2023-12-14 IC9 - Verkenning uitbreiding gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief - Brief BenW aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen Telefoon: 14 0115 Vanuit buitenland: +31 115 455 000 E-mail: gemeente@terneuzen.nl Internet: www.terneuzen.nl Bij beantwoording a.u.b. onderwerp, datum en zaaknummer van deze brief vermelden.

Gemeente Terneuzen T.a.v. Gemeenteraad Postbus 35 4530 AA TERNEUZEN

: uw brief van : uw kenmerk zaaknummer : 42118 contactpersoon : Sander Bus : 14 0115 telefoon : S.Bus@terneuzen.nl e-mail : verzonden

Terneuzen, 14 november 2023 Onderwerp: Verkenning uitbreiding gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief Beste raad, We informeren u graag dat we vanuit positieve grondhouding meewerken aan de verkenning van uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling (GR) Zeeuws Archief. Een ambtelijke werkgroep, bestaande uit Provincie Zeeland, Waterschap Scheldestromen en de gemeenten Vlissingen, Schouwen-Duiveland, Middelburg, Veere en Terneuzen, werkt aan de verkenning. We onderzoeken de financiële, juridische en bestuurlijke gevolgen van een eventuele aansluiting bij de gemeenschappelijke regeling. Op dit moment hebben we een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met het Zeeuws Archief. Smalle bestuurlijke samenstelling De gemeenten Middelburg en Veere zijn, samen met het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (OCW), de dragende partijen van de huidige gemeenschappelijke regeling. De minister van OCW heeft aangekondigd dat hij van plan is om per 1 januari 2025 uit de gemeenschappelijke regelingen van alle Regionale Historische Centra (RHC’s) in Nederland te treden. Het gevolg van de uittreding is een erg smalle bestuurlijke samenstelling van het Zeeuws Archief. Dat vormt de aanleiding voor de verkenning tot uitbreiding van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief.

Publiekrechtelijke taak De organisatie van archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden horen we publiekrechtelijk te regelen. In de Archiefwet ligt het belang van overheidsdocumenten vast. Denk hierbij aan de uitvoering van de publieke taken, het afleggen van verantwoording en het onderzoeken van archieven als onderdeel van het cultureel erfgoed. Het is in ons belang dat we aangesloten blijven bij een robuuste organisatie die onze digitale en analoge overheidsdocumenten duurzaam toegankelijk houdt en beschikbaar stelt. Afweging In 2018 kozen we voor een dienstverleningsovereenkomst in plaats van een toetreding tot de gemeenschappelijke regeling. We onderzoeken of de afweging die we toen maakten, nu nog van toepassing is. De context waarin we in 2018 kozen voor een dienstverleningsovereenkomst (DVO), is veranderd. Daarnaast hebben we destijds afgesproken om halverwege de looptijd van 10 jaar te evalueren. Dat doen we nu middels deze verkenning.

Gevolgen Als we aansluiten bij de gemeenschappelijke regeling, blijft het niveau van dienstverlening hetzelfde. Het Zeeuws Archief blijft voor de langdurige bewaring, beschikbaarstelling en toegankelijkheid van onze analoge en digitale informatie onze wettelijke archiefdienst. Daarnaast betekent de aansluiting geen verhoging van de financiële bijdrage. Die blijft gelijk. De rijksbijdrage blijft ook gelijk. In het geval van toetreding, passen we de onlangs vastgestelde kadernota verbonden partijen toe. Planning De verkenning ronden we in januari 2024 af. Begin 2024 leggen we een voorstel aan u voor. We proberen de besluitvorming in juli 2024 af te ronden. Deze planning is onder voorbehoud van de voortgang van de behandeling van de nieuwe Archiefwet 2021 in het parlement. De uittreding van het ministerie is namelijk gekoppeld aan de inwerkingtreding van die wet. Dit wetsvoorstel Archiefwet 2021 is in behandeling bij de Tweede Kamer. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

S.I.L. (Steven) de Waal

H.J.A. (Erik) van Merrienboer