2022-02-03 IC9 - bijlage 20211110Afspraken kern- en wijkraden convenant DEF

Convenant wijk- en kernraden gemeente Terneuzen

Inleiding De wens van de wijk- en kernraden en het college van burgemeester en wethouders is om zo goed mogelijk samen te werken. We constateren dat dit een groeiproces is waar we samen de schouders onder zetten. Een belangrijke factor voor deze samenwerking is een vertrouwensrelatie. Dit convenant biedt een basis waaruit we samen verder bouwen, met oog voor de identiteit en eigenheid van alle partijen. Belang van deze afspraken Samenwerking is en blijft tweerichtingsverkeer. Duidelijkheid over de positie, de rol en de verantwoordelijkheid van elkaar, geeft een beter inzicht in de mogelijkheden. Door dit vast te leggen in een convenant onderstrepen we deze samenwerking. Tussentijds evalueren Dit convenant wordt twee jaar na ingang op functioneren en effectiviteit geëvalueerd, daarna evalueren we op verzoek. Het initiatief daartoe kan door beide partijen worden genomen. Tussentijdse ontwikkelingen die van invloed zijn op dit convenant, worden na onderling overleg zo snel mogelijk verwerkt. Dit doen we bij de eerstvolgende aanpassing van het convenant.

De ondergetekenden: 1. De wijk- en kernraden van de gemeente Terneuzen hierna te noemen ‘kernraden’, en 2. Gemeente Terneuzen, vertegenwoordigd door wethouder F. Deij, gemachtigd door de burgemeester, die handelt ter uitvoering van het besluit van 26 oktober 2021 van het college van burgemeester en wethouders van Terneuzen, hierna te noemen ‘gemeente Terneuzen’. Komen het volgende overeen:

Artikel 1: Overwegingen Overwegende dat; a) beide partijen het doel hebben, de belangen van de inwoners van de gemeente Terneuzen zo goed mogelijk te behartigen; b) kernraden een belangrijke rol spelen bij het vormgeven van burger- en overheidsparticipatie; c) de gemeente, de kernraden erkent en waardeert als belangrijke gesprekspartner bij het maken van beleid en afwegingen die van invloed zijn op de leefomgeving van de deze raden; d) de gemeente de inbreng van de kernraden beschouwt als een belangrijke bron om de informatiepositie van de gemeenteraad, het college en de ambtenaren te verbeteren en zo ook het kennisniveau en democratisch gehalte van de besluitvorming te vergroten; e) in verband hiermee het van belang is om in een convenant de gezamenlijke inspanningen en verantwoordelijkheden vast te leggen.

1

Artikel 2: Samenstelling kernraad a) Een kernraad is ingericht met een dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester). b) Een kernraad is een stichting of vereniging en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. c) Een kernraad is zelf verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van de statuten en/of het huishoudelijk reglement. d) Geen enkel bestuurslid van de kernraad is een raadslid of collegelid. Artikel 3: Wederzijdse contacten 3.1. Communicatie Beide partijen streven naar een zo goed mogelijke, juiste communicatie en terugkoppeling. Om dit verzekeren: a) Namens de kernraad treedt het dagelijks bestuur op als contactpersoon of één door de kernraad aangewezen verantwoordelijk contactpersoon. In deze contactmomenten wordt de wijkcoördinator meegenomen in de communicatie. b) De gemeente stelt een contactpersoon (wijkcoördinator) aan die wijk- of kernaangelegenheden binnen de gemeente onder de aandacht brengt, begeleidt en bewaakt. c) De gemeente stelt iedere vier jaar in overleg met de kernraad (na de gemeenteraadsverkiezingen) een wijkwethouder aan. 3.2. Contactmomenten 3.2.1. Vergaderingen kernraad: a) De kernraad heeft een vergaderstructuur en maakt deze vooraf aan ieder kalenderjaar bekend en stemt de planning af met de wijkcoördinator. b) Minimaal driemaal in het jaar vergadert de kernraad openbaar voor haar inwoners.

c) De openbare vergaderingen worden minimaal twee keer per jaar bezocht door de wijkwethouder. d) De openbare vergaderingen worden zoveel mogelijk bezocht door de wijkcoördinator. e) De wijkcoördinator draagt zorg voor de aankondiging van de openbare vergaderingen van de kernraad via de standaard communicatiekanalen van de gemeente. 3.2.2. Gezamenlijke bijeenkomsten kernraden: a) Twee keer per jaar organiseert de gemeente een gezamenlijke kernraden (thema)bijeenkomst voor een afvaardiging (maximaal twee leden per kernraad) van de kernraden. b) Bij urgentie kan een kernraad of de gemeente een extra bijeenkomst inlassen. c) De initiatiefnemer van de bijeenkomst zit de gezamenlijke bijeenkomst voor, indien niet anders is afgesproken. d) De agenda stellen we in afstemming tussen de gemeente en de kernraden op. e) De wijkcoördinatoren maken de data voor de bijeenkomsten in het voorafgaande kalenderjaar bekend bij de kernraden en in de gemeentelijke organisatie, waardoor beide partijen op tijd agendapunten kunnen opgeven en uitwerken. 2

f)

Bij deze bijeenkomsten zijn de wijkcoördinatoren en een vertegenwoordiger namens het college aanwezig. g) De gemeente is verantwoordelijk voor het maken van het verslag en het bijhouden van de actiepunten.

Artikel 4: Informatie en advisering a) De kernraad is bevoegd, gevraagd en ongevraagd de gemeente te adviseren over onderwerpen die de leefomgeving aangaan. b) De gemeente geeft binnen een periode van zes weken een reactie op het advies. c) De gemeente brengt de informatie die nodig is voor de taakvervulling van de kernraad op tijd in, zodat invloed en/of participatie nog mogelijk is op de beleids-, plan- of besluitvorming. Tenzij een wettelijk voorschrift de verstrekking van de informatie in de weg staat. d) De kernraad maakt notulen en/of een houdt actiepuntenlijst bij die zij onderhoudt en uitzet bij betrokkenen en belanghebbenden. e) De kernraad draagt zorg voor de communicatie en informatievoorziening met haar inwoners. f) Beide partijen streven ernaar dat meldingen over de openbare ruimte (zoals groenbeheer, straatwerk, straatmeubilair en verlichting) zoveel mogelijk worden doorgegeven door individuele personen. Dit kan door een MOR-melding te maken. Het is in eerste instantie niet de bedoeling dat dit soort meldingen aan de wijkcoördinator worden doorgegeven. Pas wanneer het probleem niet wordt opgelost, onderneemt de wijkcoördinator actie. Artikel 5: Financiën a) De kernraad krijgt subsidie volgens de geldende subsidiegrondslag. b) De gemeente heeft daarnaast algemeen budget (gereedschapskoffer) beschikbaar van € 9.650,- per jaar, voor alle kernraden.

Kernraden en wijkcoördinatoren kunnen een beroep doen op dit budget om initiatieven die bijdragen aan de leefbaarheid te betalen. c) De wijkcoördinatoren ondersteunen de kernraden bij het werven van fondsen en/of subsidies voor initiatieven. d) De zaalhuur en het drukwerk voor de vergaderingen van de kernraad komen voor rekening van de gemeente, los van de geldende subsidiegrondslag. e) Het niet voldoen aan de afspraken in de geldende subsidieverordening of het niet nakomen van de afspraken in dit convenant, kan leiden tot een aanpassing in de subsidie.

Artikel 6: Slotbepaling Als op enig moment de samenwerking naar de mening van één van de partijen niet soepel verloopt, wordt dit besproken tussen de betreffende kernraad en de portefeuillehouder burger- en overheidsparticipatie.

3