MIDDELEN van 20 juni 2024 + 27 juni 2024 Nr.

41

42

Datum

√

√

Onderwerp

27-06-2024 Vaststellen kaderbrief 2025 – 2028

27-06-2024 Vaststellen Perioderapportage 5, begroting 2024

√ = afgewerkt

Opmerking dat de accountant is gestopt en dat de kosten van een nieuwe accountant hoger zijn. Hij vraagt zich af of er juridische stappen worden gezet richting de voormalige accountant. Dhr. Vervaet denkt, dat er een foutje is geslopen in de beantwoording van de schriftelijke vraag. Het contract loopt af met ingang van het jaar 2024.

Actie

Afhandeling/termijn vorige accountant. Er worden geen juridische stappen ondernomen.

Op de vraag van mevr. Mulleman waarom minder tijd en aandacht zal worden besteed aan toerisme en plattelandsontwikkeling geeft dhr. Vervaet aan, dat dit verkeerd is opgenomen in de kaderbrief. Enkele partijen uit de raad gaven dit aan in een brainstormsessie over de kaderbrief en dat is per abuis niet in de bijlage terecht gekomen, maar in de kaderbrief zelf. Het college wil geen gas terugnemen.

Wethouder Vervaet Middelen

Dhr. Vervaet gaat kijken of de tekst kan worden hersteld.

In de eerste termijn beantwoordt dhr. De Buck vragen van mevr. Zandman en dhr. Hessing over de inhoud en de kosten van de festiviteiten rondom de opening van de nieuwe Sluis.

Wethouder De Buck Concernstaf

5

We nemen geen gas terug op het onderwerp toerisme en plattelandsontwikkeling.

Dhr. De Buck zegt toe de raad te zullen informeren over het programma van de festiviteiten rondom de opening van de Nieuwe Sluis. We informeerden u met onze brief van 13 augustus 2024. U vindt de brief op de lijst ingekomen stukken van 26 september 2024, nummer IC13.

ACTIEPUNTEN COMMISSIE BESTUUR EN MIDDELEN van 20 juni 2024 + 27 juni 2024 Nr. 43

√

Datum Onderwerp 27-06-2024 Vaststellen herziening kostprijsberekeningen 2023 – 2024

Opmerking Dhr. Vlaander stelde eerder schriftelijk de vraag of er bij het aangaan van een verkoopoptie geen beding is, dat de grondprijzen stijgen in lijn met de gronduitgifteprijzen als grond waarop een optie is genomen niet in hetzelfde jaar wordt gekocht. Uit de beantwoording van het college blijkt, dat hierover nu geen specifiek artikel is opgenomen de gronduitgiftevoorwaarden. Dhr. Vlaander vraagt of het een dergelijk artikel alsnog in de gronduitgiftevoorwaarden op te nemen.

Actie Wethouder Van Hulle Omgeving en Economie

√ = afgewerkt

Afhandeling/termijn Dhr. Van Hulle zegt toe om uit te zoeken wat de consequenties zijn van een dergelijk artikel en of het wenselijk is om zo’n artikel op te gaan nemen. Het gaat hier over de zogenaamde ‘verkoopopties’ op uit te geven gemeentegrond op bedrijventerreinen. We stellen voor om in de eerstvolgende actualisering van de algemene gronduitgiftevoorwaarden het volgende op te nemen: • Deze opties worden op basis van het prijspeil van het lopende jaar verstrekt voor drie maanden met de mogelijkheid om deze met nog eens drie maanden te verlengen waarbij de prijs geldt op het moment van aangaan van de oorspronkelijke optie. • Na verloop van zes maanden is het mogelijk de optie nog een keer te verlengen waarbij het moment van koopbeslissing de koopprijs bepaalt op basis van onze vastgestelde grondprijzenbrief of Nota grondprijzen tegen het dan geldende prijspeil. • Wordt er gevraagd de optie langer dan zes maanden te laten lopen, dan besluit het college hierover. De herziening van de gronduitgiftevoorwaarden staat op de Termijnagenda voor de raadsvergadering van 12 december 2024.

6