2023-05-23 - Bijlage 1 Toelichting bij het bepalen van het ambitieniveau

Het bepalen van het ambitieniveau 1

Welke varianten van de rechtmatigheidsverantwoording zijn er?

In de notitie van de Commissie BADO (Commissie BADO, 2020) worden drie varianten onderscheiden:

1.1

Variant 1

Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het college die alleen iets zegt over het naleven van wet- en regelgeving en betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waar nu de accountant een oordeel over geeft. Dit past bij de toekomstige wettelijke norm. Huidige situatie in Terneuzen: door de reeds uitgevoerde voorbereidingen van de afgelopen jaren is de verwachting dat doorvoering van dit niveau binnen de huidige controlecapaciteit in ongewijzigde vorm van werkzaamheden opgevangen kan worden.

1.2

Variant 2

Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen De raad kan ook vragen andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording. In het gesprek tussen raad en college zal vooraf stil

gestaan moeten worden, waarover het college zich wil verantwoorden richting de gemeenteraad. De gemeenteraad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente. Denk hierbij aan de naleving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), fiscale regelgeving of het Sociaal Domein (zoals de levering van zorg). Voordeel hiervan is dat de raad aanvullend geïnformeerd kan worden over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente, die een plek krijgen in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Uiteraard zal dit wel tot extra controle-inspanningen (budget en formatie) leiden binnen de gemeente. Huidige situatie in Terneuzen: wij zijn fiscaal in control en voldoen ook aan de gestelde eisen ten aanzien van informatieveiligheid. Bij behoefte aan verantwoording, anders dan de reeds bestaande (extra) fiscale controles (Horizontaal Toezicht) en informatieveiligheid (door CISO), zullen extra controle-inspanningen (en –uitgaven) moeten plaatsvinden.

1.3

Variant 3

Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement (ICS) Vanuit de ambitie van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing, kan het een logische stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement” af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen en ICT-systemen. Om een ICS af te kunnen geven is het op een hoger niveau brengen van de interne beheersings- en verantwoordingsprocessen noodzakelijk. Dit vergt hogere inspanningsverplichtingen en kosten ten aanzien van de processen en de interne beheersing en controle. Daar staat tegenover dat de kans op fouten kleiner wordt. Afhankelijk van de gehanteerde definitie van een ICS, worden eisen gesteld aan de mate van verdere professionalisering. Daarbij hoort ook de overweging van een professionaliseringslag ten aanzien van de Interne Audit Functie, volgens de eisen en standaarden van de NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants). Huidige situatie in Terneuzen: er ontbreekt een eenduidige definitie van ‘in control’ zijn. De gemeente Terneuzen heeft de ambitie om structureel in te zetten op verbetercapaciteit.

Voor de doorontwikkeling hiervan worden binnen de huidige formatie en budgetten stappen gezet met focus op procesmanagement en -optimalisatie. Afhankelijk van het ambitieniveau van de raad en de daaraan gekoppelde kwaliteitseisen van interne beheersing (definitie ‘in control’) kan een concretisering plaatsvinden van te ondernemen acties en bijbehorende investeringen. Zowel in de managementletter als het accountantsverslag 2022 oordeelt de accountant dat onze interne beheersing op orde is. De verwachting dat een in control statement waarde toevoegt in relatie tot de benodigde investeringen is niet overtuigend.