2022-05-17 B&M - actiepunt 2 - Vragen en antwoorden bij voorstel Verhogen investeringskredieten bedrijfsmiddelen

Vragen en antwoorden bij voorstel Verhogen investeringskredieten bedrijfsmiddelen 1 Gunning Het gunnen is op basis van het voldoen aan de eisen van de aanbesteding. De beste aanbieder krijgt de opdracht gegund. Maar dat betekent niet dat we alle voertuigen moeten aanschaffen. We zijn namelijk niet afnameplichtig. Bij een aanbesteding is het ook mogelijk dat je ervoor kan kiezen de opdracht niet te gunnen. Dat heeft echter als consequentie dat je dezelfde opdracht niet opnieuw in de markt mag zetten. Daarnaast hebben de uitgebrachte offertes een bepaalde gestandsdoeningstermijn (beperkte geldigheid offerte) en die zou bij het niet gunnen verlopen. Ten slotte hebben we als overheid aan de voorkant gecommuniceerd over het proces en de termijnen van aanbesteding. Het getuigt van goed opdrachtgeverschap om je aan de door jezelf opgestelde planning te houden. 2 Tendernet 45 voertuigen: We hebben 40 voertuigen nodig. Bij een raamcontract is het zo dat er niet meer aangekocht mag worden dan van tevoren wordt bekend gemaakt. Op TenderNed nemen we bij een raamcontract daarom een marge op van ongeveer 10 %. Als blijkt dat er onverwacht meer auto’s nodig zijn hoeven we geen nieuwe aanbesteding te doen. Bijvoorbeeld als er onverwacht een uitvalt. € 9 : Omdat er 9 percelen waren is dat 9*€ 1 aangegeven.

We gebruiken (net als andere aanbestedende diensten) op TenderNed een fictief niet reëel bedrag. Dit is niet een bedrag dat we werkelijk verwachten. Het verwachte bedrag noemen we niet omdat de inschrijvers dan al een richtprijs hebben en daar naar schrijven. 3 Werkmethode rondom begroten en ramen In de begrotingcyclus (kaderbrief, begroting en perioderapportages) bekijken we of de beschikbare budgetten (exploitatie en investeringskredieten) voldoende zijn. Wij verhogen niet op basis van een bepaald percentage alle budgetten (bijvoorbeeld prijsindexering). Wij verhogen alleen de onderdelen waar dit nodig is. De investeringskredieten voor deze voertuigen waren geraamd op basis van conventionele voertuigen en een inschatting van het prijspeil van aanschaf. We gingen er vanuit dat dat deze budgetten voldoende waren voor de aanschaf van de voertuigen. De prijzen van duurzame voertuigen (benzine/diesel/hybride/ elektrisch) lagen op dat moment iets hoger dan de prijzen van conventionele (bezine/diesel) voertuigen, en we verwachtten een daling van de prijzen door toenemend aanbod op de markt. Bij de aanbesteding bleek dat de prijzen niet zoals verwacht, waren gedaald maar gestegen door algemene stijgende prijzen voor materiaal en chips. Daarnaast hebben we een aantal partijen gecontacteerd die deze duurzame wagens voor het geraamde bedrag konden aanbieden.

Deze hebben helaas besloten niet in te schrijven. Hierdoor zijn wij genoodzaakt om een aanbieder te kiezen die deels een duurdere klasse voertuigen aanbiedt. 4 Heeft de markconsultatie plaatsgevonden Ja, dit heeft wel plaatsgevonden.

Vooraf is onderzoek gedaan naar duurzame voertuigen. Voor een deel van de auto’s schatten we in dat we duurzame wagens voor het geraamde bedrag konden krijgen. Een aantal partijen is gecontacteerd. Deze hebben helaas besloten niet in te schrijven. Naar aanleiding van de markconsultatie is een programma van eisen opgesteld. Daarin is de mogelijkheid gegeven om benzine/hybride/ elektrisch aan te bieden. Inschrijvers hebben gekozen de elektrische (meest duurzame) variant aan te bieden. 5 Leverancier dichtbij? Je sluit daardoor leveranciers uit. We willen indien nodig auto’s meteen weg kunnen brengen voor reparatie enzovoort. Dit om onze werkzaamheden zo goed mogelijk door te kunnen laten gaan. Een leverancier die ver weg zit, is dan niet geschikt. 6 Wagens specialistisch De wagens hebben soms opbouw van kranen enzovoort nodig en de inrichting in de wagens wordt vaak aangepast. Ook de kleur van de meeste auto’s is oranje. Dit is lease technisch moeilijk of lukt niet. 7 Onderhoud regionaal Zie antwoord onder 5.