2024-04-11 IC4 - Bijlage 1 Voorstel-Besluit Verbonden Partijen na AB VZG 14-12-2023

Verbonden Partijen Zeeland

Werkgroep Verbonden Partijen (Gemeenschappelijke Regelingen) Datum Aan Kopie Van Betreft Bijlage(n)

: 27 december 2023 : AB VZG : : Werkgroep Gemeenschappelijke Regelingen : Voorstellen n.a.v. Evaluatie werkproces Samenstellingscommissie : Memo reacties evaluatie werkproces verbonden partijen

INLEIDING In 2023 is op basis van het medio 2022 door het AB van de VRZ vastgestelde rapport “Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” gewerkt volgens de nieuwe werkwijze. Dat betekent dat de nieuw geformeerde Samenstellingscommissie, aan hand van een uniform format, per gemeente en in één overzicht belangrijke informatie over GR-begrotingen, waaraan wordt deelgenomen, heeft aangeleverd. Daarbij diende dat overzicht ter ondersteuning, om GR-begrotingen tijdig en op één moment in de individuele gemeenteraden te kunnen behandelen. De Samenstellingscommissie heeft daartoe begin mei, binnen een tijdsbestek van circa 2 weken, voor alle individuele Begrotingen 2024 van de Zeeuwse gemeenschappelijke regelingen het opgestelde format ingevuld en bij de betreffende deelnemende gemeenten aangeleverd, waarna gemeenteraden aansluitend tot 15 juli de gelegenheid hebben gehad om eventuele zienswijzen kenbaar te maken. Nadat het traject met de Samenstellingscommissie voor de eerste keer is doorlopen, heeft de werkgroep het initiatief genomen om het gehanteerde werkproces tegen het licht te houden. Eind juli zijn alle betrokkenen/belanghebbenden in deze uitgenodigd om een reactie kenbaar te maken.

Concreet zijn aan:  de griffies (gemeenteraden),  secretarissen (colleges/organisaties),  leden van de Samenstellingscommissie,  leden van de diverse Begeleidingscommissies (via adoptiesecretarissen),  directies van de diverse gemeenschappelijke regelingen en  het AB van de VZG, de navolgende vragen voorgelegd: I. Voldoet het product van de Samenstellingscommissie aan de verwachtingen; II. Biedt het een meerwaarde bij de gebundelde aanbieding en behandeling van GR-begrotingen in de diverse gemeenteraden; III. Is de relatie en rolverdeling tussen de diverse Begeleidingscommissies en de Samenstellingscommissie duidelijk; IV. Gaan we de werkwijze voortzetten en zo zijn er anderszins nog verander- of verbeterpunten te benoemen? secretaris

1

Verbonden Partijen Zeeland Betrokkenen/belanghebbenden zijn in de gelegenheid gesteld om uiterlijk op 29 september jl. een reactie kenbaar te maken. In de bijlage zijn alle reacties geclusterd per betrokkene/belanghebbende integraal in beeld gebracht. In dit voorstel is door de werkgroep getracht om uit alle reacties een algemene lijn te distilleren, die waar nodig leiden tot concrete voorstellen tot aanpassingen/verbeteringen in de werkwijze. Los daarvan heeft de werkgroep het ingezette evaluatietraject tevens voor zichzelf aangegrepen om het in 2022 door het AB van de VRZ vastgestelde rapport nogmaals door te nemen, om waar mogelijk (tekst)onduidelijkheden aan te passen en uiteraard waardevolle suggesties uit het evaluatietraject op te nemen. Mede op basis van uw besluitvorming op voorliggend voorstel zal de tekst van het rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” worden geactualiseerd, om vervolgens aan uw bestuur te worden voorgelegd. CONCRETE VOORSTELLEN Uit alle ontvangen reacties is een meer algemene lijn gedestilleerd. Op basis daarvan zijn navolgend door de werkgroep concrete voorstellen geformuleerd tot aanpassing/verbetering van de werkwijze(n). Voorstel 1 De werkgroep heeft tijdens het evaluatietraject ook haar eigen naamgeving overwogen.

De naam “verbonden partijen” wekt de indruk dat de werkgroep ook uitspraken/voorstellen kan doen met betrekking tot verbonden partijen, niet zijnde een gemeenschappelijke regeling. Immers iedere gemeenschappelijke regeling is een verbonden partij, maar niet iedere verbonden partij een GR. Om die mogelijke misverstanden te voorkomen is het meer zuiver om de naam van de werkgroep aan te passen in “Werkgroep gemeenschappelijke regelingen”. Dit leidt tot een eerste voorstel. Besluit 1 Naamgeving regelingen”.

“Werkgroep

verbonden

partijen”

wijzigen

in

“Werkgroep

gemeenschappelijke

Voorstel 2 Gevraagd is om een planning voor het aanleveren van de begroting, de jaarstukken, tussentijdse rapportages en eventuele begrotingswijzigingen. Besluit 2. Aan het rapport “Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” een bijlage toevoegen, waarin een planning per onderdeel (begroting, de jaarstukken, tussentijdse rapportages en eventuele begrotingswijzigingen) is opgenomen. Daarbij wordt ten aanzien van het aanleveren van de financiële stukken, overeenkomstig de regelgeving in deze, onverminderd vastgehouden aan de datum van 30 april. Voorstel 3 Alle relevante stukken worden door de individuele GR-en zowel rechtstreeks aan de desbetreffende deelnemers, als aan de VZG/OZO toegezonden. Toezending aan de VZG/OZO vindt plaats ten behoeve van de registratie in het Raadinformatiesysteem. Aan de hand hiervan kan ook de Samenstellingscommissie zijn voorbereidende werk voor de gemeenteraden uitvoeren. Behalve de registratie heeft de VZG/OZO verder geen inhoudelijke rol in dit proces.

secretaris

2

Verbonden Partijen Zeeland Besluit 3 De individuele GR-en zenden alle relevante stukken zowel rechtstreeks aan de desbetreffende deelnemers, als aan de VZG/OZO toe. De VZG/OZO registreert de stukken in het Raadinformatiesysteem. De Griffies plaatsen eventuele zienswijzen op het Raadsinformatiesysteem. Voorstel 4 Om de onduidelijkheid over de rollen van de Begeleidingscommissies en de Samenstellingscommissie op te heffen hebben, wordt in het geactualiseerde rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” voor beide organen een taakomschrijving opgenomen. De Begeleidingscommissie is de gesprekspartner van de directies van de gemeenschappelijke regelingen en is daarmee de intermediair tussen de deelnemers en de gemeenschappelijke regeling. Hieruit vloeit een afspraak voort over de wijze van toepassing van de regels en de richtlijnen. De Begeleidingscommissies bestaan uit zowel inhoudelijke- als financieel deskundige gemeentelijke vertegenwoordigers en verstrekken als logisch gevolg daarvan zowel een inhoudelijk- als financieel advies. De Samenstellingscommissie stelt de bijlage op ten behoeve van de vervaardiging van het/de raadsvoorstel/len voor de gemeenteraad. De Samenstellingscommissie ziet toe op een eenduidige toepassing van de richtlijnen.

De Samenstellingscommissie wordt gevormd door financieel deskundigen, en richt zich derhalve primair op de financiële toetsing aan de VZG-richtlijnen. Om te voorkomen dat er verschillende adviezen van de Begeleidingscommissies en de Samenstellingscommissie richting de gemeentebesturen gaan, wordt er ingeval van een afwijking altijd eerst overleg gevoerd tussen de beide commissies. De adviezen van beide commissies mogen in principe niet van elkaar afwijken. Bij voorkeur maken de leden van de Samenstellingscommissie niet tevens ook deel uit van één of meerdere Begeleidingscommissies. Uitgangspunt hierbij blijft dat zowel de Samenstellingscommissie als de Begeleidingscommissies over een toereikende kwantitatieve én kwalitatieve bemensing beschikken. Besluit 4. In het te actualiseren rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” de taakomschrijving voor beide organen, zoals in voorstel 4 beschreven, opnemen. Voorstel 5 Vanuit diverse gemeenten is gevraagd om een uniform format voor een raadsvoorstel voor alle Zeeuwse gemeenten. Om diverse redenen wordt voorgesteld hier niet toe te besluiten. Zo wordt niet in iedere gemeente hetzelfde format gebruikt voor raadsvoorstellen. Behalve dat niet alle gemeenten deelnemen in dezelfde gemeenschappelijke regelingen, is het aan gemeenten zelf om op hun eigen wijze voorstellen te doen aan de gemeenteraad.

Zo kan een gemeente eigenstandig kiezen voor één verzamelvoorstel of voor een voorstel per gemeenschappelijke regeling. Dit doet niets af aan het uitgangspunt om de voorstellen van alle gemeenschappelijke regeling waarin wordt deelgenomen, gezamenlijk in één vergadering van de gemeenteraad te behandelen. De aspecten “overzicht en vergelijkbaarheid” blijven hierdoor behouden. Besluit 5 Het verzoek om een uniform format voor een raadsvoorstel voor alle Zeeuwse gemeenten aan te leveren wordt niet gehonoreerd. Voorstel 6 Vanuit diverse Begeleidingscommissies is gevraagd of een uniform en waar mogelijk verder verfijnd format kan worden aangereikt. secretaris

3

Verbonden Partijen Zeeland De werkgroep onderzoekt de mogelijkheden om een dergelijk format te ontwerpen. Besluit 6 De werkgroep wordt verzocht om ten behoeve van de Begeleidingscommissies een uniform en waar mogelijk verder verfijnd format aan te leveren. Voorstel 7 Gevraagd is of de werkgroep uniforme tekst kan aanleveren voor de paragraaf verbonden partijen. Oorspronkelijk was dit de bedoeling. Echter, op dit moment geniet dat geen prioriteit en wordt primair ingezet op het, op basis van de uitkomsten uit het evaluatietraject, optimaliseren van de diverse werkprocessen. Overigens bestaat de paragraaf Verbonden Partijen uit zowel generieke als specifieke informatie. Uiteraard moeten gemeenten de specifieke informatie sowieso zelf blijven opstellen. Generieke informatie kan op termijn door de werkgroep worden verzameld, om vervolgens op basis van “best practices” bij de deelnemers te worden aangeleverd. Besluit 7 Het aanleveren van een uniforme tekst voor de paragraaf verbonden partijen geniet op dit moment geen prioriteit. Voorstel 8 In de aanloop naar het geactualiseerde rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” zijn in 2022 in de drie regio’s (Zeeuws-Vlaanderen, Walcheren en de Bevelanden en Schouwen) GR info-markten georganiseerd voor bestuurders en raadsleden. Deze zijn als zeer zinvol ervaren.

Voorgesteld wordt om deze bijeenkomsten voortaan jaarlijks, voorafgaand aan de indiening van de begroting bij de deelnemers en voorts wanneer dit nodig wordt geacht, te organiseren. De werkgroep zal dit samen met de griffiers oppakken. Besluit 8 De werkgroep en griffiers worden verzocht om gezamenlijk, voorafgaand aan de indiening van de begroting bij de deelnemers en voorts wanneer dit nodig wordt geacht, in de drie regio’s (ZeeuwsVlaanderen, Walcheren en de Bevelanden en Schouwen) GR info-markten te organiseren voor bestuurders en raadsleden. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de info-markten in de maanden maart/april worden ingepland. Voorstel 9 De Samenstellingscommissie wordt verzocht om de conclusie van deze commissie zodanig te formuleren dat de tekst kan worden gebruikt als concepttekst voor een in te dienen zienswijze. Daarbij geldt dat ook een positieve zienswijze als het indienen van een zienswijze wordt beschouwd. Besluit 9 De conclusie van de Samenstellingscommissie zodanig formuleren dat de tekst kan worden gebruikt als concepttekst voor een in te dienen zienswijze. Voorstel 10 Gevraagd is om meer duidelijkheid te verschaffen over de reserverichtlijn. Deze is in de tekst van het rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” voldoende duidelijk.

Indien nodig kunnen de financieel specialisten in de Begeleidingscommissies hier nog specifieke duiding aan geven.

secretaris

4

Verbonden Partijen Zeeland Ook is gevraagd naar meer duidelijkheid over de bepaling van bestaand beleid versus nieuw beleid. Ook daarover is de notitie duidelijk. In een begroting wordt geen nieuw beleid opgenomen. Nieuw beleid wordt door middel van een eerste begrotingswijziging toegelicht. Op deze wijze blijken de gevolgen hiervan duidelijk in de financiële cijfers. Ook zijn opmerkingen gemaakt over de kwaliteit van de aanbiedingsbrief. Vooral de Begeleidingscommissie let op de kwaliteit van de aangeleverde stukken. Deze moeten voldoen aan de normen die men ook stelt aan de overige raadsvoorstellen. Besluit 10 De toepassing van de reserverichtlijn, als ook de bepaling van bestaand of nieuw beleid is voldoende duidelijk omschreven in het rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland”. Indien gewenst geven de financieel specialisten in de Begeleidingscommissies hier nog specifieke duiding aan. Voorstel 11 Feitelijk stelt de “VZG-richtlijn indexering” een maximum aan de jaarlijkse kostenstijging van de gemeenschappelijke regeling. Als dit maximum niet nodig is om een sluitende begroting aan te kunnen bieden, maar toch is ingezet, is het aan de Begeleidingscommissie dit te melden in het advies. Het is dan in eerste instantie aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling om ervoor te zorgen dat binnen de richtlijnen wordt gehandeld.

Indien dit niet gebeurt, kunnen de deelnemers in hun zienswijze het bestuur hierop wijzen. Besluit 11 De betreffende Begeleidingscommissie meldt in zijn advies wanneer de maximale verwerking van de VZG-richtlijn niet nodig is om een sluitende begroting aan te kunnen bieden. Voorstel 12 In het rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland” wordt uitgebreid beschreven hoe, los van de in het rapport genoemde twee genoemde rapportagemomenten, om te gaan met tussentijdse begrotingswijzigingen. Het uitgangspunt is deze zoveel als mogelijk te voorkomen. Alleen als de bijdragen van de deelnemers in het lopende- of volgende jaren omhoog moeten is een begrotingswijziging gerechtvaardigd. Hierbij moet worden gedacht aan nieuwe taken, waarvan de uitvoering geen uitstel duldt en verwerking in de lopende begroting noodzakelijk is. Besluit 12 De handelwijze rond tussentijdse begrotingswijzigingen, zoals nader geduid in Voorstel 12, is beschreven in het rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland”.

Ter nadere duiding: hierbij moet worden gedacht aan nieuwe taken, waarvan de uitvoering geen uitstel duldt en verwerking in de lopende begroting noodzakelijk is Voorstel 13 Gevraagd is te overwegen om de kolom “saldo jaarrekening” toe te voegen aan het overzicht van de gemeenschappelijke regelingen bij de begrotingsbehandeling. Aangezien het overzicht gericht is op het instemmen met de begroting, wordt dit niet noodzakelijk geacht. Het staat gemeenten uiteraard vrij om deze kolom zelf toe te voegen. Besluit 13 Het verzoek om bij de begrotingsbehandeling een kolom “saldo rekening” toe te voegen aan het overzicht van de gemeenschappelijke regelingen wordt niet gehonoreerd.

secretaris

5

Verbonden Partijen Zeeland Voorstel 14 Het eerste jaar 2022, waarin de nieuwe werkwijze is toegepast, is natuurlijk een leerjaar geweest. Daaruit wordt lering getrokken. Het doorlopen evaluatietraject en daaruit voortvloeiende voorliggende voorstellen, zijn daar het tastbare bewijs van. De consequenties van de diverse voorstellen zullen we aanpassen in de herziene versie waardoor er straks weer een zelfstandig leesbaar stuk ter beschikking komt. Besluit 14 De consequenties van de besluiten op de voorstellen 1 tot en met 13 zo nodig verwerken in het rapport “Afspraken over samenwerking met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland”. De geactualiseerde tekst vervolgens ter vaststelling aan het AB van de VZG voorleggen. Besluit 15 De besluiten 1 tot en met 14 ter kennisname aanbieden aan zowel het OZO Themaoverleg Financiën en Bestuur, als de individuele colleges en gemeenteraden, en de Zeeuwse gemeenschappelijke regelingen.

secretaris

6