20210712 Voorstel tijdelijke invulling directiefunctie aan-z

Voorstel Aan

:

Het Algemeen Bestuur aan-z

Van

:

B. van Assche, bestuursvoorzitter aan-z V. Martens, P&O adviseur aan-z

Datum

:

12 juli 2021

Betreft

:

tijdelijke invulling directiefunctie aan-z

Voorstel tijdelijke invulling directiefunctie aan-z Het MT, oorspronkelijk bestaande uit een directeur, manager Bedrijfsvoering en manager Dienstverlening, bestaat nu; door het vertrek van de directeur, uit een manager Bedrijfsvoering en een manager Dienstverlening. Vaak wordt eerst een tijdelijke oplossing gezocht in de aanloop naar een definitieve invulling van de ontstane vacature van directeur, waarvoor in de meeste gevallen toch aanzienlijk wat tijd is benodigd om dit zorgvuldig te doen. Denk daarbij onder meer alleen al aan het nadenken over een wenselijke structuur, het opstellen van een profiel, het doorlopen van een zorgvuldige medezeggenschapsprocedure en het doorlopen van een zorgvuldige werving- en selectieprocedure.

Het directiestatuut aan-z d.d. 13 juli 2020 Uitgangspunt van het directiestatuut is dat door vaststelling van de taken en bevoegdheden van de directeur enerzijds het Bestuur op verantwoorde wijze haar controlefunctie kan uitoefenen, anderzijds de directeur voldoende mandaat heeft om de organisatie te leiden. De directeur is belast met de dagelijkse leiding op alle beleidgebieden van de organisatie. Het bestuur bepaalt in samenspraak met de directeur de beleidsvorming en is eindverantwoordelijk voor de besturing van de organisatie. Statutair is derhalve de dagelijkse leiding aan de directeur opgedragen die daarop ook (intern) kan worden aangesproken. Niettemin is het bestuur het orgaan dat bevoegd is het beleid te vormen en de directeur kan als eindverantwoordelijke door het Algemeen Bestuur worden aangesproken. De directeur bestuurt dan ook op basis van delegatie en mandaat, verstrekt door het bestuur.

Voorstel invulling van de tijdelijke directiefunctie aan-z Voor het belang van de continuïteit van de organisatie aan-z is het voorstel om de manager bedrijfsvoering, Jan Provoost en de manager Dienstverlening, Corinne de Feijter, naast hun functie van manager, aan te wijzen als waarnemers directionele taken. Om de tijdelijke invulling van directionele taken niet bij één van de twee managers beleggen maar bij twee is ingegeven door de volgende factoren/uitgangspunten:

Advies tijdelijke invulling directiefunctie aan-z

    

De bijkomende taken kunnen verdeeld worden onderling, de functie van manager is immers al een fulltime functie; Beide hebben nog geen ervaring in een soortgelijke functie/rol en kunnen door de gedeelde verantwoordelijkheid met elkaar kennis delen; Taken en aandachtsgebieden kunnen verdeeld worden op basis van kennis/affiniteit ten aanzien van het thema; Optimale continuïteit bij verlof en arbeidsongeschiktheid; Er wordt geen onderscheid gemaakt in het resterend MT en beide managers blijven op gelijk niveau ten opzichte van elkaar waardoor er geen onderscheid ontstaat in belangen richting bepaalde thema’s.

Ook de rol van WOR-bestuurder valt binnen de directionele taken. Aan-z kent twee Ondernemingsraden, de OR aan-z en de OR zo-net. Voorstel is dan ook om één van de twee MTleden als WOR-bestuurder optreed voor de OR aan-z en één voor de OR zo-net, dusdanig dat iedere OR één WOR bestuurder kent (art. 23 lid 4 en lid 5 WOR).

Proces Medezeggenschap Een voorgenomen besluit van het Algemeen Bestuur te voorzien in de tijdelijke waarneming van de directiefunctie en de wijziging van de concrete taakverdeling binnen het MT aan-z valt onder het adviesrecht van de Ondernemingsraad (art. 25 lid 1 sub e WOR). Dat betekent dat na een voorgenomen besluit van het AB een adviesaanvraag bij de beide Ondernemingsraden gedeponeerd dient te worden. Na advies van beide Ondernemingsraden kan het AB een definitief besluit nemen.

Tijdpad 1. De standpunten welke in dit advies zijn opgenomen zijn met het college besproken Eerste week juli 2021 2. Na akkoord college het advies binnen het Dagelijks Bestuur van aan-z behandelen en vragen deze te agenderen binnen het Algemeen Bestuur van aan-z; Tweede week juli 2021 3. Het Algemeen Bestuur vragen om een voorgenomen besluit; Medio juli 2021 4. Een adviesaanvraag bij de Ondernemingsraden aan-z en zo-net deponeren betreffende het voorgenomen besluit; Derde week juli 2021 5. Twee weken nadat de adviesaanvraag is aangeboden aan de Ondernemingsraden een Overlegvergadering inplannen met beide Ondernemingsraden ter bespreking van de adviesaanvraag; Eerste week augustus 2021 6. Na advies van de Ondernemingsraden kan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur een definitief besluit nemen middels een schriftelijke consultatie. Eind augustus 2021

Beloning Voorstel is om beide managers gelijkwaardig te belonen in de vorm van een waarnemingstoeslag. In de cao Sociaal Werk staat dat wanneer een medewerker een functie waarneemt welke gewaardeerd Advies tijdelijke invulling directiefunctie aan-z

is in een hogere schaal, deze recht heeft op een waarnemingstoeslag van één periodiek, waarbij directiefuncties worden uitgezonderd. Vanwege het gegeven dat de betreffende managers zijn gevraagd de waarneming op zich te nemen en met als uitgangspunt dat wanneer een werknemer zelf solliciteert naar een functie (uitgezonderd de directie functie) één promotieperiodiek krijgt, is het voorstel om de beloning te baseren op een bedrag ter hoogte van € 750 bruto per maand, wat nagenoeg gelijk staat aan twee periodieken.

Financiële paragraaf De tijdelijke waarneming brengt met zich mee dat de betrokken managers een ophoging in salariëring zouden krijgen wat circa neerkomt op € 22.000 samen in totaal, inclusief werkgeverslasten, voor een periode van 12 maanden. Daarentegen kunnen de kosten voor een externe interim directeur ad schaal 14 variëren van € 96.000 tot € 143.000 inclusief werkgeverslasten. Het is wenselijk om voor de tijdelijke wijziging van rollen en de daarmee gepaarde verzwarende taakverdeling (eigen taken als manager en bijkomende taken uit hoofde van hun waarneming) te kunnen koppelen aan, indien nodig, een tijdelijke uitbreiding van de formatie, gelet op de veelheid van taken voor hen maar wellicht ook voor de lagen daaronder. Indien deze uitbreiding noodzakelijk blijkt in de praktijk, gaan we uit van een budget van maximaal € 20.000 inclusief werkgeverslasten voor 2021 en voor de periode van 1-1-2022 tot en met 31-08-2022 een budget van maximaal € 40.000. Deze eventuele kosten kunnen worden opgevangen met de middelen binnen de huidige begroting en gaan niet gepaard met een begrotingswijziging.

Besluitpunten Beide managers als waarnemer aan te duiden als waarnemer van de directionele taken; De waarneming voor de duur van de periode tot definitieve invulling van de functie van directeur aan-z, doch uiterlijk tot 1-9-2022 overeen te komen; Een tussentijdse opzegmogelijkheid voor beide partijen (werkgever/werknemer) overeen te komen, met een opzegtermijn van één kalendermaand; Een waarnemingstoeslag aan ieder toe te kennen ter hoogte van € 750 bruto per maand voor de duur van de waarneming; Alle afspraken in een addendum op hun arbeidsovereenkomst vast te leggen; Bevoegdheid tot inschrijving bij de KvK als directeur/bestuurder; Een adviesaanvraag met daarin het voorgenomen besluit aan de Ondernemingsraad aan-z aan te bieden en de Ondernemingsraad zo-net te informeren; In het directiestatuut aan-z, artikel 2 staat dat de directie uit één lid bestaat. Hierop dient geen wijziging te komen omdat het in dit geval om een waarneming gaat. Voor de besluitvorming van de directie is het praktisch om een addendum op het directiestatuut te maken en daarin vast te leggen dat in afwijking van het statutaire uitgangspunt, inhoudende dat er één directeur is, tijdelijk de directeurstaken en verantwoordelijkheden worden waargenomen door de twee MT-leden en zij vanuit het Algemeen Bestuur dit mandaat hebben; Voor de verdeling van de taken zullen ze zelf een voorstel formuleren.

Een logische verdeling qua thema’s/aandachtsgebieden kan er als volgt uitzien:

Advies tijdelijke invulling directiefunctie aan-z

 

Een (waarnemend) directeur met als aandachtsgebied bedrijfsvoering, P&O, Kwaliteit en de rol van WOR bestuurder zo-net. Een (waarnemend) directeur met als aandachtsgebied dienstverlening, Communicatie en de rol van WOR bestuurder aan-z.

Graag vernemen we uw standpunten en besluit(en) inzake dit voorstel. Met vriendelijke groet,

Ben van Assche Bestuursvoorzitter aan-z

Advies tijdelijke invulling directiefunctie aan-z

Advies tijdelijke invulling directiefunctie aan-z