2021-10-19 - uitwerking aanbeveling 2

Aan: de gemeenteraad van Terneuzen Van: werkgroep aanbeveling 2 Terneuzen, 1 oktober 2021

Onderwerp: aanbevelingen ter uitwerking van aanbeveling 2 Inleiding: In het rapport van de Onderzoekscommissie ingesteld door de gemeenteraad van Terneuzen op 17 december 2020 is als aanbeveling 2 het volgende opgenomen: Maak als raad afspraken met de huidige AB-leden over voorafgaande informatie-uitwisseling, verantwoording en terugkoppeling, pas zo nodig de verordening op de raadscommissies en het reglement van orde voor de gemeenteraad hiervoor aan. De raad heeft de aanbevelingen op 22 april 2021 overgenomen. In de vergadering van het presidium van 10 juni 2021 is afgesproken dat een werkgroep van raadsleden ingesteld wordt die mede invulling gaat geven aan aanbeveling 2 van de onderzoekscommissie. De griffier is verzocht om bij alle fracties na te gaan welke fracties er in deze werkgroep vertegenwoordigd willen worden. De volgende raadsleden zijn vervolgens afgevaardigd: Paul Balcaen, Jan Ellen, Ernst Jonker (voorzitter), Dick Oggel en Paula Stoker. De werkgroep is ondersteund door de griffier. De werkgroep is drie keer bij elkaar geweest. Voorstellen van de werkgroep: Bij de werkzaamheden van de raad en raadscommissies -

-

-

-

-

In elke commissievergadering delen de DB- en AB-leden van de stand van zaken mee. Primair is dat aan de voorzitter / wethouder /DB-lid en secundair aan de overige ABleden. Overigens ontslaat de informatieplicht van de AB-leden de voorzitter van een GR niet van zijn verplichting om de raad tijdig te informeren. Dit vraagt wel afstemming tussen de voorzitter de overige AB-leden. De mededelingen uit de gemeenschappelijke regelingen als apart agendapunt opnemen op de commissieagenda’s. Dus loskoppelen van agendapunt mededelingen uit het college. meer duidelijkheid geven via een instructie over de positie en de rol van de AB-leden (wettelijke taken en bevoegdheden). Bij de start van elke raadscyclus deze instructie voorleggen aan het presidium en dan aan de af te vaardigen raadsleden bij hun benoeming door de raad). Ook moet de raad helder maken op welke punten een AB-lid instructies krijgt van de raad (dit duidelijk aangeven bij de benoeming van een raadslid als vertegenwoordiger van de raad in een gemeenschappelijke regeling) Uniform kader voor het aanbieden van voorstellen door het college via een voorstel tot het indienen van wensen en bedenkingen

Bij de werkzaamheden door de gemeenschappelijke regelingen -

-

De vergaderdata van de AB-vergaderingen moet afgestemd worden op de vergaderingen van de raadscommissies. Agenda’s en verslagen van de AB-vergaderingen moeten z.s.m. ter kennis van de raad gebracht worden. Informatie die beschikbaar is z.s.m. (per mail) ter kennis van de raad brengen. Informatie moet gevraagd en ongevraagd komen, biedt dit aan door bijvoorbeeld infobrieven. De GR’en moeten ook een termijnagenda maken en die aanpassen aan de raadscyclus. Elke GR houdt een verantwoordingsavond (halverwege het jaar) Controle bij jaarrekening (begeleidingscommissies moeten de raden hiervoor meer informatie aanreiken) DE betrokken Gemeenschappelijke regelingen over het bovenstaande informeren.

Afstemming met andere deelnemers in de gemeenschappelijke regelingen -

-

Afstemming met andere deelnemers inzake de aansturing van en de verantwoording door een gemeenschappelijke regeling. Dit speelt met name bij de Zeeuws-Vlaamse regelingen. afstemming conclusies en wensen en bedenkingen van gemeenteraad Terneuzen met die van Hulst en Sluis.