2021-10-07 IC3 - Plan van aanpak uitwerking Onderzoeksrapport Raad juli 2021

Plan van aanpak “Uitwerking aanbevelingen rapport Onderzoekscommissie Raad d.d. 31 maart 2020” Versie: juli 2021

Bevindingen van de Onderzoekscommissie van de raad Op 17 december 2020 stelde de raad een Onderzoekscommissie in. Het onderzoek richtte zich op de situatie bij aan-z en de juridische status van de genomen besluiten. Daarbij is gekeken naar mogelijkheden om de structuur, de besluitvorming en de werkwijze tussen de gemeente en aan-z te verbeteren. Op 31 maart 2021 presenteerde de onderzoekscommissie haar bevindingen. Het rapport ontvingen alle aanwezigen na de presentatie. Op 22 april 2021 besprak de gemeenteraad het rapport van de onderzoekscommissie inzake aan-z1. In haar reactie op dit rapport van 14 april 2021 heeft het college aangegeven bereid te zijn aan de slag te gaan met het rapport. Het college stelt hierbij het volgende voor: “Wij vragen u in plaats daarvan het college de opdracht te geven op basis van de aanbevelingen van dit rapport aan u met voorstellen te komen over hoe dit in nadere afspraken uitgewerkt kan worden. Hiervan maakt een uitsplitsing in afspraken waar de raad/gemeente zelf over kan beslissen en waar u andere partijen zoals aan-z of andere gemeenten/deelnemers bij moet betrekken, deel uit.” Naast aan-z neemt de gemeente Terneuzen deel aan nog meer verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen. Gemeenschappelijke regelingen richten we op, omdat we bepaalde maatschappelijke opgaven beter kunnen realiseren als we samenwerken.

Het belang van de taken die deze partijen uitvoeren is groot; waarmee een wezenlijke bijdrage wordt geleverd aan het realiseren van maatschappelijke doelstellingen. Belangrijke taken dus die effectief en efficiënt moeten worden uitgevoerd. Uitwerking door het college Meteen na oplevering van het onderzoeksrapport zijn wij aan de slag gegaan met de aanbevelingen. Het rapport van de onderzoekscommissie bevat 17 aanbevelingen op globaal vijf thema’s, waardoor de uitwerking veel aspecten bevat. In dit plan van aanpak clusteren we de aanbevelingen om de verschillende deelvragen overzichtelijk te maken. De algemene probleemstelling op het gebied van gemeenschappelijke regelingen is breed. Gemeenteraden ervaren afstand tot de verbonden partijen en zoekt naar manieren om meer grip te krijgen op gemeenschappelijke regelingen. Dit wordt veelal ervaren als een problematisch tekort aan democratische legitimiteit en verbinding met de inwoners. Wij willen daarom de relatie tussen de gemeente met de gemeenschappelijke regelingen verbeteren. Daarbij gaat het primair om de wijze van sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Dit vraagstuk speelt niet alleen in de gemeente Terneuzen, maar ook bij andere gemeenten. Daarom werken we in Zeeland samen in het OZO / VZG om de vraagstukken gezamenlijk op te pakken. 1 Link naar Onderzoeksrapport Raad:

https://terneuzen.raadsinformatie.nl/vergadering/844745/Presentatie%20onderzoekscommissie%2031 -03-2021

1

De opdracht van raad en college leidt tot een overkoepelende hoofdvraag en specifieke deelvragen. Hoofdvraag 1: Welke kaders zijn nodig om de relatie met gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen te versterken? - Aanpak: we stellen kaders op voor het opdrachtgeverschap aan en de relatie met gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen. Dit resulteert in de kadernota verbonden partijen. - Onderdeel van die aanpak zijn nadere afspraken over financiële, juridische, bestuurlijke kaders en de wijze van samenwerking. - Ook hoort hierbij de periodieke evaluatie van de opdracht aan en deelname in gemeenschappelijke regelingen. - Tot slot besteden we in de nota aandacht aan de governance, waaronder het vraagstuk over de deelname van raadsleden in het Algemeen Bestuur. Definitieve besluitvorming hierover stemmen we af met de gemeenten waarmee we samen in een gemeenschappelijke regeling participeren. - De samenwerking met de Zeeuwse gemeenten op het gebied van de gemeenschappelijke regelingen vindt plaats via het OZO / VZG. - De Tweede Kamer nam op 1 juni 2021 de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen aan. Deze wetswijziging versterkt de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. De wijzigingen verwerken wij in de kadernota. De wet moet nog wel door de Eerste Kamer worden behandeld; een exacte datum is nog niet bekend.

Dit kan van invloed zijn op de voorlopige planning. Toegespitst op het dossier aan-z, luidt de specifieke deelvraag als volgt. Deelvraag a: Hoe verbeteren we de samenwerking tussen de gemeente en aan-z en welke governance past daarbij? - Aanpak: we stellen met aan-z een verbeterplan op waarin de volgende onderdelen aan de orde komen: - Werk samen met de Vlaamse gemeenten aan de governancestructuur / aangepaste bestuursstructuur en vernieuw daarbij de statuten. - Maak afspraken over opdrachtverlening, taken, samenwerking en verantwoording. - Stroomlijn processen en maak afspraken over bevoegdheden en mandatering. - We kijken hierbij, naast de aanbevelingen van het rapport van de onderzoekscommissie, ook naar de eerder ingezette ontwikkelingen en de opvolging van het rapport van AEF. - Stel heldere prestatie-indicatoren (kpi’s) op en spreek af aan welke beleidsdoelen aan-z werkt. Tot slot richten een aantal aanbevelingen zich op de raad en het college. Die hebben wij vertaald in de volgende deelvragen. Deelvraag b: Hoe borgen we bestuurlijke continuïteit na de verkiezingen? - Aanpak: we stellen overdrachtsdossiers op voor de nieuwe collegeleden voor na de verkiezingen op 16 maart 2022.

2

Deelvraag c: Hoe kun je een raadsklankbordgroep inrichten voor alle gemeenschappelijke regelingen? - Aanpak: de raad werkt dit samen met de griffier nader uit. Deelvraag d: Welke afspraken kunnen raadsleden maken t.a.v. informatievoorziening vanuit Algemeen Besturen? - Aanpak: de raad richt met medewerking van de griffier een werkgroep in voor de nadere uitwerking (1e bijeenkomst is op 12 juli 2021). Omvang opdracht De doelstelling van dit plan van aanpak is de samenwerking met alle verbonden partijen verbeteren, in het bijzonder met de BGTS aan-z. Het uitvoeren van de hoofdaanbeveling van de onderzoekscommissie heeft prioriteit: “De onderzoekscommissie adviseert dat de gemeente Terneuzen met spoed in overleg treedt met de Vlaamse partners in aan-z om te komen tot een zodanig aangepaste bestuursstructuur van aan-z, dat de wanverhouding tussen het financiële belang en de zeggenschap, die de verschillende partijen in aan-z hebben, zo spoedig mogelijk wordt opgeheven.” De diversiteit aan aanbevelingen maakt de complexiteit van de vraagstukken groter. We willen met dit plan van aanpak bereiken dat we de aanbevelingen niet los van elkaar oppakken, zodat er samenhang zit in de acties en resultaten. De aanbevelingen hebben zowel betrekking op de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie als op gemeenschappelijke regelingen, in het bijzonder aan-z.

Daarnaast richten een aantal adviezen zich op operationeel niveau, terwijl andere betrekking hebben op tactisch of strategisch niveau. Daarom werken wij intern via een projectaanpak om dit veelzijdige vraagstuk in samenhang uit te voeren. Om de samenhang te bevorderen, organiseren we betrokkenheid van actoren, zoals aan-z. Met welke aanbevelingen zijn we al aan de slag? Na de oplevering van het rapport van de Onderzoekscommissie van de raad zijn we aan de slag gegaan met het analyseren van het onderzoeksrapport. Aan de hand van die analyse is dit plan van aanpak tot stand gekomen. Tegelijkertijd werkten we aan het verbeteren van de relatie tussen de gemeente en aan-z. Het heeft onze prioriteit om een goede dienstverlening te bieden aan de burgers en daarvoor is een goede samenwerking essentieel. Ook de reguliere taken zijn de afgelopen periode aan de orde geweest, zoals het opstellen van de jaarrekening 2020 en de begroting 2022. Wij werken samen met het management van aan-z aan het verbeterplan. Dat betekent dat we al uitvoering geven aan aanbeveling 3 en 4 uit het onderzoeksrapport2 en de aanbevelingen 12, 13 en 14 over de samenwerking tussen de gemeente en aan-z.

2

3. Ga als gemeente Terneuzen en aan Z rond de tafel en bepaal hoe de organisatie ingericht dient te worden (welk management hoort hier bij en welke inschaling is passend). Zorg er daarbij voor dat de nu goed functionerende organisatie niet wordt verstoord. Neem de raad hierin mee. 4. Stroomlijn processen tussen gemeente en aan Z. Zorg voor duidelijkheid over ieders bevoegdheid en mandatering. Ook richting burgers en cliënten dient helderheid over de structuur te worden gegeven. 3

Ook startten we al met de voorbereidingen voor de kadernota verbonden partijen. Daarvoor nam een groep medewerkers deel aan het werkatelier “Governance, regie en samenwerking” georganiseerd onder leiding van de Bestuursacademie Nederland. Daarnaast organiseerden de gemeenten Goes en Terneuzen samen ‘In control sessies’. Op Zeeuws niveau werken wij samen om de grip op gemeenschappelijke regelingen te verbeteren. Hiervoor is in opdracht van de VZG / OZO een werkgroep Verbonden Partijen actief. Deze werkgroep heeft onder meer de Zeeuwse afspraken rond sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden vastgelegd in een rapport. Voorlopige planning Op welke momenten we de gemeenteraad betrekken bij de verschillende onderdelen van het traject, hebben we samengevat in onderstaande tabel. Alle zeventien aanbevelingen zijn opgenomen in de actiepuntenlijst van de raad. We zullen de actiepuntenlijst overeenkomstig dit plan van aanpak afwerken. Voor het behalen van de planning zijn we mede afhankelijk van externe partijen. Indien de planning bijstelling behoeft, dan zullen wij dat in de tussentijdse rapportages aan u melden. Niet alle aanbevelingen kunnen tegelijk afgehandeld worden. Daarom hebben we voor de grote onderwerpen genoteerd in welke raadsvergadering deze aan de orde komen.

Tot slot kan namens het college tijdens de Commissievergadering ook nog een mondelinge mededeling doen als er nieuwe zaken te melden zijn. Onderwerp Raadsinformatiebijeenkomst Tussentijdse rapportage Quick wins organisatiedocumenten aan-z, zoals aanpassen directiestatuut en huishoudelijk reglement Beleidskader sociaal domein Kadernota verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen Tussentijdse rapportage Governance BGTS aan-z* Overdrachtsdossiers Tussentijdse rapportage Evaluatie

Aanbevelingen Hoofdaanbeveling, 1, 3, 4, 5, 6, 9, 12, 13, 14 Alle hoofdaanbeveling, 1, 3, 4, 5, 11

Status Ter informatie

Datum 1 juli 2021

Ter informatie Ter informatie

7 oktober 2021 9 november 2021

15, 16

Ter besluitvorming Ter besluitvorming

9 november 2021

Ter informatie Ter besluitvorming Intern document Ter informatie Ter informatie

Januari 2022 1 Maart 2022

1, 6, 9

Alle hoofdaanbeveling, 1, 3, 4, 5, 11 8 Alle Alle

Januari 2022

16 maart 2022 Juli 2022 December 2022

* Het streven is om voor de gemeenteraadsverkiezingen een voorstel op te leveren, maar hierbij maken wij het voorbehoud dat o.a. vanwege het onbekende verloop van het wetgevingstraject van de Wgr en de samenwerking met externe partijen het tijdpad nog kan wijzigen.

4

Niet alle aanbevelingen komen terug in dit overzicht. De aanbevelingen met nummer 2, 7, 9 en 10 zijn actiepunten voor de gemeenteraad. Deze onderdelen worden direct door de raad tot uitvoering gebracht. Financiën De aanpak van de aanbevelingen vraagt prioritering van werkzaamheden en/of extra capaciteit om snel aan de slag te gaan. De financiële dekking van de uitvoering van het plan van aanpak zullen wij verwerken in de perioderapportage van oktober 2021.

5