2021-10-07 IC23 - tussentijdse rapportage onderzoeksrapport aan-z - Brief BW aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen Telefoon: 14 0115 Vanuit buitenland: +31 115 455 000 E-mail : gemeente@terneuzen.nl Internet: www.terneuzen.nl Bij beantwoording a.u.b. onderwerp, datum en zaaknummer van deze brief vermelden.

Aan de raad

:uw brief van :uw kenmerk zaaknummer : 349245 contactpersoon : N.M.G. van Putte : 14 0115 telefoon : n.vanputte@terneuzen.nl e-mail : verzonden

Terneuzen, 31 augustus 2021 Onderwerp: tussentijdse rapportage onderzoeksrapport aan-z

Beste leden van de raad, Op donderdag 1 juli 2021 organiseerden wij samen met aan-z een raadsinformatiebijeenkomst over de stand van zaken bij aan-z en het plan van aanpak voor de uitwerking van het Onderzoeksrapport. Deze bijeenkomst was goed bezocht. Door middel van deze brief informeren wij u over de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak. Qua structuur kiezen we ervoor om de voortgang te rapporteren aan de hand van de geformuleerde hoofdvraag en deelvragen. Hoofdvraag 1: Welke veranderingen in de aanpak zijn nodig voor de samenwerking met gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen en hoe verbeteren we grip hierop? Kadernota gemeenschappelijke regelingen Wij werken aan de nieuwe aanpak met kaders voor de samenwerking met gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen. Onderdeel van die aanpak zijn nadere afspraken over financiële, juridische, bestuurlijke kaders en de wijze van samenwerking. Ook hoort hierbij de periodieke evaluatie van de opdracht aan en deelname in gemeenschappelijke regelingen. Tot slot besteden we in de nota aandacht aan het vraagstuk met betrekking deelname aan besturen, waaronder specifiek de deelname van raadsleden in het Algemeen Bestuur. Gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen De Tweede Kamer nam op 1 juni 2021 de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen aan.

Deze wetswijziging versterkt de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. De wet moet nog wel door de Eerste Kamer worden behandeld. De huidige stand van zaken is dat de fracties in de Eerste Kamer vragen hebben gesteld, in totaal 9 pagina’s. Als de beantwoording naar tevredenheid is, zal men het agenderen voor stemming. Als men niet tevreden is, volgt er weer een vragenronde. Gelet op de behandelduur in de Tweede Kamer (11 maanden) en de ruime meerderheid bij die stemming verwachten wij dat behandeling in de Eerste kamer korter zal duren. Dit proces volgen wij, zodat we de wetswijziging kunnen verwerken in de kadernota.

Deelvraag a: Hoe verbeteren we de samenwerking tussen de gemeente en aan-z en welke governance past daarbij? Project governance aan-z De gemeente Terneuzen en aan-z hebben een projectgroep gevormd om met het vraagstuk van de governancestructuur / bestuursstructuur en het daarbij vernieuwen van de statuten aan de slag te gaan. Deze projectgroep nodigde de Benelux-Unie om te onderzoeken welke onderdelen van de statuten aangepast moeten worden. Aan-z heeft afgelopen weken gesprekken gevoerd met alle Vlaamse gemeenten over de beelden die zij hebben ten aanzien van de samenwerking. De Vlaamse gemeenten staan open voor verdere samenwerking en onderschrijven de meerwaarde van het samen werken op het gebied van het ouderen/welzijnswerk. De Vlaamse gemeenten zijn voorstander van een efficiëntere manier van samenwerking. Daarnaast verkent ook de gemeente Terneuzen de verschillende mogelijkheden voor de toekomstige vorm van de samenwerking en governance. Deze informatie en het rapport van AEF uit 2018 zal de projectgroep ook benutten. Zodra er een besluit ligt over de governancestructuur, bestuursstructuur, taakverdeling, gaan we aan de slag met het stroomlijnen van processen en afspraken maken over mandatering. Aan-z werkt daarnaast ook aan het vernieuwen van het huishoudelijk reglement en het directiestatuut.

Zodra dit klaar is, zal het ter besluitvorming voorgelegd worden aan het Algemeen Bestuur. Management en directievoering aan-z Het Algemeen Bestuur stemde in met het voorstel om de twee managers vanaf 1 september 2021 voor een jaar aan te stellen als waarnemende directie. De ondernemingsraad van aanz steunde dit voorstel. (Bestuurlijke) samenwerking De gemeente en aan-z hebben ambtelijk fors geïnvesteerd in de samenwerking om de neuzen dezelfde kant op te hebben. Wekelijks stemmen de partijen de actuele zaken af om de samenwerking en de voortgang van de opdracht 2021 te monitoren. Naast de periodieke afstemmingsmomenten, zijn er ook afspraken geweest om de samenwerkingsrelatie te versterken. Dat resulteert in een helder stroomschema rondom het opdrachtgever en opdrachtnemerschap. Beleid Het beleidsplan sociaal domein staat op de raadsagenda van 9 november 2021. Het beleid sociaal domein bevat ook de beleidsuitgangspunten op het gebied van de Wet maatschappelijke ondersteuning. De gemeente betrekt diverse partijen bij het opstellen van dit beleidsdocument, waaronder aan-z. Daarnaast betrekt de gemeente aan-z ook bij het opstellen van de Verordening sociaal domein en de beleidsregels Wmo. Wanneer de beleidsdocumenten klaar zijn, worden partners betrokken bij het opstellen van de uitvoeringsagenda.

Specifiek organiseren wij nog een aantal sessies om tot doorontwikkeling van kwartaalrapportages en eenduidige KPI’s te komen. Het maken van afspraken over opdrachtverlening, taken, samenwerking en verantwoording gebeurt onder andere in de opdracht voor 2022. In september organiseert de gemeente een werksessie om samen met betrokken medewerkers van aan-z de opdracht voor volgend jaar op te stellen.

Deelvraag b: Hoe borgen we bestuurlijke continuïteit na de verkiezingen? Zoals we schreven in het plan van aanpak stellen we overdrachtsdossiers op voor de nieuwe collegeleden voor na de verkiezingen op 16 maart 2022. Deelvraag c: Hoe kun je een raadsklankbordgroep inrichten voor alle gemeenschappelijke regelingen? Het antwoord bij deelvraag d geldt ook voor deze deelvraag. Deelvraag d: Welke afspraken kunnen raadsleden maken t.a.v. informatievoorziening vanuit Algemeen Besturen? De raad stelde een werkgroep “onderdeel advies 2” in om met de vraagstukken uit het rapport van de Onderzoekscommissie aan de slag te gaan. Begin juli kwam de werkgroep voor het eerst bij elkaar. De werkgroep maakte een inventarisatie van te verbeteren punten. Daarbij zullen raadsleden aangeven welke informatie zij verwachten van gemeenschappelijke regelingen. Daar wordt een notitie van gemaakt. Deze notitie legt de werkgroep voor aan de raad en het college. Het streven is om dit medio oktober 2021 aan de raad aan te bieden. Vervolgstappen Het komend jaar ontvangt u op diverse momenten tussentijdse rapportages of vragen wij u in te stemmen met een plan. In onderstaand schema treft u alle onderwerpen aan. Indien de realisatie afwijkt van de voorlopige planning, dan informeren wij u daarover.

Onderwerp Raadsinformatiebijeenkomst Tussentijdse rapportage Voorstel raadswerkgroep “onderdeel advies 2” Quick wins organisatiedocumenten aan-z Beleidskader sociaal domein Kadernota verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen Tussentijdse rapportage Governance BGTS aan-z* Overdrachtsdossiers Tussentijdse rapportage Evaluatie

Aanbevelingen Hoofdaanbeveling, 1, 3, 4, 5, 6, 9, 12, 13, 14 Alle 2, 7 hoofdaanbeveling, 1, 3, 4, 5, 11 15, 16 1, 6, 9

Alle hoofdaanbeveling, 1, 3, 4, 5, 11 8 Alle Alle

Status Afgehandeld

Datum 1 juli 2021

Afgehandeld Ter besluitvorming Ter informatie

7 oktober 2021 Medio oktober 2021 9 november 2021

Ter besluitvorming Ter besluitvorming

9 november 2021

Ter informatie Ter besluitvorming Intern document Ter informatie Ter informatie

Januari 2022

Januari 2022 1 Maart 2022 16 maart 2022 Juli 2022 December 2022

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

Burgemeester,

J.G. (Jan) Princen

H.J.A. (Erik) van Merrienboer