2022-11-29 - 12.B. Raadsbesluit en Evaluatie bezorgen reisdocumenten

RAADSBESLUIT

vergadering van: volgnummer:

7 oktober 2021 351834

onderwerp:

Evaluatie bezorgen reisdocumenten

voorstel van: portefeuillehouder: datum voorstel: programma: afdeling:

College van Burgemeester en Wethouders F. Deij 24 augustus 2021 Bestuur en ondersteuning Samenleving

De raad van de gemeente Terneuzen; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders; gelet op het amendement A21-14 van TOP/Gemeentebelangen; besluit: 1. met ingang van 1 januari 2023 te stoppen met de proef van het bezorgen van reisdocumenten. Besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Terneuzen op 7 oktober 2021. griffier,

voorzitter,

mr. J.H.P. (Joost) de Jong

H.J.A. (Erik) van Merrienboer

Kenmerk: Afdeling: Portefeuillehouder:

351834 Samenleving F. Deij

AMENDEMENT A21-14

GEMEENTERAAD Naar aanleiding van

Evaluatie proef bezorgen reisdocumenten

Onderwerp

Bezorgen reisdocumenten

Inhoud

De raad van de gemeente Terneuzen in de vergadering bijeen, d.d. 7 oktober 2021 gelet op artikel 33 van het Reglement van Orde voor de gemeenteraad; Stelt ondergetekende het volgende amendement voor: In de tekst van besluitpunt 1 de datum 1 januari 2022 te vervangen door 1 januari 2023.

Toelichting

Naam/namen + fractie(s)

D.J. Oggel (TOP/Gemeentebelangen)

De raad heeft het amendement aangenomen met 31 stemmen voor en 0 stemmen tegen. Besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Terneuzen op 7 oktober 2021. griffier,

voorzitter,

mr. J.H.P. (Joost) de Jong

H.J.A. (Erik) van Merrienboer

Evaluatie bezorgen reisdocumenten

Juli 2022

Inhoudsopgave 1. Inleiding

3

2. Wat willen we bereiken

3

3. Proces van bezorgen

3

4. Context proef

4

5. Evaluatie bezorgen reisdocumenten

5

6. Toekomstige ontwikkelingen

7

7. Legesverordening

7

8. Einde reisdocumentendip

7

9. Conclusies

8

1. Inleiding De gemeenteraad heeft besloten om vanaf 1 oktober 2019 tot 1 oktober 2020 een proef bezorgen van reisdocumenten te starten tegen een tarief van € 4,95 per bezorging. Omdat wij het tarief niet eerder dan 1 oktober 2019 in de legesverordening konden opnemen, is eerst gekozen voor een gratis periode. Deze periode was bij wijze van introductie van het bezorgen van reisdocumenten en liep van 1 juli 2019 tot 1 oktober 2019. Vanaf 1 oktober 2019 gold het tarief van € 4,95 per bezorging. Overigens is de proef bezorgen van reisdocumenten verlengd tot en met 31 december 2021 (in plaats van 1 oktober 2020) vanwege de coronaperiode. Dit om te komen tot een representatieve proef. In de raadsvergadering van 7 oktober 2021 is geadviseerd om met ingang van 1 januari 2022 te stoppen met de proef van het bezorgen van reisdocumenten. In deze raadsvergadering is het Amendement A21-14 aangenomen om de datum 1 januari 2022 te wijzigen in 1 januari 2023. Hierdoor is de proef verlengd tot 1 januari 2023. Voor u ligt de evaluatie van de proef bezorgen reisdocumenten. De evaluatie beslaat de periode 1 juli 2019 tot en met 1 juni 2022. De proefperiode is dankzij de verlenging voldoende representatief. Na de proefperiode kunnen wij weloverwogen besluiten over de definitieve aanpak vanaf 1 januari 2023. Er is dan meer inzicht in het gebruik en daarmee de financiële consequenties.

2. Wat willen we bereiken We willen goede dienstverlening aan de klant binnen redelijke (financiële) kaders. Er is in dit geval dus gekeken naar de kostendekkendheid van bezorgen van reisdocumenten. 3. Proces van bezorgen Een aanvraag voor een reisdocument moet altijd in persoon aan de balie van de gemeenten Terneuzen gebeuren. Dit is vastgelegd in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN). In deze PUN is ook vastgelegd dat een reisdocument na productie afgeleverd moet worden daar waar de aanvraag heeft plaatsgevonden. In ons geval wordt een reisdocument dus altijd door de leverancier in de publiekshal van de gemeente Terneuzen afgeleverd. Het reisdocument moet door ons ‘ingeklaard’ worden. Ofwel gereedgemaakt worden voor het kunnen uitreiken. Als er gekozen wordt voor bezorgen, dan wordt het reisdocument opgehaald door de hiervoor speciaal geautoriseerde bezorger. De bezorger komt vanuit Woerden naar Terneuzen en neemt het reisdocument mee terug naar Woerden. Daar wordt het reisdocument beveiligd opgeslagen. De bezorger vraagt de aanvrager een afspraak in te plannen. Het reisdocument wordt vervolgens vanuit Woerden op ieder gewenst adres binnen Nederland bezorgd. Het proces van bezorgen wordt als zeer omslachtig ervaren. Door strenge wetgeving, mede met het oog op voorkomen van fraude kan het proces van bezorgen niet efficiënter worden ingericht.

4. Context proef Ervaringen andere gemeenten Het was niet bekend welke behoefte er in onze gemeente bestond om reisdocumenten thuis te laten bezorgen. Informatie uit andere gemeenten, die de optie voor bezorging van reisdocumenten al aanbieden, laat zien dat er weinig gebruik gemaakt is van deze optie. Ook als de kosten laag zijn, blijft het overgrote deel van de inwoners de documenten afhalen.

Corona Vanaf 12 maart 2020 hebben we in onze dienstverlening aan de klant te maken met de maatregelen die door de overheid werden afgekondigd rondom Covid-19. De dienstverlening is vanaf dat moment gewoon door blijven gaan. Hetzij in aangepaste en veilige vorm. Door de maatregelen in de proefperiode is mogelijk geen goed beeld ontstaan van de behoefte van het bezorgen van reisdocumenten. We wisten toen nog niet dat we te maken kregen met een tweede en derde golf. Door de onzekerheid is toen gekozen de proefperiode te verlengen met 1 jaar tot 1 januari 2022 en daarna met nog een jaar tot 1 januari 2023. Over de betaalde (€ 4,95 per bezorging) geëvalueerde periode van 1 oktober 2019 tot en met 1 juni 2022 werd 400 keer gebruik gemaakt van het bezorgen van een reisdocument. In 8.774 gevallen werd geen gebruik gemaakt van het bezorgen van het reisdocument en is de aanvrager het document aan de balie komen ophalen.

Werkzaamheden/ administratieve last Bij het aanvragen van een reisdocument krijgt de aanvrager de keuze voorgelegd om het document zelf op te komen halen of het te laten bezorgen. Als er gekozen wordt voor bezorgen dan geeft de medewerker dit aan in het systeem waarin de aanvraag verwerkt wordt. Op het aanvraagformulier komt handmatig te staan dat het document na levering door de leverancier door ons aan de bezorger meegegeven moet worden. Zodra de leverancier de reisdocumenten aan de gemeente levert, moeten deze documenten ingeklaard worden. Ofwel ze moeten gereed gemaakt worden om uitgereikt te kunnen worden aan de aanvrager. De te bezorgen reisdocumenten moeten in de beveiligde ruimte apart gehouden worden van de reisdocumenten die in de publiekshal opgehaald worden door de aanvrager. Als reisdocumenten bezorgd moeten worden geven wij een signaal door aan de bezorger om deze documenten op te komen halen. De medewerker van de gemeente zorgt dat ieder document in een speciaal daarvoor gemaakt etui wordt gestopt. Daarna worden deze etuis in een afsluitbare kist aan de bezorger meegegeven. Dit is een dagelijks terugkerend proces, waarbij de werkzaamheden en de daarmee administratieve last afhankelijk is van het aantal te bezorgen documenten die dag. Per document neemt dit voor alle processtappen, hierboven genoemd, ongeveer 5 minuten in beslag.

Legesverordening De proef van bezorgen van reisdocumenten is opgenomen in de legesverordening en loopt tot 1 januari 2023.

5. Evaluatie bezorgen reisdocumenten In de evaluatie pilot bezorgen reisdocumenten is gekeken naar de volgende aspecten: - Gebruik van de dienst (aantal aanvragen) - Reden gebruik van de dienst - Kosten - Neveneffecten milieu)

Gebruik van de dienst (aantal aanvragen) In de evaluatie hebben we zowel gekeken naar de gratis periode als naar de periode waarin we een tarief gesteld hebben van € 4,95. Het gebruik van bezorgen is afgezet tegen het totaal aantal aanvragen van reisdocumenten in de betreffende periode. Om een tarief te mogen stellen moest de legesverordening aangepast worden. Dit kon niet eerder dan 1 oktober 2019. Daarom is tijdens de voorliggende periode gekozen, om bij wijze van introductie, het bezorgen gratis aan te bieden. De periode van gratis en niet gratis is daarmee verschillend. De genoemde kosten moeten daarom niet een op een met elkaar vergeleken worden. De bezorger van reisdocumenten schatte het aantal bezorgingen vooraf op 6% bij een tarief van € 4,95.

a. Gratis bezorgen van 1-7-2019 tot 1-10-2019 In de gratis periode zijn er in totaal 832 aanvragen voor een reisdocument geweest. In totaal hebben 124 inwoners gebruik gemaakt van de gratis introductieperiode. De kosten voor bezorgen in de introductieperiode waren volledig voor rekening van de gemeente Terneuzen. Het bezorgpercentage ligt daarmee op 14,90%.

Gratis periode 1-7-2019 tot 1-10-2019

Biervliet

Zaamslag

Philipinne

Hoek

Sluiskil

Zuiddorpe

Eibergen

Eindhoven

Den Haag

Westdorpe

Tholen

Vogelwaarde

7

7

5

4

3

2

1

1

1

1

1

1

Axel

42 24 12 12

Terneuzen

Sas van Gent

Koewacht

40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00%

b. Bezorgen tegen een tarief van € 4,95 van 1-10-2019 tot 1-6-2022 Over de periode van 1 oktober 2019 tot 1 juni 2022 zijn er in totaal 9.174 aanvragen voor een reisdocument geweest. In totaal hebben 400 inwoners hebben bij hun aanvraag gebruik gemaakt van bezorgen tegen een tarief van € 4,95. Het bezorgpercentage ligt daarmee op 4,36%.

€ 4,95 periode 1-10-2019 tot 1-6-2022 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00%

Coevorden

Overslag

Utrecht

Heemskerk

Breskens

Enschede

Venhuizen

Rotterdam

Eindhoven

Roosendaal

Philipinne

Biervliet

Sluiskil

1

Westdorpe

1

Zaamslag

2

Sas van Gent

2

Axel

102 64 57 40 30 22 22 18 14 10 9

Terneuzen

Zuiddorpe

Hoek

Koewacht

0,00%

1

1

1

1

1

1

Reden gebruik van de dienst Aan de balie wordt uitvraag gedaan. De redenen om te kiezen voor bezorgen zijn divers. - Bij meerdere aanvragen binnen een gezin is thuisbezorgen makkelijk en goedkoop. - Het gemak van maar een keer naar de balie hoeven te komen voor de aanvraag. Waarom kiest de klant niet voor bezorgen? - De klant wil snel beschikken over zijn reisdocument. - De klant komt met enige regelmaat in Terneuzen en wil daarom geen kosten maken.

Kosten Tijdens de gratis periode van drie maanden in 2019 waren de kosten van bezorgen afgerond € 1.300. Deze periode was bij wijze van introductie, omdat de legesverordening niet eerder dan 1 oktober 2019 aangepast kon worden. Tijdens de periode van 1 oktober 2019 tot 1 juni 2022 met een tarief van € 4,95 is de totale opbrengst aan leges € 1.980. De kosten voor het laten bezorgen komen over deze periode uit op afgerond € 7.200. De klant betaalt € 4,95 voor het laten bezorgen van het reisdocument. Wij zijn, afhankelijk van het aantal door de bezorger te combineren bezorgingen, gemiddeld zijn wij € 18,04 kwijt aan kosten. Per saldo leggen wij € 13,09 toe per bezorging.

Neveneffecten: Milieu Wij hebben tijdens de evaluatie gekeken naar de gevolgen van het wel of niet bezorgen van reisdocumenten en wat dit voor het milieu betekent.

Niet bezorgen betekent dat de aanvrager voor een tweede keer naar de publiekshal in Terneuzen moet komen. Wel bezorgen betekent dat er minimaal vier keer de enkele reis Woerden naar gemeente Terneuzen gereden moet worden door de bezorger. In ongeveer 75% van de gevallen vind een enkele bezorging plaats. In ongeveer 25% van de gevallen betreft het een gecombineerde bezorging. Bijvoorbeeld meerdere documenten binnen een gezin. Over de geëvalueerde periode van 1 juli 2019 tot en met 1 juni 2022 is gekeken hoeveel kilometers er zijn afgelegd door de bezorger. En hoeveel kilometers er afgelegd zouden zijn door de aanvrager als er geen gebruik gemaakt kan worden van bezorgen. De bezorger heeft in totaal ongeveer 340.000 kilometer moeten rijden als we uitgaan van steeds een enkele bezorging. Omdat in totaal 25% gecombineerd is bezorgd komen we uit op ongeveer 255.000 gereden kilometers. We hebben ook berekend wat het aantal gereden kilometers zou zijn als de aanvrager zelf het reisdocument had moeten afhalen. Dan komen we uit op ruim 8.000 kilometer rekening houdend met het als gezin gecombineerd afhalen van het reisdocument. Het zelf, eens in de tien jaar, door de klant afhalen van het reisdocument levert aanzienlijk minder gereden kilometers op. Minder uitstoot en is daarmee minder belastend voor het milieu.

6. Toekomstige ontwikkelingen Op dit moment zijn de brandstofkosten erg hoog. De verwachting is dan ook dat de bezorger deze kosten gaat doorberekenen aan de gemeente Terneuzen. Er is geen zicht op een andere manier van mogen bezorgen dan in hoofdstuk 3 genoemd. Het aantal reisbewegingen voor het bezorgen van reisdocumenten zal toenemen vanaf 2024. Zie hiervoor hoofdstuk 6.

7. Einde reisdocumentendip Vanaf maart 2014 is de geldigheid van een reisdocument van vijf naar tien jaar opgetrokken. Dit betekende dat vanaf 2014 tot 2019 iedere volwassene een reisdocument had met een geldigheid van tien jaar. Van 2019 tot 2024 hoeven volwassenen in principe geen nieuw reisdocument aan te vragen vanwege de verlenging van de geldigheid. Dit noemen we de reisdocumentendip. In maart 2024 komt er een einde aan deze dip. Vanaf dat moment worden over een periode van vijf jaar, jaarlijks, 9.000 tot 13.000 aanvragen voor een reisdocument verwacht. Dit fluctueert. Uitgaande van een bezorgingspercentage van 4,36% en een gelijkblijvend tarief van € 4,95 per bezorging, leidt dit jaarlijks tot gemiddeld € 8.650 aan extra kosten (gemiddeld 11.000 aanvragen voor een reisdocument: 4,36% is gelijk aan 480 bezorgingen maal € 18,04).Tijdens de proef hebben we er voor gekozen nog geen koppelvlak tussen gemeente en bezorger aan te schaffen. De administratieve lasten zijn tijdens de proefperiode daardoor hoger, omdat de medewerkers veel extra handelingen moeten uitvoeren om het reisdocument uiteindelijk met de bezorger mee te kunnen geven. Als we doorgaan met het laten bezorgen van reisdocumenten

zullen we over moeten gaan tot het gebruik van een koppelvlak om administratieve verwerking en de daarmee gepaard gaande kosten tot een minimum te beperken. Een koppelvlak kost ons eenmalig € 7.000 en jaarlijks terugkerend € 1.300. Bij het voorzetten van het bezorgen van reisdocumenten verwachten wij dat de financiële impact minimaal als volgt is: 2023: € 17.000. 2024 en volgende jaren € 10.000. De kosten kunnen oplopen naarmate klanten meer kiezen voor het laten bezorgen van het reisdocument. In de proef zijn het voornamelijk jongeren die een reisdocument hebben aangevraagd. Vanaf 2024 zijn het voornamelijk volwassenen die een reisdocument gaan aanvragen. Het is goed mogelijk dat volwassenen sneller gebruik maken van het laten bezorgen van het reisdocument. De kosten kunnen dan als volgt oplopen: Uitgaande van een percentage van 10% zijn de kosten gemiddeld € 20.000. Uitgaande van een percentage van 15% zijn de kosten gemiddeld € 30.000. Uitgaande van een percentage van 20% zijn de kosten gemiddeld € 40.000.

8. Conclusies en advies Conclusie:  De percentages van gebruik van de dienstverlening bezorgen reisdocumenten liggen lager dan vooraf ingeschat door de bezorger. 6% tegen 4,36%.  In de periode zonder coronamaatregelen is er minder gebruik gemaakt van de dienstverlening bezorgen dan vooraf ingeschat door de bezorger. Tijdens de gratis proefperiode lag het percentage dat gebruik maakte van de dienstverlening bezorgen hoger dan ten tijde van de proefperiode tegen het tarief van € 4,95.  De totale kosten tijdens de gratis periode waren geheel voor de gemeente Terneuzen.  Bezorgen van reisdocumenten tegen een tarief van € 4,95 is niet kostendekkend. De gemeente legt er gemiddeld € 13 per bezorging op toe.  Bezorgen van reisdocumenten heeft meer negatieve effecten op het milieu dan de huidige dienstverlening.  Het definitief maken van bezorgen van reisdocumenten kan in de toekomst leiden tot onevenredige hoge kosten voor de gemeente Terneuzen. Vanaf maart 2024 (einde reisdocumentendip) kunnen de kosten sterk oplopen.  We verwachten dat de kosten van bezorgen gaan toenemen vanwege de gestegen brandstofprijzen. Doel is dat we goede dienstverlening aan onze inwoners willen verstrekken binnen redelijke (financiële) kaders. Op basis van de evaluatie concluderen we dat er minimaal gebruik gemaakt wordt van de dienstverlening bezorgen van reisdocumenten.

De dienstverlening bezorgen reisdocumenten is niet kostendekkend. Door de ontwikkelingen reisdocumenten dip zouden de kosten onevenredig toenemen vanaf 2024. De inwoner zelf het reisdocument af laten halen is minder belastend voor het milieu.