2024-02-01 B3 - Jaarverslag RKCHT 2023 - verslag Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen

REKENKAMERCOMMISSIE HULST-TERNEUZEN JAARVERSLAG 2023

2 januari 2024 0

1

VOORWOORD

De Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen (hierna RKCHT) legt jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen. Dit doet ze in de vorm van een jaarverslag. Dit verslag gaat over het jaar 2023. Gegeven de effecten van de Wet versterking decentrale rekenkamers is dit het laatste jaarverslag van de RKCHT. In hoofdstuk 2 komen enkele accenten uit het jaar 2023 aan bod: de overgang naar een nieuwe rekenkamer, de doorwerking van aanbevelingen en de voeling met de raden. In hoofdstuk 3 krijgen de twee, in 2023 afgeronde, onderzoeken aandacht. In hoofdstuk 4 komt de werking van de RKCHT en de begeleidingscommissie in beeld. In hoofdstuk 5 ten slotte komt de besteding van het, aan de RKCHT toegekende, budget in beeld.

2

ENKELE ACCENTEN

Overgang naar rekenkamer Voor de RKCHT is 2023 het laatste jaar van functioneren. Per 1 januari 2023 werd de Wet versterking decentrale rekenkamers van kracht. Het jaar 2023 is een overgangsjaar, de bepalingen uit de wet moeten per 1 januari 2024 ingevoerd zijn. De rekenkamercommissie moet omgezet worden naar een rekenkamer. Na een grondige voorbereiding in de loop van 2023 gaan per 1 januari 2024 de rekenkamers voor de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen van start in de vorm van ‘een personele unie’. Onder meer de griffies van de drie gemeenten hebben hiertoe hard gewerkt. In de ogen van de huidige RKCHT is er een goed resultaat neergezet. Doorwerking aanbevelingen De colleges en gemeenteraden van Hulst en Terneuzen nemen aanbevelingen uit de verrichte onderzoeken veelal over. Sinds 2022 maken de colleges, over de laatste 5 jaren, een overzicht met de (voortgang in) opvolging per aanbeveling. Beide colleges verstrekken dit overzicht aan de raad. De raad bespreekt de doorwerking van de aanbevelingen met de colleges. Het is aan de raad om ‘de vinger aan de pols te houden’. Zowel de gemeente Hulst als de gemeente Terneuzen overwegen vanaf 2024 een terugkoppeling in te bouwen in de P&C-cyclus. Of eventueel in een aparte brief aan de Gemeenteraad. Voeling met de raden In het verleden inventariseerde de RKCHT onderwerpen voor onderzoek, onder meer door te spreken met raadsfracties.

We haalden hiermee signalen van onderzoeks-waardige thema’s op. In de periode van COVID is deze werkwijze zeer beperkt uitgevoerd. De RKCHT ambieerde om deze draad na COVID weer op te pakken en hiermee voeling met beide raden te houden. Hier is het niet van gekomen. Onder meer in het licht van de komende opheffing van de RKCHT en de zoektocht naar ‘hoe de rekenkamer in te richten vanaf 2024’ speelt hierin een rol. De vertrekkende RKCHT hoopt dat deze voeling in de nieuwe omgeving vanaf begin 2024 proactief en constructief vorm krijgt.

1

3

ONDERZOEKEN IN 2023

De RKCHT sloot in 2023 twee onderzoeken af voor de gemeenten Hulst en Terneuzen; in juni het onderzoek naar algoritmes en in november de quick scan leerlingenvervoer. Onderzoek naar gebruik algoritmen Voor dit onderzoek is als hoofdvraag geformuleerd: In welke mate worden in de gemeenten Hulst en Terneuzen algoritmen ingezet om problemen op te lossen of keuzes te maken, en welke procedures hanteren zij bij het inzetten ervan? Het onderzoek voorziet in een inventarisatie van de inzet van algoritmes in de gemeenten en een marginale toetsing en evaluatie van het burgerperspectief. De uitkomsten laten zien dat de deelnemers in beide gemeenten niet of nauwelijks op de hoogte zijn van werking of inzet van algoritmes en alles wat daarmee te maken heeft. Zoomen we meer specifiek in op algoritmes die in beide gemeenten worden gebruikt, dan blijkt dat ze op de desbetreffende afdeling wel zorgvuldig met deze inzet omgaan, dat er procedures en kwaliteitssystemen in werking zijn en dat er bezwaarprocedures mogelijk zijn voor burgers. Dit onderzoek is gestart in 2022 en afgerond in 2023. De uitvoering van dit onderzoek verliep niet geheel vlekkeloos. Voorafgaand aan de uitvoering waren er discussies tussen de RKCHT en functionarissen binnen de gemeenten over nut en noodzaak. Tijdens de uitvoering waren er discussies over onder meer de nodige reikwijdte bij het uitzetten van vragenlijsten.

De beide raden namen de aanbevelingen over. Voor het rapport zie: https://www.nvrr.nl/rekenkamerrapport/15396/algoritmes-in-hulst-enterneuzen/ Quick scan leerlingenvervoer Voor deze quick scan is als hoofdvraag geformuleerd: Wat gaat goed en wat kost moeite bij de uitvoering en bekostiging van het leerlingenvervoer binnen de gemeenten Hulst en Terneuzen? Hierbij gaat tevens aandacht naar het aandeel van partijen in het stelsel leerlingenvervoer, kostenontwikkeling, kosten-beïnvloedende factoren, resultaten (output en outcome) en resterende beleidsdilemma. Vooral de ‘leefwereld’ gaat goed binnen Hulst en Terneuzen. In de lokale praktijk komt een relatief goed leerlingenvervoer tot stand. Landelijk spelende knelpunten komen minder tot niet voor. Ouders tonen zich tevreden over de dienstverlening. Chauffeurs tonen zich tevreden in het werk. De goede operationele afstemming tussen uitvoerende functionarissen is cruciaal bij deze prestatie. De ‘systeemwereld’ kost nog moeite. De integrale kosten van leerlingenvervoer fluctueren van jaar tot jaar. Stijging en daling wisselen elkaar af. De koers van de nieuwe verordening berust op draagvlak. Er is geen twijfel over nut en noodzaak van zelfverantwoordelijkheid en zelfredzaamheid bij ouders en leerlingen, maatwerk en kosten in control. De daadwerkelijke doorvoering van de koers kwam nog beperkt op gang.

De quick scan is opgestart en uitgevoerd in 2023. De beide raden namen de aanbevelingen over. Voor het rapport zie: https://www.nvrr.nl/rekenkamerrapport/15394/quick-scanleerlingenvervoer-gemeenten-hulst-en-terneuzen/ 2

4

WERKING REKENKAMERCOMMISSIE EN BEGELEIDINGSCOMMISSIE

RKCHT en samenstelling Conform artikel 81p van de Gemeentewet hebben de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen in 2013, met het vaststellen van een verordening, een gezamenlijke rekenkamercommissie (RKCHT) opgericht. De RKCHT doet onderzoek naar de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk functioneren. De onderzoeken betreffen de doelmatigheid (=zuinigheid) en doeltreffendheid (= zinnigheid) en rechtmatigheid (passend binnen de regels) van de gemeentelijke opgaven en resultaten. De RKCHT stelt, binnen de kaders van het budget, zelfstandig onderzoeksonderwerpen vast en legt deze door middel van een onderzoeksplan voor aan de gemeenteraden. De RKCHT rapporteert aan de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen. De RKCHT is één van de instrumenten voor de gemeenteraden om hun kader-stellende en controlerende rol te vervullen. De RKCHT werkt volgens een Reglement van Orde(RVO) dat geldt als ‘werkdocument’ of anders gezegd ‘handleiding’ voor de rekenkamercommissie en bevat de interne werkafspraken. Dit RVO is in het jaar 2023 niet gewijzigd. De RKCHT kwam in 2023 acht maal bij elkaar.

De samenstelling van de RKCHT in 2023: • Mevrouw dr. P.S. Verhoeven (Nel) uit Ovezande tot en met 30 juni; Nel diende haar ontslag in. In verband met de, op handen zijnde, nieuwe rekenkamer(s) is niet voorzien in vervanging. • De heer K. Kort (Kees) uit Middelburg tot en met 30 juni lid, vanaf 1 juli tot en met 31 december voorzitter; • De heer drs. R. Blacquière (Rob) uit Goes, tot en met 30 juni voorzitter, vanaf 1 juli lid. De raadsgriffier van gemeente Hulst, de heer D. Van Bunder (Dirk), is secretaris van de RKCHT. Begeleidingscommissie en samenstelling Uit beide gemeenten nemen twee raadsleden deel aan de begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie heeft globaal als taken 1) waarborgen passende bemensing van de RKCHT, 2) goedkeuring geven aan inzet van budget voor onderzoeken en 3) als sparringpartner en liaison functioneren naar de gemeenteraden. De samenstelling van de begeleidingscommissie in 2023: • de heer T. Willaert het hele jaar en de heer F. Walravens tot 16 februari 2023 namens de gemeenteraad van Hulst; • mw. N.M. Warnier en de heer drs. P.J. de Kraker namens de gemeenteraad van Terneuzen, waarbij de heer de Kraker de rol van voorzitter van de begeleidingscommissie vervulde. De plaatsvervangend raadsgriffier van de gemeente Terneuzen, N.M.J. (Nicole) JansenGeerinckx (Nicole) is secretaris van de begeleidingscommissie.

3

4

FINANCIËN

De rekenkamercommissie Hulst Terneuzen krijgt van de gemeenteraden jaarlijks € 30.000,- ter beschikking. In 2023 werd € 30.102,89 besteed. Vaste vergoedingen leden RKCHT Kilometer- en onkostenvergoedingen leden RKCHT Onderzoek Lidmaatschap Nederlandse Vereniging Regionale Rekenkamers Overige TOTAAL

8100,00 579.09 20.655,00 670,00 98,80 30.102,89

4