2024-02-20 a. zienswijze voorgenomen besluit toetreding GR Zeeuws Archief - Ontwerpbesluit

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 7 maart 2024 Middelen - Informatisering & Automatisering zaaknummer: 42118

2024_Raad_00028 - Zienswijze op voorgenomen besluit toetreding gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief Portefeuillehouder Jeroen de Buck Programma en/of paragraaf Paragraaf Verbonden partijen Besluit Besluitpunt 1 De raad besluit geen zienswijze in te dienen op het voorgenomen besluit van het college om deel te nemen in de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Wat is de aanleiding? In de brief van 14 november 2023 (lijst ingekomen stukken 14 december 2023, IC9) informeerden wij u dat het college vanuit een positieve grondhouding meewerkt aan de verkenning tot uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling (GR) Zeeuws Archief. De verkenning is afgerond en de uitwerking treft u hierbij aan (bijlage 1 t/m 4). Het Zeeuws Archief is het Regionaal Historische Centrum (RHC) van Zeeland. Ze beheren en bewaren de archieven en collecties van Zeeuwse overheden – waaronder die van de gemeente Terneuzen – en van particulieren en bedrijven en stellen die beschikbaar. Dit gebeurt zowel analoog als digitaal. Op dit moment hebben wij een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het Zeeuws Archief. Het Rijk treedt per 1-1-2025 uit de GR-en van alle RHC's. De belangrijkste reden hiervoor is dat de RHC’s, beter dan het Nationaal Archief, maatwerk kunnen leveren voor de bewaring van digitale informatie van decentrale overheden.

Dit betekent dat er in het geval van de GR Zeeuws Archief slechts twee partners overblijven, te weten de gemeenten Middelburg en Veere. Om een bredere bestuurlijke samenstelling te verkennen, zijn gesprekken gevoerd met andere partijen, waaronder onze gemeente. De uitkomsten zijn positief en daarom legt het college het voorgenomen besluit aan u voor.

1/3

Wat willen we bereiken? Verbeterde positie van onze gemeente over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. En een bijdrage leveren aan de noodzakelijke kwaliteitsontwikkeling in de archief-/informatieverantwoordelijkheid van overheden. Argumenten 1.1 Door toe te treden krijgen we zeggenschap over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. Meer dan nu het geval is bij de DVO krijgen we de mogelijkheid om het beleid en de koers mede te bepalen. 1.2 Het zelf of bij een andere RHC organiseren van het archiefbeheer is geen optie. Door het afsluiten van een dienstverleningsovereenkomst (DVO) hebben we vanaf het jaar 2018 het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van analoge (papieren) archieven overgedragen aan het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief heeft ook de verantwoordelijkheid voor ons ‘digitaal geboren’ archief. Hiervoor zijn we aangesloten op het e-Depot. Het Zeeuws Archief is daarmee voor de gemeente Terneuzen de wettelijke archiefdienst voor analoge en digitale informatie. Conform de Archiefwet zijn we wettelijk verplicht zorg te dragen voor onze archieven. We kunnen daar een archiefdienst (RHC) voor inzetten, en omdat deze per provincie georganiseerd zijn is dat voor ons het Zeeuws Archief. 1.3 Het beheren van overheidsarchieven is een publieke taak die in een publieke omgeving moet worden worden uitgevoerd, conform de archiefwet.

Het gezamenlijk nemen van verantwoordelijkheid voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie in Zeeland in een breed gedragen GR is een belangrijke stap voorwaarts om te komen tot (nog) beter informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden. 1.4 Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner. Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met langdurige niet-veranderende taken waar we goed mee samenwerken. Omdat deze GR een relatief beleidsarme en beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige GR Zeeuws Archief in het jaar 2000 is de deelnemers nooit gevraagd een extra bijdrage te doen naast de reguliere bijdrage. 1.5 Het uittreden van het Rijk leidt niet tot bezuinigingen. De uittreding van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) uit de GR vindt plaats op het moment dat de nieuwe Archiefwet in werking treedt. De minister delegeert hierin taken en verantwoordelijkheden voor de analoge rijkscollecties in de provincies aan de RHC's en bekostigt die taken. Vooruitlopend op de nieuwe wet wordt een bestuurlijk convenant met de staatssecretaris van OCW gesloten. Hierin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft voor een langdurige samenwerking en bekostiging van de RHC's op lange termijn. 1.6 De bijdrage aan de GR blijft vergelijkbaar met de huidige kosten.

Uitgangspunt bij toetreding is dat de toekomstige jaarlijkse deelnemersbijdrage niet meer bedraagt dan de huidige betalingen voor de DVO. 1.7 Het voldoet aan het afwegingskader van onze kadernota verbonden partijen. De kadernota verbonden partijen biedt een afwegingskader. We hebben de GR-tekst hier aan getoetst (bijlage 5) en dat levert een positief beeld op.

2/3

1.8 De concept-tekst GR Zeeuws Archief hebben we getoetst aan de Wgr en VZG-normen. De concept GR-tekst (bijlage 3) is juridisch en financieel beoordeeld en sluit aan bij de Wet gemeenschappelijke regelingen en de afgesproken VZG-normen. Kanttekeningen 1.1 Toetreding betekent toename in aantal deelnames gemeenschappelijke regelingen. Eerder was u terughoudend met deelname aan nieuwe gemeenschappelijke regelingen. Toetreding tot de al bestaande GR Zeeuws Archief is echter ter vervanging van de huidige DVO. 1.2 Bij niet deelnemen in de GR is het onzeker of we de huidige DVO kunnen continueren. Tot nu toe bood de GR Zeeuws Archief de mogelijkheid tot DVO's. Het is op termijn onzeker of het Zeeuws Archief deze diensten op deze manier wil/kan blijven aanbieden. 1.3 We vragen op een paar punten nog verduidelijking of een aanpassing van de tekst van de gemeenschappelijke regeling. Het gaat om de volgende punten: •

In artikel 17, lid 2 staat: "hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen". Dit moet het dagelijks bestuur zijn. Zie artikel 81 Wet gemeenschappelijke regelingen.

•

Hoe verhoudt artikel 17, lid 2 zich tot artikel 18? Wat is precies het verschil?

•

Artikel 19, lid 2 roept vragen op. Gaat het hier om zogenaamde slotwijzigingen die geen gevolgen hebben voor de deelnemersbijdragen? Als de intentie is dat voor deze begrotingswijzigingen geen zienswijzeprocedure bij raden nodig is, dit expliciet noemen.

•

In artikel 38, lid 3 staat een verwijzing naar artikel 74 lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het gaat hier om sub l.

•

Het laatste artikel van de regeling heeft nummer 38. Dit moet 39 zijn.

•

Bij de ondertekening door de colleges van burgemeester en wethouders staat de ene keer secretaris en de andere keer directeur. Dit moet secretaris zijn.

Wat mag het kosten? De bijdrage ten opzichte van de huidige situatie (dienstverleningsovereenkomst) verandert niet. Wel hebben we een financieel voordeel bij toetreding omdat de risico-opslag in de bijdrage voor de e-Depotaansluiting vervalt. Wat gaan we ervoor doen? We sturen geen zienswijze in. Wel sturen we een brief over het besluit aan het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) leggen we in een latere vergadering opnieuw de tekst van de gemeenschappelijke regeling aan u voor. De datum van toetreding is verbonden met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Zowel het ministerie van OCW als het Zeeuws Archief gaat vooralsnog uit van 1 januari 2025.

3/3