2024-02-20 - bijlage 5. Afwegingskader toetreding GR Zeeuws Archief

Afwegingskader toetreding gemeenschappelijke regeling (GR) Zeeuws Archief Bij de kadernota verbonden partijen is een afwegingskader vastgesteld. Het moment van oprichten, aanpassen en uittreden zijn belangrijke momenten voor de raad om invloed uit te oefenen op de relatie met verbonden partijen. Het college stelt daarom de raad in staat om zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Dat doet het college door voor de raad dit afwegingskader uit te werken. We geven daarbij antwoord op onderstaande vragen.

1 Is er sprake van een publiek belang?

Nee

Niets doen en aan de markt overlaten

Ja

Uitvoering door de gemeente zelf

Ja

Afwegen om uit te besteden of met toezicht door de markt uit te laten voeren

Nee

Uitvoering door de gemeente zelf

Ja 2 Is complete gemeentelijke betrokkenheid noodzakelijk?

Nee 3

Kan de gemeente het publiek belang als facilitator, subsidieverstrekker of opdrachtgever voldoende behartigen?

Nee 4

Zijn er voldoende voordelen om mee te doen aan een verbonden partij?

Ja 5 Afwegen om een relatie met een (nieuwe) verbonden partij aan te gaan. Ook bepalen we wat de gewenste vorm van deze organisatie is. De afweging doen we op basis van: • •

de gewenste bestuurlijke afstand het doel van de organisatie

1

Welk publiek belang behartigen we? Het Zeeuws Archief is het Regionaal Historische Centrum (RHC) van Zeeland. Ze beheren en bewaren de archieven en collecties van Zeeuwse overheden – waaronder die van de gemeente Terneuzen – en van particulieren en bedrijven en stellen die beschikbaar. Dit gebeurt zowel analoog als digitaal. Waarom is betrokkenheid van de gemeente nodig? Door het afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) hebben we vanaf het jaar 2018 het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van analoge (papieren) archieven overgedragen aan het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief heeft ook de verantwoordelijkheid voor ons ‘digitaal geboren’ archief. Hiervoor zijn we aangesloten op het e-Depot. Het Zeeuws Archief is daarmee voor de gemeente Terneuzen de wettelijke archiefdienst (conform de Archiefwet) voor analoge en digitale informatie. Waarom kunnen we niet volstaan met een rol als facilitator, subsidieverstrekker of opdrachtgever? Conform de Archiefwet zijn we wettelijk verplicht zorg te dragen voor onze archieven (analoog en digitaal). We kunnen daar een archiefdienst (RHC) voor inzetten. Voor ons is dat het Zeeuws Archief. Wij hebben belang bij een robuust Zeeuws Archief en we willen de (bestuurlijke) invloed die past bij onze bijdrage.

Wat zijn de voordelen van het vormen van de verbonden partij? Door toe te treden krijgen we zeggenschap over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. Met onze toetreding en die van de andere toetreders breiden we de GR uit en daarmee dragen we bij aan de noodzakelijke kwaliteitsontwikkeling in de archief-/informatieverantwoordelijkheid van overheden. In 2018 is berekend dat een eigen archiefdienst veel meer zou kosten dan aansluiten bij het Zeeuws Archief. Dat is nog steeds zo. Financieel is het ook aantrekkelijk omdat de risicoopslag voor het e-depot vervalt. Welke taken willen we geven aan de verbonden partij? En welke gevolgen heeft dit voor onze gemeente? De taak van archiefdienst zoals we dat nu ook in de DVO hebben afgesproken. We treden toe in een al bestaande GR. De huidige dienstverleningsovereenkomst beëindigen we. In de dienstverlening verandert niets. Ook financieel verandert er niets (mogelijk zijn er kostenvoordelen). Bij het aangaan van de DVO is afgesproken dat bezoekers voor onderzoek in de bronnen van Terneuzen gebruik kunnen maken van de digitale onderzoeksfaciliteiten. Ze kunnen terecht in de studiezaal in Middelburg en ook in het historisch informatiepunt in Terneuzen. Dit blijft zo. Welk financieel belang beleggen we in de nieuwe verbonden partij? De bijdrage aan de GR is vergelijkbaar met de huidige kosten.

Het uitgangspunt bij toetreding is dat de toekomstige jaarlijkse deelnemersbijdrage niet meer bedraagt dan de huidige betalingen voor de DVO. Hoe gaan de stromen voor financiering lopen? Dit verandert niet omdat we nu ook al een DVO hebben gesloten met het Zeeuws Archief. Indexering en het aanhouden van reserves zijn conform de VZG-norm.

2

Hoe borgen we de bestuurlijke invloed? Elke deelnemer in de GR vaardigt een lid af voor het Algemeen Bestuur (AB). Het AB kiest uit zijn midden een voorzitter en twee leden voor het Dagelijks Bestuur. De stemverhouding binnen het AB is gebaseerd op de financiële bijdrage van de deelnemers. In het huidige voorstel hebben we drie stemmen op een totaal van negentien stemmen en zeven deelnemers. Welke risico’s zitten er aan het meedoen in de verbonden partij? Gezien onze wettelijke plicht nemen we de dienstverlening af via een DVO of door deelname in de GR. De risico’s zijn vergelijkbaar. Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met langdurige niet-veranderende taken waar we goed mee samenwerken. Omdat deze GR een relatief beleidsarme en beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige GR Zeeuws Archief in het jaar 2000 is de deelnemers nooit gevraagd een extra bijdrage te doen naast de reguliere bijdrage. Waarom kiezen we voor die organisatievorm? Door het uittreden van het Rijk werd het aantal deelnemers voor de GR te beperkt. Nieuwe toetreders zijn nodig en daar zijn de huidige DVO-partners voor gevraagd. Toetreding tot de GR heeft voordelen (zie eerdere antwoord). We zien het als een logische stap na een lange periode van goede samenwerking.

In het voortraject heeft het bestuur van het Zeeuws Archief onderzocht of andere juridische vormen dan een GR mogelijk zijn. Dat is gezien het publiekrechtelijke karakter van de wettelijke archieftaak niet het geval. Is sprake van functiescheiding op bestuurlijk of ambtelijk niveau? Ja. We nemen met ambtelijke vertegenwoordiging zitting in de begeleidingscommissie. Daarnaast is er op ambtelijk niveau periodiek afstemming over de dienstverlening. Dat verandert niet. Hoe wordt verantwoording afgelegd? Onder andere via de begroting, jaarrekening en jaarverslag. De indienings- en behandeltermijnen van begroting en jaarrekening zijn overgenomen uit de Wgr en dus wettelijk voorgeschreven. Daarnaast gaat artikel 13 van de GR in op de informatie en verantwoordingsplicht van het bestuur/lid van het algemeen bestuur. Wat betekent het uiteindelijk beëindigen van de relatie? Inclusief het juridisch borgen hiervan en inzicht in de exitstrategie. We blijven verbonden aan het Zeeuws Archief, ofwel via een DVO of via de GR. Hoofdstuk 13 van de GR-tekst gaat in op toetreding, uittreding, wijziging, geschillen en opheffing. Deze bepalingen zijn gebaseerd op de modelbepalingen van de VZG.

3