2024-06-19 - Bijlage 3 Participatieplan

Participatieplan Planontwikkeling Zaamslag West

1 - Website – projectwebsite = lopend Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Geïnteresseerden, omwonenden, belanghebbenden Via de website – steeds informatie updaten April 2024 Website Lopend

Opzetten project website waarop we gaan vermelden: - Het plan - Uitleg samenwerking SVRZ en KW en gemeente Terneuzen belang zorggeschikte woningen - Welke type woningen er worden aangeboden, types/verhuur/verkoop - Status updates – voortgang project De website is opgericht: www.wonenbijoliva.nl hierop zal na de informatieavond van 02-04-24 ook het verdere plan van Zaamslag worden toegelicht.

2 - Nieuwsbrieven Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Mensen die zich inschrijven via info avonden, website, etc. Nieuwsbrief per e-mail Nog nader te bepalen Digitale nieuwsbrief per e-mail Nog opstarten

Nieuwsbrieven digitaal versturen: - Status update – voortgang project - Welke type woningen er worden aangeboden, types/verhuur/verkoop - Evt. uitnodigingen voor nieuwe bijeenkomsten

3 - Informatie avond = afgerond Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen?

Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Directe omwonenden van het perceel Presentatie geven met uitleg over onze visie en plan (en ophalen wat er leeft bij de direct betrokkenen en deze input betrekken bij de verdere uitwerking?) Donderdag 16 november 2023 Live – Locatie: ’t Stropievat te Zaamslag Afgerond

Welke informatie gaan we delen tijdens deze info avond: - SVRZ en KW samenwerking zorg – zorggeschikte woningen

-

Opzet van het plan zoals het er nu ligt Status van de procedure en uitleg hierover

De 10 direct omwonenden zijn van deur tot deur uitgenodigd. Indien zij niet thuis waren is er een brief in de bus gedaan (bijlage 1). Deze 10 direct omwonenden wonen aan Weststraat 2, 2a, 4 en 9, Diaconiestraat 16, 18, 20, 22 en 24, Molenstraat 10 te Zaamslag. Namens initiatiefnemer aanwezig tijdens informatieavond: - Piet Huijzers - SVRZ - Johan Dieleman - Archikon Architecten - Ivo Mattheeuws, Kees de Regt, Jessica Piessens en Cynthia Schelfhout - Kennedy West Vastgoed

4 - Verslag informatieavond 16-11-23 delen = afgerond Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Alle aanwezigen van de informatieavond Verslag van de gestelde vragen met presentatie versturen Donderdag 30 november Per e-mail Afgerond

Acties naar aanleiding van de informatieavond: - Notulen gemaakt door Jessica uitwerken in een verslag door Cynthia - Verslag controleren door Ivo en Kees - Daarna nog een laatste controle door Samantha Strooband, wijkcoördinator gemeente Terneuzen - Aansluitend verslag met presentatie versturen naar aanwezigen van info avond 16-11-23 - Presentatie is bijlage 2 - Verslag is bijlage 3 - Presentielijst van deze avond is bijlage 4

5 – Aanpassing plan n.a.v. inbreng stakeholders = afgerond Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Alle aanwezigen van de informatieavond Update geven van de besproken zaken met de gemeente Dinsdag 2 april 2024 Informatiebijeenkomst Lopend

Plan is aangepast n.a.v. inbreng stakeholders op 16-11-23 en ingezonden stukken, aangepast plan zal op nieuwe bijeenkomst worden gepresenteerd.

6 - Individuele bezoek fam. Hamelink = afgerond Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Familie Hamelink (Molenstraat 10) In kleine groep met hen ons plan bespreken en samen kijken naar mogelijkheden en oplossingen 21-03-2024 om 17.00 uur Bij de fam. Hamelink thuis (Molenstraat 10 te Zaamslag) Afgerond

Een persoonlijk bezoek brengen aan fam. Hamelink: - Bespreken voortgang van het project - Nieuwe opzet aangepast plan (bijlage 5) - De zaken die spelen - De zorgen die zij hebben geuit en welke terugkoppeling we hier inmiddels op hebben. Aanwezig tijdens dit gesprek namens de fam. Hamelink: Dhr. En Mevr. Hamelink Dit bezoek wordt gedaan door: - Kees de Regt, Cynthia Schelfhout namens Kennedy West Vastgoed -

7 - Verslag individuele bezoek fam. Hamelink = lopend Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Familie Hamelink (Molenstraat 10) Verslag van de gestelde vragen versturen Dinsdag 26 maart Per e-mail Lopend

Acties naar aanleiding van die avond: - Verslag opgemaakt 26-3-2024 (bijlage 6) - Maat gevoerde tekening meesturen met verslag, nog te versturen.

8 - Individuele bezoeken = afgezegd door projectgroep, data niet haalbaar Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Deelnemers van de projectgroep “bezwaar” In kleine groep met hen ons plan bespreken en samen kijken naar mogelijkheden en oplossingen Week 13 – ma 25 t/m do 28 maart 2024 Live – Kantoor Kennedy West te Hulst Uitnodiging verstuurd 14-3-24

Een persoonlijk bezoek brengen aan de projectgroep “bezwaar”: - Bespreken voortgang van het project - De zaken die spelen - De zorgen die zij hebben geuit en welke terugkoppeling we hier inmiddels op hebben.

Dit bezoek wordt gedaan door: - Kees de Regt, Cynthia Schelfhout – Kennedy West De projectgroep “bewaar” op 14-03-2024 telefonisch gevraagd of het mogelijk was om samen te komen op: Di 26-03-2024 om 16.00 uur Bovenstaande paste hen niet, daarna op 21-03-2024 alternatieven per e-mail gegeven voor: Ma 25/3 tot 17.30 uur (hele dag mogelijk, avond niet) Di 26/3 ’s ochtends of ’s avonds Wo 27/3 Tot 12 uur of na 15 uur, mag ook ’s avonds Do 28/3 Tot 12 uur Deze mogelijkheden paste hen niet. Zij willen gezamenlijk op 2 april naar de gepland informatiebijeenkomst komen. Tevens hun verzoek om digitaal stukken te delen vooraf door KW afgewezen. We versturen geen stukken zonder mondelinge toelichting (bijlage 13).

9 - Verslag individuele bezoeken = n.v.t. Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Werkgroep Bezwaar Verslag van de gestelde vragen met presentatie versturen Uitwerking week 13 – versturen ook? Of wachten op 2-4? Per e-mail Nog opstarten

Individuele bijeenkomst is niet doorgegaan, daarom geen verslag hiervan. Wellicht dat op een later moment het individuele gesprek toch nog gaan plaats vinden.

10 – Informatie bijeenkomst - Voorlichting dorp = afgerond Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Directe omwonenden, betrokkenen, het dorp Zaamslag Plan presenteren en wensen ophalen gewenste invulling op basis van RO, type woningen, groen, samendoen, etc. Dinsdag 2 april 2024 – 19.00 uur Live - Het Stropievat te Zaamslag Lopend

Samen met de dorpsraad/dorp/betrokkenen kijken naar: - Wat een wenselijke invulling is, - Welke ideeën zij hebben, - Hoe we dit kunnen meenemen in de verdere uitwerking van het plan. Per post zijn uitgenodigd op 25-3-24 (brieven door KW huis aan huis verspreid) – bijlage 7 - De gehele Diaconiestraat - De gehele van der Baanstraat - De gehele Molenstraat

-

De gehele Weststraat Vrijwilligers Hondenspeelweide (op locatie)

Digitaal zijn uitgenodigd: - Bewoners van de presentielijst van 16-11-23 – bijlage 8 - Geïnteresseerden die zich hebben gemeld – bijlage 8 - De dorpsraad – bijlage 8 - E-mail adressenlijst van Samantha Strooband (gemeente Terneuzen) - Het dorp, via de facebook site van de Dorpsraad Zaamslag – bijlage 9 Invulling van de avond: - Welkom/ontvangst door Kennedy West aan Tafel 1. Hier kunnen bezoekers zich registreren met contactgegevens zodat we hen later op de hoogte kunnen houden. Tevens krijgen bezoekers bij binnenkomst een informatiepakket (bijlage 10) met daarin: • Het plan • Toelichting Kennedy West Vastgoed • SVRZ en Wonen bij Olivia • Vragenformulier - Bij de diverse tafels kan men deze avond informatie ophalen over het plan en kunnen vragen gesteld worden. Tevens kan men via het vragenformulier ook vragen noteren en achterlaten zodat KW daar achteraf bij hen op terug kan komen.

Tafelindeling: • Tafel 2: Procedure / Proces – Gemeente Terneuzen • Tafel 3: Plan / Sfeerbeelden invulling plan en woningen – Juust en Archikon • Tafel 4: Wonen en Welzijn / Wonen bij Olivia / Klankbordgroep – SVRZ en Kennedy West • Tafel 5: Belangstelling huur, koop en/of klankbordgroep – Kennedy West - Op alle tafels ligt het ontwerp (bijlage 11) en op tafel 4 en 5 ook de praatplaat van Wonen bij Olivia (bijlage 12) Op vraag van initiatiefnemer aanwezig tijdens informatieavond: - Namens SVRZ: Dennis, Rocco en Piet - Namens KW: Ivo, Kees, Jessica en Cynthia - Namens Juust: Angela en Miranda - Namens Archikon: Johan - Namens de gemeente: Samantha Strooband, Ernst Willemkens N.a.v. bezoeken van deze avond hebben geïnteresseerden zich kunnen melden, daarnaast konden bezoekers hun presentie melden zodat wij op de hoogte gehouden worden van de voortgang (bijlage 15).

11 - Verslag informatieavond 02-04-2024 delen = lopend Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang Acties naar aanleiding van die avond:

Alle aanwezigen van de informatieavond Verslag van de gestelde vragen met presentatie versturen Vrijdag 19 april 2024 Per e-mail Lopend

-

Verslag opmaken n.a.v. binnengekomen vragen op 02-04-24 Verslag controleren door Ivo en Kees Daarna nog een laatste controle door Samantha Strooband, wijkcoördinator Terneuzen Aansluitend verslag met gedeeld informatiepakket versturen naar aanwezigen van info avond 02-04-24 (bijlage 16)

12 – Open uitnodiging persoonlijk gesprek = lopend Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Deelnemers van de projectgroep “bezwaar” In kleine groep met hen ons plan bespreken en samen kijken naar mogelijkheden en oplossingen Nader te bepalen Live – Kantoor Kennedy West te Hulst Uitnodiging verstuurd 03-04-24

Op 03-04-24 per e-mail (bijlage 14) een uitnodiging gestuurd dat we n.a.v. de bijeenkomst van 0204-24 graag met de heren in gesprek gaan over het nieuwe plan. Een persoonlijk bezoek brengen aan de projectgroep “bezwaar”: - Bespreken voortgang van het project - De zaken die spelen - De zorgen die zij hebben geuit en welke terugkoppeling we hier inmiddels op hebben. Dit bezoek wordt gedaan door: - Kees de Regt, Cynthia Schelfhout – Kennedy West Top op heden (23-04-2024) is er nog geen gebruik gemaakt van onze uitnodiging.

13 – Presentatie ondernemersvereniging Zaamslag = lopend Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Ondernemersvereniging Zaamslag Plan presenteren en wensen ophalen, mogelijkheden tot samenwerking Dinsdag 23 april 2024 – 20.30 uur Live – locatie nog onbekend Lopend

Samen met de dorpsraad/dorp/betrokkenen kijken naar: - Wat een wenselijke invulling is, - Welke ideeën zij hebben, - Hoe we dit kunnen meenemen in de verdere uitwerking van het plan. Deze avond geven we een PowerPointpresentatie (bijlage 17) Namens initiatiefnemer aanwezig tijdens informatieavond:

-

Kees de Regt en Cynthia Schelfhout – Kennedy West

14 - Verslag opmaken presentatie Ondernemersvereniging Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voortgang

Alle aanwezigen van de ondernemersvereniging Verslag van de gestelde vragen met presentatie versturen Woensdag 8 mei Per e-mail Nog opstarten

Acties naar aanleiding van die avond: - Verslag opmaken n.a.v. binnengekomen vragen op 23-4-24 - Verslag controleren door Ivo en Kees - Aansluitend verslag met presentatie versturen naar aanwezigen

15 - Informatie middag/avond – opzetten samenwerking belanghebbende zorgconcept Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen?

Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voorgang

(Zorg) partijen, vrijwilligers, zorgmedewerkers, ondernemers uit het dorp, kinderopvang? Ophalen van tips en samen met hen welzijnsactiviteiten (of andere dienstverlening) en verlenen van zorg uitbreiden of vergemakkelijken. Datum nog nader te bepalen Live - Het Stropievat te Zaamslag Nog opstarten

Samen met de geïnteresseerden en betrokkenen kijken naar: - Wat een wenselijke invulling is qua activiteiten, samenwerking, inrichting gebied - Welke ideeën zij hebben - Hoe we dit kunnen meenemen in de verdere uitwerking van het plan. Namens initiatiefnemer aanwezig tijdens informatieavond: - Nog nader te bepalen

16 – Verslag delen n.a.v. informatiebijeenkomst zorgconcept Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen?

Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voorgang

(Zorg) partijen, vrijwilligers, zorgmedewerkers, ondernemers uit het dorp, kinderopvang? Ophalen van tips en samen met hen welzijnsactiviteiten (of andere dienstverlening) en verlenen van zorg uitbreiden of vergemakkelijken. Datum nog nader te bepalen Per e-mail Nog opstarten

Acties n.a.v. deze avond: -

17 - Informatie avond – inzake ter inzagelegging bestemmingsplanwijziging Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voorgang

Geïnteresseerden, omwonenden, belanghebbenden Presentatie geven met aannemer over uitwerking plan Datum nog nader te bepalen tijdens een vergadering van de dorpsraad? Live - Het Stropievat te Zaamslag Nog opstarten

Aan alle partijen presenteren: - Hoe het plan eruit komt te zien - Welke stappen we allemaal genomen hebben - Hoe de procedure nu verder verloopt Namens initiatiefnemer aanwezig tijdens informatieavond: - Nog nader te bepalen

18 – Informatieavond – voorlichting start bouw Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen? Type communicatie Voorgang

Geïnteresseerden, omwonenden, belanghebbenden Presentatie geven met aannemer over uitwerking plan Datum nog nader te bepalen Live – Het Stropievat te Zaamslag Nog opstarten

Aan alle partijen presenteren: - Wat er exact gebouwd gaat worden - Wat voor invloed dat heeft op de omgeving - Wat de bouw inrichting en aanrijroutes gaan zijn, opstelplaatsen aannemer etc. - Hoe we de overlast zoveel mogelijk proberen te beperken Namens initiatiefnemer aanwezig tijdens informatieavond: - Aannemer (bouwkundig en/of infra) wie is nader te bepalen) - Kennedy West (wie is nader te bepalen)

19 – Verslag delen inzake Informatieavond – voorlichting start bouw Wie gaan we informeren? Hoe gaan we dat doen? Wanneer gaan we dat doen?

Geïnteresseerden, omwonenden, belanghebbenden Presentatie geven met aannemer over uitwerking plan Datum nog nader te bepalen

Type communicatie Voorgang

Per e-mail Nog opstarten

Acties n.a.v. deze avond: -

Bijlages: - Bijlage 1: Uitnodiging directe omwonenden 16-11-23 - Bijlage 2: Presentatie directe omwonenden 16-11-23 - Bijlage 3: Verslag bijeenkomst 16-11-23 - Bijlage 4: Presentielijst bijeenkomst 16-11-23 - Bijlage 5: Plan opzet Zaamslag West 21-03-24 - Bijlage 6: Verslag bijeenkomst fam. Hamelink 21-03-24 - Bijlage 7: Uitnodiging omwonenden 02-04-24 - Bijlage 8: Uitnodiging per e-mail n.a.v. presentielijst en geïnteresseerden 16-11-23 - Bijlage 9: Uitnodiging bewoners Zaamslag via Facebook 25-3-24 - Bijlage 10: Informatiepakket info avond 02-04-24 - Bijlage 11: Presentatie tekening Zaamslag maart 24 - Bijlage 12: Praatplaat Wonen bij Olivia inzake 02-04-24 - Bijlage 13: Uitnodiging bezwaarmakers n.a.v. inloopavond 03-04-24 - Bijlage 14: Interesselijst 02-04-24 - Bijlage 15: Presentielijst 02-04-24 - Bijlage 16: Verslag inloopavond 02-04-24 - Bijlage 17: Presentatie ondernemersvereniging 23-04-24