2023-10-19 - bijlage Wijzigingsnotitie Financiele en Controle verordeningen gemeente Terneuzen 2023

Notitie Financiële en Controle verordeningen gemeente Terneuzen 2023 Toelichting op actualisatie van de verordeningen: - Financieel beleid, beheer en organisatie (212), Financiële verordening - Controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (213), Controle verordening - Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (213a).

5 oktober 2023

Inhoud Samenvatting ........................................................................................................................ 3 Inleiding ................................................................................................................................. 4 Financiële verordening....................................................................................................... 4 Controle verordening ......................................................................................................... 4 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur ............................... 5 Aanleiding .......................................................................................................................... 6 Uitgangspunten bij aanpassing artikelen financiële verordeningen .................................... 6 Toelichting op de gewijzigde artikelen financiële verordeningen ............................................ 7 Financiële verordening (212) ................................................................................................. 7 Artikel 2 Programma-indeling ............................................................................................. 7 Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken .......................................................................

8 Artikel 5 Kaders (ontwerp)begroting ................................................................................... 8 Artikel 7 Tussentijdse rapportage ....................................................................................... 9 Artikel 8 Jaarstukken.........................................................................................................12 Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheids-verantwoording ...........13 Artikel 11 Voorwaardencriterium .......................................................................................14 Artikel 12 Begrotingscriterium ...........................................................................................14 Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium ...........................................................16 Artikel 15 Reserves en voorzieningen ...............................................................................16 Artikel 16 Kostprijsberekening ...........................................................................................17 Artikel 20 Financiële organisatie .......................................................................................17 Controle verordening (213) ...................................................................................................18 Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gevoerd

bestuur (213a).........26

Pagina 2 van 26

Samenvatting Onze gemeente moet als elke andere gemeente in Nederland op grond van artikelen 212, 213 en 213a Gemeentewet een Financiële-, Controleverordening en een verordening doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur vaststellen. De geldende Financiële verordening is van 2021, de controleverordening van 2003 en de verordening doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur van 2023. Deze verordeningen behoeven vooral aanpassing door: 1. Invoering van de rechtmatigheidsverklaring door het college. 2. Doorontwikkeling Planning en Control en nadere uitwerking financiële kaders naar aanleiding van doorontwikkeling Planning en Control. 3. Ontwikkelingen Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten (BBV). Ad. 1. Vanaf 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverklaring af bij de jaarrekening. Voorheen was dit de accountant. De accountant toetst wel de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverklaring. In de nieuwe financiële verordeningen zijn artikelen opgenomen die het proces om te komen tot de rechtmatigheidsverklaring te ondersteunen. Het betreft grensbedragen en percentages, of iets wel; of niet onrechtmatig is en de wijze van presenteren. Ten slotte is er ook aandacht voor misbruik en oneigenlijk gebruik in de nieuwe verordening. Ad.2.

In vervolg op de doorontwikkeling van de Planning en Control hebben wij de beleidsmatige voortgangsrapportage geschrapt omdat we meer beleidsinformatie (willen) opnemen in de perioderapportages. Daarnaast zijn de financiële kaders in deze verordening verder uitgewerkt. Hierbij stellen wij voor om daarin een driedeling te maken: - Opname in de perioderapportage; - Opname in de perioderapportage met een apart besluitpunt voor dat onderdeel; - Apart raadsvoorstel. Ad.3. Om een bestaand probleem op te lossen in de tijdigheid bij budgetoverhevelingen hebben wij een artikel opgenomen om hiervoor een oplossing te bieden. Zodra het college binnen de kaders heeft besloten tot budgetoverheveling mogen de budgethouders in de organisatie over dit budget beschikken. Hiermee lopen zij geen vertraging op bij de uitvoering van hun activiteiten. Daarnaast zijn er nieuwe modelverordeningen van de VNG verschenen, waarmee wij onze verordeningen hebben afgestemd. Deze notitie geeft een toelichting op de wijzigingen.

Pagina 3 van 26

Inleiding Wij actualiseerden de financiële verordeningen van de gemeente Terneuzen. In deze notitie lichten wij de belangrijkste wijzigingen per artikel toe. Ook gaan wij in op de afwegingen die tot de aanpassing hebben geleid. Wij willen hiermee bereiken dat de wijzigingen in de financiële verordeningen voor u helder zijn. Voordat wij de wijzigingen per artikel toelichten, gaan wij kort in op de reden van het hebben van financiële verordeningen. Vervolgens lichten wij de aanleiding van de voorgestelde wijzigingen toe.

Financiële verordening Een financiële verordening regelt hoe de gemeenteraad en het college van Burgemeester en Wethouders met elkaar omgaan op het gebied van het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. Ook bepaalt een financiële verordening hoe de planning & control-cyclus van de gemeente er uit ziet. Gemeentewet Elke gemeente heeft een Financiële verordening. Dit is namelijk verplicht gesteld in artikel 212 van de Gemeentewet. Een Financiële verordening wordt daarom ook wel de “verordening 212” genoemd. Artikel 212 van de Gemeentewet luidt als volgt: 1. De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. 2. De verordening bevat in ieder geval: a. regels voor waardering en afschrijving van activa; b. grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b, alsmede, voor zover deze wordt geheven, voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer; c. regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie.

Controle verordening Een controleverordening regelt de aanwijzing van de accountant en de kaders voor de accountantscontrole. Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en burgemeester en wethouders, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Pagina 4 van 26

Gemeentewet Elke gemeente heeft een Controle verordening. Dit is namelijk verplicht gesteld in artikel 213 van de Gemeentewet. Artikel 213 van de Gemeentewet luidt als volgt: 1.

2.

3.

4.

5. 6.

7. 8.

9.

De raad stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en b.

de tabel van fouten en onzekerheden voor de specifieke uitkeringen. De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad en een afschrift daarvan aan het college. Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere regels worden gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaglegging omtrent de accountantscontrole, bedoeld in het tweede lid. Accountants als bedoeld in het tweede lid kunnen in gemeentelijke dienst worden genomen. In dat geval besluit de raad tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Indien de raad op grond van het tweede lid accountants heeft aangewezen die in gemeentelijke dienst zijn genomen, is: a. het bepaalde bij en krachtens de artikelen 25, 25a en 27 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op deze accountants; b. het bepaalde bij en krachtens de artikelen 14, 18, 19, 20 en 21 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op de gemeente; en c. het bepaalde bij en krachtens de artikelen 15 en 16 van de Wet toezicht accountantsorganisaties van overeenkomstige toepassing op de personen die de dagelijkse leiding hebben over het onderdeel van de gemeente waarbij de in de aanhef bedoelde accountants werkzaam zijn.

Indien een gemeente wordt aangewezen als organisatie van openbaar belang als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel h, van de Wet toezicht accountantsorganisaties, zijn de artikelen 22 tot en met 24 van die wet van overeenkomstige toepassing op deze gemeente.

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur Een verordening voor onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid regelt periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken.

Pagina 5 van 26

Gemeentewet Elke gemeente heeft een verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. Dit is namelijk verplicht gesteld in artikel 213a van de Gemeentewet. Artikel 213a van de Gemeentewet luidt als volgt: 1. 2. 3.

Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. Het college stelt de rekenkamer tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.

BBV Naast de Gemeentewet, is het BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) belangrijk voor het vaststellen van de financiële verordeningen. In het BBV staan begrotings- en verantwoordingsvoorschriften, die elke gemeente verplicht moet volgen. Voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV is een commissie ingesteld. Dit is de Commissie BBV. Deze commissie draagt ook zorg voor een visie over de rechtmatigheid in de controleverklaring van gemeenten.1 De Commissie BBV licht de voorschriften uit het BBV toe in diverse notities. Indien de commissie in een notitie een “stellige uitspraak” doet, dan moeten wij dit opvolgen. Geeft de commissie een “aanbeveling”, dan heeft elke gemeente een keuze om dit op te volgen.

Aanleiding Sinds 2021 is de Financiële verordening gemeente Terneuzen 2021 van toepassing. De Controleverordening is vanaf 2004 van toepassing en de verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid vanaf 2023. Om meerdere redenen zijn deze verordeningen aan actualisatie toe. De verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid behoeft geen aanpassing omdat dit vrij recent is gebeurd. Wij lichten de aanpassingen in de financiële en controle verordening toe bij de artikelsgewijze toelichting.

Uitgangspunten bij aanpassing artikelen financiële verordeningen Bij de aanpassing van de financiële verordeningen hielden wij rekening met de volgende uitgangspunten, in volgorde van belangrijkheid: 1. Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV); 2. Stellige uitspraken Commissie BBV; 3. Overnemen aanbevelingen Commissie BBV, tenzij 4; 4. Eenvoud voor de lezer (vnl. gemeenteraad); 5. Bestendige gedragslijn (mede vergelijkbaarheid in de tijd); 6. Voorzichtigheid; 7. Efficiency voor de organisatie (minder werk).

1 Het BBV en de publicaties van de Commissie BBV zijn van toepassing op provincies, gemeenten,

gemeenschappelijke regelingen en waterschappen. Pagina 6 van 26

Toelichting op de gewijzigde artikelen financiële verordeningen In deze notitie lichten wij de belangrijkste wijzigingen per artikel toe. Dit doen wij in tabelvorm. U treft hierin de tekst aan van een artikel of artikellid uit de financiële verordeningen en de voorgestelde tekst voor de nieuwe financiële verordeningen 2023. Daaronder lichten wij deze wijziging toe.

Financiële verordening (212) De financiële verordening is qua indeling voor een groot deel in stand gebleven. Om deze reden lichten wij de wijzigingen toe per artikel(lid).

Artikel 2 Programma-indeling Dit artikel bepaalt hoe de begroting en de jaarrekening zijn ingedeeld. Lid 3 is gewijzigd. Artikel 2, lid 3 Verordening 2021

Nieuwe verordening

De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

De raad stelt op voorstel van het college per programma de taakvelden en de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Toelichting: Sinds 2023 hanteren we binnen de programma’s thema’s (die aansluiten op bestuursakkoord) in plaats van taakvelden. Vanuit het BBV is het verplicht om de taakvelden ook te koppelen aan een programma. Vandaar hier de toevoeging van de tekst ‘de taakvelden en’.

Pagina 7 van 26

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken Dit artikel bepaalt hoe de begroting en de jaarrekening worden ingericht. Ook geeft dit artikel aan wat er moet worden toegelicht door het college. Leden 3 en 5a zijn gewijzigd. Artikel 3, lid 3 Verordening 2021 In de begroting en jaarrekening neemt het college een overzicht op met toelichting van incidentele baten en lasten vanaf € 25.000.

Nieuwe verordening In de begroting en jaarrekening neemt het college een overzicht op met toelichting van incidentele baten en lasten vanaf € 50.000.

Toelichting: Het bedrag van € 25.000 staat al jaren in de financiële verordening. In de loop van de jaren is het begrotingstotaal toegenomen. Om in verhouding te blijven met het begrotingstotaal stellen we voor om bedragen voor incidentele baten en lasten vanaf ‘€ 50.000’ toe te lichten. Artikel 3, lid 5a Verordening 2021

Nieuwe verordening

Het college maakt een algemene analyse van het rekeningresultaat en een analyse per programma en een analyse van het resultaat ten opzichte van het voorgaande jaar.

Het college maakt een algemene analyse van het rekeningresultaat en een analyse per programma. en een analyse van het resultaat ten opzichte van het voorgaande jaar.

Toelichting: In de verordening 2021 hadden we een analyse van het resultaat toegevoegd ten opzichte van het voorgaande jaar. In de praktijk blijkt de meerwaarde daarvan beperkt. Het BBV schrijft deze analyse ook niet voor. Vanwege beperkte meerwaarde en efficiency (minder werk) stellen we voor om deze analyse te schrappen in de nieuwe verordening.

Artikel 5 Kaders (ontwerp)begroting Dit artikel bepaalt hoe de kaders voor de begroting door de raad worden gesteld. Lid 1 is gewijzigd als gevolg van de doorontwikkeling planning en control. Artikel 5, lid 1 Verordening 2021 De raad stelt jaarlijks een kaderbrief vast. Hierin zijn opgenomen de financiële uitgangspositie, ontwikkelingen (waaronder het gemeentefonds), speerpunten en de (financiële) uitgangspunten voor de ontwerpbegroting van het volgende begrotingsjaar. Daarnaast zijn hierin opgenomen een meerjarige doorkijk en het

Nieuwe verordening Het college legt jaarlijks een kaderbrief aan de raad ter accordering voor. Hierin zijn opgenomen de financiële uitgangspositie, ontwikkelingen (waaronder het gemeentefonds), speerpunten en de (financiële) uitgangspunten voor de ontwerpbegroting van het volgende begrotingsjaar. Daarnaast zijn hierin

Pagina 8 van 26

investeringsplan voor de komende vier jaren.

opgenomen een meerjarige doorkijk en het investeringsplan voor de komende vier jaren.

Toelichting: De tekst is nu zoals in andere artikelen geschreven vanuit de verplichting voor het college. Daarnaast is er bij een kaderbrief geen sprake van vaststelling, maar van accordering. Vaststellen geldt alleen voor de begroting en de jaarrekening.

Artikel 7 Tussentijdse rapportage Dit artikel bepaalt in welke frequentie en vorm, rekening houdend met de genoemde grensbedragen, het college de raad tussentijds informeert ten behoeve van de controlerende taak van de raad. Meerdere artikelenleden zijn gewijzigd vooral als gevolg van doorontwikkeling planning en control en nadere uitwerking van de financiële kaders. Artikel 7, lid 2 Verordening 2021 In de vergadering voor het zomerreces verstrekt het college een beleidsmatige voortgangsrapportage aan de raad

Nieuwe verordening In de vergadering voor het zomerreces verstrekt het college een beleidsmatige voortgangsrapportage aan de raad

Toelichting: Als gevolg van de doorontwikkeling van de planning en control is de bestuurlijke voortgangsrapportage (BVR) geschrapt in de nieuwe verordening. In plaats daarvan nemen we beleidsmatige voortgangsinformatie op in/bij de perioderapportages. Artikel 7, lid 3 Verordening 2021 De inrichting van de beide voornoemde tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting: a. Mutaties over de programma’s en mutaties waarbij zowel de lasten als de baten worden aangepast vanaf € 50.000 moeten geautoriseerd worden door de raad. De raad is ook bevoegd voor de bij onvoorzien (vanaf € 25.000) en de bestemmingsreserves (vanaf € 50.000) genoemde bedragen. Budget neutrale mutaties vanaf € 50.000 binnen een programma legt het college ter kennisname aan de raad voor. Mutaties die politiek gevoelig zijn, nieuw en wijziging van beleid betreffen legt het college ter besluitvorming voor aan de raad.

Nieuwe verordening De inrichting van de beide voornoemde tussentijdse perioderapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting. a. Autorisatie van tussentijdse budgetwijzigingen: 1. Autorisatie door de raad gebeurt voor de volgende onderdelen via de perioderapportage:

Pagina 9 van 26

- mutaties bestaand beleid tot € 50.000; - mutaties over de programma’s; - mutaties waarbij zowel de lasten als de baten worden aangepast vanaf € 50.000; - verwerking circulaire gemeentefonds;

b. Budget neutrale mutaties en mutaties over de producten en thema’s autoriseert het college. c. Bij te melden budgetafwijkingen in de perioderapportages aan de raad moet het college bedragen vanaf € 10.000 voorzien van een toelichting.

- verrekening eventueel negatief saldo algemene uitkering met voorlopig begrotingsresultaat (bij tekort voorlopig begrotingsresultaat afzonderlijk voorstel in de perioderapportage met apart besluitpunt); - overige door het college geautoriseerde mutaties (ter kennisname). 2. Autorisatie door de raad gebeurt voor de volgende onderdelen via de perioderapportage met een apart besluitpunt: - Structurele gevolgen wijziging bestaand beleid van € 50.000 per post; - Dekking uit voorlopig begrotingsresultaat; - Dekking ten laste van onvoorzien vanaf € 25.000 tot maximaal het bedrag in onvoorzien aanwezig; - Wijziging doel van een investering; - Hoger bedrag bestaande investering tot 5% of € 250.000; - Mutaties bestemmingsreserves vanaf € 50.000; - Inzet specifieke Rijksmiddelen (SPUK), subsidies en bijdragen derden. 3. Autorisatie door de raad gebeurt voor de volgende onderdelen via een apart voorstel aan de raad: - wijziging van beleid, nieuw beleid en/of politiek gevoelig; - mutaties algemene reserve (+/-); - Hoger bedrag bestaande investering vanaf 5% of € 250.000; - nieuwe investering. b. Bij te melden budgetafwijkingen in de perioderapportages aan de raad moet het college bedragen vanaf € 25.000 voorzien van een toelichting.

Pagina 10 van 26

Toelichting: Wij werkten de bevoegdheden van de gemeenteraad (lid 3a. oud) en het college (lid 3b. oud) verder uit. Hierbij hanteren wij een indeling in drie subgroepen: - Opname in de perioderapportage; - Opname in de perioderapportage met apart besluitpunt om het onderdeel extra te belichten; - Apart raadsvoorstel. Naast duidelijkheid voor zowel de gemeenteraad, het college en de organisatie streven we een efficiënt besluitvormingsproces na. Hierbij stellen we voor om alle besluiten die meegenomen kunnen worden via de perioderapportage daarin ook op te nemen, en alleen voor de politiek noodzakelijke/gewenste besluiten aparte raadsvoorstellen te maken. Politiek gevoelig: als de gemeenteraad, het college of de directie dit aangeeft. Bestaand beleid: Beleid wat eerder is vastgesteld door de raad. Uitbreiding bestaand beleid: bestaand beleid wat eerder vastgesteld is door de raad maar dat in belangrijke mate wordt uitgebreid, en leidt tot budgetaanpassing vanaf € 50.000 structureel. Nieuw beleid: Nog niet eerder door de raad vastgesteld beleid, en wat leidt tot budgetaanpassing van structureel € 25.000. Daarnaast stellen we voor om het aantal aparte raadsbrieven te beperken en deze in de perioderapportages op te nemen of als bijlage bij de perioderapportage toe te voegen.

Het bedrag van € 10.000 voor toelichting in de begrotingswijzigingen en perioderapportages (lid 3c oud, nu 3b.) staat al jaren in de financiële verordening. In de loop van de jaren is het begrotingstotaal toegenomen. Om in verhouding te blijven met het begrotingstotaal stellen we voor om voor de toelichting in de perioderapportages een bedrag vanaf ‘€ 25.000’ te hanteren. Hieronder volgt een samenvatting van de bevoegdheden van de raad en het college.

Financiële verordening bevoegdheden en rapportages Bevoegdheid Onttrekken aan algemene reserve Onttrekken aan voorlopig begrotingsresultaat Instellen en opheffen bestemmingsreserves Budget neutrale mutaties over de programma's Budget neutrale mutaties binnen één programma Onvoorzien per besluit (indien bijzondere omstandigheden art 6.4.f apart toelichten in perioderapportage)

Onttrekken aan bestemmingsreserves Aanpassing van zowel baten en lasten Wensen en bedenkingen aan- en verkoop onroerend goed

College

Gemeenteraad

− − − − √

√ √ √ √ −

tot € 25.000 tot € 50.000 tot € 50.000 tot € 100.000

vanaf € 25.000 vanaf € 50.000 vanaf € 50.000 vanaf € 100.000

tot € 100.000

vanaf € 100.000

(niet goedgekeurd exploitatieplan en afwijking grondprijs maximaal 5%)

Wensen en bedenkingen verstrekken leningen, waarborgen en garanties

Rapportage Budgetafwijkingen in perioderapportages Incidentele baten en lasten Budgetafwijkingen algemene analyse jaarrekening

vanaf € 25.000 vanaf € 50.000 vanaf € 100.000

Pagina 11 van 26

Artikel 8 Jaarstukken Dit artikel bepaalt wat van het college verwacht wordt bij de uitkomsten van de jaarrekening en budgetoverheveling. Artikel 8 lid 1 (nieuw) Verordening 2021

Nieuwe verordening

Artikel 8 was EMU Saldo  geen wijzigingen wordt nu artikel 9 (en zo verder). Artikel 8 is nieuw

Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming/dekking van het jaarrekeningresultaat.

Toelichting: Dit lid is overgenomen uit de modelverordening van de VNG gezien het opnemen van de volgende twee leden die daarmee een relatie hebben. Artikel 8 lid 2 (nieuw) Verordening 2021 Nieuwe verordening -

De raad geeft het college toestemming om gelijk bij aanvang van het nieuwe begrotingsjaar te beschikken over budgetoverhevelingen bij de jaarrekening, mits deze budgetten eerder beschikbaar zijn gesteld en binnen het beleid passen.

Toelichting: Dit lid geeft een oplossing voor het gat dat er is tussen het moment van de gewenste budgetoverheveling en het daadwerkelijk beschikbaar komen van het bedrag bij de vaststelling van de jaarrekening. Door dit artikel kan de organisatie eerder beschikken over het overgehevelde bedrag en loopt de voortgang van de activiteiten geen vertraging op. Artikel 8 lid 3 (nieuw) Verordening 2021 Nieuwe verordening -

Het college verwerkt de budgetoverhevelingen zo spoedig mogelijk in een perioderapportage/begrotingswijziging van het nieuwe begrotingsjaar.

Toelichting: Zodra het college binnen het kader van dit artikel lid 2 besloten heeft tot een budgetoverheveling mag de organisatie beschikken over het bedrag. Naderhand volgt formalisering in een perioderapportage.

Pagina 12 van 26

Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording Dit artikel bepaalt de grenzen voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit artikel is nieuw met ingang van 2023. Artikel 10 lid 1 (nieuw) Verordening 2021

Nieuwe verordening

Artikel 10 was Activering, waardering en afschrijving vaste activa  geen wijzigingen wordt nu artikel 13 (en zo verder). Artikel 10-13 zijn nieuw

De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

Toelichting: Er is een aantal criteria waarbij de verantwoording in de jaarrekening specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording: - begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting; - voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden; - misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in dit lid opgenomen dat de raad bij aanvang van iedere raadsperiode vaststelt op welke wijze hij in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Artikel 10, lid 2 (nieuw) Verordening 2021 Nieuwe verordening nvt

In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Toelichting: De verantwoordingsgrens was voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college opgenomen in het controleprotocol voor de jaarrekeningcontrole. Met ingang van 2023 vindt als gevolg van de rechtmatigheidsverantwoording door het college opname plaats in de Financiële verordening. De verantwoordingsgrens van 1% wijzigt hiermee niet ten opzichte van voorgaande jaren, toen de rechtmatigheidsverantwoording nog door de accountant werd uitgevoerd. Op basis van de kadernota rechtmatigheid, welke is samengesteld door de commissie BBV, kan de raad een percentage bepalen tussen 0 en 3%. 0% betekent maximale verantwoording over alle afwijkingen, 3% de wettelijk minimaal te hanteren verantwoordingsgrens.

Pagina 13 van 26

Artikel 10, lid 3 (nieuw) Verordening 2021 -

Nieuwe verordening In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 100.000 nader toegelicht.

Toelichting: Ook de tekst van dit lid werd voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in het controleprotocol voor de jaarrekeningcontrole. Met ingang van 2023 vindt als gevolg van de rechtmatigheidsverantwoording door het college opname plaats in de Financiële verordening.

Artikel 11 Voorwaardencriterium Dit artikel bepaalt de regels voor het normenkader rechtmatigheid. Dit artikel is nieuw met ingang van 2023. Artikel 11 (nieuw) Verordening 2021 -

Nieuwe verordening Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk 1 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Het college operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Toelichting: Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Artikel 12 Begrotingscriterium Dit artikel bepaalt de regels voor de omgang van de raad met begrotingsonrechtmatigheden. Dit artikel is nieuw met ingang van 2023. Artikel 12 lid 1 (nieuw) Verordening 2021

Nieuwe verordening

Pagina 14 van 26

-

De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 6.

Toelichting: Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. In dit en volgende leden staan de criteria wanneer een financiële beheershandeling wel of niet als onrechtmatig wordt beschouwd en waar dat verantwoording moet plaatsvinden. Artikel 12 lid 2 (nieuw) Verordening 2021 Nieuwe verordening -

Artikel 12 lid 3 (nieuw) Verordening 2021 -

Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. Nieuwe verordening Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

Artikel 12 lid 4 (nieuw) Verordening 2021 -

Nieuwe verordening Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Pagina 15 van 26

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Dit artikel bepaalt de regels voor (het voorkomen van) misbruik en oneigenlijk. Dit artikel is nieuw met ingang van 2023.

Artikel 13 (nieuw) Verordening 2021

Nieuwe verordening

-

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Toelichting: Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Artikel 15 Reserves en voorzieningen Dit artikel bepaalt de regels voor het instellen en opheffen van voornamelijk reserves. Voorzieningen worden veelal vanuit voorschriften gevormd (of vallen daardoor vrij). Artikel 15, lid 3 Verordening 2021

Nieuwe verordening

Zolang de reserve Sociaal domein bestaat mag het college zowel bij de begroting als de jaarstukken zonder afzonderlijke besluitvorming van de raad saldi in de exploitatie voor de wetten inzake participatie, maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp hiermee te verrekenen. Dit geldt ook voor het exploitatiesaldo onderhoud gebouwen in relatie tot de reserve onderhoud gebouwen en de verrekening van daarvoor in aanmerking komende kapitaallasten met de reserves kapitaallasten economisch en maatschappelijk nut.

Bij de begroting geeft de raad aan welke reserves, nog voor bepaling van het saldo van de jaarrekening, gebruikt mogen worden om de boekingen budgettair neutraal te verwerken in de jaarrekening.

Toelichting: Dit lid is onder ander gewijzigd omdat het hekwerk sociaal domein er niet meer is. Om te voorkomen dat door dit soort wijzigingen steeds de financiële verordening aanpassing behoeft nemen we dit lid op. Jaarlijks bij de begroting kan bepaald worden voor welke onderdelen dit lid van toepassing is.

Pagina 16 van 26

Artikel 16 Kostprijsberekening Dit artikel bepaalt de regels voor de kostprijsberekening. Lid 3 is toegevoegd en daarmee schuiven alle leden een lidnummer naar achter op.

Artikel 16, lid 3 Verordening 2021

Nieuwe verordening

-

Voor het bepalen van de overhead is de definitie in de Notitie overhead van de commissie BBV van toepassing. Het college neemt in het onderdeel Overhead in de begroting op welke lasten en baten daaronder vallen.

Toelichting: Momenteel speelt er een discussie over de definitie van overhead. Waar in de eerste notitie Overhead van de Commissie Begroting en Verantwoording (BBV) gekozen was om aansluiting te zoeken bij de definitie van Vensters voor bedrijfsvoering wordt nu gekeken naar een andere definitie. De definitie van Vensters voor bedrijfsvoering levert verdeelproblemen op. De verwachting is dat de nieuwe notitie overhead ingaat vanaf 2025. De tekst van dit artikel is nu zo geformuleerd dat we daarvoor dan geen aanpassing van de financiële verordening moeten doen.

Artikel 20 Financiële organisatie Dit artikel bepaalt de zaken binnen de financiële organisatie waarvoor het college zorg moet dragen. Artikel 20 sub j Verordening 2021

Nieuwe verordening

het beleid en de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

het beleid en de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Toelichting: Geschrapt omdat dit in het nieuwe artikel 13 is geregeld.

Pagina 17 van 26

Controle verordening (213) De controle verordening is door de komst van de rechtmatigheidsverantwoording door het college aangepast. Wij maken bijgaand een vergelijk van de gehele verordening en lichten dit toe. Inhoudsopgave Verordening 18 december 2003

Nieuwe verordening 2023

Artikel 1. Definities

Artikel 1. Definities

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

Artikel 3. Informatieverstrekking door college Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

Artikel 5. Toegang tot informatie door

Artikel 5. Toegang tot informatie

accountant

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

Artikel 7. Rapportering

Artikel 7. Rapportering door accountant

Artikel 8. Inwerkingtreding

Artikel 8. Intrekking oude regeling

Artikel 9. Citeertitel

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

De nieuwe verordening wijkt qua opzet niet af van de oude verordening.

Inleiding Verordening 18 december 2003

Nieuwe verordening 2023

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Terneuzen.

Controle verordening gemeente Terneuzen 2023 De raad van de gemeente Terneuzen; gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van [datum en nummer]; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet; gelezen het advies van de rekeningcommissie; besluit vast te stellen de volgende verordening:

Controle verordening gemeente Terneuzen 2023. De nieuwe verordening heeft een meer uitgebreide inleiding die standaard is voor alle nieuwe verordeningen naar model van de VNG.

Artikel 1. Definities Verordening 18 december 2003

Nieuwe verordening 2023

In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant een door de raad benoemde:

In deze verordening wordt verstaan onder:

Pagina 18 van 26

 

registeraccountant of accountantsadministratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de AccountantAdministratieconsulenten of  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. accountantscontrole de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: 

het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; c. managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen; d. boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen; e. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; f. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; g. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen (baten, lasten, balansmutaties) en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

c.

rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. d. deelverantwoording een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke

Pagina 19 van 26

verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. Bij de definities in dit artikel aanpassing naar rechtmatigheidsverantwoording die niet langer door de accountant zal worden uitgevoerd, maar door het college van burgemeester en wethouders. Daarnaast waar mogelijk tekst ingekort.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole Verordening 18 december 2003 Nieuwe verordening 2023 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties); c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar: f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; g.

de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. 4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in

1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de management- en boardletter; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden 4.

In afwijking van het derde lid, f en g, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

Pagina 20 van 26

overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Bij artikel 2 kleine wijziging bij lid 3a waar je verschuiving van rechtmatigheidsverantwoording van accountant naar college uitgedrukt ziet. Bij 3e toevoeging van management- en boardletter als tussentijdse vorm van rapportering. Bij lid 4 geen inhoudelijke wijziging, slechts formulering in minder woorden. Overige leden geen wijzigingen.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college Verordening 18 december 2003 Nieuwe verordening 2023 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad voor uiterlijk 1 juni van het de jaar dat volgt op dat waarop de jaarrekening betrekking heeft. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan de raad. 5. Het college overlegt de boardletter voorzien van een reactie vanuit het college voor uiterlijk 1 maart aan de raad. 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. 7. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen

Pagina 21 van 26

rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Lid 1 toevoeging van rechtmatigheidsverantwoording die niet langer door de accountant zal worden uitgevoerd, maar door het college van burgemeester en wethouders. Lid 2: beknoptere formulering. Inhoudelijke strekking wijzigt hiermee niet. Lid 3: geen wijzigingen Lid 4: geen wijzigingen Lid 5: toevoeging delen boardletter met de raad. Dit is tot op heden niet geformaliseerd in de verordening, echter gebeurt in de praktijk wel. Lid 6: tekst gelijk aan tekst uit oude verordening, echter nu in apart lid Lid 7: aanpassing aan invoering rechtmatigheidsverantwoording door college in plaats van door accountant. Met de opdracht aan de accountant om zoveel als mogelijk en toegestaan door relevante wet- en regelgeving, gebruik te maken van door de gemeentelijke organisatie verrichte (interne) onderzoeken. Dit om onnodig en dubbel werk te voorkomen. Lid 8: zie lid 7

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Verordening 18 december 2003 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en, de voorzitter van de rekeningcommissie, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling financiën.

Nieuwe verordening 2023 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. de accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit. 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad (rekeningcommissie) en vertegenwoordigers van de gemeente.

Lid 2 in de oude verordening wordt lid 1b in de nieuwe verordening, waarbij de accountant in de nieuwe situatie controlewerkzaamheden uitvoert na voorafgaande kennisgeving, waar dat in de oude verordening nog zonder voorafgaande kennisgeving was.

Pagina 22 van 26

Ongenummerde tekst in oude verordening wordt in de nieuwe verordening ondergebracht in lid 2. Qua inhoud verandert er niet veel, behalve dat ambtelijke vertegenwoordigers niet expliciet genoemd worden in de nieuwe situatie. Dit geeft meer flexibiliteit ten aanzien van de vertegenwoordiging die op enig moment het meest relevant is.

Artikel 5. Toegang tot informatie (door accountant) Verordening 18 december 2003 Nieuwe verordening 2023 1. De accountant is bevoegd tot het 1. Het college draagt er zorg voor dat de opnemen van alle kassen, accountant voor de uitvoering van zijn waardepapieren en voorraden en het controlewerkzaamheden een inzien van alle boeken, notulen, brieven, onbelemmerde toegang heeft tot alle computerbestanden en overige relevante werkplaatsen van de bescheiden, waarvan inzage voor de gemeente. accountantscontrole nodig is. Het 2. De accountant is bevoegd om van alle college draagt er zorg voor dat de in de gemeentelijke organisatie accountant voor de uitvoering van zijn werkende personen mondelinge en controlewerkzaamheden een schriftelijke inlichtingen en verklaringen onbelemmerde toegang heeft tot alle te verlangen die hij voor de uitvoering kantoren, magazijnen, werkplaatsen, van zijn opdracht denkt nodig te terreinen en informatiedragers van de hebben. Het college draagt er zorg voor, gemeente. dat de in de gemeentelijke organisatie 2. De accountant is bevoegd om van alle werkende personen hieraan hun ambtenaren mondelinge en schriftelijke medewerking verlenen. inlichtingen en verklaringen te verlangen 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle die hij voor de uitvoering van zijn in de gemeentelijke organisatie opdracht denkt nodig te hebben.

Het werkende personen zijn gehouden de college draagt er zorg voor, dat de accountant alle informatie te desbetreffende ambtenaren hieraan hun verstrekken, opdat de accountant zich medewerking verlenen. een juist en volledig oordeel kan vormen 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle over het gevoerde financiële beheer, de organisatie-eenheden van de gemeente getrouwheid van zowel het financiële zijn gehouden de accountant alle beeld als de verklaring omtrent de informatie te verstrekken, opdat de rechtmatige totstandkoming van de accountant zich een juist en volledig baten en lasten. oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Lid 1: meer algemene formulering in de nieuwe verordening met dezelfde strekking als in de oude verordening. Lid 2: inhoudelijk geen wijzigingen. De term ‘ambtenaren’ is vervangen door het ruimere begrip ‘alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen’. Lid 3: in de nieuwe verordening is de oordeelsvorming door de accountant voor wat betreft het rechtmatig tot stand komen van baten, lasten en balansmutaties verwijderd. Dit is logisch in verband met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten Verordening 18 december 2003 Nieuwe verordening 2023 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de

1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid

Pagina 23 van 26

onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is

bestuur (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Lid 1: inhoudelijk geen wijziging, behalve meer specifieke verwijzing naar artikel 213a Gemeentewet. Lid 2: aangezien in de nieuwe situatie het college sowieso verantwoordelijk wordt voor de controle op de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen voegt de wijze waarop hier niets meer toe. Lid 3: kortere formulering waardoor opsomming van ‘derden’ achterwege kan blijven.

Artikel 7. Rapportering door accountant Verordening 18 december 2003 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor

Nieuwe verordening 2023 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid

Pagina 24 van 26

verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de rekeningcommissie.

voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de rekeningcommissie.

Lid 1: In nieuwe verordening expliciete toevoeging van oordeel accountant inzake getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording door college. Lid 2: Meer beknopte formulering beperkt tot verslag van bevindingen, zonder specifieke voorbeelden nog te noemen zoals wel in de bestaande verordening gebeurt. Deze aanpassing verandert inhoudelijk niets aan de strekking van het lid. Lid 3: lid 3 in de bestaande verordening wordt in de nieuwe verordening verdeeld over lid 3 en lid 4. Inhoudelijk geen wijzigingen.

Artikel 8. Inwerkingtreding Verordening 18 december 2003

Nieuwe verordening 2023

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2004, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.

Artikel 8. Intrekking oude regeling De ‘Controleverordening gemeente Terneuzen’ (18 december 2003) wordt ingetrokken.

Lid 1: In nieuwe verordening expliciete toevoeging van oordeel accountant inzake getrouwheid rechtmatigheidsverantwoording door college. Lid 2: Meer beknopte formulering beperkt tot verslag van bevindingen, zonder specifieke voorbeelden nog te noemen zoals wel in de bestaande verordening gebeurt. Deze aanpassing verandert inhoudelijk niets aan de strekking van het lid. In de bestaande verordening betreft artikel 8 de inwerkingtreding van de controleverordening. In de nieuwe verordening handelt artikel 8 over het intrekken van de oude regeling (de bestaande verordening dus). De inwerkingtreding van de nieuwe verordening komt terug in artikel 9.