2023-09-28 IC13 - Informatiebeheer - brief BW aan raad

Gemeente Terneuzen T.a.v. gemeenteraad Postbus 35 4530 AA TERNEUZEN

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: : : 153042 : Meijboom : 14 0115 : r.meijboom@terneuzen.nl :

Terneuzen, 22 augustus 2023 Onderwerp: Raadsinformatiebrief informatiebeheer Beste raad, In de informatieverordening staat dat wij verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over het informatiebeheer van de gemeentelijke organisatie. De bedoeling is dat wij dan ook de formele verslagen aanleveren die wij ontvingen van de gemeentearchivaris. Die rol is belegd bij het Zeeuws Archief. Recent ontvingen wij van het Zeeuws Archief de jaarverantwoording 2022 en een advies bij datamigratie. U treft deze in bijlage aan. Wij verstrekken deze brief inclusief bijlagen ook aan de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht.

Jaarverantwoording In 2022 is onderstaande dienstverlening geleverd door het Zeeuws Archief. Controle depotruimte Het Zeeuws archief controleerde de archiefruimte in het stadhuis in Terneuzen op klimaat, hygiëne, bouwkunde en installatietechniek. De rapportage is een aanvulling op het KPIonderzoek 2021. Analoog archief Het Zeeuws Archief verpakte het gemeentearchief 1795-1970 en rondde dit in 2022 nog niet af. Het Zeeuws Archief inventariseerde het archief van de gemeente Hoek (1796-1970). Het Zeeuws Archief inventariseerde het archief van Koewacht (1796-1970) en gemeente Sas van Gent (1990-2002) en rondde dit nog niet af. Het Zeeuws Archief adviseerde ons over vernietiging van analoge archieven en over retrospectieve vervanging van papieren materiaal uit de periode 2012-2020. Het Zeeuws Archief leidde het digitaliseringsproject van 500 meter bouwdossiers uit de periode 19002010. In 2023 levert het Zeeuws Archief dit project op.

Digitaal archief Het Zeeuws Archief adviseerde ons over diverse onderwerpen: 1. De vervanging van de personeelsdossiers; 2. Het archiveren van e-mails; 3. Het digitaliseren van het aanvraagproces van leerlingenvervoer; 4. Digitaal ondertekenen en duurzame toegankelijkheid daarvan in het e-Depot; 5. De implementatie van het nieuwe zaaksysteem; 6. Het informatiebeheer bij verbonden partijen. De adviezen hebben we overgenomen. Hotspots Het Zeeuws Archief adviseerde ons bij het aanwijzen van hotspots. Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Informatie over de hotspot moet voor altijd bewaard blijven. In 2021 is corona als hotspot aangewezen. In 2022 voegden we negen onderwerpen toe aan de hotspotlijst: 1. PFAS-problematiek in de Westerschelde 2. Oorlog in Oekraïne 3. Binnenstedelijke vernieuwing Terneuzen 4. Ontwikkeling North Sea Port district 5. Bouw van de Nieuwe Sluis 6. Coffeeshop Checkpoint 7. Ontwikkeling van de Koegorspolder 8. Stadhuis Terneuzen 9. School voor voortgezet onderwijs/Campus Terneuzen Aansluiting e-Depot We hebben in de periode 2012-2022 ons belangrijkste algemene archief opgebouwd in het zaaksysteem. De leverancier stopte met de ontwikkeling van dat zaaksysteem. We implementeerden een nieuw zaaksysteem.

We startten in 2022 met het uitplaatsen van alle zaakdossiers uit het vorige zaaksysteem naar het e-Depot. We brachten een deel van die zaakdossiers op orde en vernietigden een deel van de te vernietigen dossiers. Informatiecentrum De studiezaal in Terneuzen is op afspraak geopend. Drie bezoekers hebben hier gebruik van gemaakt. Zij bezochten in totaal zeven keer het informatiecentrum.

Advies bij datamigratie We vervingen het systeem dat processen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) in het fysieke domein ondersteunt. Volgens het Besluit Informatiebeheer Gemeente Terneuzen is voor de migratiedocumentatie en voor de implementatie van het nieuwe systeem advies van de archivaris vereist. Dat werd in 2023 uitgebracht.

Het systeem wordt gebruikt door de gemeente Terneuzen en de RUD Zeeland. De deelnemers van de RUD Zeeland zijn bevoegd gezag en zorgdrager voor de informatie uit het systeem. Daarom is de toetsing door het Zeeuws Archief als archivaris van Terneuzen, Middelburg, Veere, Vlissingen, Kapelle, Schouwen-Duiveland, de provincie Zeeland en waterschap Scheldestromen uitgevoerd, samen met de archivarissen van Goes en Tholen. De overheden zonder archivaris is gevraagd hiermee in te stemmen. Uit de toetsing bleek dat we maatregelen moesten nemen, voorafgaand aan de migratie. Zonder de maatregelen konden we niet de volledigheid, toegankelijkheid en authenticiteit van de dossiers garanderen. We belegden de uitvoering van de maatregelen in de projectgroep. Wij stellen het Zeeuws Archief op de hoogte van de resultaten van de migratie nadat de maatregelen genomen zijn en de tests zijn afgerond. Met vriendelijke groet,

Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

S.I.L. (Steven) de Waal

H.J.A. (Erik) van Merrienboer