2021-10-07 IC13 - Terneuzense participatieaanpak - Brief BW aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen Telefoon: 14 0115 Vanuit buitenland: +31 115 455 000 E-mail : gemeente@terneuzen.nl Internet: www.terneuzen.nl Bij beantwoording a.u.b. onderwerp, datum en zaaknummer van deze brief vermelden.

Raad gemeente Terneuzen

uw brief van uw kenmerk zaaknummer contactpersoon telefoon e-mail verzonden

: : : 352016 : M. Witte : 14 0115 : m.witte@terneuzen.nl :

Terneuzen, 24 augustus 2021 Onderwerp: Terneuzense participatieaanpak Beste Raad, Op 11 mei 2021 was er een raadsinformatiebijeenkomst over de Terneuzense participatieaanpak. We deelden er de bevindingen tot nu toe. We zegden toe om de bevindingen te bespreken met de kern- en wijkraden en de ondernemersverenigingen. Dat is inmiddels gebeurd. Graag geven wij u in deze brief opnieuw een update. Het verslag van de bijeenkomst met de wijk- kernraden van 14 juni 2021 treft u aan in de bijlage. Betrokkenheid kern- en wijkraden Op 14 juni 2021 spraken wij tijdens een bijeenkomst met alle kern- en wijkraden over manieren waarop de onderlinge samenwerking versterkt en verbeterd kan worden. Tijdens vijf verdiepingsworkshops gingen de deelnemers met elkaar in gesprek over: samenwerking, overlegvormen, communicatie, financiën en samenstelling. We spraken af om in het najaar te komen met een afsprakenkader. Momenteel geven wij samen met een afvaardiging vanuit de kern- en wijkraden hieraan verder vorm. Op 12 oktober is er een vervolgbijeenkomst met de wijk- en kernraden. Het streven is dat we als college medio november over het afsprakenkader wijk- en kernraden kunnen besluiten. Betrokkenheid ondernemersverenigingen We bespraken onze stappen op weg naar de Terneuzense participatieaanpak ook met de ondernemersverenigingen.

Zij willen op de hoogte gehouden worden, maar zien verder geen actieve rol weggelegd voor zichzelf. Doorontwikkeling vitale basis Door de samenwerking met de wijk- en kernraden te versterken en te verbeteren leggen we een stevige basis onder onze participatieaanpak. Maar daar blijft het wat ons betreft niet bij: we ontwikkelen onze aanpak samen met u en de inwoners van onze gemeente in 2022 door. We sluiten hiermee aan op de Omgevingswet en het Wetsvoorstel Participatie op decentraal niveau. Participatieverordening De nieuwe wet gaat u verplichten om uw inspraakverordening te veranderen in een participatieverordening. De huidige inspraakverordening regelt namelijk uitsluitend de betrokkenheid van inwoners en andere belanghebbenden bij de voorbereiding van beleid. In de praktijk werken gemeenten al met allerlei participatievormen, ook bij de uitvoering van beleid. Het doel van deze wijziging is dat elke gemeenteraad in de participatieverordening

kaders stelt voor participatie, zodat voor zowel de inwoners als voor gemeenten duidelijk is op welke manier zij in welke fase van het beleidsproces betrokken worden. Bij het opstellen van de participatieverordening heeft u de ruimte om rekening te houden met de lokale behoefte en omstandigheden. Uitdaagrecht Ook wordt in de wet verankerd dat u in de participatieverordening regels kunt stellen over het uitdaagrecht (voorheen: Right to Challenge) als specifieke vorm van participatie. Met het uitdaagrecht kunnen inwoners hun gemeente verzoeken om de uitvoering van een taak van de gemeente over te nemen, al dan niet met bijhorend budget, omdat zij denken deze taak beter of goedkoper te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld als het gaat om het onderhoud van een park, het beheer van sportvelden of andere maatschappelijke voorzieningen. Vervolg Zoals eerder aangegeven tijdens de raadsinformatiebijeenkomst op 11 mei 2021 informeren wij u in ieder geval opnieuw in het eerste kwartaal van 2022. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

J.G. (Jan) Princen

H.J.A. (Erik) van Merrienboer

VERSLAG Bijeenkomst wijk- en kernraden 14 juni 2021 Thema: Burger- en overheidsparticipatie Door: team ISC/wijkcontacten Aanwezig namens de kern- en wijkraden van de gemeente Terneuzen: Wijkraad BinnenstadJava, Dorpsraad Philippine, Dorpsraad Biervliet, Dorpsraad Hoek, Dorpsraad Sluiskil, Stadsraad Sas van Gent, wijkvereniging De Straete, Dorpsraad Westdorpe, Dorpsraad Zuiddorpe, Belangengroep Spui, Buurtvereniging Oudelandse Hoeve/Katspolder en wijkvereniging Zuidpolder. Aanwezig namens de gemeente Terneuzen: burgemeester Erik van Merrienboer, wethouder Frank Deij, wethouder Sonja Suij, wethouder Frank van Hulle, wethouder Jack Begijn, wethouder Jurgen Vervaet, wethouder Ben van Assche, Jan Princen, Jordan Daane, Clemens de Jager, Wendelmoet Rotmans, Michelle Witte, Samantha Strooband en Nancy Herwegh. Op 14 juni spraken kern- en wijkraden, college en directie over manieren waarop zij de onderlinge samenwerking kunnen versterken en verbeteren. De heer Clemens de Jager begeleidde deze interactieve bijeenkomst. Portefeuillehouder burger- en overheidsparticipatie Frank Deij deelde bestuurlijke ervaringen en beelden vanuit het college. De deelnemers gingen in vijf verdiepingsworkshops met elkaar in gesprek over: samenwerking, overlegvormen, communicatie, financiën en samenstelling.

Burgemeester Erik van Merrienboer gaf een reflectie en de portefeuillehouder sloot de vergadering af. We spraken af om in het najaar te komen met een afsprakenkader. Gespreksleider stelt zich voor: ‘Hink-stap-sprong’ Gespreksleider Clemens De Jager werkt namens Radar Advies als inhuurambtenaar bij de gemeente Terneuzen voor het leertraject burger- en overheidsparticipatie. Hij vertelt dat hij bij de gemeente aan een verbetertraject werkt. Hij vergelijkt de weg die we volgen als: hinkstap-sprong. De ‘hink’ hebben we achter de rug. We namen daarvoor de nodige tijd. De ‘stap’ zetten we vanavond. En de ‘sprong’ nemen we in het najaar.

Inleiding door wethouder Frank Deij: ‘Op weg naast elkaar’ Wethouder Frank Deij vertelt dat hij in zijn vorige periode als wethouder ook burger- en overheidsparticipatie in zijn portefeuille had. Hij herinnert zich onder andere de bijeenkomst met Pröpper in 2017. Hij heeft de ambitie om de samenwerking met de wijk- en kernraden met elkaar af te hechten. De wethouder merkt op dat er veel is gebeurd en veranderd. Hij ziet veel nieuwe gezichten, meer partijen in de gemeenteraad, effecten door corona en een derde wijkcoördinator. Hij noemt ook het leertraject burger- en overheidsparticipatie en ervaart dat we best ver zijn. Hij geeft aan dat het belangrijk blijft om oog te hebben voor kritiek. Als gemeente is oog voor wat beter kan, tegelijkertijd is de omgeving waarin en waarvoor de gemeente werkt ook complexer geworden. De wethouder vertelt dat de inwoners van nú anders met elkaar en de gemeente omgaan dan vroeger. In zijn ogen zijn mensen vaker ‘makelaars in meningen’ geworden. De gemeente kan er niet op vertrouwen dat wat op een bepaald moment ‘als de mening’ wordt aangedragen ook echt een gedragen mening is. Hij verwijst naar de sociale media en de individualisering. Het blijft de rol van het college en de gemeenteraad om beslissingen te nemen in het belang van ons allemaal.

Tenslotte stelt de wethouder vast dat betrokkenheid van inwoners, met wat er om hen heen gebeurt, niet vanzelfsprekend is. Als gemeente moeten we die inbreng actief organiseren en blijven koesteren. Een samenwerking gedijt wanneer de sfeer goed is en het klimaat aangenaam. Hij sluit de inleiding af met de omschrijving “Op weg naast elkaar”. Verdiepingsworkshop ‘Samenwerking’: goed samenwerken, betekent op tijd inbreng hebben. Tijdens deze workshop werd gesproken over de samenwerking met de inwoners, de gemeenteraad, de wijkcoördinatoren en andere organisaties. De bevindingen zijn de volgende:  De betrokkenheid van inwoners is anders dan vroeger. Er zijn nieuwe wegen nodig om hen te bereiken. Te denken valt aan digitale bijeenkomsten en het doen van enquêtes.  De betrokkenheid vanuit de gemeenteraad kan beter. Vooral in complexe processen is het belangrijk dat wijk- en kernraden op tijd worden geïnformeerd en gehoord. Alleen dan kunnen zij op tijd hun inbreng geven.  Er is tevredenheid over de samenwerking met de wijkcoördinatoren. Die blijven belangrijk als ingang naar de gemeentelijke organisatie.  Het is belangrijk dat wijk- en kernraden ook een inbreng kunnen hebben in processen van andere organisaties zoals bijvoorbeeld Rijkswaterstaat. Verdiepingsworkshop ‘Overlegvormen’: Laten we afspraken maken en vastleggen over de wijze waarop we samenwerken.

Tijdens deze workshop werd gesproken over doelen en vormen van overleggen, rollen, verantwoordelijkheden, informatievoorziening en afspraken. De bevindingen zijn de volgende:  In elk overleg blijft het belangrijk om het doel voor ogen te houden en steeds na te gaan of alle relevante personen en groepen voldoende zijn aangehaakt. Het is belangrijk te handelen vanuit het algemeen belang. In overleggen is het cruciaal om algemene doelen/belangen te onderscheiden van individuele.  Het is belangrijk om vooraf de rollen en verantwoordelijkheden van de deelnemers aan een overleg helder te maken. Dat geldt ook voor de rollen en verantwoordelijkheden die de gemeente wil of heeft (wijkcoördinator, vakambtenaar, collegelid, gemeenteraad).  Het is belangrijk dat wijk- en kernraden bewust zijn van en transparant zijn over wie of wat zij vertegenwoordigen. De vraag komt op hoe meer representatief/ vertegenwoordigd te kunnen worden en de optie van verkiezingen wordt genoemd.

 Wijk- en kernraden kunnen de gemeente helpen bij het van te voren in beeld brengen van de mening van belanghebbenden.  Het is belangrijk dat de gemeente in geval van nieuws die een wijk- of kern raken, de wijk- en kernraden eerder informeren. Want voor hen is belangrijk dat zij dat nieuws ook snel kunnen publiceren en duiden in hun eigen kanalen.  Naast periodiek overleg, moet er ook ruimte zijn voor thema-overleg. Vooraf wordt een duidelijke agenda opgesteld en wordt er een verslag + actiepuntenlijst opgesteld.  Het is belangrijk dat de gemeente zichtbaar iets doet met de inbreng vanuit wijk- en kernraden en daarover proactief communiceert. Het is ook belangrijk om afspraken die op de actiepuntenlijst staan na te komen. De wijkcoördinatoren hebben daarin een belangrijke spilfunctie (ontvangen, bewaken).  Het is belangrijk dat gemeenten en wijk- en kernraden afspraken maken en vastleggen over de wijze waarop zij samenwerken. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een convenant of samenwerkingsovereenkomst. Verdiepingsworkshop ‘Communicatie en scholing’: We zien mogelijkheden om de communicatie te verbeteren. Tijdens deze workshop werd gesproken over de dagelijkse dialoog met inwoners, het bijpraten met wijkwethouders en -coördinatoren, de kwaliteit van informatievoorziening en het feitelijk organiseren van inbreng. De bevindingen zijn de volgende.

 De dagelijkse dialoog met de inwoners kunnen we faciliteren via meer verschillende media. Zoals bijvoorbeeld (jaar)vergaderingen, digitale bijeenkomsten, het organiseren van dorpscafé, het publicatiebord, de ideeënbus en inspreekmomenten.  De periodieke dialoog met de gemeente kunnen we naast mails en telefoontjes ook faciliteren door een maandelijks bijpraatuurtje met de wijkwethouder en wijkcoördinator.  Het is belangrijk om steeds op concrete thema’s afspraken te maken over de informatievoorziening en de participatie. Dit zou kunnen aan de hand van ‘actielijsten’ van de gemeente zoals bijvoorbeeld de termijnagenda. Het is daarbij belangrijk om te bespreken of het gaat om een simpel of een complex proces. Een complex proces raakt vaak verschillende beleidsdomeinen Voor die situaties kunnen we thema bijeenkomsten organiseren.  Een digitaal platform zou een belangrijke rol kunnen spelen in het verbeteren van de communicatie. Er is wel bezorgdheid of er voldoende vrijwilligers zijn om hierin een beheerrol te pakken. Verdiepingsworkshop ‘Financiën’: het is belangrijk dat we investeren in bestuurskracht. Tijdens deze workshop werd gesproken over activiteiten die geld kosten en over financieringsmogelijkheden. De bevindingen zijn de volgende:  Er is behoefte aan subsidie om, samen met lokale actieve verenigingen, ook een activiteit te kunnen organiseren.

Die activiteiten hebben tot doel om de lokale identiteit te versterken en om binding tussen en met inwoners te stimuleren.  Er is behoefte aan een bijdrage om een spreker of deskundige in te huren op een thema dat (specifiek) speelt in een wijk of kern.  Er is geld nodig om, als dorps- of wijkraad, zelf materiaal aan te kunnen kopen om eenvoudige onderhoudstaken zelf uit te voeren.  Er is behoefte aan gerichte scholing van bestuursleden zoals penningmeesters (Excel) en voorzitters (vergaderingen leiden, delegeren, opvolgen).  Graag aandacht en informatieverstrekking door de gemeente over de nieuwe wet WBTR per 1 juli 2021. De gemeente meldt dat investeren in bestuurskracht is ook belangrijk is voor de WBTR. De gemeente zegt toe met een voorlichting te komen voor alle kern- en wijkraden. Meer informatie: https://www.kvk.nl/advies-en-informatie/wetten-en-regels/ditbetekent-de-wbtr-voor-je-organisatie/

 Opgemerkt wordt dat veel grote bedrijven uit de regio willen bijdragen aan en in activiteiten voor wijken- en kernen, maar voor veel dorps- en wijkraden is deze informatie onbekend. Graag meer informatie.  Als officiële stichting kan een dorps- of wijkraad ook subsidie aanvragen bij bijvoorbeeld het Oranje Fonds. Tijdens een vervolgsessie hier dieper op ingaan.  Kort werd er gesproken over het al dan niet invoeren van een wijkbudget. Omwille van de tijd kon er tijdens deze workshop niet dieper op ingegaan worden. We bespreken later met de kern- en wijkraden het vervolg. Verdiepingsworkshop ‘Samenstelling en positie kern- en wijkraden’: maak verwachtingen van en aan vrijwilligers inzichtelijk. Tijdens deze workshop werd gesproken over verschillende zaken die ook uit de andere workshops kwam. De aanvullingen zijn als volgt:  De bestaande communicatiemiddelen kunnen we beter benutten.  Maak de verwachtingen die we hebben van vrijwilligers helder. Welke taken doet wie en welke inzet is daarop nodig? En leg dat ook vast.  Neem geen raadsleden op in een wijk- of kernraad. Burgemeester Erik van Merrienboer reflecteert: ‘Concreet en duidelijk hoe jullie vinden dat we naast elkaar kunnen lopen’. Burgemeester Erik van Merrienboer spreekt zijn waardering uit voor de inbreng die de deelnemers leverden. Hij ziet een rijke en realistische opbrengst.

Hij vindt dat heel concreet en duidelijk is hoe de deelnemers een samenwerking waarin we "naast elkaar lopen” voor zich zien. Hij ziet verschillen tussen kern- en wijkraden in ambities in de relatie tot hun omgeving en vindt het belangrijk dat kern- en wijkraden dingen doen waarvan ze van overtuigd zijn dat je die ook kan nakomen. De burgemeester ziet een uitgestoken hand vanuit de kern- en wijkraden richting raadsleden. Hij stelt vast dat wijk- en kernraden graag zien dat raadsleden regelmatig komen luisteren en ook al in een vroege fase. Een actievere betrokkenheid van raadsleden wordt niet gevraagd omdat hij terug hoort dat kern- en wijkraden hechten aan politieke onafhankelijkheid. Hij benoemt ook dat wijk- en kernraden ruimte zien voor samenwerking met lokale ondernemers. De burgemeester stelt vast dat er behoefte is aan een afsprakenkader. Zijn ervaring is ook dat iets dergelijks de samenwerking echt helpt. Hij heeft zelf goede ervaringen met een ‘verordening op samenspraak en inspraak’. Zo kun je aan de voorkant samen al wat dingen gewoon regelen. Verder vindt hij het belangrijk om goede voorbeelden met elkaar te delen. En om van elkaar te leren waarbij fouten maken mag. Net als wethouder Frank Deij geeft ook de burgemeester aan dat het belangrijk is om samen op te trekken richting inwoners die moeilijker zijn te bereiken.

Hij vindt het fijn dat de deelnemers het belangrijk vinden dat inwoners meer worden betrokken bij het reilen en zeilen in hun wijk, dorp of kern. Want hoe breder de vitale basis, hoe beter de kwaliteit. Rondvraag Vanwege coronamaatregelen mochten we deze bijeenkomst fysiek organiseren, maar er gelden uiteraard nog een aantal basisregels, zoals: bijeenkomst met maximaal 50 personen tot uiterlijk 22.00 uur. We hebben de tijd genomen om met elkaar te brainstormen per thema, tijdens een van de vijf verdiepingsworkshops. Voor een gezellige nazit was er helaas nog geen mogelijkheid. Dat halen we in zodra het weer mag. Een korte rondvraag tijdens het einde van de bijeenkomst leverde op: - Een van de deelnemers vond het spijtig dat er voorafgaand aan deze bijeenkomst geen concreet voorstel is verspreid. Wethouder Frank Deij heeft hierop gereageerd. Co creatie staat hier voorop. Deze (start)bijeenkomst kent een vervolg. Het verslag

-

van deze avond wordt gedeeld én samen met de uitkomst van de interviews door Radar Advies, aan het college voorgelegd. Een van de deelnemers benadrukt het feit dat bestuursleden van een dorps- of wijkraad zich vrijwillig inzetten voor hun leefomgeving. Het aantal vrijwilligers is schaars en sommige dreigen vrijwilligers te verliezen. Zij verzoeken de gemeente om hier altijd oog voor te hebben en daar zeker rekening mee te houden. Kortom: Maak het de dorps- en wijkraden vooral niet te moeilijk, maar faciliteer hen waar dat kan.

Vervolg > Najaar 2021! Wethouder Frank Deij zegt toe om in november 2021 terug te komen met een vervolg, om dan samen een afsprakenkader vorm te geven. Vervolgens geeft hij aan te gaan kijken naar de vorm waarin we die afspraken gieten. Een te onderzoeken optie is een verordening voor ‘samenspraak en inspraak’. Hij zal er namens het college ook voor waken dat we het elkaar niet te zwaar maken. En herhaalt dat sfeer en klimaat belangrijker zijn in een goede samenwerking, dan procedures en regels. Het college van burgemeester en wethouders gaat nog in gesprek met lokale ondernemersverenigingen. Zij zijn ook geïnterviewd door Radar Advies. Verder wil de gemeente in gesprek raken met inwoners die de gemeente moeilijk bereikt via reguliere kanalen. Dit zou bijvoorbeeld digitaal of via sociale media kunnen. Een communicatie tekenaar gaf door middel van sneltekeningen een reflectie van de avond.