2021-07-06 IC5 - doorontwikkeling vastgoedbeheer - Brief BW aan Raad

Postadres: Postbus 35, 4530 AA Terneuzen Bezoekadres: Stadhuisplein 1, 4531 GZ Terneuzen Telefoon: 14 0115 Vanuit buitenland: +31 115 455 000 E-mail : gemeente@terneuzen.nl Internet: www.terneuzen.nl Bij beantwoording a.u.b. onderwerp, datum en zaaknummer van deze brief vermelden.

Aan de raad van de gemeente Terneuzen

:uw brief van :uw kenmerk zaaknummer : 308506 contactpersoon : O.L. Dooms : 14 0115 telefoon : o.dooms@terneuzen.nl e-mail : verzonden

Terneuzen, 1 juni 2021 Onderwerp: doorontwikkeling vastgoedbeheer Aan de leden van de raad, Binnen onze organisatie loopt een traject ten behoeve van de doorontwikkeling van ons vastgoed(beheer). Door middel van deze brief informeren wij u daarover. Inleiding De gemeente Terneuzen is eigenaar, hoofdhuurder, verhuurder en gebruiker van een gevarieerde vastgoedportefeuille. Deze bestaat anno 2021 uit 188 vastgoedobjecten met een gezamenlijk bruto vloeroppervlak van ongeveer 158.000 m2. Om hier een beeld bij te geven: dit komt grofweg overeen met 26 voetbalvelden. Inhoudelijk gaat het vooral om gebouwen en objecten voor maatschappelijke functies zoals sport, welzijn, cultuur en onderwijs. In omvang en functie variërend van een berging tot een sportcentrum en van een woonwagen tot een scholencomplex. Binnen deze vastgoedportefeuille vallen ook eigen dienstgebouwen en diverse overige objecten. Onderzoek vastgoed In onze organisatie hebben wij een onderzoek uitgevoerd naar ons vastgoed. Doel van dit onderzoek was het inzichtelijk maken van ontwikkelingen op het gebied van vastgoed en de bestaande situatie van vastgoed in brede zin. Dit onderzoek is in april 2018 gepubliceerd in het rapport ‘Het komt vast goed’. In het rapport werd geadviseerd om nader onderzoek uit te voeren naar verschillende aspecten op het gebied van het beheer van ons vastgoed.

Dit nader onderzoek moet de volgende zeven deelresultaten opleveren: 1. Visie en ambities vastgoed. 2. Beleids-/spelregels voor vastgoed o.a.: a. goede balans tussen maatschappelijke doelen, duurzaamheid en financieel resultaat; b. financieel beleid en beheer; c. huurprijsbeleid; d. vastgoed in eigendom, afstoten en/of huren; e. standaard overeenkomsten en afwijkingen (maatwerk); f. samenwerking; 3. Wenselijkheid scheiding vakgericht beleid en eigendom vastgoed. 4. Een integraal vastgoedregistratiesysteem op basis van een programma van eisen.

5. Een nieuwe methode van onderhoud gebouwen (conditiemeting). 6. Efficiënte vastgoedprocessen. 7. Organisatorische inbedding en taakverdeling over functies en medewerkers en de bijbehorende formatie. In het rapport werd ook geadviseerd om een tijdelijke vastgoedregisseur aan te stellen. Deze vastgoedregisseur is samen met een ambtelijke werkgroep gestart met het onderzoek naar de zeven deelresultaten. Deelresultaat 1: visie en ambities vastgoed We hebben als gemeente Terneuzen een grote vastgoedportefeuille en de vraag is: waarom? Zoals bij vele gemeenten is ook onze vastgoedportefeuille historisch gegroeid. Het in eigendom hebben van gebouwen vormt voor de gemeente geen doel op zich. Gemeentelijk vastgoed is een middel, een instrument, dat wordt ingezet om bij te dragen aan de realisatie van gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Die doelstellingen gaan in de basis over de invulling van menselijke en dus maatschappelijke behoeften. Daar hoort dan vaak een huisvestingscomponent bij. De visie die wij voor het vastgoedbeleid hebben vastgesteld luidt als volgt: Wij bezitten een vastgoedportefeuille, waarmee we effectief sturen op het bereiken van maatschappelijke doelen en een actieve bijdrage leveren aan de kwaliteit en leefbaarheid van de samenleving. Met het vaststellen van deze visie geven we de richting aan hoe we met deze portefeuille willen omgaan.

Deze visie gebruiken we vervolgens als kapstok voor het opstellen van kaders en het stroomlijnen van ons vastgoedbeheer. Kaders Op basis van de visie hanteren we een aantal principes en voorwaarden die samen het kader vormen op basis waarvan we handelen. We hanteren de volgende vijf hoofdprincipes: 1. We streven naar een zo hoog mogelijke bezettingsgraad van ons vastgoed. 2. We streven naar een kostprijsdekkende huur voor gebruikers die beleidsondersteunende activiteiten ontplooien. 3. We rekenen een commerciële/marktconforme huur aan gebruikers die geen beleidsondersteunende activiteiten ontplooien. 4. We concurreren niet op een oneigenlijke manier met de markt als aanbieder van gebouwen en ruimten. 5. We streven ernaar om het financiële resultaat van de vastgoedportefeuille minimaal kostenneutraal te laten zijn. Daarnaast zijn er vier voorwaarden (argumenten) om als gemeente vastgoed in eigendom te hebben of houden: 1. Als wet- en regelgeving eigendom voorschrijven, zoals bijvoorbeeld bij onderwijshuisvesting. De gemeente heeft de wettelijke plicht om onderwijshuisvesting aan de instellingen ter beschikking te stellen. 2. Als de gemeente invloed en zeggenschap kan en wil krijgen of houden in ruimtelijke of sociaaleconomische ontwikkelingen (strategisch belang). 3.

Als marktpartijen niet kunnen of willen voorzien in het benodigde vastgoed voor maatschappelijk relevante activiteiten. 4. Als de eigen huisvesting goedkoper is wanneer de gemeente hier zelf voor zorgt, dan wanneer deze van marktpartijen wordt gehuurd.

Overige deelresultaten Met het vaststellen van een visie voor het vastgoedbeheer geven we invulling aan één van de zeven deelresultaten, die we in het kader van de doorontwikkeling van ons vastgoedbeheer willen opleveren. Binnen de organisatie is een werkgroep druk bezig met het uitwerken van de overige zes deelresultaten. Inmiddels heeft deze werkgroep een eerste concept van spelregels voor vastgoedbeheer uitgewerkt (deelresultaat 2 en 6). Daarnaast heeft de werkgroep ook een concept opgesteld voor een heldere taakverdeling binnen de organisatie (deelresultaat 3 en 7). Voor het realiseren van de deelresultaten 4 en 5 schaffen we nieuwe software aan. Implementatie van deze software vindt op korte termijn plaats. Relatie met overige trajecten Binnen de gemeente spelen vanzelfsprekend meerdere ontwikkelingen die raken aan voornoemde visie en kaders voor vastgoedbeheer. Voor de welzijnsaccommodaties wordt er bijvoorbeeld gewerkt aan een nota actualisatie welzijnsaccommodaties. Met deze nota onderzoeken we of en hoe de bestaande accommodaties (nog) passen binnen de maatschappelijke doelen die we willen bereiken. Deze nota leggen we in het najaar van 2021 ter besluitvorming aan u voor. De verduurzamingsstrategie gemeentelijk vastgoed, waar uw raad in de vergadering van 8 juli een besluit over neemt, is een ander traject, dat nauw verweven is met het beheer van ons vastgoed.

Wij vertrouwen erop u voor het moment voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Terneuzen, gemeentesecretaris,

burgemeester,

J.G. (Jan) Princen

H.J.A. (Erik) van Merrienboer