20230601 def Raadsinformatie bijeenkomst RIB Toelichting Terneuzen Sabewa

Gemeente Terneuzen Raadsinformatiebijeenkomst Do. 1 juni 2023

Erik van den Dobbelsteen, MSc Directeur Sabewa Zeeland Juni 2022- heden

VISIE 2023 - 2027

Algemene informatie Sabewa Zeeland • Bestaat 10 jaar, gestart op 1-1-2013 • Gecombineerde aanslag vanaf 2014

• 8 gemeenten • 1 waterschap • Waterschapbelasting en kwijtschelding voor heel Zeeland • Algemeen bestuur: Portefeuillehouders financiën

• Besluiten over: jaarrekening, begrotingswijzigingen, vaststellen begroting • Dagelijks bestuur: • Dhr. J. Herselman (voorzitter, Kapelle) • Dhr. mr. drs. T. Poppelaars (Waterschap) • Dhr. F. Van Hulle (Terneuzen) • Begeleidingscommissie: Beleidsadviseurs vanuit deelnemers. • Zij geven advies.

College van Burgemeester en wethouders is belast met de uitvoering, tenzij de uitvoering is opgedragen aan de “heffingsambtenaar.” “Sabewa Zeeland is een verlengstuk van de gemeente.”

VISIE 2023 - 2027

Algemene informatie Sabewa Zeeland €

WAARDEREN

HEFFEN

INNEN

Het beheren en verwerken van gegevens van objecten, benodigd om tot een jaarlijkse waardebepaling en waardevaststelling van die objecten te komen noemen we waarderen. Daarnaast omvat het alle activiteiten voor het tijdig (juridisch) behandelen en afdoen van bezwaarschriften. Dit gebeurt conform het toetsingskader en de richtlijnen van de Waarderingskamer.

De combinatie van het vaststellen van belastingaanslagen en het opmaken van het aanslagbiljet noemen we heffen. Het wordt ook wel het formaliseren van de belastingschuld genoemd. Op basis van grondslagen zoals WOZ, BRP en BAG worden plaatselijke verordeningen belast en aangeslagen.

Het traject van de toezending van het aanslagbiljet, dat is gericht op de inning van de belastingschuld, totdat de aanslag is voldaan noemen we innen.

VISIE 2023 - 2027

Belastingsoorten Gemeentewet: • Artikel 220 onroerende zaakbelastingen • Artikel 221 belasting op roerende woon- en bedrijfsruimten • Artikel 222 baatbelasting • Artikel 223 forensenbelasting • Artikel 224 toeristenbelasting • Artikel 225 parkeerbelasting In elke belastingverordening staat • Artikel 226 hondenbelasting omschreven op basis van welke • Artikel 227 reclamebelasting • Artikel 228 precariobelasting feiten of in welke omstandigheden de • Artikel 228a rioolheffing belasting geheven wordt. • Artikel 229 rechten Waterschap Scheldestromen: • Watersysteemheffing • Zuiverings-/ Verontreinigingsheffing

Waterschap Scheldestromen

Middelburg

Noord-Beveland

SchouwenDuiveland

Veere

Vlissingen

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X X X

X

X X X

X X X

X

X

X

X X X

X X X X X X

X

X

X X X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X X

Tholen

X

X

Terneuzen

X

Sluis

X

Reimerswaal

X

X

X X X X

Niet deelnemers

X X X

Kapelle

Afvalstoffenheffing/ Reinigingsrechten BIZ bijdrage Forensenbelasting Hondenbelasting Onroerendezaakbelasting Precariobelasting Reclamebelasting Rioolheffing Scheepvaartrechten Toeristenbelasting Watertoeristenbelasting Watersysteemheffing (Waterschap Scheldestromen) Zoutwaterafvoerrecht Zuiveringsheffing (Waterschap Scheldestromen)

Hulst

• • • • • • • • • • • • • •

Deelnemers

Goes

Belastingsoort

Sabewa Zeeland heeft circa 60 verschillende verordeningen

Borsele

VISIE 2023 - 2027

Belastingsoorten uitgevoerd door Sabewa Zeeland

X X X X X

X

X

X

X X X

VISIE 2023 - 2027

Belastingopbrengsten deelnemers

Sabewa Zeeland int circa €241 mln. aan belastingopbrengsten voor haar deelnemers

Totale belastingopbrengsten Deelnemer 2022 Bijdrage 2022 per deelnemer Borsele € 13.894.530 € 428.615 Goes € 20.801.234 € 772.757 Hulst € 12.867.980 € 470.891 Kapelle € 6.037.210 € 212.354 Reimerswaal € 10.145.405 € 354.082 Sluis € 26.206.902 € 697.474 Terneuzen € 34.199.546 € 962.484 Tholen € 11.096.216 € 447.078 Totaal gemeenten € 135.249.023 € 4.345.735 Waterschap Scheldestromen € 105.437.925 € 2.147.578 Totaal € 240.686.948 € 6.493.313

Bijdrage 2022 Terneuzen: €960.000 Belastingopbrengsten 2022: €34 mln.

“Hoe kan de WOZ waarde zo

hard gestegen zijn?”

VISIE 2023 - 2027

Gemeente Terneuzen Totaal aantal objecten in belastinggebied van deelnemers Sabewa Zeeland circa: 136.000

VISIE 2023 - 2027

Gemiddelde WOZ waardestijging (woningen) Landelijk gemiddelde WOZ stijging: 17% Zeeland gemiddelde WOZ stijging: 14%

2023

2022

Peildatum 16-05-2023

Terneuzen gemiddelde WOZ stijging: 12,84%

Marktontwikkelingen Omroep Zeeland, 23 mei 2023

SABEWA Zeeland

Marktontwikkelingen SABEWA Zeeland

Gemeente Terneuzen

VISIE 2023 - 2027

Aantallen bezwaren

Aandeel NCNP

NCNP Ongegrond

Sabewa Zeeland

• •

In 2022: 527 meer bezwaren woningen t.o.v. 2021; Stijging in aantallen van circa 14 procent;

• •

Prognose WOZ bezwaren 2023: circa 10.000 bezwaren. Een verdubbeling t.o.v. 2022

Peildatum: 30-5-2023 * Nog geen definitieve aantallen voor 2023 dit betreft de stand van zaken per peildatum.

Landelijk is het beeld voor 2023 een verdubbeling van het aantal bezwaren

Peildatum: 30-5-2023

• •

In 2022 was het aandeel NCNP: 53 procent; 71 procent van NCNP bezwaren was ongegrond.

Landelijk is het aandeel No Cure No Pay bureaus 2023 circa 70%

VISIE 2023 - 2027

Aantallen bezwaren Gemeente Terneuzen

Bestands kwaliteit dient te verbeteren voor de gemeente Terneuzen. Aandeel gegronde bezwaren stijgt

Het aantal bezwaren in Terneuzen neemt toe. Bijna een verdubbeling per peildatum.

Aantal NCNP

NCNP Ongegrond

• In 2022: twee bezwaren woningen minder t.o.v. 2021; • De prognose is dat het aantal bezwaren in Terneuzen bijna zal verdubbelen t.o.v. vorig jaar

Peildatum: 30-5-2023

Peildatum: 30-5-2023

• •

In 2022 was het aandeel NCNP: 58 procent; 67 procent van NCNP bezwaren was ongegrond.

VISIE 2023 - 2027

Aantallen bezwaren Toelichting proces en gevolgen:

Percentage Ongegrond

Toelichting oorzaak en kwaliteit:

• Het percentage ongegrond neemt de laatste • Schatting aantal bezwaren 2023: circa 10.000 twee jaar af, m.a.w. burgers krijgen vaker (verdubbeling van 2022) gelijk; • Mede door toename van het aantal bezwaren • In 2021 zijn we van inhoud naar vierkante • Herwaardering steeds later in het jaar afgerond meter waarderen gegaan (project GO) (90% in december, wens is 70% in oktober) • Complexiteit van bezwaren is toegenomen • Prognoses voor gemeenten daardoor later • Daardoor wordt er meer tijd besteed aan de beschikbaar bezwaarfase • Meer blokkades op woningen, zorgt voor • Minder tijd voor herwaarderingsproces achterstanden en verlate aanslagoplegging (verslechtering van bestandskwaliteit) (minder betaaltermijnen burger) • Oplossing is investeren in voormeldingen • Extra tijd voor bezwaren gaat ten koste van de (secundaire objectkenmerken) permanente marktanalyse- en veldcontroles • Gevolg: bestandskwaliteit verslechterd met meer bezwaren tot gevolg • Waarderingskamer kritischer over bestandskwaliteit met risico op lagere Waarderingskamer is kritisch. beoordeling dan huidige drie sterren

Investeren in de bestandskwaliteit is nodig.

Waarom is de Waarderingskamer kritisch? Zijn er nog meer kritische geluiden?

Waarschuwing Waarderingskamer: net voldoende PROCES BEOORDEELD: DE UITVOERING EN BORGING VAN PROCESSEN

BEOORDELING INTERNE BEHEERSING MOET OP ONDERDELEN VERBETERD WORDEN

VOLDOENDE

GOED

Aandachtspunten n.a.v. breed onderzoek: – Tijdig verzenden van de beschikkingen – Tijdig afhandelen van de bezwaarschriften – Afstemming met de BAG – Juistheid van de objectkenmerken – Taxaties woningen

1. Beschikkingen 2. Afhandelingen bezwaarschriften 3. Synchronisatie LV WOZ 4. Objectkenmerken 5. Woningen

Oordeel: Net voldoende

6. Niet-woningen

7. Aansluiting op de BAG 8. Aansluiting op de BRK 9. Aansluiting op het Handelsregister 10. Vakbekwaamheid

EINDOORDEEL

Is besproken, maar heeft geen invloed op eindoordeel

Advies: Investeer in kwaliteit en innovatie!

“Investeren in de kwaliteit van de organisatie” • Investeren in de organisatie • Kwetsbaar • Innovatie en vernieuwing • Voldoen aan wet- en regelgeving (eisen zijn toegenomen) • Organisatie heeft onvoldoende bedrijfsvoering kracht

• Keerpunt is aangebroken • Hoeveelheid aan bezwaren loopt over de schoenen.

03

• Organisatie krijgt het zwaar.

VISIE 2023 - 2027

Deloitte accountant:

Drie kernprocessen versterken: • Herwaardering • Aanslagoplegging • Invordering

Doel: Achterstanden wegwerken en kwaliteit verbeteren. • We willen het goed doen voor onze burgers en bedrijven! • Op die manier kunnen we een betrouwbaar, dienstverlenend en

03

efficiënt verlengstuk zijn van onze deelnemers.

VISIE 2023 - 2027

Investeren in de kwaliteit van de organisatie

Wat gaat Sabewa Zeeland van de deelnemers vragen?

VISIE 2023 - 2027

Bevindingen en observaties “Fundament is goed, medewerkers zijn betrokken, basisstructuren zijn aanwezig, processen lopen.”

De basis moeten we weer op orde brengen. Vandaar het voorstel begrotingswijziging 2023.

Situatie We willen het goed doen voor onze burgers en bedrijven. Op die manier kunnen we een betrouwbaar, dienstverlenend en efficiënt verlengstuk zijn van onze deelnemers. Met de vastgestelde visie als kompas willen we naar dit volgende niveau toe groeien.

Obstakel We moeten voorkomen dat de aanslagoplegging onbetrouwbaar wordt door vervuilde bestanden en de

beoordeling van de waarderingskamer afglijdt naar een onvoldoende (2 sterren). Het gevolg daarvan is ontevreden burgers met toenemende klachten, bezwaren en extra kosten.

Aanpak

Daarom gaan we in eerste instantie de basis op orde brengen door achterstanden weg te werken, de bestandskwaliteit te verbeteren en repeterende administratieve handelingen te robotiseren.

Plan/ vraag om besluit

03

Dat vraagt om een positief besluit op onze begrotingswijziging 2023 en begroting 2024.

VISIE 2023 - 2027

Kern van de boodschap/ verzoek gemeenteraad

Een totaalbedrag van circa: €1.400.000

€849.449 Versterking organisatie

€296.274 CAO wijziging 2023

Extra bijdrage 2023 gemeente Terneuzen van circa: €225.000 (merendeel is incidenteel)

€258.334 Overige kosten

VISIE 2023 - 2027

Wat wordt gevraagd aan de deelnemers?

Incidenteel en structureel

€688.685 Incidenteel €160.764 Structureel

€849.449 Versterking organisatie

•

Externe inhuur en uitbreiding medewerkers om achterstanden weg te werken

•

Ontwikkelkosten voor automatisering en robotisering

•

Project: Data op orde t.b.v. datakwaliteit verbeteren

VISIE 2023 - 2027

VERSTERKING

Waarom is een extra bijdrage van de deelnemers nodig?

(Oorspronkelijke) Begroting 2023 - Programmaplan

Beinvloedbare budgetruimte is te beperkt. Het betreft (1%) van de begroting.

Beinvloedbare kosten binnen de begroting is circa 1%

Budget programmaplan

# fte

% fte van budget

Bedrag fte

Niet-beïnvloedbare kosten

% van budget

Waarderen

€

2.339.274

13,68

€ 1.175.892

50% €

1.128.917

48%

Heffen

€

1.481.257

14,96

€

962.120

65% €

516.100

35%

Innen

€

1.179.422

11,46

€

746.905

63% €

429.981

36%

Overhead

€

1.121.222

6,67

€

608.404

54% €

512.817

46%

Totaal

€

6.121.175

46,77

€ 3.493.321

57% €

2.587.816

42%

99%

Overzicht van “niet beïnvloedbare” kosten : “Niet beïnvloedbare" kosten Automatisering Interne dienstverlening Directe kosten

Bijvoorbeeld Automatisering huur/leasing software, Telecomm. apparatuur huur/leasing, DVO Automatisering, Telefoonkosten, gesprekskosten DVO financiën, DVO facilitair, DVO Personeelszaken, verzekeringen, accountantskosten, porti, DIGID/MijnOverheid Cyclorama's, Proceskosten vergoeding, Kadasterkosten, Abonnementen, boeken & tijdschriften, Controle toeristenbelasting, Kosten geldverkeer

VISIE 2023 - 2027

Welke kosten kunnen we zelf besparen? Mogelijke besparingen binnen de begroting is circa 1% van totale begroting

Categorie

Inschatting besparing

In het positiefste scenario een potentiele besparing van 1% van totale begroting mogelijk

Opmerking

DVO Waterschap

€

80.000

Reeds €50.000 opgenomen in begroting 2023

DATAB (Post)

€

17.000

Minder post verzendingen per week

Kwijtschelding niet deelnemers

€

18.000

Extra inkomsten na tekenen nieuwe overeenkomst

Totaal

€

115.000

Potentiele besparing begroting 2023 €65.000

* Daarnaast zal Sabewa Zeeland scherper gaan kijken waar aanvullende verzoeken of extra dienstverlening van deelnemers in 2023 gefactureerd kunnen worden. Denk aan Query verzoeken, Oekraïense vluchtelingen problematiek etc.

VISIE 2023 - 2027

Extra financiële middelen zijn nodig omdat: Beinvloedbare ruimte te beperkt is voor het dekken van de kosten van de fase basis op orde; Het beschikbare opleidingsbudget is nodig voor het opleiden van (o.a. nieuwe) medewerkers i.v.m. vakbekwaamheid; Potentiele besparingen te beperkt zijn voor de dekking van het plan: Versterking van de organisatie; Sabewa Zeeland geen eigen vermogen of reserves heeft voor het financieren van het plan; De versterking van de organisatie nodig is om een betrouwbare aanslagoplegging te garanderen;

Belangrijke uitdagingen voor ons liggen voor het behouden van de drie sterren en te kunnen blijven voldoen aan steeds toenemende eisen en wet- en regelgeving als verlengstuk van de (lokale) overheid.

Wat gaat Sabewa Zeeland met de extra middelen doen?

VISIE 2023 - 2027

Wat gaan we met de €850.000 doen? De basis op orde te brengen om de kwaliteit van de aanslagoplegging te verbeteren, de proceskostenvergoedingen te verminderen en de basis te leggen om vier sterren bij de Waarderingskamer te behalen en hiermee het serviceniveau richting de burger te kunnen verhogen. • • • • • • • •

Vacatures invullen (boven formatie ruimte); Externe krachten inhuren; Interne medewerkers opleiden en laten doorstromen; Meer tijd en focus creëren voor kwaliteitszorg en procesbeheersing; Investeren in automatisering en robotisering; Kwaliteitszorg uitvoeren; Vakbekwaamheid medewerkers vergroten; Oplossingen voor verlagen proceskostenvergoedingen.

Resultaat: Een goede aanslagoplegging met uiteindelijk minder bezwaren, klachten, telefoon en mailverkeer. Hierdoor zal de tevredenheid van de burger toenemen en er meer ruimte ontstaan voor kwaliteitszorg en controles. Hetgeen weer leidt tot verdere optimalisatie.

VISIE 2023 - 2027 Focus 2023: • Achterstanden wegwerken • Datakwaliteit verbeteren • Processen automatiseren

FASE 1: BASIS OP ORDE | 2023 - 2025

FASE 2: NEXT LEVEL | 2025 - 2027 Door o.a. • 4 sterren van de Waarderingskamer zijn behaald; • Procesbeheersing • Processen worden beheerst en dit leidt tot een hogere kwaliteit • Automatiseren en robotisering van dienstverlening; zijn geimplementeerd • Controles, (interne) audits en steekproeven zijn onderdeel van • 4 Sterren van de de kwaliteitszorg en procesbeheersing; Waarderingskamer zijn behaald. • Automatisering en robotisering zijn gemeengoed en zorgen voor een efficiënte uitvoering van de kernprocessen; • Processen zijn LEAN ingericht; • PDCA zorgt voor continue verbetering en optimalisatie.

• Correcte, volledige en tijdige aanslag en inning van gemeentelijke en waterschapsbelasting; • De databestanden worden op orde gebracht en achterstanden weggewerkt; • Er is een heldere en duidelijke organisatiestructuur geïnstalleerd; • Kwaliteitszorg en procesbeheersing worden geïntensiveerd; • Automatisering verder ontwikkeld en robotisering geïntroduceerd; • PDCA-cyclus wordt als management model gehanteerd; • Uitvoerende capaciteit op orde (FTE); • Begroting is opgesteld naar werkelijkheid en ingezet als kaderstellende begroting; • Dashboard wordt ingericht t.b.v. overzicht van de processen en werkvoorraad.

Doelen • Kwetsbaarheid verminderen • Kwaliteit verhogen • Kostenefficiënt uitvoeren

Organisatiestructuur optimaliseren Automatisering en robotisering Informatie- en dataveiligheid Data op orde Waardingskamer - behouden en doorgroeien Burgergerichtheid – kernwaarden Kennispartner - vakbekwaamheid Aantrekkelijke belastingsamenwerking

VISIE 2023 - 2027

BELANGRIJKSTE KERNPUNTEN VISIEDOCUMENT

VISIE 2023 - 2027

Resume: Kwaliteitsverbetering is nodig om het goed te (blijven) doen voor de burger en deelnemers (Waaderingskamer van 3 naar 4 sterren); Extra financiële middelen zijn nodig om achterstanden weg te werken, datakwaliteit te verbeteren, processen te automatiseren en kwetsbaarheid te verminderen, dit is enkel nog t.b.v. de basis op orde; De data dient in 2 jaar opgeschoond te zijn t.b.v. het aanbestedingstraject belastingapplicatie. Principe schoon aan de poort; De aanslagoplegging kan door blijven gaan, maar de correctheid en tijdigheid ervan is steeds moeilijker te garanderen; Voorkomen dat we in een negatieve spiraal komen van verkeerde aanslagen, meer klachten en bezwaren, hogere proceskosten vergoedingen en minder tijd voor kwaliteitszorg en procesbeheersing; Een (incidenteel en structureel) bedrag is nodig om de organisatie te versterken (basis op orde) en de continuïteit te garanderen.

Situatie We willen het goed doen voor onze burgers en bedrijven. Op die manier kunnen we een betrouwbaar, dienstverlenend en efficiënt verlengstuk zijn van onze deelnemers. Met de vastgestelde visie als kompas willen we naar dit volgende niveau toe groeien.

Obstakel We moeten voorkomen dat de aanslagoplegging onbetrouwbaar wordt door vervuilde bestanden en de

beoordeling van de waarderingskamer afglijdt naar een onvoldoende (2 sterren). Het gevolg daarvan is ontevreden burgers met toenemende klachten, bezwaren en extra kosten.

Aanpak

Daarom gaan we in eerste instantie de basis op orde brengen door achterstanden weg te werken, de bestandskwaliteit te verbeteren en repeterende administratieve handelingen te robotiseren.

Plan/ vraag om besluit

03

Dat vraagt om een positief besluit op onze begrotingswijziging 2023 en begroting 2024.

VISIE 2023 - 2027

Kern van de boodschap/ verzoek gemeenteraad

Zegt u ‘t maar. Vragen?

Achtergrond informatie Kwijtschelding en openstaande debiteuren

VISIE 2023 - 2027

Verleende kwijtschelding € Verleende bedrag kwijtschelding

2021

2022

Borsele

€

70.489

€73.000

Goes

€

201.919

€213.000

Hulst

€

186.885

€188.000

Kapelle

€

47.139

€53.000

Reimerswaal

€

107.756

€112.000

Sluis

€

171.955

€169.000

Terneuzen

€

329.372

€351.000

Tholen

€

120.845

€116.000

Totaal gemeenten

€ 1.236.360

€1.275.000

Waterschap

€ 1.648.436

€1.700.000

VISIE 2023 - 2027

Verleende kwijtschelding aantallen Totaal aantal

Kwijtschelding vooraf Kwijtschelding achteraf Administratief beroep

Toegewezen / gedeeltelijk toegewezen

Afgewezen

7073

4047

3026

4674

3284

1390

349

215

134

VISIE 2023 - 2027

Debiteurenstand Debiteurenstanden per deelnemer 2023

Terneuzen

31-12-2022

31-3-2023

2.900.806

21.177.002

30-6-2023

30-9-2023

31-12-2023

Totaal openstaande posten (incl. voorgaande jaren) gemeente Terneuzen per 31-03-2023

Totaal aan openstaande debiteuren €21 mln

2014 t/m 2019 een totaal van €341.000 openstaande debiteuren

Sabewa Zeeland mag tot drie jaar terug opleggen

Vorderingen kunnen tot 2014 openstaan doordat er bijvoorbeeld loonbeslag is opgelegd

Oninbaar verklaren gebeurt voor bedragen > €5.000 in overleg met de deelnemer

Invorderingsambte naar besluit over het innen van vorderingen incl. oninbaar verklaren