2022-10-06 IC15 - Bijlage 1 - Huishoudelijke reglement BGTS aan-z

Huishoudelijk reglement BGTS aan-z Axel, juni 2022

In overweging nemende dat: 

het algemeen bestuur (AB) geen bestuurlijke zelfstandigheid heeft en bevoegdheden op het gemeentelijke beleidsterrein van de opdrachtgevers. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de gemeenten, aan-z is het uitvoerend orgaan hiervan. Inhoudelijke discussies betreffende deze onderwerpen worden niet in het algemeen bestuur gevoerd.

Artikel 1: Begripsbepaling 1.1

1.2 1.3

BGTS: de Benelux Groepering voor territoriale Samenwerking, gevestigd te Markt 1, 4571 BG Axel, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 20150560. De statuten: de statuten van aan-z, ondertekend op 11 maart 2022 door de vertegenwoordigers van alle deelnemende gemeenten. Het algemeen bestuur: het algemeen bestuur van aan-z als bedoeld in artikel 10 van de statuten.

Artikel 2: Samenwerking 2.1

2.2 2.3

De samenwerking is nader vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomsten met de gemeente Terneuzen en de gemeenten van Assenede, Kaprijke, St. Laureins en Wachtebeke. Op basis van deze samenwerkingsovereenkomsten wordt jaarlijks een uitvoeringsplan en een jaarbegroting opgesteld. Naast structurele taken, kunnen ook tijdelijke opdrachten gegeven worden.

Artikel 3: Taken en bevoegdheden 3.1

3.2

Het algemeen bestuur:  neemt bestuursbesluiten als bedoeld in artikel 13 van de Statuten;  het voorleggen van besluiten gebeurt in het kader van verlengd bestuur volgens een vastgestelde route (Begeleidingscommissie-College NL - DB - AB) en het hiervoor geldende tijdspad. Op deze wijze kan Terneuzen als grootste opdrachtgever alle besluiten voorbereiden en besluiten of deze op de agenda komen van aan-z. Dit is nader uitgewerkt en gevisualiseerd in de bijlage.  handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de samenwerkingsovereenkomst, het uitvoeringsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten. De voorzitter:  vertegenwoordigt de BGTS in en buiten rechte;  is belast met de leiding van de vergaderingen en de activiteiten van de BGTS;  mandateert de uitvoering van de activiteiten van de BGTS richting de directie, dit is vastgelegd in het directiestatuut;  ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement.

1

Artikel 4: Het secretariaat 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Ondersteunt het bestuur bij de uitvoering van zijn taken. Verzamelt de agendapunten voor de vergadering. Deze punten moeten tenminste 2 weken voor de geplande vergadering zijn ingediend. Stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergaderingen samen. Verstuurt de uitnodigingen en bijhorende stukken voor de vergaderingen, minimaal 7 dagen voorafgaand aan de vergadering. Maakt van elke vergadering een verslag, waarin minimaal vermeld wordt:  de datum en plaats vergadering;  de aanwezige en afwezige leden en overige betrokkenen;  de verleende volmachten;  de genomen besluiten inclusief zakelijke samenvatting.

Artikel 5: Besluiten 5.1 5.2

5.3

De manier van besluiten van het algemeen bestuur staat beschreven in artikel 12 van de statuten. Als uitstel van beslissing schade kan veroorzaken aan de organisatie, kunnen de voorzitter en de vice-voorzitter beslissingen nemen. De voorzitter motiveert deze beslissing tijdens de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur. Wanneer de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 6: Vergaderingen 6.1

6.2

6.3

Het algemeen bestuur vergadert conform de statuten tenminste 2 keer per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen 4 weken na het indienen van het verzoek gehouden. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde afspraken bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld, voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het notuleren.

Artikel 7: Openbare vergaderingen 7.1 7.2 7.3

Artikel 11, lid 2 van de statuten stelt dat de vergaderingen van het algemeen bestuur openbaar zijn en er geldt een actieve openbaarmakingsplicht. De vergaderdata en plaatsen worden ruim op voorhand vastgesteld (begin van het jaar). Het secretariaat van aan-z maakt de datum, plaats, agenda en behorende stukken in elektronische vorm via de website van aan-z bekend.

2

7.4

7.5

7.6

7.7 7.8 7.9

Het gaat om de stukken die openbaar zijn, dus de geanonimiseerde versies van de AB stukken, met uitzondering van de in artikel 5.1 (Wet open overheid) genoemde uitzonderingen. Indien elektronische verschaffing redelijkerwijs niet gevergd kan worden, door verstrekking van een kopie van de letterlijke inhoud ervan in andere vorm te verstrekken. Indien verstrekking van een kopie of de letterlijke inhoud redelijkerwijs niet gevergd kan worden, door een uittreksel of een samenvatting van de inhoud te geven, inlichtingen daaruit te verschaffen of door terinzagelegging. Als er stukken bijzitten waar geheimhouding op zit of waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang, dan worden deze niet openbaar gemaakt. Burgers die wensen tijdens de vergadering in te spreken moeten dit 1 week vooraf bekend maken bij het secretariaat van aan-z. De vergaderingen vangen aan met een half uur tijd voor vragen van burgers.

Artikel 8: Bijzonderheden In gevallen waarin de wet, de statuten, het directiestatuut en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het algemeen bestuur.

Vastgesteld door het algemeen bestuur op ………………………….

De voorzitter Laszlo van de Voorde

De vice-voorzitter Lieselotte van Hoecke

3

4