2022-02-22 a. Bestedingsvoorstel Reserve Publiekszaken - Ontwerpbesluit

Gemeenteraad Ontwerpbesluit

Zitting van 10 maart 2022 Middelen - Bestuur en Interne Zaken zaaknummer: 344779

2022_Raad_00026 - Bestedingsvoorstel Reserve Publiekszaken en aanvragen investeringskrediet Portefeuillehouder Frank Deij Programma en/of paragraaf Paragraaf Bedrijfsvoering Besluit Besluitpunt 1 De raad besluit om de reserve publiekszaken beschikbaar te stellen om het hybride werken en vergaderen binnen de gemeente te verbeteren. En te zorgen dat voor het nieuwe zaaksysteem er een goede koppeling met de backoffice komt. Besluitpunt 2 De raad besluit voor de aanschaf van zit-sta bureaus een investeringskrediet beschikbaar te stellen van € 150.000. Wat is de aanleiding? Algemeen Op 14 maart 2017 heeft uw raad kennisgenomen van de stand van zaken rondom de 'uitvoeringsagenda dienstverlening'. U heeft daarbij besloten om uit de reserve publiekszaken een bedrag beschikbaar te stellen om te investeren in zaakgericht werken en in een digitale balie. En verder heeft u besloten om het restant van de reserve publiekszaken beschikbaar te houden voor toekomstige uitgaven in digitale dienstverlening. Doel van de uitvoeringsagenda was ervoor te zorgen dat we als gemeente Terneuzen een snelle, zekere en efficiënte dienstverlening kunnen realiseren. In de uitvoeringsagenda zijn een aantal ambities opgenomen waarin we als organisatie willen investeren om de (digitale) dienstverlening te verbeteren. O.a.

het zaakgericht werken, het verbeteren van het tijd- en plaatsonafhankelijk werken en de externe communicatie door het toevoegen van nieuwe kanalen (zoals videoconferencing) zijn hier voorbeelden van. 1. Invloed corona-pandemie Sinds het begin van de coronaperiode werken we vooral thuis. In het begin was het even schakelen, maar inmiddels zijn we er als organisatie goed aan gewend. We blijken heel goed 1/4

in staat om door middel van tijd- en plaatsonafhankelijk werken onze taken uit te kunnen voeren. Echter, we merken ook dat hiervoor wel goede apparatuur en software benodigd is. Die de communicatie met burgers, ondernemers maar ook met collega's en andere overheden makkelijker maakt.. We merken dat voor het goed kunnen overleggen met elkaar en het houden van digitale bijeenkomsten, het nodig is dat we beschikken over goede en voldoende apparatuur. Denk hierbij aan goede, grote beeldschermen in de vergaderkamers inclusief een goede webcam en geluidsweergave. Maar ook aan microfoons, aangepaste laptops e.d. Regelmatig werden we geconfronteerd met storingen, slecht beeld- en geluidsweergave. De huidige voorziening blijkt kwalitatief niet toereikend voor de mate waarin online vergaderd wordt. Om in de toekomst professioneel te kunnen blijven overleggen met elkaar en hybride vergaderen goed te laten verlopen, is het nodig om hierin te investeren. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de werkplekapparatuur buiten de scope van dit voorstel valt. 2.Onderzoek Rekenkamercommissie In juni 2021 is een rapport van de Rekenkamercommissie uitgebracht waarin gekeken is hoe burgers de communicatie in de coronaperiode hebben beleefd. We scoorden daar als gemeente weliswaar een heel mooi cijfer (7,3), maar er werden ook aanbevelingen gedaan.

Eén van de aanbevelingen is het verbeteren van de bereikbaarheid/contact met de vakspecialisten. Het inzetten van videoconferencing kan hieraan een bijdrage leveren. Wat willen we bereiken? Als gemeente Terneuzen hebben we de visie 'Digitaal waar mogelijk, live waar nodig'. Hiervoor is het noodzakelijk dat onze digitale infrastructuur past bij de eisen van deze tijd. Om bijvoorbeeld goed hybride (deel op kantoor en deel thuis of andere locatie) te kunnen overleggen, is uitbreiden van de mogelijkheden nodig. We willen dan ook bereiken dat onze vergader- en spreekkamers beschikken over de goede en juiste apparatuur (beeldschermen/webcams e.d). Waarmee we goed, snel en efficiënt - op afstand - met anderen kunnen overleggen. En waardoor we de bereikbaarheid en de interactie tussen samenleving en organisatie verbeteren. Argumenten 1.1 Om goed tijd - en plaatsonafhankelijk te kunnen werken en de externe communicatie te verbeteren, is het investeren in goede apparatuur noodzakelijk. Nu het gebruikelijk is geworden om digitaal te vergaderen, en we dit in willen zetten om goed met elkaar, met onze burgers, ondernemers en andere overheden te communiceren, is het nodig om hierin te investeren. Goede apparatuur is noodzakelijk om efficiënt te vergaderen. 1.2 Nieuw zaaksysteem vraagt goede, digitale, koppelingen met de backoffice.

Momenteel zijn we bezig met de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem. Hiervoor is apart budget beschikbaar. Wanneer er een nieuw zaaksysteem ingevoerd wordt, moeten er ook allerlei koppelingen gemaakt worden met andere softwareprogramma's. Zodat zowel het nieuwe zaaksysteem als alle andere software goed kan functioneren. Een bedrag van € 50.000 uit de reserve publiekszaken wordt hiervoor gereserveerd. 1.3 het zaakgericht en tijd- en plaatsonafhankelijk werken en ook het onderzoeken van nieuwe kanalen voor communicatie past binnen het doel waarvoor de reserve publiekszaken bedoeld is.

2/4

2.1 Hybride werken biedt de mogelijkheid om de kantoorruimten ook flexibeler te gebruiken. Investeren in flexibel, arboproof meubilair ondersteunt dit. Op dit moment beschikt het kantoorpersoneel nog over een eigen vaste werkplek met een daarbij behorend eigen bureau en bureaustoel. Nu we veel meer tijd- en plaatsonafhankelijk werken is het niet meer nodig om één vaste werkplek per persoon aan te houden. We kiezen er dan ook voor om minder werkplekken te realiseren en zullen de vrijgekomen ruimte gebruiken voor vergaderruimte/1-op-1-kamers en ontmoetingsruimte. Om te zorgen dat onze medewerkers wel arboproof kunnen werken als ze op kantoor zijn, is een makkelijk in hoogte te verstellen bureau gewenst. Reden dat wij de Raad voorstellen om hiervoor een investeringskrediet van € 150.000 beschikbaar te stellen. De aanbesteding (investering) in bureaustoelen is onlangs afgerond. Ook hierbij hebben we rekening gehouden met een beperkter aantal. En al voorgesorteerd op het hybride werken. Kanttekeningen 1.1 We blijven persoonlijk contact belangrijk vinden en hebben oog voor burgers die minder digivaardig zijn. De Coronapandemie heeft naast een heleboel nadelen ook het voordeel gehad dat het digitaal werken in heel onze maatschappij een grote sprong vooruit heeft gemaakt. Het digitaal werken, overleggen, e.d. is inmiddels meer regel dan uitzondering.

We merken echter dat een beperkt aantal burgers minder digivaardig zijn. Daarom blijven we de komende jaren ook investeren in communicatie en begeleiding. Wat mag het kosten? Reserve Publiekszaken In de reserve Publiekszaken is nog een bedrag beschikbaar van afgerond € 308.000. Wij stellen uw Raad voor om dit gehele bedrag beschikbaar te stellen. Dit voor: - het aanpassen (en deels uitbreiden) van de vergaderkamers met goede, deugdelijke apparatuur (beeldschermen, webcam, geluid). - het mogelijk maken van een nieuw digitaal communicatiekanaal, te weten videoconferencing - investeren in opleiding (workshop/training) voor medewerkers. - het regelen van een goede koppeling tussen het nieuwe zaaksysteem en overige softwareprogramma's. Investeringskrediet ten behoeve van zit-sta-bureaus Wij stellen uw raad voor om separaat een investeringskrediet van € 150.000 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van elektrisch verstelbare zit/sta-bureaus. Dit, zodat werkplekken gemakkelijk door een ieder, arboproof gebruikt kunnen worden. We kiezen hier voor een investeringskrediet, zodat er ook jaarlijks een deel wordt afgeschreven. Wat gaan we ervoor doen? We gaan onze vergaderruimten en spreekkamers in het Stadhuis/Stadskantoor/Koegors en Vliegende Vaart voorzien van goede apparatuur (beeldschermen, webcam, geluid e.d). Hierdoor maken we goed en efficiënt hybride vergaderen mogelijk.

Tevens voorzien we onze kantoren van elektrisch verstelbare bureaus. Zodat we onze kantoren flexibel, maar toch arboproof kunnen gebruiken.

3/4

4/4