2023-09-28 IC13 - bijlage 2. Advies bij datamigratie

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terneuzen Postbus 35 4530 AA Terneuzen

Datum Onderwerp Ons kenmerk Behandeld door Bijlage

: 21 maart 2023 : Advies bij datamigratie naar Rx.Mission : A-042/2023 : Hanneke van Aalst :1

Geacht college, Uw gemeente bereidt de vervanging voor van de systemen die de processen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) in het fysieke domein ondersteunen. Het Besluit Informatiebeheer van Terneuzen schrijft voor dat mijn advies vereist is voor de migratiedocumentatie en voor de implementatie van het nieuwe systeem. Deze systemen worden gebruikt door RUD Zeeland en de deelnemers van RUD Zeeland zijn zelf bevoegd gezag voor de VTH-taken en zorgdrager in de zin van de Archiefwet voor de bijbehorende informatie. Daarom is de toetsing door het Zeeuws Archief als archivaris van Terneuzen, Middelburg, Veere, Vlissingen, Kapelle, Schouwen-Duiveland, de provincie Zeeland en waterschap Scheldestromen uitgevoerd, samen met de archivarissen van Goes en Tholen. De overheden zonder archivaris is gevraagd hiermee in te stemmen. Vanwege de complexiteit van deze migratie en in overleg met uw gemeente heeft een externe migratiespecialist ondersteund bij de toetsing. Uit de toetsing is gebleken dat het noodzakelijk is om voorafgaand aan de migratie een aantal maatregelen te nemen om te vermijden dat de gemeente Terneuzen, RUD Zeeland en de deelnemers risico’s lopen doordat de volledigheid, toegankelijkheid en authenticiteit van de dossiers niet kunnen worden gegarandeerd. Voor de te nemen maatregelen verwijs ik kortheidshalve naar bijgevoegd rapport.

Met vriendelijke groet,

Dr. J.L. Kool-Blokland Directeur Zeeuws Archief Gemeentearchivaris Terneuzen

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission door de gemeente Terneuzen

Auteurs: Datum: Versie:

Gemeentearchief Goes, Gemeentearchief Tholen, Zeeuws Archief 20 maart 2023 1.0

Managementsamenvatting met eindadvies Overheden zijn verplicht hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren. Doel hiervan is dat: 1. het primaire proces ondersteund wordt; 2. over overheidshandelen publiek verantwoording afgelegd kan worden; 3. overheden, burgers en bedrijven rechten en plichten daaraan kunnen ontlenen en de informatie eventueel in rechtszaken kunnen gebruiken; 4. de informatie na lange tijd bruikbaar is voor historisch onderzoek en geschiedschrijving. Een aantal jaren geleden is de gemeente Terneuzen begonnen met het project dat tot doel heeft de systemen te vervangen die het proces voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) in het fysieke domein ondersteunen. Deze systemen worden gebruikt door RUD Zeeland. Besloten is de overstap te maken van SquitXO / IZIS naar Rx.Mission / InProces. Omdat de gemeente Terneuzen centrumgemeente van RUD Zeeland is en de PIOFACH-taken vervult voor RUD Zeeland, valt deze datamigratie onder de werking van het Besluit Informatiebeheer van Terneuzen. De deelnemers van RUD Zeeland zijn echter zelf bevoegd gezag voor de VTH-taken en zelfstandig zorgdrager in de zin van de Archiefwet voor de informatie die hierbij door RUD Zeeland gevormd wordt.

Op een bijeenkomst met vertegenwoordigers van bijna alle RUD-deelnemers is daarom afgesproken dat de migratiedocumentatie door de gezamenlijke gemeente-, cq provincie, cq waterschapsarchivarissen in Zeeland zal worden getoetst. De overheden zonder archivaris is gevraagd hiermee in te stemmen. Vanwege de complexiteit van deze migratie is in overleg met de gemeente Terneuzen besloten een externe migratiespecialist in te schakelen. Deze heeft de archivarissen ondersteund bij de toetsing. Uit de toetsing is gebleken dat maatregelen nodig zijn om een aantal belangrijke risico’s te vermijden: 1. Organiseer een formele beoordeling en acceptatie van de te volgen migratie-aanpak, waaruit duidelijk blijkt dat de verantwoordelijke partijen akkoord zijn met de keuzes die op de diverse deelaspecten zijn gemaakt. 2. Voer alsnog een risicoanalyse uit met alle direct betrokkenen op projectniveau; bijvoorbeeld aan de hand van dossiers over specifieke toezichtsissues bij de diverse RUD-deelnemers, die om die reden extra zorg of aandacht vragen. 3. Gebruik een methodiek om de integriteit van te migreren en gemigreerde individuele bestanden te controleren en leg de resultaten vast. Los de eventuele tekortkomingen op. 4. Gebruik een statistisch relevante methodiek voor het organiseren en uitvoeren van post-migratie steekproeven, eventueel ondersteund door een geautomatiseerde testaanpak. 5.

Beschrijf hoe na migratie de data wordt verwijderd. 6. Zorg ervoor dat metadata over het migratieproces aan het metadataveld ‘Event history’ van elk zaakdossier wordt toegevoegd. 7. Richt voor de validatie van de migratie een apart validatieteam in of schakel hiervoor een externe deskundige in. 8. Maak concrete afspraken met de leverancier over enerzijds een snelle certificering door een onafhankelijke partij en anderzijds over de termijn waarbinnen mogelijke aandachtspunten die hieruit komen, moeten zijn opgelost. 9. Stel voor de inrichting van Rx.Mission voldoende expertise op het gebied van het informatiebeheer beschikbaar, opdat de informatie in het systeem vanaf het begin adequaat kan worden beheerd.

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

2 | 13

Als deze maatregelen niet genomen worden, lopen de gemeente Terneuzen, RUD Zeeland en de deelnemers juridische en financiële risico’s en kans op imagoschade omdat de volledigheid, toegankelijkheid en authenticiteit van de dossiers niet kunnen worden gegarandeerd.

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

3 | 13

Inhoudsopgave 1

Aanleiding ....................................................................................................................................... 5

2

Aanpak en toetsingskader .............................................................................................................. 6

3

2.1

Gevolgde aanpak ..................................................................................................................... 6

2.2

Gebruikt toetsingskader .......................................................................................................... 6

Overzicht van bevindingen ............................................................................................................. 7 3.1

Kritiek risico: er is geen risicoanalyse uitgevoerd ten aanzien van de migratie-aanpak ........ 7

3.2

Kritiek risico: De accordering van de gevolgde migratieaanpak is impliciet .......................... 7

3.3

Hoog risico: Ontbreken integriteitscontrole bestanden ......................................................... 7

3.4

Hoog risico: Steekproefgrootte bij testen migratieresultaten is te laag ................................. 8

3.5

Hoog risico: het migratietraject is niet afgerond als het nieuwe systeem al live gaat. .......... 8

3.6

Gemiddeld risico: Dataverwijdering na migratie is nog niet beschreven ............................... 8

3.7 Gemiddeld risico: Metadata over het migratieproces worden niet aan de event history van de zaakdossiers toegevoegd ............................................................................................................... 9

4

5

3.8

Gemiddeld risico: Borg onafhankelijke validatie van het migratieresultaat ........................... 9

3.9

Gemiddeld risico: De archieffunctie van Rx.Mission heeft zich nog niet bewezen................ 9

Conclusies en aanbevelingen........................................................................................................ 11 4.1

Conclusies naar aanleiding van het uitvoeren van de toets ................................................. 11

4.2

Aanbevelingen voor het vervolg ........................................................................................... 11

Bijlagen ......................................................................................................................................... 13 5.1

Bijlage Overzicht van bestudeerde documenten .................................................................. 13

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

4 | 13

1

Aanleiding

Een aantal jaren geleden is de gemeente Terneuzen begonnen met het project dat tot doel heeft de applicatie Squit XO te vervangen door diens opvolger Squit 20/20. Beide applicaties zijn van leverancier Roxit en worden gebruikt ter ondersteuning en registratie van het proces voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) in het fysieke domein. Voor de archivering van zaken en documenten is Squit XO gekoppeld aan het zaaksysteem IZIS. Ook dit wordt binnen het project vervangen. De introductie van Squit 20/20 heeft meermaals vertraging opgelopen. Door de leverancier is besloten te gaan werken aan een andere versie onder een andere naam: Rx.Mission. Daarna heeft de gemeente Terneuzen besloten direct de overstap te maken van Squit XO naar Rx.Mission. Het college van B&W van de gemeente Terneuzen heeft in het Besluit Informatiebeheer gemeente Terneuzen 2019 bepaald dat vooraf positief advies van de archivaris vereist is wanneer de gemeente “een systeem waarmee of waarin informatie met een hoog risicoprofiel beheerd of bewaard wordt” wil ontwerpen, vervangen, aanschaffen of invoeren. De informatie met betrekking tot de VTH-taken heeft een hoog risicoprofiel. De omgevingsdiensten zijn in 2013 opgericht o.a. naar aanleiding van de vuurwerkramp in Enschede, de cafébrand in het Hemeltje in Volendam en de brand bij Chemie-Pack in Moerdijk.

Het Zeeuws Archief is sinds de start van het migratietraject zijdelings betrokken geweest. Sommige van de in de loop der tijd gedane aanbevelingen zijn in de documentatie verwerkt. Omdat de gemeente Terneuzen centrumgemeente van RUD Zeeland is en de PIOFACH-taken vervult voor RUD Zeeland, valt deze datamigratie onder de werking van het Besluit Informatiebeheer van Terneuzen. De deelnemers van RUD Zeeland zijn zelf bevoegd gezag voor de VTH-taken en derhalve alle zelfstandig zorgdrager in de zin van de Archiefwet voor de informatie die bij de uitoefening van de taken door RUD Zeeland gevormd wordt. Op 13 december 2022 is daarom in een bijeenkomst waar vertegenwoordigers van bijna alle deelnemers aanwezig waren, afgesproken dat de migratiedocumentatie door de gezamenlijke gemeente-, cq provincie, cq waterschapsarchivarissen in Zeeland zal worden getoetst. De overheden zonder archivaris is gevraagd hiermee in te stemmen. Vanwege de complexiteit van deze migratie is in overleg met de gemeente Terneuzen besloten een externe migratiespecialist in te schakelen. Deze heeft de archivarissen ondersteund bij de toetsing. Dit rapport bevat de belangrijkste uitkomsten van de toetsing en een advies voor de voortzetting van het migratietraject.

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

5 | 13

2

Aanpak en toetsingskader

2.1

Gevolgde aanpak

Bij de toetsing is gekeken hoe geborgd wordt dat de informatie ook na migratie authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar is. Hiervoor is de projectdocumentatie bestudeerd die via de projectleider is overhandigd. Na bestudering van deze documenten is met de projectleider op 2 februari 2023 nader gesproken over een aantal detailaspecten van de migratie. Op basis van de verkregen inzichten is een risicoanalyse uitgevoerd. Op 27 februari zijn aanvullend nog documenten ontvangen en bestudeerd. De bevindingen uit de toetsing worden in het volgende hoofdstuk gedeeld. Voor het bepalen van de risico-score van geïdentificeerde risico’s is de kans van optreden versus de potentiële impact van het risico ingeschat, aan de hand van praktijkervaringen opgedaan in vergelijkbare migratietrajecten.

2.2

Gebruikt toetsingskader

De archivarissen voerden deze toets uit vanuit het perspectief van de eisen aan de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Vanwege de archiefregelgeving zijn overheden verplicht hun informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te beheren. De algemene norm NEN-ISO 15489 gebruikt de begrippen authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar als kenmerken waaraan informatie moet voldoen om als gezaghebbend bewijs te kunnen dienen. Het beheer van de informatie heeft tot doel dat 1. het primaire proces ondersteund wordt; 2. over overheidshandelen publiek verantwoording afgelegd kan worden; 3. overheden, burgers en bedrijven rechten en plichten daaraan kunnen ontlenen en de informatie eventueel in rechtszaken kunnen gebruiken; 4. de informatie na lange tijd bruikbaar is voor historisch onderzoek en geschiedschrijving. Om dit te bereiken dient informatie te worden beheerd in systemen die authenticiteit, volledigheid en duurzame toegankelijkheid van informatie mogelijk maken. Verder spelen belangen mee die zijn verbonden met andere wetgeving, zoals openbaarheid (Woo), hergebruik van overheidsinformatie (Wet hergebruik van overheidsinformatie, Who), bescherming van persoonsgegevens (Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) en digitale dienstverlening (Wet digitale overheid).

Bij de toetsing is tevens gebruik gemaakt van NEN-ISO 13008:2022 (en) Digital records conversion and migration process, NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Concepten en uitgangspunten en NEN-ISO 16175-1 (nl) Functionele eisen en bijbehorende richtlijnen voor applicaties voor het beheren van digitale archiefstukken.

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

6 | 13

3

Overzicht van bevindingen

Vanuit de uitgevoerde toetsing van de migratiedocumentatie zijn de volgende risico’s met bijbehorende risico-score geïdentificeerd.

3.1

Kritiek risico: er is geen risicoanalyse uitgevoerd ten aanzien van de migratie-aanpak

Uit de geleverde projectdocumentatie blijkt niet dat een risicoanalyse met betrekking tot de geplande migratie is uitgevoerd. Sommige effecten van de migratie zijn wel benoemd maar de impact ervan en bijbehorende relevante maatregelen zijn niet systematisch beschreven. Mogelijk ongewenste effecten van de migratie zijn hierdoor niet systematisch in kaart gebracht en maatregelen om de risico’s te verkleinen zijn niet gedefinieerd. De risicoanalyse die nu door de archivarissen is uitgevoerd kan als een startpunt worden genomen, maar het is aan te bevelen een meer uitgebreide risicoanalyse te organiseren met alle direct betrokkenen op projectniveau, om mogelijk nog niet geïdentificeerde risico’s aan het licht te brengen en hiervoor (tijdig) maatregelen te formuleren en waar nodig uit te voeren.

3.2

Kritiek risico: De accordering van de gevolgde migratieaanpak is impliciet

In de documentatie wordt beschreven welke gegevens niet mee (kunnen) worden gemigreerd vanuit het oude naar het nieuwe platform maar er is geen schriftelijk akkoord van de proceseigenaren voor het verlies van informatie. Dat leidt tot het risico dat de key users geen volledig beeld hebben van de gevolgen die de migratie heeft voor de informatie waarmee ze werken. Er gaan metadata verloren, sommige velden met metadata worden samengevoegd en alleen de laatste versie van documenten wordt gemigreerd. Ook worden op verzoek van key-users diverse datavelden alsnog gemigreerd, maar omdat deze terechtkomt in combinatievelden waarop in Rx.Mission niet actief gezocht kan worden, is er twijfel of de toegankelijkheid na migratie geborgd is. Dan gaat het niet alleen om het primaire proces van RUD Zeeland, maar ook hoe die informatie toegankelijk is als het betreffende bevoegde gezag deze later nodig heeft in een juridische procedure. Geadviseerd wordt daarom om een formele beoordeling en acceptatie van het ontwerp van de gegevenstransformatie door de betrokken sleutelpartijen te organiseren. Benoem sleutelpersonen die uit hoofde van hun functie een formele beoordeling van het ontwerp uitvoeren en ondertekenen, dan wel deze accepteren en ondertekenen.

3.3

Hoog risico: Ontbreken integriteitscontrole bestanden

Bij export en na import van bestanden wordt geen integriteitscontrole uitgevoerd op de (gekopieerde) bestanden. Het risico van het ontbreken van deze controlestap is, dat na het importeren van bestanden niet kan worden gegarandeerd dat deze tijdens het proces niet inhoudelijk zijn gewijzigd,

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

7 | 13

ofwel door systeemfouten of door menselijk handelen. Hierdoor bestaat de kans dat de authenticiteit van de bestanden wordt aangetast. Een gebruikelijke maatregel is om door het zogenaamde 'hashen' van bestanden zowel export (liefst ervóór, als het bronsysteem dit ondersteunt) als na import zodat de integriteit van de bestanden kan worden getest zonder dat elk bestand inhoudelijk bekeken hoeft te worden. Het verschilt per systeem hoe deze maatregel kan worden ondersteund en wat de impact is op kosten en doorlooptijd. Indien dit niet mogelijk is, is het noodzakelijk dat een alternatieve methode voor het toetsen van de bestandsintegriteit wordt toegepast. Het in de nadere toelichting op de technische migratieaanpak genoemde MTOM protocol ondersteunt deze maatregel niet afdoende, omdat het weliswaar de transfer van bestanden efficiënter maakt, maar niet de integriteit ervan bewaakt. Een minimale controle in deze aanpak zou zijn om te vergelijken of het aantal bytes dat middels MTOM is verzonden, identiek is aan het aantal bytes dat is aangekomen. Uit de documentatie wordt niet duidelijk of dat wordt gedaan. De resultaten van deze toets dienen te worden gedocumenteerd. Eventuele uitval dient te worden hersteld.

3.4

Hoog risico: Steekproefgrootte bij testen migratieresultaten is te laag

De steekproefgroottes in de beschreven testaanpak sluiten niet aan bij statistische criteria voor het afnemen van relevante steekproeven. Daardoor zijn resultaten niet betrouwbaar. Om dit te voorkomen is het aan te bevelen een statistisch relevante steekproefaanpak toe te passen, zoals de AQL-methode. Beschrijf in de documentatie op basis waarvan en door wie de foutmarge van 2% is vastgesteld en ga in op de mogelijke implicaties van deze keuze. Een foutmarge van 2% lijkt laag, maar het dient helder te zijn hoeveel foute dossiers of bestanden er bij deze marge in het gemigreerde bestand kunnen zitten zodat de verantwoordelijke partijen weten waarmee ze akkoord gaan wanneer ze tekenen voor de migratie.

3.5

Hoog risico: het migratietraject is niet afgerond als het nieuwe systeem al live gaat.

De projectplanning gaat ervan uit dat de resultaten van de migratie nog worden getest terwijl de gebruikers het systeem al in gebruik genomen hebben. Indien uit de tests blijkt dat bepaalde onderdelen opnieuw gemigreerd moeten worden, leidt dit tot informatieverlies m.b.t. de uitgevoerde werkzaamheden in het nieuwe systeem. Aanbeveling is om een deltamigratie in het migratieproces in te bouwen zodat het testen van de migratie zorgvuldig, maar zonder downtime voor de gebruikers kan worden uitgevoerd.

3.6

Gemiddeld risico: Dataverwijdering na migratie is nog niet beschreven

De dataverwijdering na migratie is niet beschreven. In het migratieplan staat op p.13 aangegeven dat de data verwijderd wordt nadat de verschillende zorgdragers de migratie formeel hebben vastgesteld. De gemeente Terneuzen is ervoor

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

8 | 13

verantwoordelijk dat de data uit SquitXO en Izis wordt verwijderd. Maar hoe dit zal plaatsvinden is nog niet aangegeven. Voorkomen moet worden dat data onrechtmatig aanwezig blijft, waardoor gemeente Terneuzen het risico loopt van een datalek. Daarom wordt aanbevolen nu niet alleen de migratie voor te bereiden, maar ook de verwijdering van de data uit de bronsystemen in het migratieplan te beschrijven.

3.7

Gemiddeld risico: Metadata over het migratieproces worden niet aan de event history van de zaakdossiers toegevoegd

De migratie wordt niet gedocumenteerd in de metadata door informatie toe te voegen aan het metadataveld ‘Event history’ van de zaakdossiers. Daardoor ontbreekt een belangrijk deel van de audit trail van de zaakdossiers, kan de authenticiteit ter discussie gesteld worden en lopen de deelnemers dus juridische risico's. De audit trail van elk zaakdossier wordt in pdf-bestanden aan de dossiers in Rx.Mission toegevoegd. Dus het moment van migratie is te traceren door iemand die bij deze migratie betrokken is. Daarom wordt het risico gemiddeld ingeschat. Het genoemde metadataveld ‘Event history’ is echter juist bedoeld voor de buitenstaander die over langere tijd vragen heeft over de authenticiteit en betrouwbaarheid van een dossier. Deze metadata in het veld ‘Event history’ is dan ook cruciaal voor het documenteren van de processen van conversie en migratie.

3.8

Gemiddeld risico: Borg onafhankelijke validatie van het migratieresultaat

Het migratieplan gaat uit van validatie van het migratieresultaat door de direct betrokkenen. Door de migratietaken en de validatietaken te scheiden, wordt onafhankelijk getoetst en kan met meer zekerheid worden vastgesteld of de migratie naar behoren is verlopen. Dit kan worden vormgegeven door een apart validatieteam in te stellen of door hiervoor een externe deskundige in te schakelen.

3.9

Gemiddeld risico: De archieffunctie van Rx.Mission heeft zich nog niet bewezen

Behalve de migratie, verdient ook het doelsysteem de nodige aandacht. Ook hiervoor is volgens het Besluit Informatiebeheer van de gemeente een positief advies van de gemeentearchivaris vereist. Gezien de ontvangen documentatie is Rx.Mission een jong systeem dat nog niet is uitontwikkeld. De leverancier geeft aan dat het traject richting certificering voor NEN-ISO 16175, Processen en functionele eisen voor software voor informatie- en archiefbeheer, momenteel wordt voorbereid. De ervaring leert dat het implementeren van een systeem dat nog niet volwassen is, de nodige risico’s met zich meebrengt voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie die hierin beheerd en gecreëerd wordt. Het advies is om concrete afspraken te maken met de leverancier over enerzijds een snelle certificering door een onafhankelijke partij en anderzijds over de termijn waarbinnen mogelijke

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

9 | 13

aandachtspunten die hieruit komen, moeten zijn opgelost. Daarnaast is het noodzakelijk dat er voor de inrichting van Rx.Mission voldoende expertise op het gebied van het informatiebeheer beschikbaar gesteld wordt, opdat de informatie in het systeem vanaf het begin adequaat kan worden beheerd.

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

10 | 13

4

Conclusies en aanbevelingen

4.1

Conclusies naar aanleiding van het uitvoeren van de toets

De aanpak van de migratie van de informatie van RUD Zeeland is gedetailleerd beschreven. Uit de uitgevoerde toetsing is echter gebleken dat maatregelen nodig zijn om een aantal belangrijke risico’s te vermijden. Als deze maatregelen niet genomen worden, lopen de gemeente Terneuzen, RUD Zeeland en de deelnemers juridische en financiële risico’s en kans op imagoschade omdat de volledigheid, toegankelijkheid en authenticiteit van de dossiers niet kunnen worden gegarandeerd. In de migratiedocumentatie wordt geopperd om de migratie conform de vastgestelde planning uit te voeren, ook indien nog niet volledig kan worden voldaan aan de eisen van duurzame toegankelijkheid. Doel is het vermijden van verdere vertraging in dit project. Gevolg zal echter zijn dat er na migratie twee databases zijn, die elkaar overlappen maar niet onderling uitsluiten. Uit een eerder onderzoek is gebleken dat de kwaliteit van de archivering (metadatering, vernietiging, etc) van de VTH-dossiers tekort schiet en dat het noodzakelijk is deze na de migratie aan te pakken. Als de migratie wordt doorgezet en de gemeente live gaat met Rx.Mission, zullen de benoemde knelpunten niet in één maar in twee informatiesystemen moeten worden opgelost. Geadviseerd wordt om de voor- en nadelen van beide scenario’s tegen elkaar af te wegen.

De implementatie van Rx.Mission als vervanging voor Squit2020 brengt eveneens risico’s met zich mee omdat dit nog een jong systeem is, dat voor archivering nog niet gecertificeerd en zich ook nog niet heeft bewezen. Dit brengt risico’s met zich mee voor de duurzame toegankelijkheid van de informatie die hierin beheerd en gecreëerd gaat worden. Daarnaast is het noodzakelijk dat er voor de inrichting van Rx.Mission voldoende expertise op het gebied van het informatiebeheer beschikbaar gesteld wordt, opdat de informatie in het systeem vanaf het begin adequaat kan worden beheerd.

4.2

Aanbevelingen voor het vervolg

1. Organiseer een formele beoordeling en acceptatie van de te volgen migratie-aanpak, waaruit duidelijk blijkt dat de verantwoordelijke partijen akkoord zijn met de keuzes die op de diverse deelaspecten zijn gemaakt. Voorbeelden zijn de vermelding , onder andere door aan te geven hoe en door wie de geaccepteerde foutmarge bij de kwaliteitscontroles is vastgesteld en door per groep metadatavelden te vermelden waarom deze niet worden gemigreerd; 2. Voer alsnog een risicoanalyse uit met alle direct betrokkenen op projectniveau; bijvoorbeeld aan de hand van dossiers over specifieke toezichtsissues bij de diverse RUD-deelnemers, die om die reden extra zorg of aandacht vragen. 3. Gebruik een methodiek om de integriteit van te migreren en gemigreerde individuele bestanden te controleren en leg de resultaten vast. Los de eventuele tekortkomingen op; 4. Gebruik een statistisch relevante methodiek voor het organiseren en uitvoeren van post-migratie steekproeven, eventueel ondersteund door een geautomatiseerde testaanpak; Naast de steekproef moet vooraf duidelijk zijn welke onderdelen of metadata worden getest, welke fout acceptabel is en welke fataal. Neem in het testprotocol in elk geval mee: a. dossiers met specifieke kenmerken; zie Bijlage C; b.

zaaktype ‘Vertrouwelijkheid intern’ functioneert nu verschillend voor VTH zaken en voor niet-VTH zaken; zie Bijlage E, Tabblad IZIS>Zaken>Velden, Cel J12;

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

11 | 13

5. 6. 7. 8.

9.

c. dossiers met een langere omschrijving dan 80 tekens i.v.m. de maximale veldlengte; zie Bijlage B, §4.1 Zaak; d. dossiers met memovelden waarin meerdere bronvelden worden gecombineerd; zie Bijlage B, §4.4 Notitie". Beschrijf hoe na migratie de data wordt verwijderd. Zorg ervoor dat metadata over het migratieproces aan het metadataveld ‘Event history’ van elk zaakdossier wordt toegevoegd. Richt voor de validatie van de migratie een apart validatieteam in of schakel hiervoor een externe deskundige in. Maak concrete afspraken met de leverancier over enerzijds een snelle certificering door een onafhankelijke partij en anderzijds over de termijn waarbinnen mogelijke aandachtspunten die hieruit komen, moeten zijn opgelost. Stel voor de inrichting van Rx.Mission voldoende expertise op het gebied van het informatiebeheer beschikbaar, opdat de informatie in het systeem vanaf het begin adequaat kan worden beheerd.

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

12 | 13

5

Bijlagen

5.1

Bijlage Overzicht van bestudeerde documenten 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Migratieplan Rx.Mission - v0.5 DEF CONCEPT 2023019 Bijlage A - waar de aandachtspunten Zeeuws archief mbt migratie beantwoord zijn Bijlage B - Conversie TNZ RUD Uitfasering SXO en IZIS v3.01 - 20230119 Bijlage C - Conversiebeschrijving voor Squit 2020_v.15_Zeeland Bijlage D - Conversiecatalogus v1.8d Bijlage E - Overzicht van velden - v5.32 Bijlage F - Export conversieportaal mbt mapping proefmigratie 1-2 Beschrijving conversie Squit XO en IZIS naar Rx.Mission Versie 1, Roxit, 28 februari 2023 Opleverdocument proefconversie 2 - RUD Zeeland Squit XO en IZIS naar Rx.Mission, Versie 1, 20 februari 2023 10. Nadere analyse van uitval zoals geconstateerd bij 2 proefmigratie in 'Opleverdocument Datadeel RUD_ZEELAND_RXM [Proef 2] Rx.Mission' 11. NEN-ISO 13008:2022 (en) Digital records conversion and migration process 12. NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Concepten en uitgangspunten 13. NEN-ISO 16175-1 (nl) Functionele eisen en bijbehorende richtlijnen voor applicaties voor het beheren van digitale archiefstukken 14. Omvang steekproef/AQL-norm (Acceptance Quality Level), geraadpleegd d.d. 28-02-2023 op webpagina https://kia.pleio.nl/attachment/entity/505ad6ac-b904-44de-9585-ec4f803e23a1

Advies bij datamigratie naar Rx.Mission, gemeente Terneuzen

13 | 13