2024-02-20 - bijlage 3 GR tekst

Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief Intitulé Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terneuzen, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen, Het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland en Het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen Overwegende dat -

de Minister voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap per 1 januari 2025 is uitgetreden uit de gemeenschappelijke regeling,

-

de gemeenschappelijke regeling tevens is geactualiseerd in verband met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022, de vaststelling van de Archiefwet 2021 en het toetreden van nieuwe deelnemers,

-

de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg en Veere niet overgaan tot het wijzigen van een regeling dan nadat zij de gemeenteraden in de gelegenheid hebben gesteld hun zienswijzen te geven op de ontwerpregeling,

-

de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Terneuzen, SchouwenDuiveland en Vlissingen, het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen, niet overgaan tot toetreding tot een regeling dan nadat zij de gemeenteraden, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap in de gelegenheid hebben gesteld hun zienswijzen te geven op de ontwerpregeling,

-

de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg en Veere niet overgaan tot het wijzigen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden,

-

de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Terneuzen, SchouwenDuiveland en Vlissingen, het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen, niet over gaan tot toetreding tot een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Gelet op -

hoofdstuk VI van de Wet gemeenschappelijke regelingen, de afgeronde zienswijzenprocedure als bedoeld in artikel 73 lid 2 en 3 van de Wet gemeenschappelijke regeling, 1

-

de toestemmingen van provinciale staten van Zeeland, de toestemmingen van de raden van Middelburg, Veere, Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen en de toestemming van de algemene vergadering van het waterschap Scheldestromen ex artikel 73, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten de Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief als volgt te wijzigen:

HOOFDSTUK I. BEGRIPSBEPALINGEN Artikel 1 In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de archiefdienst; b. archiefdienst: het Zeeuws Archief; c. collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en digitale bescheiden in de meest ruime zin van het woord, niet zijnde documenten, in eigendom van of in beheer bij de gemeenten, de provincie en het waterschap voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden onder het beheer van de archiefdienst; d. colleges B&W: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten; e. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de archiefdienst; f. dagelijks bestuur van het waterschap: het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen; g. deelnemers: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten, het college van gedeputeerde staten van de provincie en het dagelijks bestuur van het waterschap; h. directeur: de door het dagelijks bestuur benoemde directeur van de archiefdienst; i. document: document als bedoeld in artikel 1.1 van de Archiefwet 2021; j. gedeputeerde staten: het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland k. gemeenten: de gemeente Middelburg, de gemeente Veere, de gemeente Terneuzen, de gemeente Schouwen-Duiveland, de gemeente Vlissingen; l.

overheidsorgaan: rechtspersoon dat krachtens publieksrecht is ingesteld; m. provincie: de provincie Zeeland; n. regeling: de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief; o. regionale historische centra: de Regionale Historische Centra (hierna: RHC’s) zijn een samenwerkingsverband tussen de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden en decentrale partners op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen gevormd; p. waterschap: het Waterschap Scheldestromen; q. Wgr: Wet gemeenschappelijke regelingen; r. Zeeuws e-Depot: digitale opslag voor duurzame bewaring van informatie bij de archiefdienst.

HOOFDSTUK II. OPENBAAR LICHAAM ZEEUWS ARCHIEF Artikel 2 1. Er is een openbaar lichaam genaamd Zeeuws Archief, dat gevestigd is in de gemeente Middelburg. 2. Het openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid. 3. De bestuursorganen van de archiefdienst zijn:

2

a. het algemeen bestuur; b. het dagelijks bestuur; c. de voorzitter. 4. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam.

HOOFDSTUK III. DOELEN EN TAKEN Artikel 3 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de documenten en collecties, die berusten bij de archiefdienst dan wel onder het beheer van de archiefdienst vallen, in gezamenlijkheid te behartigen. 2. De archiefdienst voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de gemeenten, de provincie en het waterschap uit. 3. De archiefdienst kan met instemming van het algemeen bestuur ook diensten aan derden aanbieden. Artikel 4 Aan het bestuur van de archiefdienst zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemers overgedragen: a.

de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de documenten en collecties die berusten bij, dan wel vallen onder het beheer van de archiefdienst;

b.

de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 6.2 eerste lid, 6.3 tweede lid, 7.5, 7.6 eerste lid, 9.4 derde lid, van de Archiefwet 2021;

c.

het adviseren en het doen van voorstellen aan de deelnemers over de taken en bevoegdheden, die door de deelnemers worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 2.2. eerste lid (provincie), 2.2. tweede lid (gemeente), 2.2. derde lid (waterschap), 4.3, 4.4, 5.1 eerste lid, 5.3, 5.4, 5.5 eerste en tweede lid, 7.2, en 10.4 van de Archiefwet 2021;

d.

het verrichten van door de deelnemers opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid.

HOOFDSTUK IV. HET ALGEMEEN BESTUUR Artikel 5 1. Het algemeen bestuur bestaat uit zoveel leden als dat er deelnemers zijn. Iedere deelnemer wijst uit zijn midden één lid aan. 2. Deelnemers kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

3

3. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt op het moment dat de zittingsperiode van het desbetreffende collegelid van B&W, gedeputeerde statenlid en het lid van het dagelijks bestuur van het waterschap afloopt. 4. Het lidmaatschap van de leden eindigt tevens bij beëindiging van het lidmaatschap in de besturen van de deelnemers. 5. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de betreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. 6. Een lid van het algemeen bestuur wiens lidmaatschap ophoudt, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen. Artikel 6 1. De stemverhouding binnen het algemeen bestuur is gebaseerd op de financiële bijdrage van de deelnemers en is als volgt: Provincie Zeeland: 5 stemmen Gemeente Middelburg: 3 stemmen Gemeente Schouwen-Duiveland: 3 stemmen Gemeente Terneuzen: 3 stemmen Waterschap Scheldestromen: 2 stemmen Gemeente Vlissingen: 2 stemmen Gemeente Veere: 1 stem 2. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat. 3. Een aanwijzing gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt. 4.

Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van de leden die zitting hebben en zich niet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, heeft deelgenomen aan de stemming. 5. Het vierde lid is niet van toepassing: a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een aanwijzing, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was; b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande vergadering aan de orde waren gesteld. 6. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt een meerderheid van stemmen vereist, tenzij elders in de regeling anders is bepaald. 7. Bij het staken van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 8. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje. 9. Het algemeen bestuur kan een reglement van orde vast stellen.

4

HOOFDSTUK V. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET ALGEMEEN BESTUUR Artikel 7 1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan de archiefdienst toegekende taak alle bevoegdheden toe die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen. 2. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 77 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van de artikelen 18, 18a en 19 van deze regeling. 3. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij gekwalificeerde meerderheid van tweederde van de stemmen.

HOOFDSTUK VI. HET DAGELIJKS BESTUUR Artikel 8 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden. 2. Het aantal stemmen dat de leden van het dagelijks bestuur samen in het algemeen bestuur mag uitbrengen, mag niet groter zijn dan de helft van het totaal in het algemeen bestuur uit te brengen aantal stemmen. 3. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra het desbetreffende lid ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur. 4. Artikel 5, zesde lid is van overeenkomstige toepassing. 5. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in deze regeling. 6. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal leden die zitting hebben vertegenwoordigd is. 7. Indien het vereiste aantal leden niet vertegenwoordigd is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering. Artikel 9 Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als een of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen. Artikel 10 Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

5

HOOFDSTUK VII. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET DAGELIJKS BESTUUR Artikel 11 Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met: a. het voeren van het dagelijks bestuur van de archiefdienst; b. het uitvoeren van de taken, werkzaamheden en bevoegdheden als bedoeld in artikel 4 van deze regeling; c. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren; d. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van de archiefdienst; e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de archiefdienst, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 7, derde lid; f. besluiten tot het namens de archiefdienst, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist; g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit; h. het beheer van de activa en passiva van de archiefdienst; i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van de archiefdienst.

HOOFDSTUK VIII. DE VOORZITTER Artikel 12 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. 2. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 8, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen. 3 De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 4. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen. 5. De voorzitter vertegenwoordigt de archiefdienst in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

HOOFDSTUK IX. INFORMATIE EN VERANTWOORDINGSPLICHT Artikel 13 1. Het bestuur geeft de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap schriftelijk alle inlichtingen die de gemeenteraden, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Belangrijke financiële, beleidsmatige en/of organisatorische ontwikkelingen of belangrijke 6

afwijkingen van de samenwerkingsafspraken zendt het algemeen en dagelijks bestuur door middel van een tussentijdse rapportage tijdig naar de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap ter informatie. 2. Het bestuur geeft de gemeenteraden van de gemeenten, provinciale staten de algemene vergadering van het waterschap op verzoek van de gemeenteraden, provinciale staten of de algemene vergadering van het waterschap of één of meer leden daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen. 3. Een lid van het algemeen bestuur verschaft de deelnemer die hem heeft aangewezen schriftelijk alle inlichtingen die door het college van burgemeester en wethouders, het college van gedeputeerde staten of het dagelijks bestuur van het waterschap of een of meer leden daarvan worden verlangd. 4. Iedere deelnemer is bevoegd een door hem aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de gemeenteraad, provinciale staten, of de algemene vergadering van het waterschap niet meer bezit.

Artikel 14 Deelnemers, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap kunnen een lid van het algemeen bestuur, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid. Artikel 15 Ingezetenen van de provincie Zeeland en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures voor burgerparticipatievan de deelnemers en de gemeenteraden, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid van de archiefdienst.

HOOFDSTUK X. FINANCIËLE BEPALINGEN Artikel 16 1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de gemeenten, provincie en waterschap door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting van de archiefdienst. 2. Het algemeen bestuur stelt een financieel bijdrageoverzicht vast, dat de uitgangspunten voor de toerekening van de kosten bevat. Het besluit tot het vaststellen van dit financieel bijdrageoverzicht wordt genomen met een tweederdemeerderheid van de stemmen. 3. De kosten over het lopende kalenderjaar worden bij de deelnemers in rekening gebracht op basis van de door het algemeen bestuur voor het betreffende jaar, bij de begroting, vastgestelde uitgangspunten. 4. Deelnemers dragen er zorg voor dat de archiefdienst te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. 5. De in het eerste lid bedoelde deelnemersbijdragen worden jaarlijks aangepast volgens de indexeringsmethodiek op basis van de som van twee derde van de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers en een derde van de prijs overheidsconsumptie, netto materieel (IMOC), zoals gepubliceerd in de septembercirculaires gemeenten- en provinciefonds van het 7

begrotingsjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar waarop het indexpercentage wordt toegepast (VZG-indexeringsnorm)1. 6. Voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende deelnemers vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden. 7. Voor zover een deelnemersbijdrage wordt verleend ten laste van een begroting van een deelnemer die nog niet is vastgesteld of goedgekeurd, kan zij worden verleend onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld. 8. Indien de deelnemers een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 4 onder d, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de deelnemer-opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald. Artikel 17 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een beleidsplan en een meerjarenbegroting op. 2. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan de gemeenteraden, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap, die vervolgens gedurende twaalf weken in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan en de meerjarenbegroting vervolgens vast.

Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap. Artikel 18 1. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders (d.w.z. de ontwerpbegroting en de financieel beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming) aan de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap. 2. Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks de ontwerpbegroting twaalf weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap met een toelichting op de ontwerpbegroting en een meerjarenraming met toelichting voor tenminste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. 3. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid bedoeld in artikel 3 lid 2 in acht. 4. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven.

Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten de archiefdienst met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd. 5. De ontwerpbegroting wordt door deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. 6. De raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

1

zie rapport Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland, juli 2022

8

Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. 7. Het dagelijks bestuur stelt de raden van de gemeenten, provinciale staten de algemene vergadering van het waterschap voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het zesde lid van artikel 18, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Artikel 18a 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld. 2. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap die ter zake bij de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen. 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Artikel 19 1. Het algemeen bestuur kan begrotingswijzigingen tot uiterlijk 30 september van het betreffende begrotingsjaar voorlopig vaststellen.

De artikelen 18 en 18a, eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing. 2. In afwijking van het eerste lid kan het algemeen bestuur begrotingswijzigingen tot het eind van het betreffende begrotingsjaar vaststellen mits geen verandering wordt aangebracht in de hoogte van de deelnemersbijdragen. Artikel 20 1. De deelnemers voldoen de verschuldigde bijdragen bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen. 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de deelnemers in overleg met de archiefdienst de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in nader te bepalen termijnen. Artikel 21 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap. 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de gemeenten, provincie en waterschap in te stellen onderzoeken naar de door de accountant verrichte (controle)werkzaamheden. 3.

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de raden van de gemeenten, provinciale staten de algemene vergadering van het waterschap voor 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. 4. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. 9

5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 6. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli, aan de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap. 7. Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar. Artikel 22 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de algemene reserve dan wel bestemmingsreserves. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur. 2. Het voorstel voor bestemming van een positief rekeningsaldo of de verdeling van een negatief rekeningsaldo wordt gelijktijdig met het voorstel tot vaststelling van de jaarstukken aan het algemeen bestuur aangeboden. 3. De algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan 5% van de totale bijdragen van dat jaar van deelnemers en andere overheidsinstellingen. Artikel 23 Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de deelnemers vast. Artikel 24 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, van het kasbeheer en van de boekhouding van de archiefdienst.

Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van de archiefdienst met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast. 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Artikel 25 Het algemeen bestuur kan nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, het jaarverslag en de aandachtspunten voor de accountantscontrole. HOOFDSTUK XI. HET ARCHIEF Artikel 26 1. Het dagelijks bestuur is belast met de zorg en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de archiefdienst, overeenkomstig een door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 2021, vast te stellen regeling. 2. Deze regeling wordt aan de minister van Binnenlandse Zaken toegestuurd. HOOFDSTUK XII. DE DIRECTEUR Artikel 27 1. Het dagelijks bestuur beslist omtrent het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de directeur van de archiefdienst. 10

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat er periodiek een functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur plaatsvindt. Artikel 28 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast. 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur. Artikel 29 1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taakterzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem. 2. Met inachtneming van artikel 12, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan, door de directeur mede ondertekend.

HOOFDSTUK XIII. TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING, GESCHILLEN EN OPHEFFING Toetreding Artikel 30 1. Het bestuur van een overheidsorgaan dat wenst toe te treden, richt het verzoek hiertoe aan het algemeen bestuur. 2. Het algemeen bestuur stuurt het verzoek als bedoeld in lid 1 na ontvangst door aan de besturen van de deelnemende gemeenten, provincie en waterschap onder overlegging van zijn advies over de toetreding en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden. 3. Toetreding vindt plaats indien de deelnemers daarmee instemmen. Uittreding Artikel 31 1. De deelnemer die wenst uit te treden, zendt na verkregen toestemming van zijn raad, provinciale staten of de algemene vergadering het besluit tot uittreding aan het algemeen bestuur. De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het algemeen bestuur het besluit heeft ontvangen. 2. Het algemeen bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in het concept-uittredingsplan. 3. Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die het directe gevolg zijn van de uittreding. 4.

De uittreding gaat in op 1 januari van het jaar volgend op het verstrijken van een termijn van drie jaren na het nemen van het besluit tot uittreding, tenzij het algemeen bestuur bij unanimiteit en de uittredende deelnemer een andere opzegtermijn overeenkomen. Uittredingsplan Artikel 32 1. Het uittredingsplan bepaalt de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding. 11

2. Het uittredingsplan bevat een voorlopige berekening van de financiële gevolgen van de uittreding te betalen door de uittredende deelnemer, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom. 3. Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan kan het algemeen bestuur een onafhankelijke externe deskundige aanwijzen die in opdracht van het algemeen bestuur het concept-uittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke externe deskundige komen voor rekening van de uittredende deelnemer. 4. Het algemeen bestuur wijst de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het algemeen bestuur de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden van het algemeen bestuur, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger van het bestuur van de uittredende deelnemer. 5. Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. Het algemeen bestuur baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de bijdragen in de vastgesteld jaarrekening van het meest recent begrotingsjaar. 6.

Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de bijdragen in de vastgestelde jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar en zal de bijdrage over een periode van vijf jaar toerekenen. 7. Bij de berekening van de kosten voor uittreding zoals bedoeld in het zesde lid wordt een risicoopslag van 10% op de uittreedsom toegepast om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorziene kosten. 8. Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan biedt het algemeen bestuur de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in één keer. In het uittredingsplan bepaalt het algemeen bestuur of de uittredende deelnemer de uit-treedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen (maximaal 5 jaartermijnen) of in één keer dient te betalen. Uittreedsom Artikel 33 1.

De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, waaronder ook een reëel aandeel in het vermogen van deelnemingen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, bedoeld in artikel 7 derde lid. 2. Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten, te maken door het openbaar lichaam die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn. 3. Onder desintegratiekosten worden verstaan, alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de archiefdienst die samenhangen met de afbouw van structurele en incidentele overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere structurele en incidentele verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.

12

4. Het algemeen bestuur brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, in rekening bij de uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, binnen drie maanden nadat het bestuur de definitieve uittreedsom, als bedoeld in artikel 32, zesde lid, heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan overeenkomstig artikel 32anders is vastgelegd. 5. Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de deelnemer. 6. De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding, bedoeld in artikel 31, vierde lid. 7. Indien de kosten van de inzet van een externe deskundige als bedoeld in artikel 32, derde lid en relatie tot de verwachtte uittreedsom daartoe aanleiding geeft, kan het algemeen bestuur in overleg met deelnemer besluiten om in afwijking van het bepaalde in de voorgaande leden de uittreedsom te bepalen op de eigen bijdrage, zoals deze is vastgesteld in de jaarrekening van het jaar van uittreding, waarbij die bijdrage ieder jaar met 20% afneemt als volgt 1e jaar 100%, 2e jaar 80%, 3e jaar 60%, 4e jaar 40% en 5e jaar 20%. 8.

Het openbaar lichaam is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande hoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer. Gevolgen van uittreding Artikel 34 1. De uittredende partij is gehouden zich in te spannen om de formatie van de archiefdienst die als gevolg van de uittreding boventallig is geworden, met behoud van arbeidsvoorwaarden in dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende partij overneemt van de archiefdienst wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van het openbaar lichaam die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden. Wijziging Artikel 35 1. De regeling wordt gewijzigd, indien de deelnemers bij unanimiteit daartoe besluiten. 2. Voorstellen tot wijziging van de regeling kunnen worden gedaan door het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of één of meer van de deelnemers. 3.

Voorstellen uitgaande van het algemeen bestuur worden toegezonden aan de colleges B&W, gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur van het waterschap ter voorlegging aan de raden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap, die acht weken na ontvangst van het ontwerp van de regeling hun zienswijze over de ontwerpregeling naar voren brengen. 4. Voorstellen uitgaande van één of meer van de deelnemers worden toegezonden aan het algemeen bestuur, dat het voorstel met zijn beschouwingen ter zake binnen acht weken aan de 13

colleges B&W, gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur van het waterschap ter voorlegging aan de raden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap doen toekomen, waarna deze verder handelen conform het bepaalde in het vorige lid van dit artikel. Geschillen Artikel 36 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 136 van de Grondwet worden geschillen over de toepassing van de regeling, in de ruimste zin van het woord, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies. 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het in het eerste lid bedoelde deskundigenadvies, wordt het geschil besproken tussen een afvaardiging van het dagelijks bestuur en een afvaardiging van de deelnemer waarmee het geschil bestaat. 3. Indien het in het tweede lid bedoelde overleg niet tot een oplossing leidt, benoemen het dagelijks bestuur en de deelnemer waarmee het geschil bestaat elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen een derde deskundige, die tevens als voorzitter van de adviescommissie optreedt. Het dagelijks bestuur treedt mede namens de desbetreffende deelnemer op als opdrachtgever van de commissie. In de opdracht wordt tenminste het probleem geschetst, worden de te beantwoorden vragen geformuleerd en wordt de termijn genoemd waarbinnen de commissie haar advies dient uit te brengen. 4.

De in het derde lid bedoelde commissie regelt zelf de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt tegelijkertijd toegezonden aan het dagelijks bestuur en aan de desbetreffende deelnemer. 5. Op basis van het advies treden de in het tweede lid bedoelde personen nogmaals in overleg om te trachten tot een oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 136 van de Grondwet en artikel 20 van de Wet op de Raad van State voor te leggen aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Afdeling advisering van de Raad van State. 6. De kosten van de adviescommissie worden door het dagelijks bestuur en de desbetreffende deelnemer ieder voor de helft gedragen. Liquidatie Artikel 37 1. De regeling kan worden ontbonden, op voorstel van het algemeen bestuur, conform artikel 9 Wgr, bij een daartoe strekkend unaniem besluit van de deelnemers. 2. Ingeval van een besluit tot ontbinding van de gemeenschappelijke regeling , als bedoeld in het vorige lid, stelt het algemeen bestuur daarvoor een liquidatieplan op ter vereffening van het vermogen van de regeling. Een zodanig besluit wordt met een tweederdemeerderheid genomen, gehoord de raden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap. 3.

Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de deelnemers en de financiële gevolgen van de ontbinding de regeling. 4. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de ontbinding heeft voor het personeel. 14

5. Het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie. 6. Het besluit tot ontbinding of tot wijziging van deze regeling wordt direct gezonden aan de deelnemers. 7. De organen van de gemeenschappelijke regeling blijven ook na het tijdstip van ontbinding in functie, totdat de vereffening is voltooid. 8. Gedurende de vereffening wordt de aanduiding van de regeling aangevuld met de afkorting van ‘in liquidatie’, zodat het opschrift komt te luiden: “(Zeeuws Archief i.l.)”

HOOFDSTUK XIV. SLOTBEPALINGEN Artikel 38 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2025. 2. De werking van de regeling kan geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen. 3. Gedeputeerde staten maken deze regeling, alsmede besluiten tot wijziging, uittreding, toetreding en opheffing daarvan, bekend door publicatie in het provinciaal blad overeenkomstig artikel 74 lid 1, gelezen in samenhang met artikel 26 lid 1 Wgr. 4. Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig 26 lid 2 Wgr.

Artikel 38 Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2025.

Het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland De commissaris van de Koning,

De provinciesecretaris - algemeen directeur,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg De burgemeester,

De directeur,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen Duiveland De burgemeester,

De secretaris,

15

Burgemeester en wethouders van de gemeente Terneuzen De burgemeester,

De directeur,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Vlissingen De burgemeester,

De directeur,

Het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen De voorzitter dagelijks bestuur

De secretaris-directeur,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Veere De burgemeester,

De secretaris,

16