2024-02-01 IC7 - reactie college op de boardletter 2023 - Brief BW aan Raad

De Raad van de gemeente Terneuzen

uw brief van : uw kenmerk : zaaknummer : 172544 contactpersoon : P.D.E. van Damme telefoon : 06-83494718 e-mail : p.vandamme@terneuzen.nl verzonden :

Terneuzen, 12 december 2023

Onderwerp: Boardletter 2023

Geachte Raad, Onze accountant Baker Tilly heeft de Boardletter 2023 uitgebracht. Wij geven hieronder onze reactie. Opdracht accountant U heeft de accountant Baker Tilly opdracht gegeven om de jaarrekening 2023 te controleren. Het doel van de jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Als onderdeel hiervan is onlangs door de accountant de interim-controle uitgevoerd. De interim-controle richt zich vooral op het krijgen van inzicht in de bedrijfsvoering en de processen. De accountant toetst de kwaliteit van de administratieve organisatie en de interne beheersing. Deze zijn belangrijk voor de oordeelsvorming over de jaarrekening. Onze reactie op bevindingen accountant We werken al enkele jaren aan het professionaliseren van onze administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB). Dit doen we ook om goed voorbereid te zijn op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording door ons college vanaf 2023. Onze inspanningen hebben geleid tot belangrijke verbeteringen in de nog openstaande bevindingen. Daarbij zijn twee bevindingen naar tevredenheid afgerond. De accountant heeft tijdens de interim controle 2023 1 nieuwe bevinding geconstateerd. De accountant constateert dat wij in 2023 wederom goede vervolgstappen hebben gezet om de interne beheersing verder te verbeteren. Dit blijkt uit het volgende overzicht:

Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren Waarvan opgelost in 2023 Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren Aantal nieuwe aanbevelingen Aantal openstaande aanbevelingen Waarvan onderhanden, maar wel voortgang tov vorig jaar Waarvan onderhanden, maar geen voortgang tov vorig jaar

11 -2 9 1 10 5 4

Onlangs omarmde de organisatie een verbeteraanpak, waarmee organisatiebreed aan de slag wordt gegaan met een verbetercultuur. Deze aanpak richt zich op de vragen of we de goede dingen doen, of we deze dingen goed doen, en waar het beter kan. Op deze manier willen we de focus en aandacht voor continue optimaliseren van onze werkprocessen en dienstverlening borgen. De accountant is ook positief over de actieve communicatie en afstemming vooraf van de organisatie met de accountant. Deze afstemming beperkt zich niet alleen tot controles achteraf, maar ook ten aanzien van de voorbereiding van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Op deze manier willen wij zorgvuldig invulling geven aan deze nieuwe wijze van verantwoorden. Ondanks bovengenoemde goede stappen ziet de accountant ook ruimte voor verdere verbetering. Bijvoorbeeld waar het gaat om zichtbare vastlegging van een aantal administratieve werkwijzen en interne beheersmaatregelen in de organisatie. Daarbij vraagt de accountant ook om extra aandacht voor de naleving van werkprocessen. Door de grote uitstroom van ervaren medewerkers enerzijds (door pensionering) en instroom van nieuwe medewerkers anderzijds, vraagt dit om extra focus en begeleiding. Wij zijn ons hiervan bewust.

Onze inspanningen moeten leiden tot meer eenduidige vastlegging van werkprocessen en begeleiding van (nieuwe) medewerkers hoe hiermee om te gaan. De eerder genoemde verbeteraanpak draagt bij aan het realiseren van de verbetercultuur die wij beogen. Wij nemen daarbij de door de accountant genoemde specifieke aandachtspunten mee. Inkopen: borging volledigheid verplichtingenadministratie en vastlegging prestatielevering inkopen Technisch is een verplichtingenadministratie en prestatielevering inmiddels mogelijk en in onze organisatie uitgerold. We ervaren dat het huidige werkproces arbeidsintensief is en afleidt van de kerntaken van de betrokken medewerkers. Dit is niet optimaal doelmatig en doeltreffend. In 2024 gaan we beide processen evalueren en in het kader van onze verbeteraanpak verkennen of en hoe we het tijdig aanmaken van verplichtingen en volledig vastleggen van prestatieleveringen kunnen verbeteren. Subsidies: collegiale toetsing subsidieverstrekking / subsidievaststelling In 2024 zullen we het proces en de controlemaatregelen beschrijven en onderzoeken of collegiale toetsing systeemtechnisch mogelijk is. Daarnaast zijn we bezig met de herijking van het subsidiebeleid, waarbij niet alleen het beleid opnieuw zal worden vastgesteld, maar ook de wijze van uitvoering en beheer geoptimaliseerd zal gaan worden.

PGB prestatielevering De gemeente Terneuzen zit in de werkgroep Zorgfraude. Deze werkgroep, die Zeeland breed opereert, focust op de vraag hoe zorgfraude door malafide zorgaanbieders tegen te gaan. Vanaf 2024 zullen in Zeeuws Vlaanderen 2 medewerkers aan de slag gaan en de controles op de uitvoer van de PGB bestedingen verder uitbreiden. Digitale handtekeningen In 2023 hebben we de uitgangspunten ten aanzien van het gebruik van digitale handtekeningen vastgesteld. Dit betekent dat er een analyse is gemaakt van welke handtekening er in welke situatie wordt gezet. Door wie en met welke wettelijke grondslag. Vanuit die analyse is bekeken in welke mate het mogelijk is om de huidige manier van ondertekenen te vervangen door een digitale handtekening. Digitaal ondertekenen is niet altijd wenselijk of zelfs wettelijk toegestaan. Indien het is toegestaan worden eisen gesteld aan de wijze waarop. Op basis van de vastgestelde uitgangspunten gaan we in 2024 aan de slag met de praktische uitwerking. Onder andere door het aanbesteden van een methodiek (software) om digitale handtekeningen mogelijk te maken. Maar ook door het herzien van relevante werkprocessen die veranderen door het anders ondertekenen van stukken.

Collegiale toetsing op memoriaalboekingen Naar aanleiding van deze nieuwe bevinding zullen we in 2024 verkennen of de interne processen van de financiële administratie aanpast moeten worden, dan wel of het gewenst is beheersmaatregelen te treffen. IT-beheersing IT-auditoren van BakerTilly hebben een onderzoek uitgevoerd naar onze automatiseringsomgeving. Dit onderzoek beperkt zich tot de IT-omgeving welke relevant is voor de accountantscontrole.

Onze totale IT-omgeving omvat meer dan in het kader van de interim controle is onderzocht. Waar het onze totale IT-omgeving betreft dienen wij met behulp van de ‘Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)’ te voldoen aan de door de overheid opgestelde beveiligingsmaatregelen. De verantwoording daarover vindt jaarlijks plaats door middel van een zelfevaluatie via de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). De zelfevaluatie wordt door de komst van Europese regelgeving (NIS2) in 2024 omgezet naar een resultaatverplichting, met een Zorgplicht, Meldplicht en Toezicht. Wij willen voorbereid zijn op de proactieve, steekproefsgewijze controles die met ingang van 2024 plaats gaan vinden. Bovendien willen wij bereiken dat we bij de jaarlijks verantwoording over informatiebeveiliging, via welke audit dan ook, aan kunnen tonen dat op dat gebied onze basis op orde is. Vooruitblik richting jaarrekeningcontrole 2023 De aandachtspunten die de accountant noemt ( rechtmatigheidsverantwoording door het college, prestatielevering inkopen en de controle op de naleving van de Wet Normering Topinkomens) hebben onze aandacht. Dit doen we in goed overleg met de accountant. De voorbereidingen voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording door het college doen we daarnaast ook in afstemming met de rekeningcommissie.

Bespreking boardletter in Rekeningcommissie De Rekeningcommissie bespreekt de boardletter en onze reactie daarop in de vergadering van 14 december 2023. De accountant en de portefeuillehouder met ambtelijke ondersteuning zijn hierbij aanwezig. De portefeuillehouder zal indien gewenst een nadere toelichting geven op punten uit deze brief en/of eventuele vragen beantwoorden.

Conclusie Al onze inspanningen zijn gericht op het voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een goede AO/IB en het continue verbeteren en optimaliseren van onze werkprocessen. We leggen de laatste hand aan de voorbereidingen voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college over boekjaar 2023.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

S.I.L. (Steven) de Waal

H.J.A. (Erik) van Merrienboer