2021-09-21 a. Evaluatie bezorgen reisdocumenten - Ontwerpbesluit
Tekst van het document
Gemeenteraad Ontwerpbesluit
Zitting van 7 oktober 2021 Samenleving - Publiekszaken zaaknummer: 351834
2021_Raad_00191 - Evaluatie bezorgen reisdocumenten Portefeuillehouder Frank Deij Programma en/of paragraaf Programma Bestuur en Ondersteuning Overeenstemming met Team Financiën Besluit Besluitpunt 1 De raad besluit met ingang van 1 januari 2022 te stoppen met de proef van het bezorgen van reisdocumenten.
Wat is de aanleiding? Naar aanleiding van de evaluatie heroverweging baliedienstverlening heeft het college besloten over de periode van 1 juli 2019 tot 1 oktober 2019, bij wijze van introductie en promotie, het gratis bezorgen van reisdocumenten in te voeren. De gemeenteraad heeft hierna besloten om vanaf 1 oktober 2019 tot 1 oktober 2020 een proef bezorgen van reisdocumenten te starten tegen een tarief van € 4,95 per bezorging. Door de corona maatregelen is de proef bezorgen van reisdocumenten voortgezet tot en met 31 december 2021. Wij hebben de raad hierover op 1 oktober 2020 geïnformeerd. Tijdens de gratis periode is er in 12,39% van de aanvragen gebruik gemaakt van bezorgen van een reisdocument. Tijdens de betaalde (€ 4,95) periode van 1 oktober 2019 tot en met 31 mei 2021 is dit percentage 4,62%.
Wat willen we bereiken? We willen goede dienstverlening aan de klant binnen redelijke (financiële) kaders. We willen derhalve met de proef van bezorgen van reisdocumenten stoppen.
1/10
Argumenten 1.1 Het tarief van € 4,95 voor bezorgen van reisdocumenten is niet kostendekkend. Het bezorgen van reisdocumenten is niet kostendekkend. De klant betaalt € 4,95 voor het laten bezorgen van het reisdocument. Wij zijn, afhankelijk van het aantal door de bezorger te combineren bezorgingen, gemiddeld € 17,69 kwijt aan kosten. Per saldo leggen wij € 12,74 toe per bezorging. 1.2 Er wordt minimaal gebruik gemaakt van het thuisbezorgen van reisdocumenten. Over de betaalde (€ 4,95 per bezorging) geëvalueerde periode van 1 oktober 2019 tot en met 31 mei 2021 is slechts 206 keer gebruik gemaakt van het bezorgen van een reisdocument. In 4.257 gevallen is geen gebruik gemaakt van het bezorgen van het reisdocument en is de aanvrager het document aan de balie komen ophalen. 1.3 Einde reisdocumentendip leidt tot hogere kosten als we het thuisbezorgen blijven voortzetten. In maart 2024 komt er een einde aan de reisdocumentendip. Vanaf dat moment worden over een periode van vijf jaar, jaarlijks, 9.000 tot 13.000 aanvragen voor een reisdocument verwacht. Uitgaande van een bezorgingspercentage van 4,62% en een gelijkblijvend tarief van € 4,95 per bezorging, leidt dit jaarlijks tot minimaal € 7.600 aan extra kosten. Daarnaast zullen we over moeten gaan tot het gebruik van een koppelvlak om administratieve verwerking tot een minimum te beperken.
Een koppelvlak kost ons eenmalig € 7.000 en jaarlijks terugkerend € 1.300. De kosten kunnen oplopen naarmate klanten meer kiezen voor het laten bezorgen van het reisdocument.
Kanttekeningen 1.1 We leveren dienstverlening in De mogelijkheid om een reisdocument te laten bezorgen, biedt een inwoner praktisch voordeel in de dienstverlening. Hiermee heeft hij de mogelijkheid een reisdocument op zijn thuis- of werkadres te ontvangen. Het biedt voordeel in reiskosten en/of -tijd vergeleken met het afhalen aan de balie in Terneuzen. In de evaluatieperiode (inclusief de periode van gratis bezorgen) vond een op de vier bezorgingen plaats in Terneuzen. Deze aanvragers kunnen volgens ons eenvoudig de balie bezoeken voor het afhalen van het reisdocument. 1.2 Proefperiode is onvoldoende representatief Na de verlengde proefperiode dachten wij weloverwogen te kunnen besluiten over de definitieve aanpak. We zijn er toen vanuit gegaan dat er geen tweede corona golf zou komen. We hebben niet kunnen meten over een periode zonder corona. Het bezorgpercentage van 4,62% is lager dan de bezorger vooraf had verwacht. Als we er vanuit gaan dat juist door corona meer gekozen is voor het thuisbezorgen van reisdocumenten dan zal het bezorgpercentage in een situatie zonder corona mogelijk nog lager uitvallen. Maar dit blijft een aanname. 1.3 We kunnen ook een kostendekkend tarief in rekening brengen voor het bezorgen van reisdocumenten.
2/10
Op het moment dat we een kostendekkend tarief van € 17,69 in rekening brengen voor het thuisbezorgen van reisdocumenten, dan verwacht de bezorger dat minder dan 1% van de klanten hiervan gebruik zal maken.
Wat mag het kosten? Er zijn nu geen kosten verbonden aan het stoppen met bezorgen van reisdocumenten. Als we doorgaan met bezorgen van reisdocumenten, moet er voor 2022 € 2.300 in de begroting worden opgenomen. Dat geldt ook voor 2023. Geschatte jaarlijkse bezorgkosten over 2024 € 7.600 en eenmalige kosten voor een koppelvlak € 7.000 en jaarlijks terugkerende kosten voor het koppelvlak van € 1.300.
Wat gaan we ervoor doen? Per 1 januari 2022 het bezorgen van reisdocumenten niet meer aanbieden. Het product bezorgen van reisdocumenten niet opnemen in de legesverordening 2022.
Bijlagen 1. Bijlage 1 Evaluatie bezorgen van reisdocumenten.pdf
3/10
Evaluatie bezorgen reisdocumenten
Juli 2021
4/10
Inhoudsopgave 1. Collegebesluit
3
2. Raadsbesluit
3
3. Inleiding
3
4. Wat willen we bereiken
3
5. Evaluatie bezorgen reisdocumenten
3
6. Legesverordening
6
7. Einde reisdocumentendip
6
8. Onderzoeksresultaat, conclusies en aanbevelingen
6
5/10
1. Collegebesluit Naar aanleiding van de evaluatie heroverweging baliedienstverlening heeft het college besloten over de periode van 1 juli 2019 tot 1 oktober 2019, bij wijze van introductie en promotie, het gratis bezorgen van reisdocumenten in te voeren.
2. Raadsbesluit De gemeenteraad heeft hierna besloten om vanaf 1 oktober 2019 tot 1 oktober 2020 een proef bezorgen van reisdocumenten te starten tegen een tarief van € 4,95 per bezorging.
3. Inleiding De gemeenteraad heeft een proefperiode van 1 jaar afgesproken voor het bezorgen van reisdocumenten. In de proefperiode bekijken we welke behoefte er in onze gemeente is voor betaald bezorgen van reisdocumenten. Na de proefperiode kunnen wij weloverwogen besluiten over de definitieve aanpak. Er is dan mogelijk meer inzicht in het gebruik en daarmee de financiële consequenties. Voorafgaand aan de proefperiode van 1 jaar hebben wij voor een periode van drie maanden, bij wijze van introductie en promotie, het bezorgen van reisdocumenten gratis aangeboden. In deze evaluatie zijn zowel de resultaten van de periode van gratis bezorgen als de periode van bezorgen tegen een tarief van € 4,95 meegenomen. Door de corona maatregelen is de proef bezorgen van reisdocumenten voortgezet tot en met 31 december 2021. Om deze evaluatie tijdig op de agenda van de raad te krijgen is de uiterste datum van circulatie B&W op 27 juli 2021. Vanwege de zomervakantie is in de evaluatie daarom uitgegaan van de bezorgaantallen tot en met mei 2021.
4. Wat willen we bereiken We willen goede dienstverlening aan de klant binnen redelijke (financiële) kaders. Er is in dit geval dus gekeken naar de kostendekkendheid van bezorgen van reisdocumenten.
5. Evaluatie bezorgen reisdocumenten Het was niet bekend welke behoefte er in onze gemeente bestond om reisdocumenten thuis te laten bezorgen. Informatie uit andere gemeenten die de optie al aanbieden voor bezorging van reisdocumenten, laat zien dat er weinig gebruik gemaakt is van deze optie. Ook als de kosten laag zijn, blijft het overgrote deel de documenten afhalen. 6/10
In de evaluatie hebben we zowel gekeken naar de gratis periode als naar de periode waarin we een tarief gesteld hebben van € 4,95. Het gebruik van bezorgen is afgezet tegen het totaal aantal aanvragen van reisdocumenten in de betreffende periode.
Gratis bezorgen van 1-7-2019 tot 1-10-2019 In de gratis periode zijn er in totaal 832 aanvragen voor een reisdocument geweest. In totaal hebben 124 klanten gebruik gemaakt van de gratis introductieperiode. De kosten voor bezorgen in de introductieperiode waren volledig voor rekening van de gemeente Terneuzen.
Gratis periode 1-7-2019 tot 1-10-2019
Biervliet
Zaamslag
Philipinne
Hoek
Sluiskil
Zuiddorpe
Eibergen
Eindhoven
Den Haag
Westdorpe
Tholen
Vogelwaarde
7
5
4
3
2
1
1
1
1
1
1
Koewacht
7
Axel
42 24 12 12
Terneuzen
Sas van Gent
40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00%
Bezorgen tegen een tarief van € 4,95 van 1-10-2019 tot 1-6-2021 In de periode volgend op de gratis proefperiode zijn er in totaal 616 aanvragen voor een reisdocument geweest. In totaal hebben 17 klanten gebruik gemaakt van bezorgen tegen een tarief van € 4,95. Het bezorgpercentage ligt daarmee op 2,76%.
€ 4,95 periode 1-10-2019 t/m 31-12-2019 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Terneuzen Koewacht 6
4
Sas van Gent
Westdorpe
Axel
Sluiskil
3
2
1
1
7/10
In geheel 2020 zijn er in totaal 2824 aanvragen voor een reisdocument geweest. In totaal hebben 126 klanten gebruik gemaakt van bezorgen tegen een tarief van € 4,95. Het bezorgpercentage ligt daarmee op 4,46%.
€ 4,95 periode 1-1-2020 t/m 31-12020 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00%
Axel
Terneuzen
Koewacht
Sas van Gent
Westdorpe
Biervliet
Zaamslag
Hoek
Sluiskil
Zuiddorpe
Roosendaal
Enschede
Heemskerk
Philipinne
Venhuizen
0,00%
30
26
18
10
10
7
7
6
3
3
2
1
1
1
1
In de periode van 1 januari 2021 tot 1 juni 2021 zijn er in totaal 1223 aanvragen voor een reisdocument geweest. In totaal hebben 63 klanten gebruik gemaakt van bezorgen tegen een tarief van € 4,95. Het bezorgpercentage ligt daarmee op 5,15%.
€ 4,95 periode 1-1-2021 tot 1-6-2021
Axel
Koewacht
Zaamslag
Sas van Gent
Terneuzen
Biervliet
Philipinne
Zuiddorpe
Hoek
Sluiskil
Eindhoven
Westdorpe
35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00%
20
9
8
6
5
3
3
3
2
2
1
1
Over de periode van 1 oktober 2019 tot 1 juni 2021 zijn er in totaal 4463 aanvragen voor een reisdocument geweest. In totaal hebben 206 klanten gebruik gemaakt van bezorgen tegen een tarief van € 4,95. Het bezorgpercentage ligt daarmee op 4,62%.
Waarom kiest de klant wel voor bezorgen? Aan de balie wordt uitvraag gedaan. De redenen om te kiezen voor bezorgen zijn divers. Maar door de lage aantallen is er geen representatief beeld. - Bij meerdere aanvragen binnen een gezin is thuisbezorgen makkelijk en goedkoop. - Het gemak van maar een keer naar de balie hoeven te komen voor de aanvraag.
Waarom kiest de klant niet voor bezorgen? -
De klant wil snel beschikken over zijn reisdocument. De klant komt met enige regelmaat in Terneuzen en wil daarom geen kosten maken.
8/10
Leges - kostendekkendheid Tijdens de gratis periode van drie maanden in 2019 waren de kosten van bezorgen in totaal € 1.261,26. Tijdens de periode van 1 oktober 2019 tot en met 31 mei 2021. De periode met een tarief van € 4,95 is de totale opbrengst aan leges € 1.019,70. De kosten voor het laten bezorgen komen over deze periode uit op € 5.207,44. Het bezorgen van reisdocumenten niet kostendekkend. De klant betaald € 4,95 voor het laten bezorgen van het reisdocument. Wij zijn, afhankelijk van het aantal door de bezorger te combineren bezorgingen, gemiddeld € 17,69 kwijt aan kosten. Per saldo leggen wij € 12,74 toe per bezorging.
Corona Vanaf 12 maart 2020 hebben we in onze dienstverlening aan de klant te maken met de maatregelen die door de overheid werden afgekondigd rondom Covid-19. De dienstverlening is vanaf dit moment gewoon door blijven gaan. Hetzij in aangepaste en veilige vorm. Door de maatregelen in de proefperiode is mogelijk geen goed beeld ontstaan van de behoefte van het bezorgen van reisdocumenten. We wisten toen nog niet dat we te maken kregen met tweede en derde golf. Door de onzekerheid is toen gekozen de proefperiode te verlengen. Over de betaalde (€ 4,95 per bezorging) geëvalueerde periode van 1 oktober 2019 tot en met 31 mei 2021 werd slechts 206 keer gebruik gemaakt van het bezorgen van een reisdocument. In 4.257 gevallen werd geen gebruik gemaakt van het bezorgen van het reisdocument en is de aanvrager het document aan de balie komen ophalen.
6. Legesverordening De proef van bezorgen van reisdocumenten is opgenomen in de legesverordening en loopt tot 1 januari 2022.
7. Einde reisdocumentendip In maart 2024 komt er een einde aan de reisdocumentendip. Vanaf dat moment worden over een periode van vijf jaar, jaarlijks, 9.000 tot 13.000 aanvragen voor een reisdocument verwacht. Uitgaande van een bezorgingspercentage van 4,62% en een gelijkblijvend tarief van € 4,95 per bezorging, leidt dit jaarlijks tot minimaal € 7.600 aan extra kosten. Daarnaast zullen we over moeten gaan tot het gebruik van een koppelvlak om administratieve verwerking tot een minimum te beperken. Een koppelvlak kost ons eenmalig € 7.000 en jaarlijks terugkerend € 1.300. De kosten kunnen oplopen naarmate klanten meer kiezen voor het laten bezorgen van het reisdocument.
8. Onderzoeksresultaat, conclusies en aanbevelingen De percentages van bezorgen liggen lager dan vooraf is ingeschat door de bezorger. We hebben vanwege de coronamaatregelen mogelijk geen goed beeld om nu een definitieve aanpak voor het bezorgen van reisdocumenten vast te stellen.
9/10
Wat we wel weten is dat het bezorgen van reisdocumenten niet kostendekkend is. Tijdens de gratis proefperiode lag het percentage van bezorgingen hoger. De totale kosten tijdens deze periode waren geheel voor de gemeente Terneuzen. Als we het bezorgen van reisdocumenten definitief maken kan dit in de toekomst leiden tot onevenredig hoge kosten. We kunnen een kostendekkend tarief in rekening brengen voor het bezorgen van reisdocumenten. Op het moment dat we een kostendekkend tarief van € 17,69 in rekening brengen voor het thuisbezorgen van reisdocumenten, dan verwacht de bezorger dat minder dan 1% van de klanten hiervan gebruik zal maken. We stellen daarom voor om met ingang van 1 januari 2022 te stoppen met de proef van het bezorgen van reisdocumenten.
10/10