2023-10-17 - Bijlage 1. Startnotitie Herijking subsidiebeleid

Startnotitie Herijking subsidiebeleid gemeente Terneuzen

Hoofdstuk 1. Inleiding 1.1 Aanleiding startnotitie Volgens artikel 5 van de Algemene Subsidieverordening Terneuzen 2017 (ASV) dient elke vier jaar het subsidiebeleid te worden bezien. Los van de formele verplichting is het college van mening dat het belangrijk is om periodiek te evalueren of het subsidiebeleid nog goed past in het door de gemeente gevoerde beleid in brede zin. Het verstrekken van subsidies dient geen automatisme te worden. Subsidieverstrekkingen dienen daadwerkelijk bij te dragen aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Ook op grond van artikel 4:24 van de Algemene wet bestuursrecht dient, indien een subsidie op een wettelijk voorschrift berust (i.c. de ASV), ten minste éénmaal in de vijf jaren een verslag gepubliceerd te worden over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald. Verder is het college van mening dat het belangrijk is om ook periodiek te evalueren of:  de gemeente op basis van objectieve criteria en afwegingen subsidies verleent;  verantwoordelijkheden en bevoegdheden (raad, college, ambtelijke organisatie) goed zijn ingeregeld;  passende voorwaarden zijn verbonden aan verstrekte subsidies en de verantwoording en controle goed zijn geregeld;  de interne processen met betrekking tot subsidies goed zijn ingericht.

Verder zal vanaf het boekjaar 2023 het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording gaan afleggen over de jaarrekening. Dat is een schriftelijke verklaring die het dagelijks bestuur afgeeft bij de jaarrekening, waarmee ze stelt in overeenstemming te hebben gehandeld met de geldende regels en besluiten. Bijvoorbeeld over naleving van de voorwaarden voor subsidies. Tot en met 2022 maakte de rechtmatigheidscontrole onderdeel uit van de jaarlijkse accountantscontrole. De raad heeft op 7 juli 2022 ingestemd met het éénmaal verlengen van de notitie subsidiegrondslagen voor één jaar. In de voorafgaande commissievergadering is aangegeven dat men belang hecht aan het hanteren van een meer dynamisch subsidiebeleid. De gemeentelijke organisatie heeft een procesaanpak herijken subsidies 2024-2027 opgesteld waarmee het college heeft ingestemd. Daarbij heeft het college de uitdrukkelijke wens geuit om een startnotitie op te stellen inclusief planning, voldoende go/no-go momenten en een duidelijke bevoegdheidsverdeling (wat is des raad en wat is des college). Ook de inventarisatie van de huidig beschikbaar gestelde financiële middelen voor subsidies ten opzichte van wat noodzakelijk is om de gemeentelijke doelstellingen te bereiken is onderdeel van het herijkingsproces. De startnotitie wordt tevens voorgelegd aan de raad. De nu voorliggende startnotitie geeft invulling aan deze wens.

1.2 Doel van de startnotitie Het college hecht een groot belang aan herijking van het huidige subsidiebeleid, via een procesmatige aanpak. In de eerste plaats worden de processtappen om te komen tot een herijking van het subsidiebeleid volledig in beeld gebracht. Sprake moet zijn van een goede evaluatie van het

huidige subsidiebeleid, de juiste input dient te worden verkregen van de verschillende stakeholders (raad, college, organisatie, gesubsidieerde instellingen) en een heldere en realistische planning moet worden opgesteld met op logische momenten ruimte voor evaluatie (go/no-go). Het doel van het herijkingstraject is te komen tot een toekomstbestendig subsidiebeleid wat gedragen wordt door het college en de raad, waar de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op de juiste plek in de organisatie liggen en waarbij de interne processen omtrent subsidies goed zijn ingericht. Uitgangspunt van deze startnotitie is dat na afronding van het herijkingsproces de volgende zaken beschikbaar zijn:  

Het verslag ingevolge artikel 4:24 van de Algemene wet bestuursrecht over de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie in de praktijk. de kadernota subsidiebeleid: Een beschrijving van het subsidiebeleid op hoofdlijnen en daarmee tevens de grondslag voor de Algemene subsidieverordening. In de kadernota dient een goed onderbouwd en transparant subsidiebeleid opgenomen te worden met een objectieve afwegingssystematiek en criteria voor het bepalen van de subsidieverlening. Het budget dient niet leidend maar zijn, maar juist het beleid en de te behalen resultaten. Wel is het budget uiteraard een belangrijke randvoorwaarde. Sprake moet zijn van een juiste match tussen door de raad gestelde doelstellingen en het beschikbaar gestelde budget. Dit beleid gaat in op aspecten zoals: o de gemeentelijke ambities en doelstellingen die met subsidieverlening kunnen worden bereikt; o criteria om te komen tot toekenning van subsidies en de hoogte daarvan; o een beschrijving van bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de raad, college en organisatie inzake subsidieverlening en – vaststelling; o een beschrijving van de voorwaarden waaraan subsidieontvangers dienen te voldoen; o de beschikbare financiële middelen voor subsidieverlening. In de notitie subsidiegrondslagen wordt het subsidiebeleid meer in detail uitgewerkt.



de nieuwe algemene subsidieverordening die aansluit op het (nieuwe) subsidiebeleid en voldoet aan alle wettelijke eisen: Dit betreft de juridische vertaalslag van de kadernota en dient aan te sluiten op de Algemene wet bestuursrecht. De Asv wordt vastgesteld door de gemeenteraad.



notitie subsidiegrondslagen: dit betreft een nadere uitwerking van het subsidiebeleid, waaronder hoe binnen de door de raad gestelde kaders het instrument subsidie wordt ingezet om de gemeentelijke beleidsdoelen te realiseren. Op grond van delegatiebepaling in artikel 3 van de model ASV kan college nadere regels stellen waarin onder meer de te subsidiëren activiteiten staan.



een beschrijving van de opzet van de gemeentelijke subsidieprocessen die aansluiten op het nieuwe subsidiebeleid en -verordening.

Hoofdstuk 2. Doelstelling gemeentelijk subsidiebeleid Subsidies zijn een instrument om beleidsdoelen te realiseren en hebben in de regel een sterke verbinding met wat er gebeurt in de samenleving. Via subsidies geeft de gemeente sturing aan het bereiken van gemeentelijke ambities en doelen. Dit doet zij door inwoners, vrijwilligersorganisaties en instellingen in staat te stellen om binnen het beleid passende activiteiten te realiseren. Activiteiten die zonder gemeentelijke subsidies niet zouden kunnen worden gerealiseerd. Subsidies zijn een middel en geen doel op zich. Om voor subsidie in aanmerking te komen, moeten de gesubsidieerde activiteiten een bijdrage leveren aan de realisatie van deze gemeentelijke doelen. Hierbij is transparantie een belangrijk element, omdat uitlegbaar moet zijn wat er met het subsidiebeleid beoogd wordt en waarom er bepaalde keuzes gemaakt worden. Transparantie betekent ook dat het subsidiebeleid en –proces voor de gebruikers helder en begrijpelijk zijn. Dit geldt ook voor partijen die reeds meerdere jaren subsidie van de gemeente ontvangen en voor hun continuïteit hiervan afhankelijk zijn (geworden). Ook hiervoor geldt dat een duidelijke relatie moet bestaan met de realisatie van de gemeentelijke doelen.

Hoofdstuk 3. Huidig subsidiebeleid, taken en bevoegdheden Begroting De raad van de gemeente Terneuzen stelt de kaders van het subsidiebeleid vast. In financiële zin doet de raad dit via de programmabegroting, waarin de budgetten worden vastgesteld voor onder meer uitvoering van het subsidiebeleid. Notitie subsidiegrondslagen Op grond van de algemene subsidieverordening dient het college elke vier jaar een verslag voor te leggen aan de gemeenteraad, waarin het subsidiebeleid op de verschillende beleidsterreinen wordt geëvalueerd. Voor het laatst is over de periode 2022-2023 een Notitie Subsidiegrondslagen voorgelegd aan de raad welke is behandeld in de raad van 3 juni 2021. In deze notitie is per beleidsterrein (op begrotingsproduct-niveau) vermeld wat de huidige subsidiegrondslag is en worden op gedetailleerd niveau, vaak op het niveau van subsidieontvanger, voorstellen gedaan tot voortzetting, aanpassing of opheffing van de subsidiemogelijkheid. Vanwege de in deze notitie geschetste financieel onzekere situatie van de gemeente Terneuzen is ervoor gekozen geen notitie subsidiegrondslagen over de gehele vier jaar (2021 – 2024) door de raad te laten vaststellen. Dit om de mogelijkheden open te houden om een korting op de subsidies toe te kunnen passen.

Subsidieverordeningen In subsidieverordeningen wordt beschreven onder welke voorwaarden subsidies worden verstrekt en aan welke regels subsidieontvangers dienen te voldoen. De gemeenteraad stelt deze subsidieverordeningen vast. Momenteel worden vanuit de volgende subsidieverordeningen subsidies verstrekt:   

Algemene subsidieverordening Terneuzen 2017; Subsidieregeling verbetering kwaliteit winkelgebied centrum Axel en kernwinkelgebied; Subsidieverordening oud papier 2016;



Subsidieverordening cultureel erfgoed 2023.

De beoogde herijking van het subsidiebeleid heeft betrekking op bovenstaande subsidieverordeningen en bijbehorende beleidsterreinen, inclusief het onderzoeken of bovengenoemde verordeningen kunnen worden samengevoegd. Overzicht toe te kennen subsidies De organisatie stelt jaarlijks een overzicht op van toe te kennen subsidies. Dit overzicht wordt vastgesteld door het college en ter kennisgeving verstrekt aan de raad. In dit overzicht is per beleidsterrein gedetailleerd en onderbouwd aangegeven aan welke organisaties op grond van de ‘Algemene subsidieverordening Terneuzen 2017’ subsidie beschikbaar wordt gesteld als ook de hoogte daarvan. Jaarstukken Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het gevoerde bestuur inclusief de baten en lasten van de gemeente, middels overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. De raad stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast. De jaarstukken worden voorzien van een controleverklaring van de accountant, waarin een uitspraak worden gedaan over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Afgeven subsidiebeschikkingen Het huidige gemeentelijk subsidieproces is als volgt schematisch weer te geven: P&C cyclus Terneuzen

Subsidieproces

Begroting / notitie Subsidiegrondslagen Subsidieaanvraag

Overzicht toe te kennen subsidies

Tussentijdse (bestuurs)rapportage )

Jaarstukken

Subsidievaststelling

Subsidiebeoordeling

Verantwoording

Subsidiebeschikking

Beleidsuitvoering

Subsidieaanvragen worden door de organisatie beoordeeld. Onderzocht wordt of alle noodzakelijke gegevens zijn ingediend, zoals een begroting en activiteitenplan. Voor zover het subsidiebedrag is opgenomen in het overzicht toe te kennen subsidies en het beschikbaar te stellen bedrag binnen het budget valt, is de teamleider MO of afdelingshoofd gemandateerd een besluit te nemen over toekenning van subsidie. In alle andere gevallen neemt het college een besluit over toekenning van de subsidie, en is een teamleider of afdelingshoofd gemandateerd de beschikking te tekenen met ondertekeningsmandaat. Subsidies op grond van de Algemene Subsidieverordening van minder dan € 2.500 stelt het college in de regel bij toekenning al definitief vast. Subsidies hoger dan € 2.500 stelt de teamleider MO op basis van een afgegeven mandaat van het college vast. Uitzondering hierop vormen subsidies groter dan € 500.000. Deze worden door het college definitief vastgesteld. Samenvattend overzicht taken en bevoegdheden De in dit hoofdstuk opgenomen belangrijkste taken en bevoegdheden met betrekking tot subsidieverlening zijn in onderstaande tabel in samenvattende vorm weergegeven: Gemeenteraad

College

Overzicht toe te kennen subsidies

Ter kennisneming

Stelt vast

Subsidieverordeningen

Stelt vast

Begroting (subsidiebudget)

Stelt vast

Notitie subsidiegrondslagen

Stelt vast

Teamleider / afdelingshoofd MO

Toekennen subsidies

Kent subsidies toe buitenom overzicht subsidies

Kent subsidies toe binnen overzicht subsidies

Vaststellen subsidies

Stelt vast > € 500.000

Stelt vast tot € 500.000

Hoofdstuk 4: belangrijke uitgangspunten herijkingsproces Op voorhand worden enkele belangrijke uitgangspunten onderkend die een plaats dienen te krijgen in het herijkingsproces. In dit hoofdstuk gaan wij daar nader op in. Evaluatie huidig subsidiebeleid De gemeente werkt al meerdere jaren met het huidige subsidiebeleid. Het college is reeds gestart met het met een grondige evaluatie van het huidige beleid. Enerzijds intern waarbij met de betreffende beleidsmedewerkers, teamleiders, afdelingshoofden en het college kritisch onderzocht wordt wat goed is aan het huidige beleid en wat beter kan. Besproken wordt hoe het subsidieinstrument de komende vier jaar ingezet gaat worden en welke beleidsdoelen de gemeente met subsidiëring wil gaan realiseren. Anderzijds extern waarbij met de belangrijkste maatschappelijke organisaties van de gemeente Terneuzen middels bijvoorbeeld enquêtes en/of werkbijeenkomsten het huidige subsidiebeleid wordt geëvalueerd. Afbakening bevoegdheden raad / college In het huidige subsidiebeleid liggen relatief veel bevoegdheden bij de raad. Middels de periodieke vaststelling van de notitie subsidiegrondslagen bepaalt de raad op veelal individueel niveau welke organisaties op grond van de algemene subsidieverordening recht op subsidie hebben als ook de hoogte daarvan. Het huidige subsidiebeleid is hiermee in hoge mate ‘in beton gegoten’.

Enerzijds geeft dit voor gesubsidieerde instellingen een redelijke continuïteit (men weet waar men aan toe is). Anderzijds biedt het huidige beleid weinig ruimte voor nieuwe initiatieven. Eenvoud en proportionaliteit Er bestaat een natuurlijk spanningsveld tussen het geven van voldoende inzicht en zekerheid in de besteding van subsidiegelden en de administratieve lasten die hiermee gemoeid zijn voor zowel de instellingen als de gemeente. In de huidige algemene subsidieverordening ligt het zwaartepunt duidelijk op eenvoud waarbij weinig verantwoordingseisen gesteld worden aan gesubsidieerde instellingen. De aan subsidieontvangers te stellen voorwaarden dienen opnieuw tegen het licht gehouden worden met inachtneming van de volgende uitgangspunten:  

De mate van verantwoording dient gekoppeld te zijn aan de omvang van de subsidie (dus hoe meer subsidie, hoe zwaarder te stellen eisen aan de verantwoording); De subsidieverordening dient te voldoen aan de wettelijke verplichtingen.

Objectieve afweging toekenning subsidies Om een objectieve afweging te kunnen maken welke subsidies de gemeente wel/ niet toekent, is ten eerste van belang dat de doelstellingen die gelden voor de verschillende taak- en beleidsvelden van het subsidieprogramma door de gemeente concreet genoeg zijn geformuleerd. Pas dan kan worden geïnventariseerd welke financiële ruimte beschikbaar moet worden gesteld en welke subsidies bijdragen aan de beleidsdoelen en welke niet. Verder is van belang dat de gemeente beschikt over heldere en eenduidige criteria op grond waarvan de afweging gemaakt wordt welke subsidieaanvragen worden gehonoreerd.

Mate van sturing In het huidige subsidiebeleid worden geen ‘SMART’ afspraken gemaakt met de subsidieontvangers, waarbij concreet en meetbaar wordt gemaakt welke maatschappelijke doelen en effecten bereikt moeten worden met subsidies. Subsidieontvangers overleggen een activiteitenverslag en een financieel verslag van de activiteiten. Overwogen moet worden of met de huidige werkwijze sprake is van effectieve sturing met een helder zicht op de gewenste maatschappelijke opbrengst en daarmee een doelmatige besteding van subsidiegelden.

Hoofdstuk 5: Onderzoeksmethode evaluatie subsidiebeleid Zoals hiervoor aangegeven voert het college momenteel de evaluatie uit van het huidige subsidiebeleid. De volgende twee vragen staan centraal voor de uitvoering van deze evaluatie:  

Realiseert de gemeente de voorgenomen doelstellingen met het subsidiebeleid? Op welke wijze geeft de gemeente uitvoering aan het subsidiebeleid?

De volgende werkzaamheden zijn onderdeel van de evaluatie:    

Onderzoek relevante documenten. Houden interviews. Uitvoeren casestudie. Externe evaluatie middels enquêtes.

Onderzoek relevante documenten Verschillende relevante documenten worden onderzocht, zoals beleidsplannen, verordeningen, procedurebeschrijvingen, begrotingen, tussentijdse rapportages, jaarstukken, controlerapportages etc. Waar relevant zal ook kennis genomen worden van relevante (beleids)documenten van andere vergelijkbare organisaties. Op basis van het doornemen van deze beleidsstukken worden interviews voorbereid met de gemeentelijke vertegenwoordigers. Interviews / gesprekken met gemeentelijke vertegenwoordigers Met relevante gemeentelijke vertegenwoordigers als (beleids)medewerkers subsidies, afdelingshoofd samenleving en collegeleden zullen interviews gehouden gaan worden. Casestudie Per subsidieverordening worden door middel van een deelwaarneming een beperkt aantal subsidies onderworpen aan een casestudie. Voor de geselecteerde subsidies zal onderzocht worden in hoeverre het ontstane beeld inzake het subsidieproces uit het onderzoek van de relevante documentatie en uitgevoerde interviews overeenkomt met hetgeen vastgelegd in de subsidiedossiers.

Externe evaluatie subsidiebeleid Middels het uitzetten van enquêtes op basis van een deelwaarneming zullen gesubsidieerde instellingen gevraagd worden hun ervaringen te delen met het gemeentelijke subsidiebeleid, in het bijzonder met betrekking tot aspecten als:      



Noodzaak subsidie in relatie tot te bereiken doelstellingen. Toereikendheid gemeentelijke subsidie. Duidelijkheid gemeentelijke subsidieregels. Verband subsidie en te bereiken doelstellingen / effecten. Administratieve lasten voor het voldoen aan subsidievoorwaarden. Gemeentelijke informatievoorziening. Snelheid afwikkeling aanvragen, verzoek tot vaststellingen, bevoorschottingen.

Hoofdstuk 6: planning herijkingsproces Het herijkingsproces is gericht op implementatie van een (mogelijk) nieuw subsidiebeleid en verordening met ingang van 2025. Het proces start met het vaststellen van deze notitie door het college en het houden van de eerste raadsinformatiebijeenkomst in juni 2023. Tijdens deze raadsinformatiebijeenkomst zal een (door het college vastgestelde) presentatie aan de raad worden gegeven. Onderwerpen die aan de orde komen zijn:   

Uiteenzetten noodzaak herijken subsidiebeleid Terneuzen; Aanpak en planning nieuwe subsidiekader (startnotitie); Rol raad in het proces.

Later in het proces zal een tweede raadsinformatiebijeenkomst worden gehouden waarbij de voorlopige bevindingen uit het herijkingsproces met de raad worden gedeeld en besproken. Onderwerpen die tijdens de tweede bijeenkomst aan de orde komen zijn:  



Ophalen input vanuit de raad voor de kadernota subsidies (aan welke kaders kan je denken? Waar kiest de raad dan voor?) Ophalen wens raad: hoe wil je subsidie instrument inzetten de komende 4 jaar? Welke beleidsdoelen wil je dan realiseren, hoe sluiten we aan bij bijvoorbeeld meer preventief werken vanuit sociaal domein? Wat moet de rol van de raad zijn in het subsidieproces? Afstemmen geformuleerde algemene uitgangspunten nieuw subsidiebeleid.

De planning van het herijkingsproces, gericht op een ingangsdatum van 1 januari 2025, is als volgt weer te geven: Processtap

Wie

Wanneer

Vaststellen startnotitie herijking subsidiebeleid

college

september 2023

1e raadsinformatiebijeenkomst

raad

september 2023

Vaststellen startnotitie herijking subsidiebeleid

raad

november 2023

beleidsmedewerkers / teamleiders / afdelingshoofd

Juni - oktober 2023

college

Juni - oktober 2023

externe partijen

Juni - oktober 2023

college

Oktober 2023

Ophalen wens beleidsmedewerkers: hoe wil je subsidie instrument inzetten de komende 4 jaar?

beleidsmedewerkers

november 2023

Ophalen wens college: beleidsmatig voorstel hoe subsidie instrument inzetten de komende 4 jaar. Welke beleidsdoelen wil je dan realiseren?

college

december 2023

Uitwerken algemene uitgangspunten nieuw subsidiebeleid

beleidsmedewerkers

december 2023

Vaststellen algemene uitgangspunten college

college

januari 2024

Afstemming algemene uitgangspunten nieuwe subsidiebeleid met belangrijkste subsidieontvangers

beleidsmedewerkers

februari 2024

raad

maart 2024

beleidsmedewerkers

maart / april 2024

Kadernota en verordening ter besluitvorming naar college

college

april 2024

Kadernota en verordening ter besluitvorming naar raad

raad

mei 2024

Go/no-go evaluatie

Interne evaluatie huidig subsidiebeleid ambtelijk Interne evaluatie huidig subsidiebeleid college Externe evaluatie huidig subsidiebeleid Vaststellen evaluatierapport

2e raadsinformatiebijeenkomst Go/no-go evaluatie

Uitwerking subsidiebeleid (kadernota subsidies, subsidieverordening)

Go/no-go evaluatie

Opstellen nadere regels (notitie subsidiegrondslagen) naar college besluitvormend

college

mei / juni 2024

Nadere regels (notitie subsidiegrondslagen) naar de raad ter kennisname

raad

juni 2024

Aanpassing administratieve subsidieprocessen op nieuw subsidiebeleid

beleidsmedewerkers

juli / augustus 2024