2023-05-23 - Kadernota verbonden partijen gemeente Terneuzen

KADERNOTA VERBONDEN PARTIJEN GEMEENTE TERNEUZEN 8 JUNI 2023

Inhoudsopgave

1.

Inleiding ...................................................................................................................... 3 1.1 Wat is de aanleiding voor deze kadernota? .................................................................. 3 1.2 Wat staat er in deze nota?............................................................................................ 3 2. Het begrip ‘verbonden partijen’ ................................................................................ 4 2.1 Wat zijn verbonden partijen? ........................................................................................ 4 2.2 Welk belang heeft Terneuzen in verbonden partijen? ................................................... 4 3. Meedoen aan een verbonden partij .......................................................................... 5 3.1 Wanneer kiest een gemeente voor het vormen van een nieuwe verbonden partij? ...... 5 3.2 Hoe bepalen we of we mee willen doen aan een verbonden partij? ............................. 5 3.3 Wanneer gaan we over tot verlenging of beëindiging van financiële en bestuurlijke relaties? .............................................................................................................................

5 3.4 Wat zijn de rollen van de raad en het college bij het vormen van een verbonden partij? ........................................................................................................................................... 5 3.4.1 Verdeling van rollen bij privaatrechtelijke organisaties ........................................... 6 3.4.2 Verdeling van rollen bij gemeenschappelijke regelingen ........................................ 6 3.5 Wat zijn de rollen van college en raad bij aanpassing of beëindiging?.......................... 6 3.6 Hoe betrekt het college de raad?.................................................................................. 6 4. Hoe sturen we op verbonden partijen? .................................................................... 7 4.1 Waarom moeten we sturen op verbonden partijen? ..................................................... 7 4.1.1 Verminderde invloed .............................................................................................. 7 4.1.2 Mogelijk tegengestelde belangen ........................................................................... 8 4.2 Welke rollen hebben de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de gemeenschappelijke regeling? ...........................................................................................

9 4.2.1 Wat is de rol van de raad? ..................................................................................... 9 4.2.2 Wat is de rol van het college? ................................................................................ 9 4.2.3 Wat is de rol van de ambtelijke organisatie? .........................................................10 4.2.4 Wat zijn de rollen binnen een gemeenschappelijke regeling? ...............................10 4.2.5 Dubbele petten problematiek bij deelname in bestuur gemeenschappelijke regeling ......................................................................................................................................10 4.2.5.1 Wat is de positie van de leden van het AB? ....................................................10 4.2.5.2 Wat is de positie van de leden van het DB? ....................................................11 4.2.5.3 Wat is de positie van de voorzitter?.................................................................11 4.2.5.4 Hoe leggen de gemeentelijke vertegenwoordigers verantwoording af? ...........11 4.3 Welke kaders hebben we voor sturing op verbonden partijen? ....................................11 4.4 Welke informatie ontvangt de raad? ............................................................................12 4.4.1 Gemeenschappelijke regelingen

...........................................................................12 4.4.2 Vennootschappen .................................................................................................12 4.5 Wat doen we verder nog bij sturing op verbonden partijen? ........................................12 4.6 Welke mogelijkheden zijn er nog om op te schalen? ...................................................13 4.7 Hoe evalueren we? .....................................................................................................13

2

1.

Inleiding

1.1 Wat is de aanleiding voor deze kadernota? De gemeente Terneuzen heeft veel verschillende taken om uit te voeren. Een deel van die taken voeren we uit door samen te werken met andere partijen. Dat gebeurt onder andere in verbonden partijen. Dat biedt kansen maar ook uitdagingen. Op 17 december 2020 stelde de raad een onderzoekscommissie in. Deze commissie deed onderzoek naar een van de verbonden partijen: aan-z. Het onderzoek ging over de situatie bij aan-z en de juridische status van de genomen besluiten. De aanbevelingen uit het rapport leidden tot een plan van aanpak. Een onderdeel van dit plan van aanpak is een kadernota voor verbonden partijen. In deze nota brengen we ook bestaande afspraken bij elkaar over goed besturen bij verbonden partijen. Dit als basis voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Goed besturen gaat over sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. In Zeeland werken we op dit gebied al veel jaren samen. 1.2 Wat staat er in deze nota? In hoofdstuk 2 gaan we in op het begrip verbonden partijen. Hoofdstuk 3 geeft antwoord op verschillende vragen die spelen bij het meedoen aan een verbonden partij. In hoofdstuk 4 staat hoe we sturen op verbonden partijen. Dit hoofdstuk geeft ook uitleg over de informatie die de raad ontvangt om zijn kaderstellende en controlerende rol in te vullen. Bij deze nota horen de volgende bijlagen: 1.

Juridisch kader 2. Overzicht verbonden partijen 3. Afwegingskader voor het meedoen aan een verbonden partij a. ‘Handreiking Grip en controle op regionale samenwerking’ van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden 4. Rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland juli 2022’ van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) 5. Inzet gemeenteraad bij nieuwe instrumenten in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr)

3

2.

Het begrip ‘verbonden partijen’

2.1 Wat zijn verbonden partijen? Een gemeente kan taken op drie manieren (laten) uitvoeren:  zelf doen  uitbesteden  samenwerken met andere gemeenten Besluit een gemeente samen te werken? Dan gaat ze daarvoor samen met één of meer andere gemeenten een verbonden partij aan. Soms is een verbonden partij geen keuze maar een wettelijke regel. Denk hierbij aan de Veiligheidsregio, de Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD) en de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD). Een verbonden partij is een rechtspersoon waarin een gemeente een bestuurlijk én een financieel belang heeft. Deze rechtspersonen kunnen verschillende juridische vormen hebben. Bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling, vennootschap of stichting. Het begrip ‘verbonden partijen’ hebben we verder uitgewerkt in het juridisch kader in bijlage 1. 2.2 Welk belang heeft Terneuzen in verbonden partijen? De gemeente Terneuzen heeft verschillende verbonden partijen. Een overzicht van de verbonden partijen staat in bijlage 2. Ook in onze begroting en ons jaarverslag staat een paragraaf ‘Verbonden partijen’. Ongeveer 25% van onze totale begroting geven we uit aan verbonden partijen. Het is daarom belangrijk dat we inzicht houden in de kosten. En de financiële risico’s die we met de verbonden partijen kunnen lopen. Inclusief de budgettaire gevolgen die daaruit ontstaan.

Bijvoorbeeld bijdragen aan een gemeenschappelijke regeling zijn verplichte uitgaven voor een gemeente. De gemeenteraad is namelijk verplicht om die te verwerken in de begroting van de gemeente zelf. De gemeente kan ook bestuurlijk risico’s lopen als er problemen zijn bij een verbonden partij. Het college blijft namelijk verantwoordelijk en aanspreekbaar voor de uitvoering van de doelen. Daarom is het ook belangrijk om de sturing en controle op de uitvoering van taken goed vorm te geven. Het meest voor de hand liggend bestuurlijk risico is het volgende. In een samenwerkingsverband is onze invloed sterk afhankelijk van het gewicht van onze stemmen bij de besluitvorming. Een verbonden partij kan nu eenmaal keuzes maken die niet in ons voordeel zijn.

4

3.

Meedoen aan een verbonden partij

3.1 Wanneer kiest een gemeente voor het vormen van een nieuwe verbonden partij? Meedoen aan een verbonden partij kan belangrijke voordelen hebben:  besparing van kosten  de kwetsbaarheid kleiner maken  verbetering van de kwaliteit van het doen van de taak  risico’s verdelen  professionalisering en kennisvoordelen De gemeente kiest er bij verbonden partijen tegelijk bewust voor om zelf invloed te houden. De activiteiten zijn te kwetsbaar om helemaal uit te besteden. 3.2 Hoe bepalen we of we mee willen doen aan een verbonden partij? Bij (nieuwe) gemeentelijke taken geldt: ‘we doen het zelf, behalve als’. Zeker als het gaat om eenvoudige en planmatige taken. Ingewikkeldere taken dwingen een gemeente sneller richting een verbonden partij. Speelt de vraag of we een nieuwe financiële én bestuurlijke relatie aan moeten gaan? Dan gebruiken we daarvoor het afwegingskader uit bijlage 3. Een keuze voor een nieuwe financiële en bestuurlijke relatie én de vorm van deze organisatie moet in alle gevallen een politieke keuze zijn. Behalve in die gevallen waarin de wet bepaalt dat we een verbonden partij moeten vormen. Dan hebben we geen keuze. En hoeven we geen afweging te maken volgens het schema uit bijlage 3.

3.3 Wanneer gaan we over tot verlenging of beëindiging van financiële en bestuurlijke relaties? Als we meedoen aan een verbonden partij, doen we dat in principe voor onbepaalde tijd. Maar dat betekent niet dat opnieuw erover nadenken niet mogelijk is. De belangrijkste veranderingen en/of ontwikkelingen die hiertoe kunnen leiden, zijn:  (plan tot) beëindiging van een bestaande relatie met en/of meedoen aan een verbonden partij;  een verandering van de doelen van een relatie en/of verbonden partij;  een (komende) aanpassing van het voortbestaan en eigenstandigheid van de relatie en/of verbonden partij door samengaan of integratie;  een afwijking van de gewilde of uitgevoerde activiteiten of prestaties;  nieuwe risico’s en ontwikkelingen in relatie tot het weerstandsvermogen;  een aanpassing van de doelen van de gemeente, waardoor de verbonden partij niet langer bijdraagt aan het uitvoeren van de doelen. 3.4 Wat zijn de rollen van de raad en het college bij het vormen van een verbonden partij? Bij het vormen van een verbonden partij is de verdeling van rollen tussen de raad en het college: het college beslist, de raad geeft toestemming. Het college legt een ontwerpbesluit om deel te nemen aan een verbonden partij voor aan de raad.

5

3.4.1 Verdeling van rollen bij privaatrechtelijke organisaties Het college mag beslissen over het oprichten van en het meedoen aan privaatrechtelijke organisaties. Dit staat in artikel 160, lid 1 van de Gemeentewet. Het college vraagt hierover eerst de raad om zijn wensen en bedenkingen. Daarna kan het college pas beslissen. Het college kan niet zomaar een privaatrechtelijke organisatie oprichten en daaraan meedoen. Dat mag alleen “als dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang”. Dit staat in artikel 160, lid 2 van de Gemeentewet. 3.4.2 Verdeling van rollen bij gemeenschappelijke regelingen Er is een verschil tussen regelingen die de colleges vormen en regelingen die (ook) de raden vormen. Gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente alleen taken en bevoegdheden van de colleges geeft, gaan de colleges aan. Het college vraagt de gemeenteraad eerst om een zienswijze over de ontwerpregeling te geven. Het college kan pas een gemeenschappelijke regeling treffen als het daarvoor toestemming heeft gekregen van de raad. Alleen bij strijd met het recht of het algemeen belang kan de raad deze toestemming niet geven. Dit staat in artikel 1, lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente bevoegdheden van het college en de raad geeft, vormen de colleges en de raden samen. Bij het ontstaan van zo’n regeling is de raad als deelnemende partij direct betrokken. 3.5 Wat zijn de rollen van college en raad bij aanpassing of beëindiging? Ook bij aanpassing of beëindiging van een deelneming betrekt het college de raad. Het college stelt de raad in de gelegenheid zienswijzen in te dienen en vraagt daarna om toestemming. Op deze manier kan de raad zich uitspreken over de toekomst van de deelnemingen. 3.6 Hoe betrekt het college de raad? Het moment van oprichten, aanpassen en uittreden zijn belangrijke momenten voor de raad om invloed uit te oefenen op de relatie met verbonden partijen. Het college stelt daarom de raad in staat om zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Dat doet het college door voor de raad het afwegingskader uit bijlage 3 uit te werken.

6

4.

Hoe sturen we op verbonden partijen?

4.1 Waarom moeten we sturen op verbonden partijen? Verbonden partijen voeren vaak taken uit met een groot maatschappelijk en politiek belang. Er is vaak (veel) gemeentelijk geld mee gemoeid. Daarnaast is de invloed en controle op de uitvoering van activiteiten minder direct. En die moet je dan delen met de andere partijen. Dit leidt tot de volgende risico’s:  Bestuurlijke risico’s. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de uitvoering. Maar heeft minder invloed op de manier waarop de uitvoering van de activiteit gebeurt.  Financiële risico’s. Financiële tekorten bij verbonden partijen die de gemeente moet oplossen. 

Het (on)voldoende in huis houden van eigen expertise om de gewenste prestatie te beschrijven. En de geleverde prestaties te kunnen beoordelen.



De (on)mogelijkheid om opnieuw na te denken over de beslissing om uit te besteden door de benodigde investering.

We willen zo goed mogelijk gebruik maken van de voordelen en risico’s beheersen. De gemeente wil dus de doelen uit haar begroting met minimale risico’s zo efficiënt en effectief mogelijk behalen. Dat betekent voor de verbonden partij dat zij:  de afgesproken opdracht uitvoert binnen de daarover afgesproken beleidsinhoudelijke en financiële kaders.  kansen en bedreigingen op tijd meldt en hier met risicomanagement op stuurt.  volgens de wet werkt.  goed reageert op nieuwe ontwikkelingen.  open is in de informatievoorziening. Als een verbonden partij dit niet kan doen, moet bijsturing door de gemeente gebeuren. Daarom is het belangrijk om als gemeente voldoende aandacht te hebben voor sturing op de verbonden partijen. Maar sturing op verbonden partijen is ook ingewikkeld. Dit zit in de volgende dingen:  verminderde invloed vergeleken met de interne organisatie  het evenwicht tussen vertrouwen en controle  de afhankelijkheid van regionale partners en de verbonden partij zelf  tegengestelde belangen die zich bij verbonden partijen voor kunnen doen doordat de gemeente eigenaar en opdrachtgever is 4.1.1 Verminderde invloed De afstand van het gemeentebestuur tot de verbonden partij is groter dan de afstand naar de eigen interne organisatie. Deze afstand zorgt voor een andere dynamiek in de samenwerking en de aansturing. Daarmee moeten gemeenten rekening houden.

Ook heb je bij verbonden partijen te maken met andere eigenaren. Zij kunnen een andere dynamiek hebben. En er kan sprake zijn van mogelijke tegengestelde belangen. Bij gemeenschappelijke regelingen vertegenwoordigt de gemeente over het algemeen een groter aandeel in de organisatie. Daardoor kan een gemeente meer invloed hebben dan bij privaatrechtelijke samenwerkingen zoals bijvoorbeeld vennootschappen of stichtingen. Daarbij is het doel vaak ook minder gericht op openbare belangen.

7

De gemeente moet voldoende inzicht hebben in het netwerk en de verschillende belangen. En haar invloed op de goede manier en na de goede afweging uitoefenen. Alleen dan kun je efficiënt met deze andere dynamiek omgaan. Verbonden partijen staan meer op afstand van de gemeente. Dit kan gevolgen hebben voor de transparantie van het gemeentebestuur. Openheid bij verbonden partijen is daarom belangrijk. De verantwoordingsinformatie van de verbonden partijen draagt bij aan de transparantie. En daarmee aan het inzicht over het gevoerde beleid. Deze openheid verwachten we ook bij vergaderingen van de verbonden partijen. 4.1.2 Mogelijk tegengestelde belangen Bij de aansturing van een verbonden partij heeft de gemeente twee rollen: 1. de rol van eigenaar 2. de rol van opdrachtgever In de tabel hieronder staan de verschillen in deze rollen. Rol van eigenaar

Rol van opdrachtgever

Beslissen over:  de oprichting  het doel  de taken  bevoegdheden  verantwoordelijkheden  financiële kaders  en de (door)ontwikkeling van de verbonden partij (beheersmatige aansturing).

Het maken van een overeenkomst met de verbonden partij over de te leveren producten of diensten. De gemeente streeft naar een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs (beleidsmatige aansturing).

Het besturen van de verbonden partij door vertegenwoordigers van de gemeente.

Bewaking van de levering: in welke mate haalt de verbonden partij de afgesproken prestaties in de praktijk?

De gemeente houdt vooral de belangen van de verbonden partij in het oog. De gemeente let als eigenaar vooral op de levensvatbaarheid (continuïteit) van de verbonden partij. Ook kijkt de gemeente dan naar zaken als de interne bedrijfsvoering, omzet, kostenbeheersing enzovoort. Zo kan het verhogen van de inwonerbijdrage of het vragen om een aanvullende bijdrage bijvoorbeeld helpen om de verbonden partij te laten voortbestaan. Het vaststellen van de begroting en jaarrekening van de verbonden partij.

In de rol van opdrachtgever stelt de gemeente het gemeentelijk belang voorop. Ze is dan vooral geïnteresseerd in de prijs en kwaliteit van de geleverde producten of diensten. De gemeente stuurt in de rol van opdrachtgever vooral op het halen van de afgesproken prestaties binnen de gemaakte afspraken over de kosten.

Prijsbeoordeling. De gemeente heeft een kritische instelling op de prijs voor de dienstverlening. Beoordeling van de prijsstelling gebeurt met begrotingen, jaarrekeningen of vergelijkingen met marktprijzen, inclusief marktconforme toets.

8

Tussen beide rollen en de belangen die hierbij horen, kan een spanningsveld ontstaan. De kunst is om de verschillende instrumenten voor sturing op de goede manier toe te passen. Vanuit de goede rol en de goede afweging. De gemeente moet hierbij letten op de verminderde invloed, afhankelijkheid en dynamiek van het netwerken én de mogelijk tegenstelde belangen. Het is daarom belangrijk dat de raad, het college en de ambtelijke organisatie vanuit de eigen rol handelen. 4.2 Welke rollen hebben de raad, het college, de ambtelijke organisatie en de gemeenschappelijke regeling? 4.2.1 Wat is de rol van de raad? De raad heeft een kaderstellende en controlerende taak. In de gemeentelijke begroting legt de raad de bestuurlijke kaders vast. In de begroting staan ook de beleidsgebieden waarop we verbonden partijen inzetten. De raad kan hierop invloed uitoefenen. Zo kan de raad besluiten om meer in te zetten op de beleidsgebieden waarop verbonden partijen werken. Het college moet dan invulling geven aan deze kaders. Samen met het jaarverslag en de jaarrekening vormt de begroting de basis voor de controlerende taak. De raad controleert of de verbonden partij de afgesproken taak binnen de gestelde kaders uitvoert. Ook controleert de raad of het college dit goed bewaakt en waar nodig bijstuurt.

Belangrijke vragen hierbij zijn:  Komen de doelen van de verbonden partij (nog steeds) overeen met die van de gemeente?  Worden de doelen van de gemeente via de verbonden partijen binnen de kaders gehaald?  Is er aanleiding om de deelname aan of sturing op de verbonden partij te veranderen of te beëindigen? 4.2.2 Wat is de rol van het college? Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de gemeentelijke begroting binnen de bestuurlijke kaders. Bij een verbonden partij houdt het college als opdrachtgever zicht op de uitvoering, kosten en risico’s. Als eigenaar moet het college de levensvatbaarheid en de risico’s van de verbonden partij bewaken, beheersen en waar nodig op bijsturen. Bij een verbonden partij staat het college meer op afstand van de uitvoering. Daardoor heeft het college minder directe invloed op de interne organisatie. En meer aandacht voor toezicht en verantwoording. Het is de taak van het college om de gemeente te vertegenwoordigen in de bestuursorganen van de verbonden partijen. Of gemeentelijke vertegenwoordigers aan te wijzen. Bij privaatrechtelijke organisaties kiezen we ervoor om een collegelid af te vaardigen naar de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. De burgemeester wijst hen aan. Het college heeft ook een informatieplicht richting de raad. Hij moet de raad goed informeren over het reilen en zeilen van de verbonden partijen.

Het is belangrijk om de raad op tijd te betrekken bij belangrijke besluiten of ontwikkelingen. Het college heeft de verschillende verbonden partijen verdeeld over de portefeuilles van de collegeleden. Maar het college blijft als collectief verantwoordelijk voor alle verbonden partijen. 9

4.2.3 Wat is de rol van de ambtelijke organisatie? De ambtelijke organisatie moet het bestuur in staat stellen om op verbonden partijen te sturen. Dat betekent dat medewerkers de collegeleden voorzien van adviezen op bestuurlijke (vergader)stukken. Hierbij verbinden zij het belang van eigenaar en opdrachtgever. Ook adviseren zij de bestuurders over de informatieplicht. De adviseurs onderhouden het contact met de verbonden partij. Medewerkers treden op als accounthouder. Zij komen tot precieze afspraken met de verbonden partij. En werken hiervoor als het kan samen met andere gemeenten die ook deelnemer zijn in de verbonden partij. Ook werken de adviseurs samen met collega’s van de andere deelnemers. Zij richten zich daarbij vooral op het belang van de gemeente. 4.2.4 Wat zijn de rollen binnen een gemeenschappelijke regeling? De meeste gemeenschappelijke regelingen waaraan wij meedoen zijn een ‘openbaar lichaam’. Dat wil zeggen dat de gemeenschappelijke regeling rechtspersoonlijkheid heeft en zelfstandig kan opereren. Bijvoorbeeld door het aannemen van personeel. In bijlage 1 staan de verschillende typen gemeenschappelijke regelingen. Het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit een:  algemeen bestuur (hierna: AB)  een dagelijks bestuur (hierna: DB)  een voorzitter. De belangrijkste regel in de wet is dat alle bevoegdheden bij het AB liggen.

Het DB heeft enkel die bevoegdheden die hij heeft gekregen in de wet, in de gemeenschappelijke regeling en die het AB expliciet heeft overgedragen. Bijvoorbeeld de wet zegt dat het DB bevoegd is voor privaatrechtelijke rechtshandelingen zoals het aangaan van overeenkomsten. Daaronder vallen ook het inrichten van de ambtelijke organisatie en het aangaan van arbeidsovereenkomsten met het personeel. In de praktijk is het DB vaak een ‘veredelde agendacommissie’. De voorzitter heeft eigenlijk een procedurele rol. Hij zit de vergaderingen voor en vertegenwoordigt het openbaar lichaam in en buiten rechte. ‘In rechte’ staat voor formele procesvertegenwoordiging bij rechtszaken. ‘Buiten rechte’ voor vertegenwoordiging bij het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals het aangaan van een overeenkomst. Onze vertegenwoordigers hebben als lid van een van genoemde organen verschillende rollen. Daarbij is ook sprake van een zogenaamde ‘dubbele petten’ problematiek. 4.2.5 Dubbele petten problematiek bij deelname in bestuur gemeenschappelijke regeling Het AB van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit door de deelnemende gemeenten aangewezen vertegenwoordigers. Het AB wijst het DB aan. Wat is de verhouding van die vertegenwoordigers tot de afvaardigende gemeente? Daar komen we de zogenaamde ‘dubbele petten’ problematiek tegen.

4.2.5.1 Wat is de positie van de leden van het AB? Om te bepalen wat de positie is van de gemeentelijke vertegenwoordigers in een AB, moeten we in de wettekst kijken. Raadsleden stemmen in de gemeenteraad zonder last. Dat staat in artikel 27 van de Gemeentewet. Het betekent dat aan leden van de gemeenteraad niet mag worden opgedragen in een stemming in een raadsvergadering een bepaald standpunt in te nemen. 10

In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) staat zo’n regel niet. Artikel 22 van de Wgr verklaart een aantal artikelen uit de Gemeentewet van toepassing op het houden en de orde van vergaderingen van een AB. Maar hier staat artikel 27 Gemeentewet niet tussen. Dat betekent dat leden van een AB stemmen met last. Het maakt niet uit of het gaat om raadsleden of collegeleden. Dat is ook logisch, omdat het gaat om verlengd lokaal bestuur. De door raad of college aangewezen vertegenwoordigers moeten dan ook in het AB het belang van de gemeente behartigen. Dit blijkt ook uit de Memorie van Toelichting bij de aanpassing van de Wgr in 2015. Daarin staat op bladzijde 13: “Zij zijn in de visie van de wetgever primair vertegenwoordiger van hun gemeente.” Het mag dus niet gebeuren dat een lid van het AB een standpunt uitdraagt dat niet in lijn is met het standpunt van zijn/haar eigen bestuursorgaan dat hem/haar heeft aangewezen. 4.2.5.2 Wat is de positie van de leden van het DB? Leden van het DB blijven deel uitmaken van het AB. Dit is anders dan bij een gemeente. Bij een gemeente maken wethouders geen deel uit van de gemeenteraad. Een lid van het AB dat ook lid van het DB is, heeft twee petten op:  Als lid van het AB behartigt hij/zij de belangen van het bestuursorgaan (raad of college) dat hem/haar heeft aangewezen.  Als DB-lid vertegenwoordigt hij/zij het AB.

Hij/zij wordt geacht de belangen van de gemeenschappelijke regeling of grensoverschrijdende samenwerking te dienen. In het DB heeft de pet van het AB voorrang. Het DB moet doen wat het AB van hem verlangt. Het DB bestuurt net als het college van een gemeente op basis van collegiaal bestuur. Als het DB een besluit heeft genomen, moet ieder individueel lid zich hieraan verbinden. Het kan dus gebeuren dat een lid van het DB een DB-besluit moet verdedigen dat niet in lijn is met het standpunt van zijn/haar eigen bestuursorgaan dat hij/zij moest uitdragen in het AB. 4.2.5.3 Wat is de positie van de voorzitter? Als onze vertegenwoordiger ook voorzitter is, heeft deze nog een extra ‘pet’ op. Want een voorzitter staat boven de partijen en is op zoek naar wilsovereenstemming en gezamenlijke behoeften en belangen. Maar bij stemming in het AB verwachten we wel dat deze stemt volgens het standpunt van zijn/haar eigen bestuursorgaan dat hem/haar heeft aangewezen. 4.2.5.4 Hoe leggen de gemeentelijke vertegenwoordigers verantwoording af? Verantwoording gebeurt in twee richtingen:  vanuit het DB naar het AB  vanuit het AB naar het orgaan dat hen heeft afgevaardigd (raad of college) en aan de gemeenteraad (informatieplicht) In de tekst van de gemeenschappelijke regeling zelf staan hierover regels. 4.3 Welke kaders hebben we voor sturing op verbonden partijen?   

De gemeentelijke begroting Deze Kadernota verbonden partijen Het rapport ‘Afspraken over samenwerken met gemeenschappelijke regelingen in Zeeland juli 2022’ van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG). Dit rapport passen we in Zeeland toe bij alle gemeenschappelijke regelingen. U vindt het rapport in bijlage 4. 11

4.4 Welke informatie ontvangt de raad? 4.4.1 Gemeenschappelijke regelingen De raad kan zijn kaderstellende en controlerende taak over verbonden partijen alleen goed uitvoeren als hij voldoende informatie heeft over hoe de verbonden partijen het doen. Volgens het rapport van de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten komen de volgende stukken van de gemeenschappelijke regelingen naar de raad:  begroting  maximaal twee tussentijdse rapportages: één naar de situatie per 1 april en één per 1 juni. De gemeenschappelijke regelingen stellen deze op bij belangrijke afwijkingen vergeleken met de samenwerkingsafspraken. En als er belangrijke (financiële) ontwikkelingen zijn die voor de opdrachtgever belangrijk zijn.  begrotingswijzigingen die volgen uit de tussentijdse rapportages  tussentijdse begrotingswijzigingen alleen in geval van bijzondere zaken, bijvoorbeeld bij nieuwe taken, een pandemie, een uittredende deelnemer enzovoort. Als voorwaarde geldt daarbij dat de bijdragen van deelnemers omhoog moeten.  jaarstukken De raad kan in ieder geval een zienswijze indienen op de begroting en begrotingswijzigingen. Bij de jaarstukken kan dit in bepaalde situaties (zie bladzijde 15 en 16 van het rapport in bijlage 4). Er komt voor alle Zeeuwse gemeenten dezelfde paragraaf Verbonden partijen voor in de gemeentelijke begroting en jaarstukken.

We kunnen deze paragraaf aanvullen met plaatselijke accenten. In de raadscommissies geven de gemeentelijke vertegenwoordigers bij het agendapunt ‘Informatie uit de gemeenschappelijke regelingen’ informatie. Regelmatig zijn er (regionale) informatiebijeenkomsten voor raadsleden. Daarnaast is er ook het Zeeuws Raadsinformatiesysteem: https://riszeeland.notubiz.nl/. De gemeenschappelijke regelingen vullen dit systeem. Raadsleden hebben hiervoor toegang via de app NotuBox.

4.4.2 Vennootschappen Is een Algemene Vergadering van Aandeelhouders van plan een belangrijk besluit te nemen? Dan komt dit voor een zienswijze naar de raad. Bij belangrijke onderwerpen zijn er ook (regionale) informatiebijeenkomsten. 4.5 Wat doen we verder nog bij sturing op verbonden partijen? Iedere gemeenschappelijke regeling heeft een ambtelijke begeleidingscommissie. Die bestaat uit minimaal vier personen, waarvan twee inhoudelijk en twee financieel. Deze commissie geeft een advies aan de deelnemers over de financiële documenten van de gemeenschappelijke regeling. Daarnaast is er een samenstellingscommissie. Die bestaat uit enkele (financiële) medewerkers van gemeenten. Zij vullen een format in voor de begrotingen en tussentijdse rapportages van gemeenschappelijke regelingen. De gemeenten brengen dit verder richting college en raad. Elke verbonden partij heeft een ambtenaar als contactpersoon.

12

Het college bespreekt de vergaderstukken van de verbonden partijen in zijn vergadering. Daarbij levert de ambtelijke contactpersoon een annotatie aan. Bespreking in het college gebeurt voordat de vergadering van het bestuur van de verbonden partij plaatsvindt. Soms blijkt dit niet mogelijk. Bijvoorbeeld doordat we de vergaderstukken laat ontvangen. Dan gaan de vergaderstukken zo snel mogelijk ter kennisname naar het college maar zonder annotatie. De ambtelijke contactpersoon zorgt in dat geval voor voorbereiding van de vergadering samen met de gemeentelijk vertegenwoordiger. Onze organisatie heeft twee medewerkers die veel (juridische) kennis hebben over verbonden partijen. Zij beantwoorden vragen over verbonden partijen en signaleren mogelijke risico’s. Ook bewaken zij de rode draad rondom verbonden partijen in documenten zoals onze begroting en jaarstukken. 4.6 Welke mogelijkheden zijn er nog om op te schalen? Standaard sturen wij al uitgebreid op verbonden partijen. Zeker bij gemeenschappelijke regelingen. In bijlage 5 staan mogelijkheden voor opschaling als het standaard kader niet voldoet. 4.7 Hoe evalueren we? De nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat er in de tekst van de regeling afspraken moeten staan over evaluatie. Dat kan een beperkte evaluatie van de gemeenschappelijke regeling zelf zijn.

Maar het kan ook een evaluatie zijn naar hoe de samenwerking gaat. Haalt de gemeenschappelijke regeling de doelen? En waar zitten de verbeterpunten? Het ligt voor de hand om dit periodiek te doen. Bijvoorbeeld één keer per raadsperiode. Wij sluiten aan bij wat de gemeenschappelijke regeling hierover afspreekt. Elke vier jaar bekijken we of we deze kadernota aan moeten passen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als de wet of (Zeeuwse) afspraken veranderen.

13